Operamos en un mundo digital, lo que significa que, como empresarios, debemos mantenernos al día con los cambios tecnológicos que afectan a nuestra industria. Por lo tanto, un sistema de gestión de documentos es uno de estos desarrollos. Cuando se trata de crear y mantener horarios de personal, este software realmente satisface todas las necesidades. Por lo tanto, en esta publicación, consideraremos el software de gestión de documentos, las soluciones y mucho más.
Sistema de gestión de documentos
Un sistema de gestión de documentos (DMS) es una solución de software automatizada para organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, autorizar y completar actividades con sus datos corporativos es un sistema de gestión de documentos. A pesar de que la mayoría de los sistemas de gestión documental almacenan datos en la nube, un DMS es mucho más que eso. Puede dedicar más tiempo a las tareas que disfruta porque los innovadores sistemas de administración de documentos, como eFileCabinet, manejan las grandes cantidades de papel que ingresan a su empresa por usted.
La gestión de documentos es el proceso de procesamiento de documentos de tal manera que la información se pueda crear, intercambiar, estructurar y conservar de manera eficiente y adecuada. Como resultado, las empresas deben entender cómo desarrollar un sistema de gestión de documentos.
Muchas empresas manejan datos confidenciales que deben mantenerse seguros y protegidos, o a los que se debe acceder rápidamente. En tales casos, un sistema de gestión de documentos que funcione bien es fundamental. Incluso si su empresa es más informal, aún es necesario mantener registros precisos por razones financieras y de eficiencia.
Descripción general del sistema de gestión de documentos
La mayoría de las empresas hoy en día se sienten cómodas trabajando con documentos digitales y utilizando herramientas con capacidades de almacenamiento y gestión. No hay escasez de software o aplicaciones de gestión de documentos, tanto generales como específicos de la industria, destinados a mejorar el manejo de la información electrónica de su empresa. Los hoteles, por ejemplo, aún pueden usar un registro estilo libro al momento del check-in y aún pueden buscar una firma en una pestaña de tarjeta de crédito en papel, pero los hoteles están utilizando OPERA entre bastidores para administrar habitaciones, registrar notas y ejecutar facturas.
Muchas organizaciones pequeñas, por otro lado, deben lidiar con una combinación de datos antiguos en papel y archivos electrónicos, y la cantidad de datos en papel en algunas situaciones es sustancialmente mayor. Como resultado, el uso de la tecnología de imágenes de documentos para convertir todos los documentos de su empresa en archivos electrónicos es una respuesta al desafío de un entorno de datos mixtos. Por lo tanto, este podría ser un proceso bastante simple o podría requerir algo de ingenio y enfoques especializados, según el tipo de datos y documentos con los que trabaje.
Software de gestión de documentos
En esta sección del artículo, consideraremos 15 software de gestión de documentos.
#1. CannyDoc
Organiza documentos oficiales y haz que sean más fáciles de encontrar con esta herramienta de gestión de documentos. CannyDocs es un sistema inteligente de gestión de documentos que puede organizar documentos profesionales. Esta funcionalidad también hace que sea muy sencillo encontrar y recuperar sus documentos. CannyDocs es una aplicación independiente que permite a sus usuarios trabajar con facilidad. Es independiente del sistema operativo, por lo que puede instalarlo en cualquier dispositivo que ejecute el sistema operativo.
#2. DOC lógico
LogicalDOC ayuda a empresas de todos los tamaños en todo el mundo a obtener control sobre la gestión de documentos, con un enfoque en la recuperación rápida de contenido y la automatización de procesos comerciales. Por lo tanto, su equipo puede usar nuestro servicio para producir, coautor y coordinar cualquier cantidad de documentos.
#3. Bitrix24
Más de 8 millones de organizaciones de todo el mundo utilizan Bitrix24, una herramienta gratuita de gestión de documentos. Por lo tanto, las opciones en la nube y en las instalaciones están disponibles (acceso a código fuente abierto). Además, la sincronización de archivos, el uso compartido de archivos, el acceso móvil, la edición de documentos en línea y fuera de línea, la edición multiusuario y más están disponibles para unidades personales, grupales y empresariales.
#4. Archivo
Filehold es más adecuado para grandes empresas en áreas como la fabricación o la atención médica que requieren control de la información. Por lo tanto, este es un sistema de administración de documentos de escritorio y móvil que puede escalar a miles de usuarios y millones de documentos. Se puede instalar on-premise o en la nube. Mantenga segura su propiedad intelectual mediante la autenticación de dos factores, que se basa en la arquitectura orientada a servicios de Microsoft. Además, con nuestra solución de firma electrónica, control de versiones y OCR, puede mejorar las operaciones y ahorrar tiempo y dinero.
#5. Aptién
Gestión de la oficina y personas. Administre y organice sus suministros de oficina, equipos, contratos, relaciones con los empleados, activos y otros asuntos administrativos. Además, simplifica los procesos de relación con los empleados del día a día al centralizarlos en un solo lugar. Diga adiós a su papeleo, hojas de cálculo y aplicaciones desordenados al administrar a bordo, empleado cumplimiento, políticas, equipos asignados, activos, contratos, proyectos, tareas y actas de reuniones. Aptien puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de su empresa de la misma manera que LEGO.
#6. legítimo
La gestión de documentos, los flujos de trabajo inteligentes, las aprobaciones, la elaboración de contratos y la automatización de documentos son algunos de los problemas que resuelve con Legito. Por lo tanto, su espacio de trabajo de Smart Document lo tiene todo bajo un mismo techo. La funcionalidad lista para usar lo configura para automatizar documentos que casi se redactan solos en menos de dos horas. Más aún, Legito es utilizado para manejar documentos por más de 150,000 usuarios en 50 países, incluidos LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto y Societe Generale Group.
#7. PDF de ABBYY FineReader
ABBYY® FineReader PDF 15 es una utilidad de PDF para trabajar con documentos digitales de manera más eficiente. Por lo tanto, FineReader integra documentos escaneados en flujos de trabajo digitales y facilita la digitalización, conversión, recuperación, edición, protección, uso compartido y colaboración en todo tipo de documentos en el lugar de trabajo digital, gracias al motor OCR basado en IA de ABBYY.
#8. Bynder
Bynder le permite crear, capturar, descubrir y distribuir marcas digitales, productos y activos de marketing, como documentos. Utilice estructuras de taxonomía personalizadas y búsqueda de texto en el cuerpo para administrar sus documentos.
#9. Expertdoc
El originales e intuitivo producto de generación y automatización de documentos de. Por lo tanto, Xpertdoc le permite simplificar, optimizar y automatizar procesos consistentes para la creación, generación, administración, entrega, almacenamiento y firma electrónica de mejores documentos, más rápido, lo que resulta en comunicaciones mejoradas, procesos comerciales acelerados, mayor productividad y reducción confianza en TI. También proporcionamos conexiones con plataformas CRM populares y sistemas centrales empresariales como ERP, CPQ, ECM y más.
#10. Documentos de Google
Una aplicación basada en web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Además, las plantillas, el chat y los comentarios están disponibles.
# 11. Google Drive
Plataforma para compartir archivos que permite a los usuarios almacenar y compartir contactos, fotos, videos, presentaciones, grabaciones y más.
#12. Microsoft Excel
Solución de análisis de datos que ayuda a las empresas a administrar hojas de cálculo, crear gráficos/tablas, realizar cálculos, compartir proyectos y más. Este software de gestión de documentos es ampliamente utilizado
#13. microsoft 365
Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, un calendario y libretas de direcciones a las que se accede a través de Internet las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
#14. Espacio de trabajo de Google
Un conjunto de productos de colaboración para equipos y pymes. Conferencias web, uso compartido de archivos y programación en la nube. Anteriormente G Suite.
#15. OneDrive
Una herramienta de administración de activos digitales basada en la web que permite a los usuarios acceder y compartir archivos y fotos en dispositivos PC, Mac, Android e iOS.
¿Para qué se utilizan los sistemas de gestión de documentos?
Las muchas funciones de un sistema de gestión de documentos incluyen la custodia de documentos confidenciales, el registro del historial de revisiones y la facilitación del intercambio de documentos dentro de una organización.
La asignación de palabras clave y etiquetas a cada documento en un sistema de administración de documentos también simplifica la ubicación de ciertos archivos. Además, estas soluciones pueden ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento de documentos confidenciales (como los cubiertos por HIPAA) al imponer los límites necesarios de seguridad y permisos en documentos importantes seleccionados.
¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de documentos?
Escanear el documento en papel o descargar la versión digital por correo electrónico u otras aplicaciones son formas en las que un sistema de gestión de documentos puede capturar documentos. El siguiente paso es la indexación, que consiste en organizar el material según varios criterios (como etiquetas, palabras clave y metadatos) para facilitar las búsquedas posteriores. Por fin, el papeleo se archiva ordenadamente para que las personas adecuadas puedan encontrarlo cuando lo necesiten.
Debido al uso generalizado de soluciones de gestión de documentos basadas en la nube, los usuarios ya no están restringidos a sus oficinas para acceder a sus archivos. Algunos proveedores de software de administración de documentos también ofrecen su programa como una aplicación móvil, lo que brinda a los usuarios una mayor facilidad y movilidad cuando se trata de acceder a sus documentos.
¿Cuáles son los factores más importantes de un sistema de gestión de documentos eficaz?
El mejor sistema de gestión de documentos será fácil de usar y estará equipado con funciones como control de versiones, herramientas de colaboración, acceso móvil y uso compartido de archivos. Gracias a las dos primeras opciones, los miembros de su equipo pueden colaborar en documentos importantes incluso cuando no se encuentran físicamente en la misma ubicación. Mediante el control de versiones, puede ver un historial de quién realizó cambios en los documentos de la empresa y cuándo se realizaron.
También debe asegurarse de que el software que seleccione tenga medidas de seguridad sólidas para restringir el acceso a los archivos solo a aquellos que lo necesitan.
¿Qué características debe buscar en un sistema de gestión de documentos estratégicos?
Una solución eficaz de gestión de documentos es sencilla tanto en su configuración como en su expansión. El nivel de competencia técnica de su equipo debe determinar el nivel de sofisticación del software que utiliza para ayudarlos a organizar y recuperar archivos de manera rápida y eficiente. Todos los miembros de su equipo, sin importar dónde se encuentren o qué dispositivo estén usando, deberían poder acceder y compartir archivos de manera fácil y rápida y trabajar juntos dentro de la plataforma.
Los protocolos de seguridad, los controles de acceso y el control de versiones de archivos son elementos que deberían estar presentes en cualquier sistema de administración de documentos decente, pero son de suma importancia en negocios altamente regulados. Las capacidades de metadatos y etiquetado, la búsqueda de palabras clave, el historial de revisión y restauración de documentos, la automatización de retención y eliminación de documentos, el escaneo de imágenes, el reconocimiento óptico de caracteres y la personalización del flujo de trabajo son características adicionales que mejoran la utilidad de un sistema de gestión de documentos. Los mejores programas también pueden conectarse fácilmente a su infraestructura corporativa existente.
¿Qué es un ejemplo de un buen sistema de gestión de documentos?
Microsoft SharePoint: es el sistema de gestión de documentos más completo y efectivo. SharePoint proporciona características que lo abarcan todo para la administración de contenido empresarial. Los equipos pueden editar documentos simultáneamente debido a las excelentes opciones de colaboración que ofrece. Para familiarizarse con todas las funciones que ofrece el software, puede ser necesario que el personal reciba capacitación adicional.
¿Qué hace un buen sistema de documentación?
La pauta más esencial para producir documentación de alta calidad es hacer que se vea tan atractiva como sea humanamente posible. Esto indica que debemos esforzarnos por escribirlo en un lenguaje tan claro como sea humanamente posible, sin omitir ningún paso en el proceso. Es importante que nos abstengamos de hacer suposiciones sobre el nivel de conocimiento que poseen nuestros consumidores.
¿Qué son QMS y DMS?
Los sistemas de gestión de documentos (DMS) y los sistemas de gestión de calidad (QMS) son dos tipos de soluciones que las organizaciones del sector de las ciencias biológicas suelen utilizar para gestionar este proceso de forma eficaz. Los QMS se utilizan para realizar un seguimiento de los procesos y controles, mientras que los DMS se utilizan para almacenar y realizar un seguimiento de toda la documentación relacionada con la calidad.
Soluciones de gestión de documentos
Veremos cómo las soluciones de gestión de documentos han ayudado a resolver problemas en nuestras diversas empresas.
#1. Menos espacio de almacenamiento
Los gastos de almacenamiento de documentos en papel pueden acumularse fácilmente. Después de todo, deberá comprar archivadores, cajas y contenedores de almacenamiento y dejar espacio para ellos. Según un estudio, el almacenamiento físico de documentos ocupa aproximadamente el 15 % del área total de la oficina. Además, en los Estados Unidos, el espacio de oficina cuesta en promedio $285 por pie cuadrado. En consecuencia, eso es mucho dinero para gastar en almacenamiento de documentos a ese precio. Esta se considera la más importante de todas las soluciones de gestión de documentos.
#2. Ofrece copia de seguridad/recuperación de documentos
El almacenamiento de documentos físicos no solo es costoso, sino que también es riesgoso. Un incendio, una inundación, un terremoto u otro desastre pueden destruir la valiosa información de años y afectar seriamente su negocio. Lo crea o no, del 40 al 60 por ciento de todas las pequeñas empresas nunca vuelven a abrir sus puertas después de un desastre. Desafortunadamente, aunque pueda resultar sorprendente, es prácticamente imposible recuperar archivos cruciales.
#3. Mejora los flujos de trabajo
En una encuesta reciente de Nintex a 1,000 personas, el 49 % dijo que era difícil encontrar documentos, el 43 % dijo que era difícil compartir documentos y el 33 % dijo que la versión de los documentos era un problema. Eso es más bien una pérdida de tiempo.
Usando un sistema de gestión de documentos, puede agilizar los procedimientos y ahorrarle horas a su equipo. Los empleados pueden descubrir de inmediato lo que necesitan, compartir archivos fácilmente e identificar qué tan reciente es un documento, ya que el sistema funciona como un depósito centralizado y fácil de usar. Este orden les permite concentrarse en tareas más vitales.
#4. Promueve un mejor control y organización de versiones
Incluso si se ha pasado a lo digital, determinar si las soluciones de administración de documentos que está buscando son las versiones más recientes puede ser difícil. Recuerda que según el informe de Nintex, el 33% de los trabajadores tuvo dificultad con el control de versiones. Claramente, esto puede conducir al desorden y la confusión.
#5. Permite un fácil cumplimiento normativo
Cada negocio tiene su propio conjunto de regulaciones, y seguirlas no siempre es sencillo. Según una encuesta reciente, es posible que hasta el 56 % de los proveedores de atención médica no cumplan con el derecho de acceso de HIPAA. El incumplimiento no solo lo expone a problemas legales y la posibilidad de multas severas, sino que también puede dañar su reputación y, eventualmente, perjudicar sus resultados.
#6. Otorga un acceso más amplio a los documentos
Uno de los inconvenientes más importantes de los documentos físicos es que solo pueden estar en un lugar a la vez, y la creación de copias no es necesariamente eficiente ni segura. Si invierte en un sistema para administrar estos archivos, cualquier persona que requiera acceso a un documento podrá hacerlo sin tener que esperar a que alguien más lo termine.
# 7. Ahorra tiempo y dinero
Hacer un seguimiento de los archivos en papel lleva mucho tiempo y es costoso. Por lo tanto, los empleados pueden utilizar un sistema de soluciones de gestión de documentos para buscar lo que necesitan por palabra, frase o texto completo, ahorrando tiempo y dinero. Debido a que todos los documentos se guardan en la nube, su personal puede lograr sus objetivos a un menor costo y en menos tiempo.
Preguntas Frecuentes
¿SAP es un sistema de gestión documental?
SAP DMS (Sistema de gestión de documentos) es un componente de aplicación cruzada de SAP ECC que proporciona sólidas capacidades de gestión de documentos, contenido y activos digitales. Más aún, DMS funciona con SAP® NetWeaver™. SAP DMS es un componente principal de la solución SAP PLM.
¿Cómo configuro DMS?
Cómo usar Amazon DMS para realizar una migración de base de datos
- Establezca una instancia de replicación de DMS. Comience el proceso creando una instancia de replicación, que usará para conectarse a ambas bases de datos y realizar la migración. …
- Configure los puntos finales de origen y destino. …
- Configure una tarea de migración y luego iníciela.
¿Qué es una conexión DMS?
Perfiles de conexión DMS. Al definir su origen, crea un perfil de conexión que define la información utilizada para conectarse a la base de datos de origen desde la que está migrando. Por lo tanto, estos perfiles de conexión son recursos independientes, por lo que una vez que haya creado uno, puede reutilizarlo en futuras migraciones.
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