Las empresas y los empleados pagan impuestos a los gobiernos federal, estatal y municipal. Los formularios W-4 vs W-2 se usan comúnmente en relación con el empleo y tienen funciones específicas. Para asegurarse de que su empleador retenga la cantidad adecuada de impuestos sobre la renta de su salario, es crucial que tenga un buen conocimiento de los formularios W-4 vs W-2. Este artículo explica las diferencias entre los formularios W-4 y W-2 para que no cometa ningún error al buscar cualquiera de ellos. También agregamos la diferencia entre W-4, W-2 y 1099. ¡Disfruta el viaje!
¿Qué es un W-4?
Un W-4, o Certificado de asignación de retención del empleado, es un formulario que completan los empleados al aceptar el empleo. Si trabaja por cuenta propia, no necesita completar un W-4. El W-4 es un documento que proporciona a su empresa información básica sobre usted como nuevo empleado. Es un formulario que le dice a su empresa cuánto impuesto debe retener de sus cheques de pago.
El formulario W-4 debe enviarse a su empleador antes de su primer día de trabajo. Se solicitará su estado civil, número de dependientes y número de retenciones permitidas. Esos factores forman la base de las tablas del impuesto sobre la renta federal. Los impuestos estatales, si corresponde, también variarán según sus respuestas a estas tres preguntas. No tiene que preocuparse por pagar el impuesto estatal sobre la renta si tiene su hogar en Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington o Wyoming. El W-4 no tiene lugar para discutir las deducciones de Medicare o del Seguro Social.
El W-4 informa a un empleador de la siguiente información:
- si usar la tasa más alta para solteros o la tasa más baja para casados para la retención de impuestos
- a cuantas desgravaciones libres de impuestos tiene derecho un trabajador
- no importa si el trabajador solicita un aumento en el monto de la retención o dice que está exento de retención
Formularios W-4
En los Estados Unidos, la carga fiscal se reduce no solo por el matrimonio sino también por la presencia de dependientes como los niños. Puede reducir la cantidad de impuestos que tiene que pagar reclamando una retención en la fuente bajo las siguientes condiciones:
- Cada niño elegible menor de 17 años recibe un estipendio y cada dependiente adicional (como un padre anciano) recibe una asignación adicional.
- Los intereses hipotecarios, las donaciones a organizaciones benéficas, los impuestos estatales y locales de hasta $10,000 7.5, los gastos médicos superiores al XNUMX % del salario, los intereses de préstamos estudiantiles y las contribuciones elegibles de IRA cuentan como una sola deducción.
Los cambios en su situación personal o financiera pueden requerir un recálculo periódico de sus límites de retención. Se puede completar un formulario W-4 nuevo en cualquier momento y enviarlo a su empleador. Es necesario aumentar sus asignaciones de retención si:
- Tanto usted como su pareja están empleados.
- Recibe dinero de fuentes además de su empleador que no necesita declararse ni gravarse. Los ejemplos incluyen beneficios de jubilación y pagos sustanciales de intereses y dividendos.
Es posible que desee reducir su retención si:
- Usted paga impuestos sobre una base estimada.
- Varios créditos fiscales, incluidos los de los niños, pueden estar disponibles para usted.
Ya sea que detalle sus deducciones en lugar de reclamar la deducción estándar, o si el interés de su préstamo estudiantil y las contribuciones de IRA exceden el monto de la deducción estándar, es posible que pueda reducir su ingreso imponible.
Consejos para completar formularios W-4
Las siguientes son algunas pautas a seguir al completar un W-4 para un nuevo empleador:
#1. La retención de impuestos debe calcularse con precisión
Las reglas para la retención de impuestos pueden cambiar según lo que exija el IRS en un momento dado. Para asegurarse de que su empleador retenga la cantidad correcta de impuestos de cada cheque de pago, es importante tener una discusión detallada sobre los requisitos de presentación y las normas fiscales aplicables al comienzo de cualquier acuerdo de trabajo. Demasiada o muy poca retención podría resultar en un reembolso de impuestos o factura de impuestos, respectivamente, al final del año. Para determinar la cantidad adecuada de retención de impuestos, puede consultar la calculadora en línea del IRS.
#2. Verifica tus cálculos
La necesidad de presentar un W-4 corregido o hacer ajustes a sus retenciones de impuestos se reduce si completa el formulario cuidadosamente la primera vez. Al comenzar un nuevo trabajo, tomarse el tiempo para verificar dos veces su formulario W-4 en busca de errores puede pagar dividendos en el futuro. También puede evitar sorpresas que rompan el presupuesto causadas por obligaciones fiscales inesperadas.
#3. Considere la temporada de impuestos
Dependiendo de su situación financiera, es posible que desee obtener una declaración de impuestos. Si es así, puede hacer arreglos para que se descuente más dinero de su cheque de pago en cada período de pago para pagar los impuestos. Al completar su formulario W-4 para un nuevo trabajo, puede incluir estos datos. Antes de completar su W-4, es posible que desee explorar los detalles de su situación con un asesor fiscal.
¿Qué es un W-2?
Su empleador presentará un W-2 (Declaración de salarios e impuestos) al Servicio de Impuestos Internos en su nombre. Cualquier empresa que pague a sus trabajadores $600 o más en un año determinado debe emitir un W-2 para cada uno de esos trabajadores. El formulario W-2 se envía al empleado por duplicado. Se puede enviar por correo electrónico o correo ordinario. Debe presentarse antes del 31 de enero del año siguiente al año fiscal para el cual se presenta.
A efectos fiscales, se utiliza un Formulario W-2 para declarar salarios, propinas y otras formas de compensación al Servicio de Impuestos Internos. Sus pagos de Medicare y Seguro Social también se informan al IRS.
Las partes más importantes de un W-2 son:
- Datos de la empresa que te emplea
- Ingresos de salarios, propinas y otras fuentes
- Dinero deducido de los cheques de pago del Seguro Social y Medicare
- Impuesto sobre la renta federal pagado
- Impuesto a la Renta Pagado al Estado
- El impuesto sobre la renta se deduce a nivel local
- Pagos realizados a un plan de pensiones
Estos números se incorporan a su declaración de impuestos cuando usted o su contador completan el proceso de presentación.
Consejos para entender los formularios W-2
Si necesita ayuda para comprender su formulario W-2, aquí hay algunos consejos:
#1. Eche un vistazo a los datos que se enviaron
Dado que la mayoría de las empresas realizan un seguimiento diligente de sus registros durante todo el año, la información en los formularios W-2 suele ser confiable. Si recibe un W-2 con un problema simple, como una falta de ortografía, que su empleador puede corregir fácilmente, hacerlo pronto acelerará el proceso de impuestos. Si nota una discrepancia entre su comprobante de pago y los totales de W-2, debe consultar más con su empleador o ponerse en contacto con el IRS. Incluso si la dirección en el W-2 está desactualizada o es incorrecta, aún puede usarla para declarar sus impuestos.
#2. Mantenga un registro de ello
El paquete W-2 que reciba podría contener varias copias del mismo formulario. Puede conservar una copia de su W-2 para sus registros si está empleando una empresa de preparación de impuestos externa. Mantenga segura su información confidencial almacenando sus documentos electrónicos en una caja fuerte cerrada con llave o en un disco duro encriptado.
#3. Considere sus retenciones
Su obligación tributaria real para el año puede diferir de la estimación que realizó al completar su formulario W-4. Asegúrese de que su retención de impuestos sea correcta revisando sus talones de pago periódicamente durante todo el año. Si es diferente, puede utilizar la diferencia a su favor cuando presente su declaración de impuestos en el futuro.
Diferencias entre W-2 y W-4
El momento y la identidad de la persona que completa el formulario es la distinción principal entre el W-2 y el W-4. Al comenzar un nuevo trabajo o en cualquier otro momento durante el empleo, un empleado que desee modificar su estado civil o las asignaciones de retención debe completar un W-4. Cada trabajador recibe un W-2 de su empleador al final del año como declaración de sus ingresos y retenciones de impuestos para ese año.
El W-2 es un documento de informe de fin de año que detalla los salarios, las propinas y otras formas de compensación del empleado, las retenciones de impuestos y el monto de los impuestos del Seguro Social y Medicare pagados y las contribuciones de jubilación, mientras que el W-4 detalla la información de identificación del empleado, el estado civil, los dependientes y las retenciones. Se envía un W-2 original a la SSA y el empleado recibe una copia. No se proporciona ninguna autoridad fiscal con el W-4.
Formularios W-4 vs W-2
Por razones de impuestos federales sobre la renta, tanto los formularios W-4 como los W-2 se utilizan para informar los ingresos y los datos personales de una persona. Los formularios W-4 vs W-2 son un aspecto integral de los sistemas de contabilidad, recursos humanos (HR) y nómina de una empresa. Las distinciones más notables entre los formularios W-4 y W-2 son:
#1. quien lo llena
El formulario W-4 lo completan los empleados, mientras que el formulario W-2 lo completan los empleadores. Cuando comience un nuevo trabajo, completará un formulario W-4 para que su empleador sepa cuánto dinero debe retener de su cheque de pago según su estado civil, número de dependientes y otra información personal. Los formularios W-4 a menudo los guardan las empresas y no se envían a ninguna autoridad fiscal del gobierno.
#2. Cuándo completar el formulario
Anualmente, los empleadores completan los formularios W-2 y los distribuyen a los trabajadores porque los datos que contienen influyen en cómo esas personas informan sus ganancias en sus declaraciones de impuestos. Los cambios en su estado de retención requieren un nuevo formulario W-4. Los empleadores deben completar y enviar los formularios W-2 a la SSA y a los gobiernos estatales o locales correspondientes antes de las fechas de vencimiento especificadas. Cuando hay ajustes a la fecha de presentación de impuestos federales, el IRS a menudo los anuncia.
#3. Propósito del formulario
El W-2 de un empleado es un registro de los impuestos retenidos de su salario durante todo el año según sus instrucciones en un formulario W-4. Se requieren formularios W-4 completos y precisos para el procesamiento eficiente de la nómina y la declaración de impuestos. La declaración de impuestos a nivel federal, estatal e incluso local no tiene por qué ser complicada si ambos formularios se completan correctamente.
Consejos para preparar formularios W-4 vs W-2 para la nómina
Si necesita ayuda para completar sus formularios W-4 vs W-2 para la nómina, considere lo siguiente:
#1. Por favor proporcione los detalles requeridos
Los empleadores deben proporcionar a los trabajadores los documentos fiscales necesarios, como W-4 vs W-2, y deben proporcionar las ganancias correctas de los empleados para el año. Los empleados tienen la obligación legal de proporcionar información precisa en sus formularios W-4 vs W-2 a los gobiernos federal y estatal cada año. Recuerde que como profesional de recursos humanos o contador, solo puede proporcionar conocimientos sobre las normas y reglamentos fiscales, pero solo los empleados pueden completar su W-4.
#2. Revisar a fondo
Asegúrese de que los datos del W-4 ingresados en el sistema de nómina sean correctos verificando dos veces todas sus entradas. Prestar mucha atención a los detalles al redactar los formularios W-2 puede ayudar a disminuir la necesidad de revisiones en el futuro. Es una buena idea verificar sus datos después de ingresarlos en el sistema de nómina.
#3. Hacer buen uso de la tecnología
Es posible que pueda reducir el tiempo dedicado a los formularios de impuestos y la nómina mediante el uso de tecnologías digitales. Antes de comprometerse con un determinado programa o pieza de software para manejar la nómina y los impuestos, asegúrese de haber hecho su tarea. Antes de iniciar el procedimiento de ingreso de datos, asegúrese de que las herramientas digitales elegidas cumplan con todas las normas fiscales y de privacidad aplicables.
¿Una persona que trabaja por cuenta propia completa W-4 vs W-2?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene requisitos variados para diversas situaciones de trabajo. Un trabajador W2 es un trabajador típico, contratado por una empresa típica para un puesto típico. Un trabajador 1099 está contratado por contrato, lo que lo distingue de los empleados regulares. Los empleados W2 y los empleados 1099 declaran sus impuestos de manera diferente por una variedad de razones. En su lugar, se utilizará un formulario de impuestos W9 si es un contratista independiente. Este documento reemplazará el W4 que los empleados suelen completar para sus empleadores. El formulario W9 luego especifica cómo se manejarán los impuestos relacionados con el pago acordado.
Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación describe el formulario W9 con otro nombre. Los empleadores pueden usar este formulario para averiguar cómo pagar impuestos para contratistas independientes en lugar de empleados normales.
W-4 frente a W-2 frente a 1099
¿Ha estado pensando en las diferencias entre W-4, W-2 y 1099? Vea algunas de las diferencias entre W-4 vs W-2 vs 1099 a continuación:
Los pagos realizados a un contratista independiente o persona que trabaja por cuenta propia deben informarse en el Formulario 1099, que emite el Servicio de Impuestos Internos. Los contratistas independientes que reciben formularios 1099 de sus clientes son tratados como autónomos y deben pagar todos los impuestos aplicables de forma independiente, incluido el impuesto federal sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Deben investigar de forma independiente e inscribirse en los beneficios apropiados, como seguro médico y programas de ahorro para la jubilación, y hacerse cargo de los costos asociados al hacerlo.
¿Necesito un W-2 vs W-4 para impuestos?
El W-4 instruye a los empleadores sobre cuánto impuesto deducir del cheque de pago de un empleado, mientras que el W-2 detalla las ganancias anuales del empleado y la cantidad de impuestos retenidos por su empleador. Los dos también son declaraciones de impuestos obligatorias con el IRS.
¿Necesito un W-2 vs W-4 para impuestos?
Al comenzar un nuevo trabajo o en cualquier otro momento durante el empleo, un empleado que desee modificar su estado civil o las asignaciones de retención debe completar un W-4. Cada empleado recibe un W-2 de su empleador al final del año fiscal para que sirva como declaración de ingresos y retenciones para ese año.
¿Para qué se utiliza un W-2?
Los ingresos de su empleador, la cantidad de impuestos deducidos de su cheque de pago, los beneficios que recibió y otra información pertinente para el año se detallarán en su formulario de impuestos W-2. Este formulario se utiliza para presentar impuestos sobre la renta federales y estatales.
¿Para qué se utiliza un W4?
Para que se deduzca la cantidad adecuada de impuestos federales sobre la renta de su cheque de pago y se remita al IRS, debe completar un formulario W-4 y entregárselo a su empleador. Si paga de más durante el año o termina debiendo una gran cantidad de dinero cuando llegue el momento de presentar los impuestos, es crucial completar su W-4 correctamente.
¿Quién necesita un formulario W-2?
Cada empleado tiene derecho a una copia de su W-2, Declaración de salarios e impuestos (PDF) de su empleador, que el empleador debe completar, presentar electrónicamente o por correo ante la Administración del Seguro Social (SSA) y luego proporcionar al empleado.
Consideraciones Finales:
Los formularios de impuestos sobre la nómina W-4 vs W-2 se utilizan para informar las ganancias al IRS. El empleado es responsable de completar el W-4, mientras que el empleador es responsable de completar y presentar el W-2. Sin embargo, los contratistas independientes no están cubiertos por estos acuerdos. El W-2 del empleado se basa en la información que proporcionó en su W-4 durante el año. Se envía al Servicio de Impuestos Internos y el trabajador recibe una copia para usar en la declaración de sus propios impuestos.
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Referencias
