En el mundo de los negocios, existen mejores prácticas, procedimientos operativos estándar y muchos tipos de procesos. Los procesos ayudan en el mantenimiento del orden y proporcionan reglas para un flujo de trabajo fluido. Son los que mantienen las empresas en funcionamiento.
La gestión de procesos empresariales (BPM) es una de las herramientas más importantes que puede utilizar una empresa. Continúe leyendo para aprender todo lo que necesita saber al respecto, incluida su definición, muchos tipos, beneficios y aplicaciones.
¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
Business Process Management (BPM) es un conjunto de herramientas y soluciones de BPM que ayudan a las organizaciones a lograr agilidad a través de la automatización, gestión y optimización de procesos. El propósito de la tecnología BPM es impulsar la mejora continua, la escalabilidad y la eficiencia operativa en una organización mediante el análisis, la optimización y la mejora de los procesos comerciales de extremo a extremo para ayudar a alcanzar los objetivos comerciales estratégicos, como mejorar el marco de la experiencia del cliente.
La gestión de procesos empresariales (BPM) también se define como una disciplina organizativa en la que una corporación da un paso atrás y examina todos estos procesos de forma individual y colectiva. Evalúa las condiciones actuales y sugiere áreas de mejora para crear una organización más eficiente y eficaz.
Cada departamento de una corporación está a cargo de transformar alguna materia prima o datos en otra cosa. Cada departamento puede estar a cargo de una docena o más de procedimientos básicos.
Lo que no es BPM
- Gestión de procesos de negocio BPM no es una pieza de software. Las herramientas BPM están disponibles para ayudar en la implementación de procesos comerciales estándar y automatizados. HappyFox Workflows, por ejemplo, ayuda a las empresas a automatizar procesos comerciales complejos, de varios pasos y repetitivos. BPM, por otro lado, no es un producto de software en sí mismo.
- La gestión de tareas no es BPM. La Gestión de Tareas o Proyectos es la gestión u organización de un grupo de actividades. El software de gestión de proyectos como Microsoft Project, Jira, Asana o Trello puede ayudar en la gestión de tareas y proyectos ad hoc. La gestión de procesos empresariales, por otro lado, se ocupa principalmente de los procedimientos recurrentes y continuos que se adhieren a un patrón o gestión de procesos predecible.
¿Qué hace la gestión de procesos de negocio?
Los procedimientos corporativos deficientes pueden causar estragos si se dejan desorganizados y sin sistematizar. Los individuos solo perciben una pequeña porción de un proceso mayor. Pocas personas pueden escanear y ver las consecuencias completas de un proceso comercial, incluido dónde comienza y termina, los datos importantes requeridos y cualquier cuello de botella e ineficiencia.
Los procesos caóticos no administrados perjudican a las empresas y dan como resultado uno o más de los siguientes escenarios:
- tiempo desperdiciado
- más errores
- Mayor culpabilidad
- Escasez de datos
- Empleados que están insatisfechos
Las organizaciones pueden mejorar sus procesos utilizando la gestión de procesos empresariales y garantizando que todas las operaciones se ejecuten sin problemas.
Gestión de procesos de negocio Pasos del ciclo de vida de BPM
Paso #1: Diseño
La mayoría de los procesos contienen un formulario para la recopilación de datos y un flujo de trabajo para el procesamiento de datos. Crea tu formulario y decide quién estará a cargo de cada tarea en el flujo de trabajo.
Paso #2: Crea un modelo
Cree una representación gráfica del procedimiento. Corrija detalles como plazos y condiciones para brindar una imagen clara de la secuencia de eventos y el flujo de datos a través del proceso.
Paso #3: Prueba
Lleve a cabo el procedimiento probándolo primero con un grupo pequeño y luego explicándolo a todos los usuarios. Asegúrese de que la información crítica solo sea accesible para aquellos que la necesitan.
Paso #4: Vigile las cosas.
Mantenga un ojo en el proceso a medida que avanza a través de la tubería. Para garantizar una supervisión de procesos exitosa, utilice las métricas correctas para evaluar el progreso, cuantificar la eficiencia y localizar los cuellos de botella del proceso.
Paso #5: Mejorar
Observe cualquier modificación que deba realizarse en su formulario o procedimiento para hacerlos más eficientes a medida que examina. Considere los pasos para mejorar los procesos de la empresa.
Mejores prácticas de gestión de procesos de negocio
Varias mejores prácticas para BPM, que es un método complicado de mejora de procesos, han surgido con el tiempo. Las organizaciones pueden usar las siguientes pautas para administrar de manera eficiente sus procesos comerciales:
#1. Establecer metas y objetivos específicos.
Es fundamental identificar los resultados deseados de un proceso comercial y garantizar que el proceso esté alineado con los objetivos generales de la organización.
#2. Incluir a las partes interesadas en el proceso.
Involucrar a las partes interesadas clave en el diseño y la administración de los procesos comerciales puede ayudar a garantizar la aceptación y el soporte del proceso.
#3. Documentación y análisis de procesos
La documentación de procesos comerciales puede ayudar a las empresas a comprender cómo funcionan las cosas, identificar oportunidades de mejora y medir el progreso a lo largo del tiempo.
#4. Hacer uso de enfoques de modelado de procesos.
Los diagramas de flujo y BPMN son dos ejemplos de enfoques de modelado de procesos que pueden ayudar a las empresas a ver y comprender sus procesos, así como a identificar posibles cuellos de botella e ineficiencias.
#5. Supervise y evalúe constantemente el rendimiento del proceso
Las organizaciones deben monitorear y medir el desempeño de sus procesos comerciales de forma regular, utilizando esta información para detectar y abordar cualquier falla o dificultad.
#6. Invertir en tecnología para automatizar y optimizar las operaciones.
Las organizaciones pueden utilizar la automatización y la tecnología para agilizar y mejorar sus procesos, disminuyendo la demanda de trabajo manual y aumentando la productividad.
#7. Promover una cultura de constante desarrollo.
La promoción de una cultura de mejora continua puede ayudar a las empresas a mantenerse ágiles y adaptables, así como a garantizar que sus procesos evolucionen constantemente para adaptarse a las necesidades cambiantes.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar la gestión de procesos de negocio?
Business Process Management ayuda a las organizaciones a avanzar hacia la transformación digital total y lograr objetivos organizacionales más grandes. Estas son algunas de las principales ventajas de implementar BPM en su negocio:
#1. Agilidad comercial mejorada:
Para mantenerse al día con las condiciones del mercado, los procedimientos comerciales de una organización deben cambiarse y optimizarse. BPM permite a las empresas detener los procesos comerciales, realizar ajustes y reiniciarlos. Cambiar, reutilizar y adaptar los flujos de trabajo permite que los procesos comerciales sean más receptivos y brinda a la empresa una mejor comprensión de los efectos de los cambios en los procesos.
#2. Costos más bajos y mayores ingresos:
Una solución de gestión de procesos empresariales elimina los cuellos de botella, lo que se traduce en importantes ahorros de costes a lo largo del tiempo. Esto puede resultar en plazos de entrega más cortos para la venta de productos, ofreciendo a los clientes un acceso más rápido a los servicios y productos, y generando mayores ventas e ingresos. Las soluciones de BPM también pueden asignar y rastrear recursos para disminuir el desperdicio, reducir los costos y aumentar los ingresos.
#3. Mayor eficiencia:
La integración de los procesos comerciales tiene el potencial de mejorar la eficiencia de los procesos de principio a fin; con la información correcta, los propietarios de los procesos pueden controlar de cerca los retrasos y proporcionar recursos adicionales según sea necesario. La automatización y la eliminación de tareas repetitivas contribuyen a aumentar la eficiencia en el proceso comercial.
#4. Mayor visibilidad:
El software BPM permite la automatización al mismo tiempo que monitorea parámetros de rendimiento importantes en tiempo real. Esta mayor apertura conduce a una mejor gestión y la capacidad de ajustar de manera efectiva las estructuras y los procedimientos mientras se realiza un seguimiento de los resultados.
#5. Cumplimiento, seguridad y protección:
Un BPM integral garantiza que las empresas se adhieran a los estándares y cumplan con la ley. Al registrar correctamente los procedimientos y simplificar el cumplimiento, BPM también puede mejorar las medidas de seguridad y protección. Como resultado, las empresas pueden instar a sus empleados a proteger los activos de la empresa, como la información privada y los activos físicos, contra el abuso, la pérdida o el robo.
¿Cuándo deberían las organizaciones implementar la gestión de procesos de negocio?
Estos son algunos ejemplos de procesos comerciales en los que la implementación de BPM generará un alto retorno de la inversión.
- Los procesos dinámicos requieren modificaciones en el cumplimiento normativo, como un cambio en la gestión de la información del consumidor en respuesta a cambios en la legislación financiera o de privacidad.
- Los procesos comerciales complejos requieren coordinación y orquestación entre múltiples unidades comerciales, divisiones, departamentos funcionales o grupos de trabajo.
- Procesos medibles de misión crítica que mejoran directamente un indicador de desempeño crítico.
- Procedimientos comerciales que necesitan el uso de una o más aplicaciones heredadas para completarse.
- Los procedimientos comerciales tienen excepciones que deben manejarse manualmente y/o en forma oportuna.
¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión de procesos de negocio?
Los sistemas BPM se clasifican según el propósito al que sirven. Las tres categorías de gestión de procesos de negocio son las siguientes:
#1. BPM centrado en la integración
Sin mucha intervención humana, este tipo de sistema de gestión de procesos comerciales maneja procedimientos que en gran medida rebotan entre sus sistemas existentes (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP). Las soluciones de gestión de procesos empresariales centradas en la integración ofrecen varios conectores y acceso API para permitir la creación de procesos de rápido movimiento.
#2. BPM centrado en el ser humano
El BPM centrado en el ser humano se refiere a los procesos que son predominantemente llevados a cabo por humanos. Estos suelen tener numerosas aprobaciones y deberes realizados por personas. Estas soluciones se destacan por proporcionar una interfaz fácil de usar, notificaciones simples y un seguimiento rápido.
#3. BPM centrado en documentos
Cuando un documento (por ejemplo, un contrato o acuerdo) está en el centro del proceso, estas soluciones de gestión de procesos empresariales son necesarias. Permiten enrutar, formatear, verificar y firmar tareas a medida que avanzan en el flujo de trabajo.
La mayoría de los sistemas de gestión de procesos comerciales podrán combinar componentes de todos estos, aunque cada uno se especializará típicamente en un área.
Ejemplos de Gestión de Procesos de Negocio
#1. HORA
¿Alguna vez ha sentido que el procedimiento de incorporación de su empresa es demasiado complicado y caótico? ¿Tu departamento de recursos humanos hace que los candidatos llenen formularios en papel que los fatigan? Esto se debe a la falta de comprensión de la premisa de la gestión de procesos empresariales (BPM) por parte de su departamento de recursos humanos.
El uso de la gestión de procesos empresariales le permite automatizar sus operaciones de recursos humanos de principio a fin, ahorrándole dinero, tiempo y formularios en papel. Estos son algunos ejemplos de cómo la gestión de procesos empresariales puede ayudar a su departamento de recursos humanos a mejorar sus procesos:
- Aprobar las hojas de tiempo de los empleados más rápidamente.
- Incorpore fácilmente nuevos empleados
# 2. Ventas
En la mayoría de las empresas, el equipo de ventas dedica mucho tiempo a coordinarse con el equipo de Cuentas por cobrar (AR) para liquidar las facturas de ventas. Incluso pequeños errores en la facturación pueden descarrilar las carreras de los vendedores. Aquí es donde entra en juego la gestión de procesos comerciales, porque automatiza el proceso de aprobación de facturas, eliminando la posibilidad de errores manuales y aclaraciones de ida y vuelta entre los vendedores y el equipo de AR.
Estos son algunos ejemplos de cómo la gestión de procesos comerciales puede ayudar al departamento de ventas a optimizar sus procesos:
- Reduzca la duración de los flujos de trabajo de su ciclo de ventas.
- Las cotizaciones y facturas deben enviarse a tiempo.
#3. Finanzas
Todos los días, un equipo de finanzas se ve inundado con formularios en papel y correos electrónicos, ya que todo lo relacionado con el dinero debe pasar por ellos. Por ejemplo, si el equipo de administración de activos desea comprar 50 computadoras, transmite la cotización del proveedor al equipo de finanzas para su aprobación. Este es sólo un ejemplo.
Considere cuántos correos electrónicos y formularios en papel reciben diariamente de varios equipos. Es difícil para ellos administrar todo esto sin un sistema establecido. Gestionan todo esto con el software Business Process Management (BPM). Aquí hay dos ejemplos en el departamento de finanzas donde la gestión de procesos comerciales es útil:
- Las solicitudes de viaje se pueden aprobar con un solo clic.
- Cree flujos de trabajo personalizados para condiciones específicas.
Automatización de la gestión de procesos empresariales (BPM)
El software BPM profesional que incorpora las mejores tecnologías como RPA, inteligencia artificial y minería de procesos, además del modelado de procesos puro, es una base elemental para la automatización completa de procesos comerciales, que es un componente crítico del cambio digital. Las herramientas de minería de procesos, por ejemplo, descubren el potencial de automatización y optimización desde el principio al permitir una transparencia objetiva a través de evaluaciones de procesos basadas en herramientas.
La automatización robótica de procesos (RPA) es una técnica para automatizar flujos de trabajo al hacer que los robots de software se hagan cargo de tareas monótonas. Las herramientas RPA permiten la creación de material estructurado para este fin, así como la configuración de bots de software para realizar transacciones y comunicarse con otros sistemas digitales.
La aplicación de estas nuevas tecnologías da como resultado beneficios competitivos significativos, como una mayor velocidad de proceso, ahorro de costos, calidad de proceso mejorada y una utilización de mano de obra más eficiente. Sin embargo, para evitar la automatización de tareas sin sentido, el modelo de proceso debe evaluarse de manera integral, con soluciones de automatización específicas del proceso aplicadas en lugar de bots independientes individuales.
Toda tecnología de gestión de procesos de negocio competente debe contener las siguientes características:
Ahora que comprende por qué se requiere un sistema BPM, aquí hay una lista de las cualidades que debe tener un buen sistema de gestión de procesos comerciales.
- Aplicación de diagramación de procesos visuales
- Diseñador de formularios con funcionalidad de arrastrar y soltar
- Control de acceso basado en roles
- Soporte para dispositivos móviles
- Funciones de administrador que son extremadamente poderosas
- SSO (inicio de sesión único)
- Compatibilidad con los sistemas de software existentes
- Analíticas e informes
- Gran rendimiento de la base de usuarios
- Métricas de rendimiento para el proceso.
¿BPM se parece a la gestión de tareas o de proyectos?
La gestión de procesos empresariales no es lo mismo que la gestión de tareas (que se centra en tareas individuales) o la gestión de proyectos (que se ocupa de flujos únicos o erráticos).
La gestión de tareas es el proceso de ordenar u organizar un grupo de acciones que surgen de un proyecto. Estos compromisos son con frecuencia de una sola vez y no repetitivos. El software de gestión de proyectos como 'Microsoft Project' se emplea cuando estos proyectos están bien organizados, como en el trabajo de construcción. Trello, Asana y Kissflow Project son excelentes herramientas para administrar tareas en proyectos ad hoc.
La gestión de procesos de negocios está más preocupada por los procesos repetitivos y continuos que siguen un patrón predecible, a diferencia de la gestión de procesos.
Conclusión
Los procesos comerciales que son susceptibles de automatización son a menudo los que se desencadenan por un evento específico. Por ejemplo, la presentación de un informe de gastos puede iniciar una secuencia predefinida de eventos que culmina en que el empleado reciba una compensación en su cuenta bancaria.
Por el contrario, la gestión de procesos de negocio (BPM) es un método sistemático para mejorar las operaciones de la empresa. Cuando se implementa con éxito, todos entienden cómo pueden ayudar a la organización a lograr sus objetivos. Esto conduce a un equipo más feliz y productivo, lo que genera clientes más felices, mayores ingresos y menos costos.
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Referencias
