Mantener registros precisos de la información de los empleados es fundamental para el éxito de los recursos humanos. Si usted es un gerente, supervisor o especialista en recursos humanos, puede ser ventajoso comprender los diversos tipos de registros necesarios para la documentación de cumplimiento. Mantener registros de empleados actualizados y que cumplan con la ley puede ayudarlo a evitar posibles demandas, promover la coherencia en su departamento de recursos humanos y transmitir información crucial a los nuevos empleados. En esta publicación, abordamos la importancia de que los empleadores mantengan todos los registros de los empleados y analizamos cinco tipos diferentes de registros de empleados que se deben mantener, cuánto tiempo se deben mantener y las actualizaciones dentro de su departamento de recursos humanos.
¿Qué son los registros de empleados?
Los registros de empleados son una colección de toda la información relevante para un empleado, desde la fecha de contratación hasta la fecha de terminación. Esta información puede incluir el nombre del empleado, número de seguro social, dirección, fecha de nacimiento, puesto, salario y beneficios. Los registros de los empleados a menudo se mantienen en forma de un archivo de personal.
Estos registros pueden contener información básica recopilada durante el proceso de la entrevista, como por ejemplo:
- Nombre
- Datos de Contacto
- Experiencia en el lugar de trabajo
- Antecedentes Educativos
- Credenciales y certificaciones
- Notas de la entrevista
- Referencias
Los registros de empleo también pueden incluir información recopilada a lo largo del proceso de contratación, algunas de las cuales las leyes laborales estatales y federales requieren que las empresas verifiquen y mantengan en el archivo, como:
- Estado de ciudadanía
- Número de seguridad social
- Exención de impuestos sobre la nómina
- Estado de retención de impuestos (W-4)
- Estado exento o no exento
- Identificación con fotografía
- Fecha de inicio del empleo
- Título ocupacional
- Escala de pago
- Prueba de autorizaciones y certificaciones ocupacionales
Los registros creados a lo largo del tiempo también se pueden incluir en el archivo personal o registro de empleo de un empleado, como:
- relojes de tiempo
- Las evaluaciones de desempeño
- Documentación de expedientes disciplinarios
- Registros de nómina
- Información sobre las ventajas
- fotografía oficial
¿Por qué son necesarios los registros de los empleados?
Los registros de empleados son cruciales ya que proporcionan documentación oficial del historial de empleo de un empleado con una corporación. Presentan información como el cargo del empleado, la fecha de inicio, la tasa de salario y cualquier otra información relacionada con el empleo. Los registros de los empleados se utilizan para tomar decisiones sobre asuntos como promociones, aumentos y despidos. También se utilizan al final del año para generar registros como W-2 y 1099.
¿Por qué es fundamental mantener todo tipo de registros de empleados?
Mantener todo tipo de registros de empleados ayudará sustancialmente al éxito y la eficacia de su departamento de recursos humanos. Hay varias ventajas significativas en la preservación de los registros completos de los empleados, que incluyen:
#1. Cumplimiento de los requisitos legales
Varias regulaciones obligan a los empleadores a mantener ciertos registros en archivo. Estos estatutos fueron posibles gracias a los siguientes actos:
- Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC): De acuerdo con la EEOC, debe conservar todos los registros de los empleados durante al menos un año. Debe conservar los registros del empleado despedido durante un año después de la fecha de su despido si fue despedido involuntariamente.
- La Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA): requiere que mantenga registros de nómina durante al menos tres años. También debe mantener un registro de los planes de beneficios, como los programas de seguros y pensiones, durante al menos un año después de la terminación de un empleado.
- Ley de Igualdad Salarial (EPA) y Ley de Normas Laborales Justas (FLSA): De acuerdo con la FLSA y la EPA, es importante mantener registros de justificación de las diferencias salariales entre empleados de diferentes géneros. Debe conservar estos registros durante un mínimo de dos años.
#2. Prevención de litigios
Mantener un registro correcto y actualizado es una estrategia clave para que las empresas eviten posibles litigios por parte de ex empleados. Por ejemplo, si un exempleado presenta una demanda contra una organización alegando que sus empleadores no le pagaron un salario digno, la evidencia de la nómina podría ayudar a refutar estas acusaciones. El mantenimiento adecuado de registros también evita cualquier problema legal con las entidades gubernamentales que supervisan el cumplimiento de la legislación laboral.
#3. Diseminacion de informacion
Cuando nuevos gerentes, ya sea en recursos humanos, contabilidad o administración general, se unen a su empresa, puede ser útil tener registros de los empleados actuales y anteriores. Este conocimiento puede ser útil al incorporar nuevos empleados, desarrollar nuevas políticas y familiarizarse con los procedimientos de mantenimiento de registros. Comprender el historial laboral de cada miembro del personal podría ayudar a los nuevos gerentes a adaptarse a sus puestos de manera más eficaz.
Diferentes tipos de registros de empleados
Comprender los diversos tipos de registros de empleados puede ayudarlo a garantizar que su departamento de recursos humanos documente adecuadamente las funciones organizacionales críticas. Hay cinco tipos de registros de empleados que es importante mantener:
#1. Registros de asistencia
Los registros de asistencia contienen información sobre el tiempo de trabajo de cada empleado. Los registros de asistencia podrían incluir la siguiente información:
- Vacaciones pagadas
- Tiempo libre sin goce de sueldo
- Vacaciones Vacaciones
- Baja por enfermedad
- Horas de trabajo por semana
- Tardanzas/ausencias
Mantener registros precisos de esta información es fundamental para demostrar que su empresa pagó a los empleados la cantidad correcta de remuneración en función del tiempo que pasaron en el trabajo. Además de los temas enumerados anteriormente, la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) requiere que los empleadores mantengan registros de todas las ausencias pagadas y no pagadas, así como los casos de compensación del trabajador.
#2. registros de beneficios
Según la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA, por sus siglas en inglés), los empleadores deben mantener un registro de todas las presentaciones de la agencia de seguros de los empleados, la participación de los empleados y la información de los beneficiarios individuales durante un mínimo de seis años.
Las compañías de seguros, los planes disponibles, las fechas de inscripción y una lista de todos los empleados actualmente inscritos en los beneficios comerciales se incluyen con frecuencia en los registros de beneficios. Actualizar estos registros después de cada período de inscripción puede ser una forma eficiente de garantizar que sus registros estén actualizados y cumplan con ERISA.
#3. Registros de entrenamiento
Por una variedad de razones, también es vital mantener registros de capacitación confiables. Para empezar, los registros de capacitación pueden servir como guías instructivas para futuras iniciativas de incorporación. En segundo lugar, la información obtenida durante los períodos de capacitación puede servir como prueba de que el personal está listo para la promoción o el desarrollo en sus carreras.
También existen algunos criterios obligatorios a nivel nacional para algunas empresas en términos de cómo y con qué frecuencia se realiza la capacitación. Hacer un seguimiento de los programas de capacitación y los asistentes podría ayudar a su empresa a cumplir con las normas federales.
#4. Pagar Retenciones
Hacer un seguimiento de las retenciones de nómina de los empleados es un paso crítico en el proceso de declaración de impuestos. Hay dos ventajas principales para que las empresas realicen un seguimiento de las retenciones de nómina:
El IRS requiere que las empresas mantengan registros de todas las retenciones de nómina de los empleados durante al menos tres años después de la fecha de declaración o de presentación, la que sea posterior.
Los registros precisos pueden ayudar a refutar los cargos de que una empresa anterior retuvo demasiado en impuestos estatales o federales de un empleado.
#5. Registros de desempleo
Después de ser despedido o despedido, un empleado puede solicitar y recibir beneficios de desempleo. Es fundamental documentar cada etapa del procedimiento de desempleo y mantener estos registros mientras el empleado reciba beneficios de desempleo. Se deben incluir los siguientes detalles:
- Nombre de empleado
- Nombre del empleado Dirección del empleado Número de seguro social del empleado
- Fechas de contratación, separación o recontratación
- Fechas de pago en efectivo y no salarios
- fechas trabajadas
- Horario laboral
Si alguno de sus empleados recibe beneficios de desempleo, mantener un registro meticuloso de esta información es fundamental para confirmar sus archivos de beneficios semanales. Si hay un desacuerdo entre sus registros y la información proporcionada por el empleado, el empleado puede perder el acceso a sus beneficios. Los registros de desempleo precisos pueden ayudar a garantizar que sus empleados despedidos o despedidos reciban los beneficios a los que tienen derecho.
¿Cuáles son los beneficios de mantener registros de empleados?
Los registros de empleados tienen numerosas ventajas tanto para la empresa como para el empleado. Los registros de los empleados pueden ayudar a los empleadores a realizar un seguimiento del desempeño de los empleados a lo largo del tiempo, identificar las áreas en las que los empleados deben mejorar y documentar las medidas disciplinarias. Estos registros también pueden ayudar a las empresas a cumplir con las reglamentaciones reglamentarias. Los registros de los empleados pueden brindar un registro de la trayectoria profesional y la experiencia, así como la capacitación y educación del empleado. Los registros de empleados también pueden ayudar en la calificación de los empleados para promociones u otras posibilidades laborales.
Mejores prácticas para mantener registros de empleados
Aunque algunas mejores prácticas son universales para las empresas bien administradas, la forma en que una empresa produce y mantiene registros de empleo no está estandarizada en todas las industrias. En el nivel más básico, se requiere que una corporación mantenga registros de personal que contengan suficiente información para garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones laborales estatales y federales aplicables a esa industria. Algunas leyes laborales federales y estatales también aumentan los deberes de mantenimiento de registros de una empresa en proporción al número de empleados que emplea.
Además del cumplimiento legal fundamental, las prácticas recomendadas para diseñar un sistema de registros de empleados que cubra todas las bases a menudo incluyen:
#1. Especificar lo que constituye un registro.
No todos los trozos de papel califican como un registro de empleo. La determinación de qué documentos deben mantenerse en un archivo para cumplir con las responsabilidades legales y proteger a la organización de la responsabilidad debe hacerse desde el principio.
#2. Creación de un plan de retención.
Es difícil mantener registros de empleo para todos los empleados anteriores y actuales a perpetuidad. Las leyes federales especifican cuánto tiempo se requiere que una empresa mantenga ciertos registros de empleo después de que un empleado deja la organización. Con base en estas obligaciones legales, una corporación debe crear un cronograma de retención de documentos que elimine la información obsoleta y mantenga todo el contenido relevante.
#3. Restricción de acceso.
Los registros de empleo solo deben ser accesibles a personas autorizadas. Establecer protocolos de acceso protege tanto a la organización como al empleado del mal uso de la información.
#4. Elegir un formato y almacenarlo.
Los registros de empleo se pueden almacenar en formato de papel tradicional en un sistema de archivador, en formato digital mediante el escaneo de documentos originales en un sistema informático, o una combinación de ambos.
Determinar dónde se almacenarán los registros de empleo y cómo se accederá a ellos es un paso importante en el diseño de un sistema funcional. Muchas soluciones de contabilidad computarizadas, por ejemplo, pueden aceptar información de empleados por razones de nómina, lo que cumple con muchos estándares de leyes laborales federales y estatales.
#5. Manteniendo intacta la seguridad y la privacidad.
Mantener la seguridad y privacidad de los datos es una parte clave de la recopilación de información. Ya sea manteniendo cerrada la sala de registros de empleo o utilizando el cifrado más nuevo para evitar que los piratas informáticos accedan al sistema, la organización debe esforzarse para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información de un empleado.
¿Qué registros de empleo deben mantenerse por separado?
Ciertos registros requieren protecciones de privacidad particulares exigidas por la ley federal. Para proteger a los empleadores de la responsabilidad, estos registros de empleo deben mantenerse separados del archivo de personal básico de un empleado y se les debe otorgar un nivel más alto de protección con acceso muy limitado. Entre estos registros se encuentran:
#1. Registros médicos
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades requiere que los empleadores mantengan los documentos médicos separados de los registros generales para mantener la confidencialidad de la información médica de un empleado. Esto incluye los resultados de las pruebas de detección de drogas y alcohol, las reclamaciones de compensación laboral, la inscripción en el seguro médico, los problemas físicos o las discapacidades y los resultados de la aptitud para el trabajo.
#2. Información de crédito
Los empleadores están obligados por la Ley de informes crediticios justos a mantener la confidencialidad de la información crediticia relacionada con el consumidor, los informes crediticios y los datos financieros personales. Si un empleador obtiene un informe crediticio para establecer la idoneidad de una contratación potencial o para asegurar la responsabilidad financiera continua de un empleado, los registros deben mantenerse separados del archivo principal del empleado y mantenerse confidenciales.
#3. Demandas y denuncias.
Los documentos relacionados con cualquier queja de empleado presentada bajo la política corporativa interna, a través de una agencia gubernamental como la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos, o a través de una demanda, deben recopilarse y conservarse hasta que la demanda o acción se resuelva por completo.
¿Cómo maneja los registros de los empleados?
Para manejar los registros de los empleados, una empresa primero debe crear un sistema para registrar la información de los empleados. Esta información debe incluir el nombre del empleado, número de seguro social, fecha de nacimiento, dirección y número de teléfono, entre otras cosas. Además, el sistema debe registrar el cargo, el departamento, el salario y los beneficios del empleado.
Una vez que el sistema esté implementado, la empresa debe crear una política para manejar los registros de los empleados. La política debe indicar quién es responsable de rastrear y conservar la información de los empleados, cuánto tiempo se debe conservar y cómo se debe desechar cuando ya no se necesite.
La empresa también debe educar a los empleados sobre la importancia de mantener su información actualizada y confidencial. Se debe advertir a los empleados que no den su número de Seguro Social ni ninguna otra información confidencial a nadie que no sea su empleador.
También debe existir en la empresa un método para notificar a los empleados los cambios en su información personal, como un cambio de dirección o número de teléfono. También se debe incluir en este sistema un método para actualizar la información de los empleados en la base de datos de la organización.
¿Qué tipo de empresas requieren registros de empleados?
La creación de registros de empleados es necesaria para muchos tipos diferentes de empresas. Las empresas con una gran cantidad de empleados generalmente deben realizar un seguimiento de la información de los empleados para administrar la nómina y los beneficios.
Las empresas que están creciendo también deben realizar un seguimiento de la información de los empleados para garantizar que los nuevos empleados se integren adecuadamente en la organización. Además, las empresas que contratan una gran cantidad de empleados a la vez pueden necesitar realizar un seguimiento de la información de los empleados para garantizar el cumplimiento de todas las leyes laborales aplicables.
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Referencias
