La pandemia de COVID-19 ha cambiado la forma en que operan los lugares de trabajo. Con un aumento en la tendencia del trabajo remoto y más trabajadores que optan por trabajar desde casa que nunca, algunas de las principales empresas se han cambiado al modelo de trabajo permanente desde casa.
Sin embargo, no todas las empresas pueden permitírselo, y se ha hablado de lugares de trabajo híbridos.
Según un informe de Harvard Business Review, más del 90% de los empleadores planean cambiar a un modelo de trabajo híbrido para sus empleados. Sin embargo, el mismo informe también afirma que si las cosas no van bien, las empresas pueden cambiar de rumbo y pedir a los empleados que regresen a la oficina a tiempo completo.
Lo que esto significa es que la oficina convencional no va a desaparecer pronto, y todavía estamos muy lejos de un ecosistema de trabajo completamente digital.
Uno de los peligros de estar de vuelta en la oficina es el papeleo físico con el que todo negocio tiene que lidiar. Estos archivos y documentos de oficina físicos son cruciales para el flujo efectivo de trabajo.
Sin embargo, ordenar documentos físicos no es tan fácil como escribir "CTRL+F" o usar la opción de búsqueda en su computadora. Por lo tanto, es vital clasificar estos documentos de manera eficiente para una mejor productividad en el trabajo.
Aquí hay algunos consejos y trucos simples que lo ayudarán a mantener un excelente sistema de administración de archivos en el trabajo. Con estos consejos, podrá encontrar el archivo que necesita y cuando lo necesita. Echemos un vistazo.
Use un sistema de clasificación conveniente
Existen varios sistemas de clasificación que están diseñados para facilitar la gestión de archivos para las empresas. La forma más sencilla de ordenar sus archivos y documentos es asegurarse de que estén en el lugar correcto y en el orden correcto una vez que haya terminado con ellos.
Por lo general, las empresas tienden a ordenar sus documentos y archivos en orden alfabético, que es lo más fácil de hacer. Es el mismo sistema que siguen las bibliotecas de todo el mundo para clasificar sus libros. En tal método de clasificación, cada tipo de archivo o carpeta tiene su propio espacio, ya sea en el escritorio o en el gabinete.
Clasificar no se trata de lo bueno que eres para colocar las cosas en orden, sino de volver a colocarlas en el lugar al que pertenecen. Simplemente etiquete sus archivos alfabéticamente y colóquelos donde pertenecen cuando haya terminado con ellos.
Utilice códigos de colores para una clasificación eficaz
Se ha establecido que las señales visuales son las más efectivas, y lo mismo funciona para la clasificación. Uno de los mejores métodos de clasificación utilizados por la mayoría de las empresas es la codificación por colores de sus archivos y documentos. Etiquete sus archivos con colores para identificarlos según la categoría y la importancia. Podrá identificar mucho más rápido de esta manera.
Utilice carpetas o carpetas de colores para clasificar sus documentos. Las notas adhesivas de colores son las mejores para codificar con colores páginas individuales o secciones de un archivo. Puede elegir cualquier color para marcar un documento o una categoría de archivo. Use colores distintos y llamativos en lugar de diferentes tonos del mismo color para que sus documentos o archivos se destaquen.
Marcar Documentos Apropiadamente
En caso de que no se sienta cómodo con la codificación por colores o la clasificación por algún motivo, puede usar otras señales visuales para clasificarlos. Una de las formas de hacerlo es tener sellos para varias categorías, como un sello aprobado, sello pendiente, sello completado, etc.
Simplemente puede estampar cada archivo en la esquina para clasificarlo y tener un espacio separado para cada clasificación.
Hay empresas en el mercado que fabrican sellos personalizados para empresas con cualquier diseño y material. Incluso hay sellos autoentintables y modulares, que tienen texto o alfabetos reemplazables. Simplemente cambie el texto, selle los documentos y deslícelos en su respectiva carpeta o archivo.
Segregar diferentes documentos
Siempre es una buena idea tener un estante o espacio separado para diferentes tipos de documentos y archivos. Con espacios segregados como este, no es necesario que los codifique por colores ni los clasifique de ninguna manera. Solo asegúrese de colocar el archivo o la carpeta en el estante correcto después de su uso.
Es una técnica que ha sido empleada por grandes oficinas corporativas, bancos e instituciones educativas desde hace mucho tiempo. Sin restricciones de espacio, esta es la mejor manera de ordenar y administrar grandes cantidades de archivos y documentos de manera efectiva. Con un espacio designado para archivos particulares, es más fácil saber dónde buscar.
Por último, asegúrese de no guardar documentos viejos y descartados en el mismo gabinete o estante que los actuales. Tenga un espacio dedicado para archivos y coloque documentos antiguos en este espacio.
Estas son algunas de las mejores técnicas de administración de archivos que lo ayudarán a lograr la eficiencia en el lugar de trabajo.
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