Los sistemas de administración de casos son aplicaciones de software que le permiten realizar un seguimiento de todos los datos del cliente necesarios para brindar programas y servicios efectivos. Algunas firmas no implementan o no tienen administración de casos en sus firmas. Implementarlo hará crecer su negocio. También hay software para empresas de inmigración pero este artículo se centrará en los sistemas de gestión de casos de software legal para bufetes de abogados.
¿Qué son los sistemas de gestión de casos?
El software de gestión de casos es un sistema digital que permite a las empresas rastrear y almacenar información en una ubicación centralizada al mismo tiempo que informa sobre ella. La información de casos está disponible para una amplia gama de usuarios, lo que permite a las partes interesadas colaborar en casos y compartir información en un entorno seguro.
Se puede instalar un sistema de gestión de casos en una red local o se puede acceder a él a través de Internet. El software de administración de casos basado en la web es el más popular porque está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana y se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet. Le permiten recopilar grandes cantidades de información a la que se puede acceder fácil y rápidamente (más que los sistemas de archivo en papel o Excel). También pueden automatizar algunas tareas de análisis de datos, ahorrándole tiempo y reduciendo errores.
El software del sistema de gestión de casos es una herramienta digital que permite a las empresas gestionar casos. La gestión de casos implica mantener registros detallados sobre un incidente específico y dirigir todos esos registros por un camino específico. Los diferentes sistemas de gestión de casos proporcionan varias funciones. También difieren según la industria a la que están destinados a apoyar.
Sistemas de gestión de casos legales
Los sistemas de gestión de casos legales (LCMS) son herramientas digitales utilizadas por los bufetes de abogados para administrar y organizar sus casos legales y clientes. Permite un flujo de trabajo más optimizado y procesos de facturación, seguimiento del tiempo y gestión de documentos más eficientes, lo que le permite concentrarse en el trabajo facturable.
Su software también le brinda una descripción general de los casos de su bufete de abogados y los detalles asociados con ellos, como fechas límite, documentos, notas, facturas, etc. El software de sistemas de gestión de casos legales se clasifica en tres tipos. Ellas hacen;
#1. Software de gestión de casos en las instalaciones
Las soluciones locales se instalan y alojan en servidores o computadoras en su oficina; esto significa que cada usuario final requiere una licencia y usted, como propietario del bufete de abogados, es responsable de todos los aspectos del mantenimiento de la plataforma, la seguridad de los datos y la disponibilidad.
#2. Software genérico de gestión de casos
Algunos de los problemas de servidor y mantenimiento planteados por el software legal en las instalaciones se abordan mediante el aspecto basado en la nube del software genérico de gestión de casos. Sin embargo, no todas las soluciones basadas en la nube se adaptan a los requisitos específicos de su empresa de lesiones personales.
Estas soluciones de software de sistemas de gestión de casos legales pueden ayudarlo en algunos aspectos de la gestión de sus casos de lesiones personales, pero no proporcionarán la gestión de casos específica y personalizada que necesita.
#3. Software de gestión de casos centrado en la práctica
Estos sistemas de gestión de casos legales están basados en la nube y centrados en la práctica, lo que le brinda lo mejor de ambos mundos. Las lesiones personales son un área de práctica muy específica y especializada, con aspectos de casos alineados específicamente con reclamos por lesiones; El software de gestión de casos para bufetes de abogados de lesiones personales debería reflejar esto. Esto implica tener en cuenta flujos de trabajo específicos, plantillas y arreglos de tarifas de contingencia.
Sistemas de gestión de casos para bufetes de abogados
Los bufetes de abogados pueden ser infinitamente caóticos a veces. Los abogados, asistentes legales y personal de apoyo deben organizar, analizar y administrar todos los aspectos de múltiples casos.
Existen numerosas opciones de sistemas de gestión de casos (CMS) disponibles para los bufetes de abogados. Debe seleccionar un software que se adapte a sus requisitos específicos. Cada bufete de abogados es distinto y las preferencias de los abogados pueden diferir. Afortunadamente, hay opciones a continuación que le permiten adaptar los sistemas de gestión de casos para sus bufetes de abogados a sus requisitos específicos.
#1. CASOPeer
Las poderosas herramientas integradas de CASEpeer le permiten evaluar constantemente el flujo de trabajo de su organización, identificar oportunidades para el desarrollo de los empleados, comunicarse de manera más efectiva sobre casos de clientes y maximizar la productividad y los resultados. Está destinado únicamente a bufetes de abogados de lesiones personales. Este sistema basado en la nube incluye características organizativas y de ahorro de tiempo como:
- Herramientas para el seguimiento de demandas, ofertas, gravámenes, tarifas y costos en la liquidación
- Solicitud de descubrimiento dedicada y seguimiento de respuesta
- Calendario que está integrado
- Estatuto de limitaciones y notificaciones automáticas
#2. ArchivoVine
Es altamente personalizable y le permite mantener todas sus notas, documentos, comunicaciones con clientes y calendarios en un solo lugar. Otras características incluyen:
- Múltiples usuarios son posibles.
- Capacidad de los clientes para enviar mensajes de texto y correo electrónico
- Gestión de tareas y plazos.
- Es compatible con más de 2,000 programas.
- Una buena opción para la gestión documental.
#3. litificar
Es una solución integral para despachos de abogados medianos y grandes. Sin embargo, también se basa en la popular plataforma Salesforce, que muchas empresas utilizan para la automatización y el análisis. Incluye:
- Seguridad fuerte
- Automatización de tareas
- El panel se puede personalizar para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.
#4. Mi caso
Mycase es una solución de software de gestión de casos que incluye gestión de documentos, seguimiento de tiempo, facturación, cobro de pagos y calendario. Proporciona una prueba gratuita de 10 días que le permite probar el software y determinar si es adecuado para su práctica. Algunas de sus características clave son las siguientes:
- Interfaz de usuario simple y directa.
- En lugar de tener que agregar opciones, una estructura de precios simple incluye todas las funciones.
- Las firmas electrónicas son ilimitadas.
#5. Gestión de Clio
Facturación, gestión de contactos, gestión de documentos, calendario, contabilidad, gestión de tareas, pagos en línea y seguimiento del tiempo son algunas de las funciones disponibles. Es adaptable y ofrece soluciones personalizables para pequeñas y grandes empresas por igual. Los aspectos más destacados de Clio incluyen lo siguiente:
- Portal de clientes para compartir documentos de forma segura.
- Los cronogramas de los asuntos muestran quién hizo los cambios y cuándo se hicieron.
- Hay un módulo separado para la admisión de clientes/gestión de relaciones con los clientes.
#6. Pruebas
Trialworks es una solución basada en la nube desarrollada por abogados litigantes que incluye funciones como la admisión de casos móviles, la gestión de documentos, el calendario y la gestión de juicios. Algunas características distintivas son las siguientes:
- Herramientas orientadas al litigio
- Basado en la conocida plataforma de Microsoft Office
- Disponible como software para usar en una red local o como un servicio basado en la nube.
- Los servicios de conversión de bases de datos están disponibles (como un servicio separado)
Law Ruler ahora utiliza sistemas de gestión de casos para bufetes de abogados, a los que se puede acceder con Office 365 para facilitar el flujo de trabajo. Su análisis detallado del tablero le permite monitorear el estado de los casos, los clientes potenciales y el desempeño de marketing. Otras características incluyen:
- Las calculadoras de liquidación están integradas.
- Recordatorios de texto y correo electrónico que están automatizados
- Marcador de clic para llamar integrado alimentado por inteligencia artificial
La gestión eficaz de casos mejora tanto el servicio al cliente como los servicios legales. Cuando no tiene que preocuparse por la logística diaria de la gestión de casos, tiene más tiempo para dedicarse a sus clientes y trabajar en sus casos.
Software de sistemas de gestión de casos
Los sistemas de software de gestión de casos simplifican la admisión, el seguimiento de casos y la presentación de informes. Centraliza toda la información de los casos para proporcionar una fuente única de información actualizada sobre los casos activos. El software de gestión de casos más avanzado también incluye una herramienta de informes de todos los datos acumulados para la gestión y prevención de riesgos.
Los sistemas de software de administración de casos le permiten a su organización almacenar y rastrear todos los datos de los clientes en una sola ubicación. Se incluye información de contacto, notas de casos, programación de citas, historial, comunicaciones con el cliente y facturación.
Requisitos de software de los sistemas de gestión de casos
Más allá de la simple gestión de casos, el mejor software de atención al cliente va más allá. Obviamente, esta es una consideración importante al seleccionar una plataforma en la nube, pero debe ser un mínimo en lugar de la característica principal. Aquí hay algunas cosas que debe buscar al seleccionar una plataforma de servicio al cliente basada en la nube.
#1. Gestión del ciclo de vida de los casos personalizable
Cada negocio tiene requisitos distintos. Un sistema de gestión de casos se puede adaptar a las necesidades de cualquier negocio. Se deben establecer reglas lógicas en una serie de funciones para adaptarse a las necesidades específicas de una organización. Las plantillas de formulario personalizables son considerables para la producción, el almacenamiento y la administración de casos en tiempo real.
#2. Integración
La solución debe poder comunicarse con sistemas externos a través de API flexibles, lo que permite a los usuarios establecer una comunicación bidireccional en tiempo real entre la plataforma y las aplicaciones y redes relevantes.
#3. Avance Analítico
La solución debe proporcionar informes y análisis completos. A diferencia de los informes unidimensionales tradicionales, el análisis de inteligencia predictiva le permite tomar medidas sobre sus conocimientos con mayor rapidez. Con un motor de análisis robusto, debería poder conectarse y consultar múltiples fuentes de datos, brindándole nuevas formas de visualizar sus datos y KPI. Todo esto implica que puede anticiparse a las necesidades y hacer los ajustes correspondientes.
#4. Atención al cliente individualizada
La mayoría de los sistemas de gestión de casos permiten a los trabajadores del conocimiento interactuar con los clientes a través del canal de su elección. El correo electrónico, el teléfono, las aplicaciones de mensajería y el software de chat en vivo son todas opciones.
También se puede acceder de inmediato a los perfiles de los clientes, junto con toda la información relevante y las interacciones anteriores. Los clientes pueden sentirse valorados cuando los representantes de servicio al cliente tienen toda esta información al alcance de la mano.
#5. Plataforma con múltiples canales
Un sistema global de gestión de casos funciona con una variedad de dispositivos. Los registros son seguros para los datos y se puede acceder a la información a través de teléfonos, tabletas y computadoras con Android, iOS y Windows. Independientemente del medio, todos los datos se pueden sincronizar instantáneamente con la base de datos central.
#6. Ayudas a la productividad
Una plataforma de servicio al cliente también debería aumentar la productividad mediante la automatización, la categorización y la actualización masiva y el cierre de varios casos a la vez.
#7. Portales para autoservicio
Los clientes pueden acceder a portales de autoservicio porque pueden resolver problemas por sí mismos. Sin embargo, estos portales suelen incluir artículos informativos, una página de preguntas frecuentes, una página de la comunidad o un foro. Estos portales también son componentes críticos del servicio al cliente.
¿Cuáles son las ventajas de implementar un sistema de gestión de casos?
Incluyen;
- Atención al cliente mejorada y personalizada.
- Resolución de casos que es eficiente debido a una colaboración efectiva
- Actualizaciones en tiempo real y rápido acceso a la información
- El acceso remoto está habilitado por la gestión centralizada de datos.
- El papeleo se reduce con el mantenimiento de registros digitales.
- Mayor transparencia y pistas de auditoría
¿Cuáles son las cinco funciones principales de la gestión de casos?
El administrador de casos realiza las funciones principales de evaluación, planificación, facilitación, defensa, seguimiento y evaluación en colaboración con el cliente y otros profesionales de la salud involucrados en el cuidado del cliente.
¿Qué problema resuelve la gestión de casos?
La gestión de casos es un proceso colaborativo que evalúa, planifica, implementa, coordina, supervisa y evalúa opciones y servicios para satisfacer las necesidades de salud de las personas a través de la comunicación y los recursos disponibles para promover resultados rentables y de calidad.
A través de la defensa, la evaluación, la planificación, la comunicación, la educación, la gestión de recursos y la facilitación de servicios, la gestión de casos ayuda a los clientes a lograr el bienestar y la autonomía.
¿Cuáles son los 4 tipos de gestión de casos?
Dentro de esta definición, la gestión exitosa de casos consta de cuatro componentes clave: admisión, evaluación de necesidades, planificación de servicios y monitoreo y evaluación. Para asegurar el éxito del cliente, las organizaciones de servicios humanos de todos los tamaños deben implementar estos cuatro componentes correctamente.
¿Cuáles son algunos ejemplos de gestión de casos?
Son;
- Orientación del empleado
- Tramitación de reclamaciones
- Aprobaciones y solicitudes
- Seguimiento de errores y mensajes de error
- Solicitudes de servicios
¿Qué es el software de gestión de casos legales?
Los bufetes de abogados pueden automatizar sus flujos de trabajo diarios con el uso de software de gestión de casos legales, que puede ver tareas, realizar un seguimiento del tiempo facturable y crear un calendario. Esto ayuda a las empresas a aumentar la productividad y maximizar los ingresos, expandiendo así sus empresas.
El software de gestión de casos está disponible para que lo compren las firmas como un componente independiente, "el mejor de su clase" o como un componente integrado de una plataforma de gestión de práctica más amplia (donde la funcionalidad de gestión de casos se combinaría con otras, como aplicaciones de facturación legal o aplicaciones de gestión de documentos legales). La mayoría de las operaciones comerciales de la empresa, incluida la contabilidad, los informes e incluso el marketing, generalmente se manejan mediante soluciones de gestión de consultorios. Por el contrario, los sistemas de gestión de casos se concentran en los requisitos internos de la empresa para el manejo y archivo de los datos del caso y del cliente. La complejidad de estos sistemas puede variar, como veremos con más detalle en la siguiente sección.
Los clientes que compran un software de gestión de casos independiente deben asegurarse de que el producto se conecte con otros programas de software que emplea la empresa, como su sistema de gestión de documentos o su plataforma de contabilidad legal.
¿Qué es un administrador de casos?
Un administrador de casos organiza todos los pasos que debe tomar un incidente, evento, solicitud o investigación para lograr su objetivo o encontrar una resolución. Son los encargados de examinar, planificar, ejecutar, evaluar e informar sobre un caso en particular de principio a fin.
Las responsabilidades de un administrador de casos incluyen:
- Evaluar los riesgos asociados con un incidente, cliente o empleado en particular antes de registrarlo como un caso
- Desarrollo de una estrategia personalizada en función del resultado deseado
- Incluir ayuda adicional de otros profesionales de negocios y expertos en un flujo de trabajo, o vincular personas con proveedores de servicios externos
- Realizar un seguimiento de los plazos, los hitos y las actualizaciones de estado general de un caso
- Evaluar el resultado de un caso y crear informes para la empresa.
¿Cuáles son algunos casos de uso para la gestión de casos?
Tres estilos de trabajo han salido a la luz como particularmente adecuados para una estrategia de gestión de casos. Entre ellos se encuentran, pero no limitados a:
- Gestión de casos de investigación
- Gestión de solicitudes de servicio
- Gestión de Incidentes
¿Mi empresa requiere un sistema de gestión de casos?
Para responder a esa pregunta, piensa y pregúntate:
- ¿Cuáles son los procedimientos actuales de manejo de casos en su organización?
- ¿Le dan a sus empleados expertos la libertad y la flexibilidad que necesitan para atender a sus clientes de la mejor manera posible?
- ¿Su personal tiene acceso a una vista completa de todos los datos que necesitan para terminar su tarea, lo que les permite abordar los problemas?
Si la respuesta a eso es NO, en esa situación, es posible que desee considerar el uso de software para la gestión de casos.
Conclusión
Un buen sistema de gestión de casos ayuda a las empresas a tener éxito en todos los aspectos comerciales. Sin la gestión de casos en su negocio, es posible que tenga contratiempos y que su empresa no crezca. Sin embargo, para evitar eso, debe tener un buen sistema de gestión de casos. Este artículo enseña sobre el “sistema de gestión de casos”.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión de casos
¿Cuántos modelos de gestión de casos hay?
Para las organizaciones sin fines de lucro, existen tres modelos principales de gestión de casos generales y siete submodelos en total. Es fundamental que cualquier empresa los considere y determine cómo cada uno podría afectar el bienestar general de sus clientes.
¿Cuáles son las 6 tareas principales de la gestión de casos?
- Cribado.
- evaluando
- Evaluación del riesgo
- Planificacion
- Implementación.
- Evaluación del resultado.
¿Cómo involucra a los clientes en la gestión de casos?
Anime al cliente a establecer metas para sí mismo. Considere los logros tanto a corto como a largo plazo. Asegúrese de no imponer sus propios objetivos o los de su agencia al cliente, sino alentarlo a que persiga los suyos propios.
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Referencias
