Tomar actas es importante para cada reunión. Y si eres secretario o te han asignado la tarea de tomar notas durante una reunión, es importante entender qué hacer y qué no hacer al tomar actas. Aquí, hemos desglosado el concepto de actas de reuniones con una muestra de cinco pasos que debe incluir al escribir actas.
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas de las reuniones son un registro escrito de las discusiones y decisiones tomadas en una reunión. Estos se aplican a cualquier tipo de organización dentro de una corporación, como juntas directivas, equipos de liderazgo e inversores.
Las actas de las reuniones deben escribirse para cualquier reunión que requiera un registro oficial. Este registro escrito se puede usar para informar a los miembros del equipo que no pudieron asistir lo que ocurrió o para realizar un seguimiento de las opciones y los elementos de acción que se pueden revisar. Como resultado, las minutas de reuniones anteriores se pueden usar para tomar futuras decisiones organizacionales.
Las organizaciones sin fines de lucro, los organismos gubernamentales, las escuelas, las empresas públicas y los sindicatos se encuentran entre los grupos que generalmente deben llevar actas de las reuniones.
¿Por qué se llaman actas de reunión?
El término "minutas" no tiene nada que ver con el tiempo, lo cual es un hecho interesante con respecto a las actas de las reuniones. De hecho, deriva de la frase latina “minutia” (que significa bagatelas o detalles). Algunas fuentes afirman que la frase "actas de reunión" se originó inicialmente en el siglo XVIII, directamente del latín "minuta scriptura", que significa "pequeñas notas".
Las actas de las reuniones, en otras palabras, son los detalles (o un breve resumen) de lo que ocurrió durante una reunión.
¿Para qué se utilizan las actas de reunión?
Las actas de las reuniones sirven como registro histórico de las conversaciones, decisiones y estrategia a largo plazo de la empresa. Los participantes pueden usar las actas de la reunión como un registro para referencia futura para identificar qué tipos de progreso se han producido.
Las personas que no asistieron a la reunión pero necesitan ser informadas sobre las decisiones y los próximos pasos, por otro lado, pueden consultar las actas.
¿Cuáles son los tipos de actas para una reunión?
Las actas de las reuniones se clasifican en tres tipos. Son los siguientes: acción, discusión y palabra por palabra.
#1. Minutos de acción
Las actas de acción son el tipo más común de actas de reunión. Esta forma de acta, también conocida como acta de solo decisión, proporciona solo las conclusiones a las que se llegó y las acciones que se tomarán, no la discusión que tuvo lugar a lo largo del proceso de toma de decisiones. Las actas de acción proporcionan un resumen ejecutivo de las decisiones tomadas en una reunión. Reuniones tales como juntas, consejos o audiencias frecuentemente requieren actas de acción.
Debido a que solo se transmite internamente, tiene un estilo informal y se puede escribir como viñetas. El tomador de actas participa con frecuencia en las discusiones de las reuniones. Estos minutos son sencillos, se pueden registrar rápidamente y son precisos.
#2. Actas textuales
Este es un registro textual de todas las conversaciones y decisiones. Las actas textuales de una reunión son un registro de cada palabra dicha. Con frecuencia son extensos y difíciles de navegar en busca de información específica. Rara vez se requiere un registro textual de una reunión, con la excepción de las audiencias de juicio y el Congreso.
Las actas tomadas textualmente suelen ser bastante largas. Es difícil para el tomador de notas capturar las actas textuales, y grabar el diálogo con un micrófono podría ser muy útil para corregir las actas. Las actas textuales, a diferencia de las actas de acción y debate, se centran en las declaraciones individuales en lugar del acuerdo general.
#3. Actas de discusión
Las minutas de discusión, también conocidas como minutas anecdóticas, son grabaciones de acuerdo de las conversaciones que condujeron a las conclusiones y acciones necesarias. En la mayoría de las circunstancias, se recomiendan actas de discusión. El acta debe resaltar las ideas importantes planteadas por el grupo y evitar registrar comentarios personales. Las actas de discusión son similares a las actas de acción en el sentido de que incluyen las discusiones que ocurren durante el proceso de toma de decisiones.
El acta de discusión es la opción ideal para llevar a cabo reuniones de comités, reuniones de personal y similares. Como resultado, las actas tendrán la forma de párrafos, claramente divididas en secciones y organizadas de acuerdo con la secuencia de las discusiones.
Las personas rara vez se mencionan por su nombre en este tipo de actas, ya que las acciones y los debates serán realizados por una junta y, por lo tanto, se indicarán como junta o comité en las actas. La secretaria levantará el acta porque lo más probable es que no participe en la conversación y, por lo tanto, tendrá la libertad de registrar el acta de manera adecuada.
Independientemente del tipo de minutas, todas las minutas deben ser sucintas y precisas, y para hacerlo, las notas deben escribirse correctamente en el orden y estilo correctos. Como se indicó anteriormente, haga que escribir notas sea lo más simple posible haciendo algunos preparativos preliminares antes de la reunión.
Las actas también deben ayudar a cualquier persona que no pudo asistir a la reunión a comprender lo que ocurrió, eliminando la necesidad de otra reunión para aclarar las mismas discusiones.
¿Por qué son importantes las actas de las reuniones?
Las actas de las reuniones proporcionan evidencia de por qué y cómo una corporación tomó ciertas decisiones. Esto puede ser útil para responder cualquier consulta sobre decisiones que se hayan tomado o discusiones que hayan tenido lugar.
La importancia de las actas de las reuniones se puede desglosar así:
- Son un registro de las decisiones y actos de un grupo.
- Sirven como un recordatorio de a quién se le asignaron tareas.
- Las actas actúan como prueba de los plazos.
- Son útiles para personas que no están presentes cuando se toman decisiones.
Las actas de las reuniones pueden brindar protección legal a su empresa, además de servir como registro oficial de conversaciones y conclusiones. La diligencia debida se documenta con frecuencia en las actas de la empresa. Esto puede luego ser oficiado y documentado para probar las prácticas éticas y justas de la organización.
¿Cuáles son los cinco pasos que debe incluir al escribir las actas de las reuniones?
Redactar las actas de las reuniones consta de cinco pasos:
#1. Pre planeado
Una reunión bien planificada contribuye a que las minutas de la reunión sean efectivas. Es mucho más fácil levantar actas si el Presidente y el Secretario o el que toma las actas colaboran para garantizar que la agenda y la reunión estén bien pensadas. Por ejemplo, según la estructura de la reunión y las herramientas utilizadas, el redactor de actas podría colaborar con el presidente para establecer un formato de documento que sirva como agenda y como resumen de las actas.
Los pasos involucrados en la planificación previa incluyen:
Indicar el orden del día de la reunión
Como mínimo, obtenga una copia de la agenda de la reunión y utilícela como referencia o marco para tomar notas, organizar el formato de las actas de la reunión y crear las actas, con la secuencia y numeración de las cosas en las actas de la reunión coincidiendo con las del agenda.
Además, el orden del día y/o las convocatorias de la reunión proporcionan información que debe incluirse en el acta, como los nombres de todos los asistentes a la reunión, incluidos los invitados o disertantes documentos que se envían con el orden del día o se entregan en la reunión - copias (digital o copia impresa) de los folletos deben almacenarse con las actas de la reunión para referencia futura y para compartir con aquellos que no pudieron asistir a la reunión (y otros según lo determine la reunión)
Definición de expectativas
Cuando se embarque en una nueva función como redactor de actas o secretario, asegúrese de preguntarle al presidente del comité o de la junta cuáles son sus expectativas sobre su función durante la reunión, así como el nivel de detalle que espera en los minutos. Por ejemplo, si su Junta o comité está lidiando con mociones o votando sobre temas/asuntos, determine si necesita proporcionar los nombres de las personas que presentan mociones, las mociones que las secundan, etc. Si va a lidiar con tales procedimientos, usted (y su presidente) deben consultar las Reglas de orden de Robert.
#2. Tomar notas durante las reuniones.
Antes de comenzar a tomar notas, es fundamental comprender el tipo de información que necesitará documentar durante la reunión. Como se dijo anteriormente, su organización puede tener material obligatorio y un formato de mamá específico que debe seguir, sin embargo, las actas de las reuniones generalmente incluyen lo siguiente:
- La fecha y hora de la reunión.
- Nombres de los asistentes a la conferencia y de aquellos que no pudieron asistir
- Aceptación de actas de reuniones anteriores o correcciones/enmiendas
- Decisiones sobre cada punto del orden del día
- Los nuevos artículos comerciales deben conservarse
- Fecha y hora de la próxima reunión
¿Cómo se toman buenas notas?
Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a tomar mejores notas:
- Cree un esquema: como se señaló anteriormente, tener un esquema (o plantilla) basado en la agenda le permite simplemente anotar comentarios, decisiones, etc. debajo de cada elemento a medida que avanza. Considere dejar un espacio debajo de cada elemento en su esquema para notas escritas a mano, luego imprímalas y utilícelas para recopilar minutos si está tomando notas a mano.
- Marque a los participantes a medida que ingresan a la sala: si conoce a los asistentes a la reunión, puede marcarlos a medida que ingresan; si no, haga que las personas se presenten al comienzo de la reunión o haga circular una lista de asistencia que puedan marcar ellos mismos.
- Registre juicios o notas sobre elementos de acción en su esquema tan pronto como ocurran para garantizar la precisión.
- Si es necesario, busque una aclaración. Por ejemplo, si el grupo sigue adelante sin llegar a una resolución o una conclusión obvia, busque una aclaración de la decisión y/o los pasos futuros involucrados. No podrá seguir el ritmo si intenta eliminar el diálogo palabra por palabra, así que simplemente (y claramente) escriba (o escriba) solo las opciones, asignaciones, pasos de acción, etc.
- Grábelo: literalmente, si le preocupa no poder seguir tomando notas, considere grabar la reunión (por ejemplo, en su teléfono inteligente, iPad, dispositivo de grabación, etc.), pero asegúrese de que los participantes sepan que están siendo grabados. Si bien no debe utilizar la cinta para construir una transcripción palabra por palabra de la reunión, puede ser útil si necesita una aclaración.
#3. Redacción o transcripción de actas
Cuando termine la reunión, recopile sus notas y redacte las actas. Aquí hay algunos consejos que pueden ser útiles:
- Trate de escribir el acta lo más rápido posible después de la reunión, mientras todo está fresco en su mente.
- Examine su esquema y haga los cambios o aclaraciones necesarios. Verifique que todas las decisiones, acciones y mociones estén completamente documentadas.
- Asegúrate de incluir suficiente información.
- Proponemos dar una breve descripción de cada acción realizada, así como el razonamiento detrás de la decisión, en el acta de la Junta Directiva.
- Si hubo mucho debate antes de que se aprobara una moción, escriba los principales argumentos a favor y en contra.
- Edite por brevedad y claridad para que las actas sean fáciles de leer.
Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta cuando se trata del formato de las actas de la reunión:
- Mantener la objetividad.
- Usa el mismo tiempo en todo momento.
- Además de registrar movimientos y segundos, evite mencionar nombres.
- Deben evitarse las observaciones personales; el acta sólo debe contener hechos.
- No intente resumir otros documentos si necesita consultarlos. Más bien, simplemente especifique su ubicación o adjúntelos como un apéndice.
#4. Compartir o distribuir actas de reuniones
Antes de distribuir las actas de su reunión, asegúrese de que el presidente haya revisado, actualizado y/o aprobado las actas para su distribución. A menos y hasta que esto ocurra, no son un registro oficial de una reunión. Las actas también se pueden autorizar formalmente antes del inicio de la próxima reunión, dependiendo de su Junta.
El método de compartir o distribuir estará determinado por las tecnologías utilizadas por usted y su empresa. Debido a que las actas y otros trámites pueden generar mucho papel, es ideal emplear un enfoque de uso compartido sin papel. Por ejemplo, si está utilizando un programa de procesamiento de textos (como Microsoft Word) que no admite el uso compartido en línea, es posible que desee crear un PDF del documento y enviarlo por correo electrónico junto con los archivos adjuntos o los documentos de la reunión. Si todos usan Google Docs para invitaciones a reuniones, agendas y otros documentos compartidos, simplemente pueden "compartir" el documento con ese grupo una vez que haya terminado. Los miembros del comité o de la junta pueden simplemente ver los documentos en línea, ¡salvando algunos árboles en el proceso!
Compartir en la nube
Si su organización utiliza un sistema de administración de membresía basado en la nube, puede publicar las actas como una página web y restringir el acceso al comité o a los miembros de la Junta según sus necesidades. Puede construir una Intranet en línea segura para su Junta y comités utilizando páginas web exclusivas para miembros.
#5. Archivo/almacenamiento de actas de reuniones
La mayoría de los comités y juntas examinan y aprueban o modifican las actas al comienzo de la siguiente reunión. Una vez que haya realizado las modificaciones esenciales, las actas deberán archivarse para referencia futura. Algunas empresas pueden guardarlos en línea (por ejemplo, en documentos de Google o SkyDrive) y también hacer una copia de seguridad de estos en un disco duro externo. Es posible que también deba imprimir y almacenar copias en papel o enviarlas a un miembro del personal o al presidente para que las archive.
Muestra de actas de reunión
Aquí hay una muestra de cómo se ve un minuto de reunión:
¿Existe una plantilla para las actas de las reuniones?
Claro, hay plantillas para actas de reuniones. Aquí hay uno:
¿Qué no debe incluirse en las actas de las reuniones?
Las actas de las reuniones no deben incluir opiniones personales ni comentarios críticos. Cada declaración debe ser lo más objetiva posible. Evite tomar notas sobre cada cosa que se dice. Las actas deben ser breves y delinear los temas principales de la reunión.
En conclusión,
Las actas de las reuniones son críticas; después de todo, capturan la información esencial de una reunión. Pero tomar y preparar actas no tiene por qué ser una tarea onerosa. Con lo que hemos dicho en este artículo, escribir actas de reuniones ya no debería ser una molestia para usted.
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Referencias
