Gestión del conocimiento: procesos, tipos, ejemplos y herramientas

Generalmente, en las organizaciones, el trabajo de desarrollo abarca una red variada de personas y también equipos que trabajan hacia objetivos comunes. Los grupos que son más efectivos en el cumplimiento de estos objetivos cuentan con sistemas con los que comunican constantemente conocimientos vitales. Por lo tanto, obtienen acceso rápido a las investigaciones más recientes e integran las lecciones aprendidas en mejores programas. Además, la gestión del conocimiento puede aumentar la coordinación y mejorar el aprendizaje significativo, la colaboración y también la aplicación. Entonces, este artículo será una guía para organizar el proceso de gestión del conocimiento, los distintos tipos, y también algunos ejemplos de cómo funciona esta gestión del conocimiento. Además, veremos algunas herramientas que podemos usar para una gestión eficaz del conocimiento.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento (KM) es el proceso de localizar, organizar, almacenar y compartir información dentro de una organización. Cuando el conocimiento no está fácilmente disponible dentro de una organización, puede ser extremadamente costoso para una empresa, ya que pierde un tiempo valioso buscando información relevante en lugar de realizar tareas.

Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) aprovecha el conocimiento acumulado de una organización, lo que resulta en una mayor eficiencia operativa. El uso de una base de conocimiento ayuda a estos sistemas. Por lo general, son cruciales para una buena gestión del conocimiento porque proporcionan una ubicación centralizada para almacenar información y acceder a ella fácilmente.

Las empresas que implementan una estrategia de gestión del conocimiento obtienen mejores resultados de negocio antes porque mejoran Aprendizaje organizacional y la colaboración entre los miembros del equipo permite una toma de decisiones más rápida en toda la empresa. También agiliza otros procesos organizativos, como la formación y la incorporación, lo que da como resultado una mayor satisfacción y retención de los empleados. Tenemos diferentes tipos de gestión del conocimiento.

Tipos de gestión del conocimiento

Existen tres tipos de gestión del conocimiento, según la definición: conocimiento tácito, implícito y explícito. La codificación de la información es lo que distingue a estos tipos de gestión del conocimiento.

Conocimiento tácito es el conocimiento que se adquiere a través de la experiencia y se capta instintivamente. Como resultado, es difícil de expresar y codificar, lo que dificulta comunicar esta información a otras personas. El lenguaje, el reconocimiento facial y las habilidades de liderazgo son ejemplos de conocimiento tácito.

Mientras que alguna literatura equipara conocimiento implícito con el conocimiento tácito, varios académicos distinguen este tipo, afirmando que el concepto de conocimiento de la estrategia es más matizado. Si bien el conocimiento tácito es difícil de codificar, el conocimiento implícito no siempre tiene este problema. En cambio, el conocimiento implícito aún no se ha documentado. Por lo general, existe dentro de los procesos y, a menudo, se refieren a él como conocimiento de "saber hacer".

conocimiento explícito: El conocimiento explícito se encuentra en numerosos tipos de documentos, como manuales, informes y directrices, lo que permite a las organizaciones intercambiar rápidamente conocimientos entre equipos. Este tipo de conocimiento es probablemente el más conocido, y los ejemplos incluyen activos de conocimiento como bases de datos, libros blancos y estudios de casos. Este tipo de conocimiento es vital para retener el capital intelectual dentro de una empresa, así como para la transferencia exitosa de conocimientos al nuevo personal.

Herramientas para la Gestión del Conocimiento

Las organizaciones pueden aprovechar los beneficios de la gestión del conocimiento utilizando una variedad de herramientas. Los ejemplos de herramientas para los sistemas de gestión del conocimiento incluyen:

#1. Sistemas de gestión de documentos

Sirven como un sistema de almacenamiento centralizado para documentos digitales como PDF, imágenes y archivos de procesamiento de texto. Estos sistemas mejoran los procesos del personal al permitir la fácil recuperación de documentos como las lecciones aprendidas.

#2. Sistemas de gestión de contenido (CMS)

Estos son software que administra material web y permite a los usuarios finales actualizar y publicar contenido. Los CMS se confunden con frecuencia con los sistemas de administración de documentos, pero los CMS también pueden admitir otros tipos de medios, incluidos audio y video.

#3. intranets

Estas son redes privadas que operan completamente dentro de una organización y permiten compartir habilitaciones, herramientas y procesos entre las partes interesadas internas. Si bien pueden llevar mucho tiempo y ser costosos de operar, brindan una variedad de funciones de trabajo en grupo, como directorios internos y búsqueda, que ayudan en la cooperación.

#4. wikis

Debido a su facilidad de uso, puede ser una herramienta popular de gestión del conocimiento. Facilitan la publicación y modificación de la información, pero esta comodidad puede generar preocupaciones sobre la desinformación porque los trabajadores pueden actualizarlos con información falsa u obsoleta.

#5. Almacenes de datos

Éstos consolidan datos de varias fuentes en un único almacenamiento de datos centralizado y coherente para facilitar el análisis de datos, la extracción de datos, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático. Los datos se recuperan de estos repositorios para que las empresas puedan obtener información, lo que permite al personal tomar decisiones basadas en datos.

Ejemplos y mejores prácticas para la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento diferirá dependiendo de las demandas de la empresa. Los siguientes son algunos de los tipos más frecuentes de ejemplos de gestión del conocimiento:

#1. Tutoría y capacitación, comunidades de práctica, preguntas y respuestas y ubicación de la experiencia

Todos estos ejemplos de gestión implican la transferencia de conocimiento directamente del portador del conocimiento.

Esto podría lograrse a través de tutorías en persona, seminarios de capacitación en toda la empresa, chats por Internet y debates grupales, o una combinación de estos y otros enfoques.

Para que la ubicación de la experiencia sea una parte exitosa de un sistema de gestión del conocimiento, se debe crear una matriz de búsqueda que permita la documentación de la competencia.

Pros:

1. Las preguntas pueden obtener respuestas de inmediato.
2. Si el material no está claro, se pueden hacer aclaraciones.
3. Se pueden facilitar sesiones de lluvia de ideas, utilizando el poder combinado de la experiencia y el conocimiento del grupo.
4. Es más probable que el aprendizaje en persona se recuerde claramente.

Contras:

1. Puede consumir mucho tiempo y distraer de las tareas que el poseedor del conocimiento intenta realizar.
2. Crear y mantener un sistema de localización de expertos puede llevar mucho tiempo.
3. Puede ser difícil de documentar y guardar para uso futuro.
4. Si el portador del conocimiento deja la empresa, corre el riesgo de perder el conocimiento.

#2. Documentación, instrucciones, pautas, preguntas frecuentes y tutoriales

Estos intercambios escritos son excelentes para preservar y compartir conocimientos. Por lo tanto, este ejemplo de gestión del conocimiento basado en texto requiere el uso de un sistema para almacenar, categorizar y navegar por temas. Por lo tanto, en muchas circunstancias, los metadatos pueden ser de gran ayuda.

Pros:

1. Se puede archivar y guardar fácilmente
2. Es simple compartir información en línea.
3. Es simple agregar la experiencia de numerosas personas en un solo paquete.
4. Cuando las soluciones están ordenadas, se pueden alcanzar rápidamente.

Contras:

1. Se necesita más tiempo para crear
2. Si el conocimiento no tiene una buena estructura, será difícil de encontrar.
3. El conocimiento debe mantenerse actualizado.

#3. Foros, intranets y entornos colaborativos

Estas herramientas en línea fomentan el debate y reúnen a una amplia gama de poseedores de conocimientos. Los hilos, subforos y grupos se pueden clasificar por tema, nivel de experiencia o cualquier otro criterio.

Pros:

1. La colaboración alimenta la innovación.
2. Muchos expertos, sin importar en qué parte del mundo se encuentren, pueden reunirse en un solo lugar.
3. Facilitar el contacto con trabajadores remotos promueve el trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos.

Contras:

1. Puede ser un entorno caótico y ruidoso.
2. El conocimiento no se evalúa activamente cuando se introduce en las discusiones.
3. Se necesita tiempo para examinar varios mensajes e hilos en busca de respuestas pertinentes.
4. Es posible que los mensajes y las conversaciones no se archiven.

#4. Entornos de aprendizaje y desarrollo

Crear un lugar de trabajo donde valoren el aprendizaje motivará a los empleados a continuar con su educación. Además, incentivarlos para que usen sus sistemas de gestión del conocimiento resultará en personas mejor calificadas que estén listas para asumir responsabilidades de liderazgo en su empresa.

Para que esto ocurra, los empleados deben poder utilizar tecnología de aprendizaje y desarrollo estructurada y accesible.

Pros:

1. Motiva que el personal pueda crecer a su propio ritmo.
2. Además, se pueden trazar rutas de formación.
3. Finalmente, uno puede encontrar temas más fácilmente gracias a la estructura.

Contras:

1. Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para construir y mantener.
2. El contenido debe desarrollarse y también mantenerse de forma regular.

# 5. Estudios de caso

Estas investigaciones en profundidad sobre disciplinas específicas proporcionan guías completas para un tema.

Examinar las acciones tomadas, los resultados de esas actividades y también las lecciones aprendidas puede ser increíblemente beneficioso, ya que permite documentar y archivar completamente las lecciones aprendidas.

Pros:

1. Permite una documentación completa y también el archivo de las lecciones aprendidas.
2. Además, es fácilmente compartible.
3. También es eficaz para comunicar información difícil.

Contras:

1. Se necesita mucho tiempo y talento para hacer algo.
2. Puede ser demasiado específico para aplicar el conocimiento de manera amplia.

#6. seminarios web

Estas conferencias en línea pueden ser muy beneficiosas para difundir ideas entre equipos, sucursales o toda la empresa.

Pros:

1. Se puede grabar y reutilizar.
2. Es sencillo para todos los empleados que estén interesados ​​en asistir.

Contras:

1. Tómese el tiempo y el esfuerzo para planificar, escribir y también entregar.
2. Es necesario organizarse.

Proceso de gestión del conocimiento

Una empresa puede utilizar estos procesos de gestión del conocimiento de cuatro pasos para organizar la gestión del conocimiento. Estos son descubrir, obtener, procesar y compartir/beneficios

#1. Descubrimiento

¿Cómo se descubrirá el conocimiento dentro de la organización?

Existen numerosas fuentes de conocimiento en cada empresa.

Este paso del proceso identifica las fuentes de conocimiento, así como dónde se almacena el conocimiento crítico, qué se puede obtener de este conocimiento y si el conocimiento se puede perder o no durante el proceso.

Una sólida comprensión del flujo de conocimiento de la organización ayuda al proceso de descubrimiento.

#2. Obtener

¿Cómo se almacenarán los conocimientos nuevos y existentes?

Toda empresa incluye una gran cantidad de conocimiento, que debe ser cuidadosamente guardado y también estructurado. Aquí, el conocimiento se recupera más fácilmente y la estructura organizativa aumenta al construir un sistema mapeado y luego categorizado.

Esto puede incluir el escaneo de documentos, el uso de metadatos y la indexación.

#3. Proceso

¿Cómo podría sintetizarse e integrarse mejor este conocimiento?

Esta etapa implica un examen exhaustivo de los conocimientos obtenidos en los dos procesos anteriores. Por lo tanto, la organización debe organizar y analizar el conocimiento para determinar la mejor manera de incorporarlo a la estructura de la organización.

Esta es la etapa en la que una organización debe fomentar y promover una cultura de intercambio de conocimientos al mismo tiempo que desarrolla a los empleados para que sean innovadores.

#4. Beneficiarse y compartir

¿Cómo pueden los empleados de la empresa acceder mejor a este conocimiento?

El objetivo de la gestión del conocimiento es facilitar a los empleados el acceso al conocimiento dentro de la empresa. La primera etapa es crear un sistema funcional, pero las personas deben entender cómo usar ese sistema. Además, la implementación de programas de capacitación puede ayudar en la comprensión de los sistemas de gestión del conocimiento.

Entonces, después de usar el sistema, la organización obtiene una mayor productividad, una mejor toma de decisiones y también un personal más innovador.

¿Cómo anima a los empleados a contribuir a un sistema de gestión del conocimiento?

Se puede alentar a los empleados a que contribuyan a un sistema de gestión del conocimiento reconociendo y recompensando a los contribuyentes, haciendo que el proceso de contribución sea fácil y accesible, y convirtiéndolo en parte de su rutina laboral diaria.

¿Cómo se asegura de que la información en un sistema de gestión del conocimiento permanezca actualizada?

Se puede garantizar que la información en un sistema de gestión del conocimiento permanezca actualizada revisando y actualizando periódicamente la información y alentando a los empleados a proporcionar comentarios y realizar actualizaciones.

¿Cuál es el papel de la cultura en la Gestión del Conocimiento?

La cultura juega un papel fundamental en la gestión del conocimiento al influir en cómo se comparte y utiliza la información dentro de una organización.

¿Cómo equilibra la necesidad de centralizar la información con la necesidad de una toma de decisiones descentralizada?

Se puede equilibrar la necesidad de centralizar la información con la necesidad de una toma de decisiones descentralizada mediante la implementación de un sistema de gestión del conocimiento flexible que permita tanto el almacenamiento de información centralizado como el acceso descentralizado.

¿Cuáles son algunos desafíos en el mantenimiento de un sistema de gestión del conocimiento?

Algunos desafíos en el mantenimiento de un sistema de gestión del conocimiento incluyen garantizar la precisión de la información, fomentar la adopción por parte del usuario y mantenerse actualizado con las nuevas tecnologías.

¿Cómo fomentar una cultura de aprendizaje continuo dentro de una organización?

Se puede fomentar una cultura de aprendizaje continuo dentro de una organización brindando oportunidades para la capacitación y el desarrollo de los empleados, alentándolos a compartir conocimientos y reconociendo y recompensando a las personas que participan en el aprendizaje continuo.

Conclusión

Uno de los desafíos más difíciles en la implementación de un sistema de gestión del conocimiento es persuadir a las personas para que lo acepten. Por lo tanto, es posible que les preocupe que la implementación de un nuevo sistema les consuma demasiado tiempo o que compartir sus conocimientos disminuya el valor que aportan y ponga en peligro sus trabajos. O simplemente pueden dudar en incorporar otra nueva herramienta o proceso en sus operaciones.

Como resultado, es fundamental contar con una estrategia no solo para almacenar y compartir conocimientos dentro de la organización, sino también para alentar a los colegas a hacer lo mismo. Para tener éxito, debe aspirar a fomentar una cultura en el lugar de trabajo que valore el intercambio de conocimientos. Tampoco está de más tener un proceso de sistema de gestión del conocimiento que sea fácil de usar y se integre con los flujos de trabajo existentes de sus empleados.

Además, el propósito de una herramienta de gestión del conocimiento no debe ser solo generar resultados comerciales favorables. También debería tener un buen impacto en su personal. Cuando su personal capta los beneficios, sus posibilidades de implementar efectivamente un proceso de gestión del conocimiento aumentan dramáticamente.

Preguntas frecuentes sobre gestión del conocimiento

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