Una organización de gestión matricial permite que los empleados informen a varios gerentes. Algunas empresas utilizan la gestión matricial para optimizar sus operaciones. Si bien este tipo de organización puede no ser para todos, es fundamental comprender sus beneficios y aplicaciones para evaluar si es la mejor opción para usted y la empresa para la que trabaja. En esta publicación, exploraremos la estructura de gestión matricial, sus ventajas y desventajas, así como la mejor manera de implementarla en su lugar de trabajo.
¿Qué es la gestión matricial?
La gestión matricial es la estructura organizativa utilizada por las empresas para distribuir las funciones de los empleados y hacer que informen a numerosos supervisores. El director de proyecto y el director funcional son las dos cadenas de mando básicas en la gestión matricial.
Debido a los numerosos estilos de gestión matricial, es crucial comprender lo que están tratando de lograr para evaluar si este tipo de gestión es adecuado para usted y su empresa.
Tipos de gestión matricial
Los estilos de gestión Matrix se pueden dividir en tres categorías:
#1. matriz débil
El director del proyecto tiene poca autoridad en estos sistemas matriciales. Esto podría implicar que no están siendo reportados. El poder cambia al gerente funcional en una matriz débil, mientras que los gerentes de proyecto asumen más el rol de coordinador de proyecto.
#2. Matriz equilibrada
Los gerentes de proyecto y los gerentes funcionales tienen la misma autoridad y poder en una matriz equilibrada. Los gerentes de proyecto identifican las capacidades requeridas para un proyecto y los gerentes funcionales asignan personal para satisfacer esas necesidades. Los miembros del equipo mantienen a ambos gerentes actualizados sobre su progreso y prioridades.
#3. matriz fuerte
Los gerentes de proyecto tienen la mayor autoridad en una matriz sólida y los miembros del equipo les reportan. Esto implica que los gerentes de proyecto también deben dividir los recursos y proporcionar responsabilidades a cada miembro del equipo. Una matriz poderosa a menudo tiene un profesional con la mayor influencia sobre un proyecto, lo que permite a los miembros del equipo dirigir su comunicación a esta única dirección.
Responsabilidades y roles en una estructura de gestión matricial
Aunque una estructura de gestión matricial tiene varias funciones, las siguientes son las más importantes.
#1. Empleados de la matriz
Los contribuyentes individuales en una organización basada en matriz se denominan empleados de matriz. Como se dijo anteriormente, los empleados de la matriz y sus conjuntos de habilidades son utilizados por múltiples departamentos para llevar a cabo varios proyectos. Como resultado, deben informar tanto a su gerente funcional como a sus gerentes de línea. También se requiere que mejoren su conjunto de habilidades de manera regular y sigan siendo relevantes para su función actual para poder implementarlas fácilmente en otras iniciativas.
#2. Gerentes Funcionales
Los gerentes funcionales (otra palabra para gerentes de proyecto) están a cargo de una determinada función o proyecto. Requerirán varios tipos de recursos para cumplir con sus obligaciones de entrega a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En consecuencia, contactan periódicamente con los gestores de recursos correspondientes para el alta o alta de los practicantes. Una vez que los recursos se asignan a una unidad funcional, el rol del gerente funcional es supervisar sus operaciones diarias. Mientras se implementan en ese proyecto, los recursos tienen una línea de informes punteada para el gerente funcional.
#3. Los gerentes de línea
Dentro de la organización matricial, cada recurso informa directamente a un gerente de línea o gerente departamental. Estos gerentes están a cargo de tareas tales como revisiones de desempeño, ajustes de compensación, planes de capacitación y desarrollo, etc. No son responsables de las acciones diarias de sus subordinados directos (DR), pero utilizan los comentarios sobre el desempeño de los gerentes funcionales relevantes para tomar decisiones clave. También se les conoce como gerentes de personal, y la línea jerárquica entre un gerente y un DR no cambia con frecuencia. En una organización matricial, un empleado también puede actuar como gerente funcional y gerente de línea.
Cómo implementar la estructura de gestión matricial
Considere los siguientes pasos para implementar correctamente una estructura de gestión matricial en su lugar de trabajo:
#1. Determine a quién se reportarán los empleados.
La recopilación de una lista de todo el personal y los proyectos actuales es la primera etapa en la implementación de un sistema de gestión matricial en la empresa. Una vez que haya determinado qué talentos se requieren para un determinado proyecto, asigne empleados o equipos individuales a esos proyectos e identifique a quién reportan.
Esto puede ayudar a los empleados a identificar a sus superiores y promover una comunicación más eficiente. Esto también lo mantiene a usted y a su personal organizados y las operaciones funcionan sin problemas.
#2. Mantener una comunicación clara
Es fundamental que los gerentes se comuniquen con su personal. Vea si hay algo que pueda hacer por ellos o alguna pregunta que pueda responder.
Mantener una buena comunicación y ser un oyente activo le demostrará a su personal que usted se preocupa y es confiable. Póngase en contacto con ellos con frecuencia, especialmente cuando surjan problemas.
Mantenga una línea abierta de contacto con sus diversos gerentes si es un empleado. Es fundamental mantenerlos informados sobre cualquier problema, así como sobre el estado de su proyecto. También es fundamental apreciar los pensamientos de los miembros de su equipo.
Incluso si no está de acuerdo con ellos, sea un oyente atento y receptivo a lo que tienen que decir. Las buenas relaciones con su gerencia, así como con los miembros de su equipo, pueden ayudar a que el proyecto progrese más rápidamente.
#3. Tome nota de lo que funciona y lo que no.
Preste mucha atención al éxito y los problemas de cada proyecto. Esto puede incluir si todos se comunican con éxito, si los miembros del equipo pueden usar una cierta habilidad de una manera nueva o si el proyecto se beneficiaría de una menor gestión.
Tome nota de lo que no funciona para que pueda prevenir situaciones similares en el futuro. Del mismo modo, recuerde lo que hace que el equipo tenga éxito y aplique esa información al próximo proyecto.
Beneficios de una estructura de gestión matricial
Aunque la estructura de gestión matricial es más compleja que la estructura jerárquica, tiene numerosas ventajas. El diseño matricial tiene varias ventajas, que incluyen objetivos claros del proyecto, uso efectivo de los recursos, información fluida y capacitación para los gerentes de proyecto.
#1. Especificar los objetivos del proyecto
El diseño organizacional matricial podría ayudar a aclarar los objetivos del proyecto. Cuando su equipo informa sobre su progreso tanto al gerente del proyecto como al jefe del departamento, es vital establecer los objetivos del proyecto. La organización del proyecto se convierte en una prioridad cuando el director del proyecto se siente respaldado por otros miembros de la alta dirección.
Suponga que su equipo está trabajando en un proyecto de desarrollo de aplicaciones. Debido a que tiene una estructura matricial, los desarrolladores de TI le reportan como gerente de proyecto y director del departamento de TI. El objetivo del proyecto es desarrollar un software móvil de búsqueda de palabras clave para los especialistas en marketing. La aplicación se produce más rápido cuando el jefe del departamento de TI y el director del proyecto comunican un objetivo claro del proyecto a los desarrolladores de TI.
#2. Utilización de recursos que es eficiente
Debido a que los equipos contienen profesionales de muchos departamentos, la estructura matricial proporciona el uso más eficiente de los recursos. Esto disminuye los costos generales, así como el tiempo requerido para realizar un trabajo. Hay menos gerentes por equipo en una estructura jerárquica donde cada equipo reporta a un solo gerente. Debido a que carecen de personal con diversas especialidades, estos equipos pueden tardar más en completar un solo entregable del proyecto.
Escenario: El equipo que desarrolla la aplicación de investigación de palabras clave puede incluir especialistas de los departamentos de TI, finanzas y marketing. Cuando estos miembros del equipo informan con éxito a sus jefes de departamento y gerentes de proyecto, aumentan la productividad del equipo, ahorran tiempo y completan el proyecto más rápidamente.
El equipo matriz ahorra dinero ya que las corporaciones tendrían que reorganizar los equipos y tal vez contratar nuevos miembros cada vez que se desarrolla un nuevo producto o servicio sin un grupo combinado de especialistas.
#3. Libre Flujo de Información
Trabajar en una estructura matricial permite que la información fluya libremente entre los equipos porque cada equipo informa a muchos líderes. En una estructura jerárquica, los miembros del equipo deben recordar transmitir información, pero la matriz requiere un flujo de información. Informar información a varios líderes puede parecer una tarea que requiere mucho tiempo, pero con el sistema de gestión de proyectos correcto, los miembros del equipo deben hacer poco o nada de trabajo.
Escenario: Si el equipo de desarrollo de la aplicación de investigación de palabras clave simplemente informara al administrador del proyecto, la información sobre un parche de error podría perderse. Sin embargo, cuando es parte del proceso de matriz, la transmisión de información al jefe del departamento de TI es simple.
#4. educación en gestión de proyectos
La estructura distintiva de la organización matricial otorga a los gerentes de proyecto una gran autoridad. Los gerentes de proyecto son responsables de guiar a sus equipos a través del ciclo de vida del proyecto. Esta estructura pone a prueba a los gerentes de proyecto y los prepara para convertirse en gerentes multifuncionales en otras áreas.
Escenario: Su equipo se encuentra con varias correcciones de errores y un retraso en el cronograma del proyecto mientras trabajaba en este proyecto. Es su obligación como gerente de proyecto colaborar con el jefe del departamento de TI para resolver con éxito todas las inquietudes. Como resultado, descubre una pasión personal por TI, así como una posible oportunidad profesional futura.
#5. Retención del equipo
Debido a que los especialistas están posicionados juntos, el equipo de producto se mantiene fuerte en la organización matricial. Estos miembros del equipo se asignan a los gerentes de proyecto después de trabajar con los jefes de departamentos funcionales. Trabajar con especialistas suele ser agradable y puede mejorar el rendimiento del proyecto.
Escenario: Durante el proyecto de la aplicación de investigación de palabras clave, el equipo del proyecto está formado por numerosos especialistas en TI, marketing y finanzas que comprenden las complejidades del desarrollo de una aplicación para usuarios de teléfonos. Es muy probable que este grupo de especialistas siga colaborando en numerosos proyectos en el futuro.
Inconvenientes de la estructura organizativa matricial
La organización matricial, al igual que la estructura jerárquica de informes, tiene inconvenientes. La mayoría de las desventajas se originan en la complejidad de esta estructura. Si bien los diseños intrincados pueden ser beneficiosos cuando funcionan, también pueden causar desacuerdo y complicar las cosas.
#1. Estilo complejo de informes
La complejidad de la organización matricial puede ser negativa porque los equipos pueden tener dificultades para determinar a quién informar y cuándo. Si bien el objetivo de la matriz es ayudar a los equipos, tiene el potencial de complicar los proyectos y confundir todo el proceso.
Solución: El mejor método para evitar una falla en la presentación de informes es asegurarse de que cada miembro de la matriz comprenda a quién y cómo informar. La estructura de la matriz se puede simplificar mediante el uso de un software de gestión de proyectos intuitivo que admita la colaboración entre equipos.
#2. Tiempo de respuesta lento
La complejidad de la matriz puede causar retrasos en los tiempos de respuesta, lo que puede provocar retrasos en los proyectos. La necesidad de reportar información a varias personas provoca tiempos de reacción lentos. Tener más personas participando es algo positivo, pero lleva tiempo comunicar la información a más personas.
Solución: El uso de un sistema de gestión de proyectos solucionará el problema de los tiempos de respuesta deficientes de la estructura matricial. Como única fuente de información, Asana puede reducir la duplicación de esfuerzos y aumentar la visibilidad entre equipos y líderes.
#3. Ideas contradictorias
Cuando el director del proyecto y el jefe del departamento no están en sintonía, se produce una orientación contradictoria. Si bien la estructura matricial pretende promover el trabajo en equipo, dependiendo de las personalidades involucradas, puede tener el efecto contrario.
Para evitar guías contradictorias, implemente un mecanismo que permita a los gerentes conectarse directamente entre sí. Los gerentes que están alineados con los objetivos del proyecto y se mantienen en la misma página pueden evitar que los miembros del equipo se sientan atrapados en el medio.
#4. Conflicto potencial
La distinción principal entre una estructura matricial y una jerárquica es que los miembros del equipo en una estructura matricial reportan a dos gerentes. Esto complica la organización matricial y otorga mayores responsabilidades a los miembros del equipo. Tener dos gerentes puede brindar más comentarios y asistencia a los miembros del equipo, pero también puede causar conflictos.
Solución: Es fundamental que el jefe de departamento y el director del proyecto se comuniquen para evitar posibles conflictos. Cuando hay un conflicto entre los gerentes, no debe ser responsabilidad del equipo elegir entre ellos. Los gerentes pueden evitar conflictos estableciendo objetivos claros del proyecto desde el principio y trabajando juntos para generar un resultado exitoso, ya sea en persona o a través de plataformas virtuales.
#5. Gestión de prioridades
Si los supervisores no colaboran, podría ser un desafío para los miembros del equipo hacer malabarismos con las prioridades en una estructura matricial. Si el jefe de departamento cree que sus tareas son las más importantes y el director del proyecto está de acuerdo, el equipo puede tener dificultades para decidir qué consejo del director priorizar.
Cuando los miembros del equipo tienen dificultades para priorizar las tareas debido a la falta de comunicación entre los supervisores, corresponde a los gerentes discutir las tareas del equipo y elegir qué se debe hacer primero. La mayoría de los desafíos que pueden surgir como resultado de la estructura matricial pueden resolverse con una buena participación, comunicación y claridad del equipo.
Habilidades necesarias para convertirse en un MatrixLeader eficaz
Un gerente de proyecto o gerente de línea guía al equipo hacia el éxito. Como resultado, deben desarrollar habilidades blandas para garantizar el buen funcionamiento del equipo.
Los siguientes son algunos de los más notables:
#1. Resolución de conflictos
Cuando el personal de diferentes departamentos colabora en un proyecto, aportan múltiples perspectivas a la mesa, lo que con frecuencia conduce a desacuerdos y discrepancias. Para resolver estas diferencias y mantener la armonía del equipo, cada gerente debe adquirir habilidades prácticas de resolución de conflictos.
#2. Comunicación y colaboración
Un gerente funcional o de proyecto es responsable de comunicar los roles y deberes a todos los miembros del equipo mientras mantiene la transparencia. Como resultado, deben tener fuertes habilidades de comunicación. Además, una estructura matricial requiere el intercambio continuo de conocimientos, archivos, etc. entre departamentos, lo que hace que la colaboración sea un conjunto de habilidades esenciales para los gerentes.
#3. Habilidades analíticas que han sido refinadas
Un gerente de proyecto y un gerente de recursos en una organización matricial pueden encontrar una variedad de dificultades que pueden afectar un proyecto. Algunas de ellas son la distribución desigual de la carga de trabajo, la desconexión, la disminución de la productividad, las pérdidas imponibles, los excesos de programación/presupuesto, etc. Los gerentes deben mejorar sus habilidades analíticas para hacer juicios educados, construir el proyecto y el plan de recursos que mejor se adapte, y lidiar con tales problemas.
#4. Estado influyente
Se requiere una buena capacidad de persuasión para que todos estén en sintonía, vean el panorama general e insten a todos a luchar por un objetivo común.
Para instar a otros a seguir su ejemplo, un gerente eficaz debe predicar con el ejemplo y demostrar una buena ética.
#5. Habilidad para resolver problemas
Una mentalidad de resolución de problemas es esencial para mantenerse al tanto de los desafíos y resolverlos de manera más rápida y eficiente. Como resultado, cada gerente funcional y de línea debe tener una mentalidad positiva y una estrategia de resolución de problemas.
Conclusión
Una organización matricial es un modelo organizacional jerárquico que ha demostrado ser efectivo en términos de productividad y organización en el lugar de trabajo. Sin embargo, organizar la organización por proyecto no es el secreto del éxito. La correspondiente estrategia de gestión es igualmente significativa. Para cosechar los verdaderos beneficios de este tipo de estructuras organizacionales a largo plazo, es fundamental garantizar que los gerentes entiendan cómo comunicarse, manejar sus emociones y tomar decisiones futuras en el mejor interés de la empresa. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente la gestión ágil de proyectos, así como otras iniciativas como la gestión de la diversidad y la innovación frugal.
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Referencias
