Para ser productivo en el trabajo, debe usar formas efectivas para terminar sus tareas. Dependiendo de cuántas personas o departamentos utilicen ese procedimiento como parte de su flujo de trabajo, un proceso ineficiente puede afectar a toda la organización. Conocer los signos de procesos ineficientes puede ayudarlo a detectarlos en su lugar de trabajo y reemplazarlos con mejores formas de hacer las cosas. Este artículo explica los efectos de los procesos ineficientes, luego comparte cómo identificarlos en el trabajo y ofrece sugerencias para mejorarlos.
Cómo identificar procesos ineficientes en el trabajo
Las empresas, los empleados y los clientes pueden verse afectados de diferentes maneras por operaciones que no funcionan tan bien como deberían. La producción eventualmente disminuirá, lo que podría disminuir la moral, los ingresos y la satisfacción del cliente. Cuando sus procesos de trabajo no funcionan bien, también tiene menos posibilidades de desarrollar nuevas ideas y ascender en su campo. Las ineficiencias deben corregirse lo antes posible si desea aprovechar al máximo su trabajo y divertirse al máximo haciéndolo.
12 formas de identificar procesos ineficientes en el trabajo
Aquí hay algunas formas de identificar procesos ineficientes en el trabajo, junto con recomendaciones sobre cómo lidiar con cada uno:
#1. Malentendidos repetidos
Cuando los malentendidos lo acosan a usted y a su equipo a diario, puede haber un problema más serio con los sistemas y procedimientos del negocio. Aunque las personas deben asumir la responsabilidad de su comunicación interpersonal, puede ser un desafío conectarse de manera efectiva con compañeros de trabajo y clientes si confían en métodos anticuados o prácticas de comunicación deficientes. Las personas a menudo se comunican mal porque pierden mensajes, los responden tarde o malinterpretan lo que dicen los demás.
Solución
Modernizar las tecnologías de comunicación de su organización es una forma de abordar estos problemas. Configure un programa de mensajería en su oficina para que todos puedan hablar entre sí de inmediato y organizar sus mensajes por equipos, departamentos y canales.
#2. Tener problemas para encontrar información
La mala gestión de la información es un signo frecuente de empresas con procedimientos ineficaces. La gestión de la información, la documentación y la distribución de datos son cruciales para la eficiencia en las empresas modernas. Los proyectos pueden retrasarse cuando las personas tienen problemas para localizar información sobre la empresa, que es necesaria para que puedan realizar sus tareas de manera eficiente.
Solución
Puede luchar contra la información no disponible mediante la creación de una única base de datos compartida que esté siempre disponible. La eficiencia total de los procesos comerciales se puede mejorar significativamente mediante la configuración de un departamento de TI para administrar los datos o simplemente transfiriendo todos los registros del equipo a una sola ubicación.
#3. Tecnología obsoleta
El uso de hardware y software obsoletos también puede hacer que los procesos sean ineficaces. Aunque no todo está desactualizado, es importante observar los nuevos desarrollos del mercado y los estándares de la industria para los problemas del equipo utilizado. Esto es especialmente cierto si tiene sistemas obsoletos que dificultan la colaboración con empresas que utilizan software contemporáneo o actualizan su equipo.
Solución
Para asegurarse de tener acceso a la última tecnología, busque regularmente versiones actualizadas de software y controladores. Además, es fundamental examinar los nuevos avances del mercado y los estándares de la industria para el equipo que se utilizará.
#4. Un montón de pérdidas de balón
Las altas tasas de rotación de personal pueden deberse a ineficiencias generalizadas en el lugar de trabajo. En lugar de crear nuevos procesos e implementar el cambio ellos mismos, los empleados que ven que una empresa tiene reglas y procedimientos ineficaces pueden decidir renunciar y buscar otro empleo. Los empleados a largo plazo podrían eventualmente molestarse con las ineficiencias, y las nuevas contrataciones podrían notar inmediatamente un lugar de trabajo ineficiente.
Solución
Comuníquese con los empleados sobre las mejoras que desean ver para resolver el exceso de rotación causado por procedimientos ineficaces. Pregunte a los nuevos empleados qué procedimientos en su puesto son diferentes de los de los empleadores anteriores y discuta qué automatización y tecnología desean usar para facilitar su trabajo.
#5. Procedimientos de contratación prolongados
También es más difícil reclutar y persuadir a los empleados para que se unan a su equipo si sus procesos son ineficientes. Puede ser una señal de que la empresa tiene procedimientos anticuados e ineficaces que desalientan a los empleados potenciales a unirse al equipo si varios candidatos terminan el proceso de entrevista pero rechazan sus ofertas de trabajo.
Solución
Considere por qué las personas pueden no encontrar el trabajo atractivo cuando tiene un procedimiento de contratación prolongado para cada puesto porque rechazan continuamente el puesto. Piense en varios elementos del flujo de trabajo del lugar que disuaden a los solicitantes y considere automatizar estos elementos para que el puesto sea menos desalentador.
#6. Mucho tiempo en tareas tediosas
Incluso si la gerencia no acepta oficialmente ese método como el estándar, los empleados a menudo tratan de encontrar una forma más sencilla de hacer las cosas cuando un proceso no funciona bien. .
Solución
Pregúntele a los miembros de su equipo si tienen sugerencias sobre formas más eficientes de hacer su trabajo si pasan una parte sustancial de su día haciendo tareas monótonas y repetitivas. Preguntarles directamente es una técnica fantástica para manejar este problema específico porque es probable que tengan ideas para optimizar su rutina y ahorrar tiempo.
#7. Mala práctica estandarizada
Incluso si la gerencia no acepta formalmente ese enfoque como un estándar firme, los empleados con frecuencia se esfuerzan por encontrar una opción más fácil cuando un lugar de trabajo tiene un proceso ineficiente. Como resultado, puede haber un aumento en la falta de uniformidad del negocio. Mientras que algunas personas pueden adherirse a normas oficiales ineficaces, otras pueden emplear tácticas personales.
Solución
Aumente el compromiso de la gerencia y asegúrese de que todos utilicen los mismos procedimientos si hay falta de uniformidad y una combinación de varios métodos utilizados en el lugar de trabajo. Puede utilizar los datos para realizar modificaciones y mejoras de manera consistente una vez que comprenda los resultados de una metodología.
#8. Aumento de los gastos operativos
El proceso de fabricación de una empresa probablemente sea menos eficiente si sus costos operativos aumentan abruptamente en relación con sus ventas. Esto podría deberse a que los procesos de producción no pueden informar a sus empleados sobre cualquier cambio que haya realizado que haya afectado su trabajo, teniendo en cuenta cosas como la baja motivación o proyectos más difíciles: ineficiencia derivada.
Puede utilizar el análisis financiero para obtener más información sobre la fuente precisa de los costos operativos cuando indican ineficiencias en una empresa. Para determinar dónde está gastando más dinero, compare los costos actuales en cada área de su empresa con los gastos de períodos anteriores. Luego, piense en medidas de reducción de costos que se ajusten al presupuesto de ese departamento.
#9. Ignorando las fechas de vencimiento
Los procesos ineficientes pueden hacer que comience a perder los plazos porque ralentizan los flujos de trabajo comerciales. Un sistema ineficaz puede ser el culpable si de repente comienzas a enviar el trabajo tarde. Informe a sus empleados acerca de cualquier cambio que haya realizado que haya afectado su carrera, considerando cosas como la baja motivación o proyectos más difíciles.
Solución
Cuando comience a incumplir los plazos, mire cuánto tiempo le tomó terminar cada parte del proyecto para ver dónde podría haberse atrasado. Esto podría ayudarlo a determinar qué paso del proceso lo hace menos eficiente. Además, es posible que el sistema en su conjunto no funcione, lo que le permitiría concentrarse en encontrar una forma completamente nueva de terminar su tarea o una nueva forma de estimar el tiempo para que pueda establecer plazos realistas.
#10. Incumplimiento de la demanda
Es una señal de ineficiencia si tiene que rechazar clientes y clientes porque su infraestructura no puede satisfacer la demanda. Esta ineficiencia puede ser útil para la empresa a corto plazo porque indica que está lista para expandirse.
Solución
Debe cambiar sus procedimientos comerciales para aceptar más prospectos comerciales y mantenerse al día con la demanda eventualmente. Esto significa buscar posibles ubicaciones nuevas, comprar herramientas de producción más potentes y contratar a más personas para manejar más pedidos de clientes.
#11. Una mala experiencia del cliente
Cuando los clientes no están contentos y obtienen malos productos o servicios, podría significar que los procedimientos y procesos de su empresa no están funcionando. Esto muestra que la calidad de su producción ha disminuido y que su equipo de control de calidad a menudo pasa por alto partes importantes del proceso. A medida que una empresa crece, es posible que los clientes no reciban tanta atención personalizada, lo que facilita la detección de problemas en los productos y el funcionamiento de la empresa. Las actualizaciones del sistema y centrarse en hacer que un negocio sea más eficiente pueden ayudar a los clientes, lo cual es una buena noticia.
#12. Reducciones de precios por parte de los rivales
Si todos los competidores de una empresa pueden bajar sus precios, podría perjudicar su eficiencia. Debido a las economías de escala y las diferentes formas de hacer las cosas, es común que algunas empresas cobren menos que otras. Sin embargo, los grandes cambios de precios pueden significar que los estándares, los procedimientos y las mejores prácticas de la industria están cambiando.
Solución
Puede adaptarse a esta transición investigando nuevos desarrollos en su sector, aprendiendo mejores formas de fabricar sus productos y utilizando nuevas técnicas de fabricación.
¿Qué son las ineficiencias de los procesos?
Significa cuando los recursos, las máquinas o los equipos no funcionan bien o no progresan, cuando los equipos no se comunican bien, cuando el equipo no se usa porque los equipos están esperando los recursos, cuando el equipo se descompone, etc.
¿Cuáles son los síntomas típicos de un proceso pobre o ineficiente?
Estos son algunos síntomas típicos de procesos deficientes o ineficientes
- La falta de comunicación entre los equipos ocurre con frecuencia.
- La tasa de rotación de las empresas ha aumentado.
- Es un desafío llenar nuevas vacantes de trabajo.
- Los aumentos de costos se están convirtiendo en la norma.
- La insatisfacción del cliente está empeorando.
¿Cuáles son los tres tipos de ineficiencias?
Los tres tipos principales de ineficiencias son los siguientes: ineficiencia productiva, ineficiencia del mercado de recursos e ineficiencia X.
¿Qué causa la ineficiencia en el lugar de trabajo?
Una de las causas más comunes de ineficiencia en el trabajo es la falta o mala forma de comunicarse. Cambiará la forma en que las personas pueden medir su progreso, ver si sus esfuerzos están marcando una diferencia y actuar lo suficientemente rápido para marcar la diferencia.
¿Cuáles son los tipos de ineficiencia más comunes?
Entre los tipos más comunes de ineficiencia se encuentran:
- Ineficiencia productiva.
- Ineficiencia distributiva
- Ineficiencia asignativa
¿Cómo se identifican los problemas de procesos ineficientes?
Implica descubrir el problema, analizarlo, encontrar posibles soluciones, elegir la mejor, planificar los próximos pasos y luego poner la solución en acción mientras se evalúa qué tan bien funcionó.
¿Cómo se identifica un rendimiento deficiente?
- Mayor cantidad de quejas de clientes o compañeros de trabajo.
- Metas o metas no alcanzadas.
- El trabajo terminado era de mala calidad.
- Ignorando las fechas de vencimiento.
¿Cómo se reconoce una mala gestión?
Estas son formas de reconocer la mala gestión.
- El troll.
- El jefe inexistente.
- La partición.
- Un microgerente
- Comodidad y negativa a adaptarse
Conclusión
Eche un vistazo más profundo a sus operaciones comerciales e identifique las señales de advertencia que mencionamos anteriormente si tiene alguna inquietud sobre el desempeño de su personal o cree que puede haber procesos ineficientes. Aunque a nadie le gusta encontrar fallas en su plan de negocios, es mejor hacerlo que tener problemas sin saber de ellos.
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Referencias
