Dado que las cartas oficiales se consideran registros oficiales, las cartas formales deben escribirse con cuidado. El concepto de una carta formal difiere en muchos aspectos y se proporciona en esta publicación, junto con las pautas para redactarla. Entonces, al aprender más sobre las siguientes cosas, puede mejorar su forma de escribir cartas formales. En esta publicación, aprenderá los diferentes tipos de una carta oficial, formato para escribir para el gobierno de EE. UU. y para fines de solicitud.
Formato de carta oficial
Una carta formal está escrita en un tono formal y bien organizado y sigue ciertas reglas sobre cómo formatearla. Escribir a un gerente, gerente de recursos humanos, empleado, director de universidad o escuela, maestro, etc., es una forma profesional de usar estas cartas. Pero por motivos privados, no enviamos cartas formales a nuestros amigos, familiares u otros parientes cercanos.
Al redactar una carta formal, se deben cumplir ciertas reglas. Además, las cartas deben estar escritas en un estilo muy formal. El contenido de la carta se comunicará de manera formal debido al formato utilizado. Para transmitir la idea que desea transmitir al lector, cada oración debe escribirse cuidadosamente.
Tipos de cartas formales
Hay muchos tipos diferentes de cartas formales, como ya se dijo, y generalmente se dividen en las siguientes categorías:
- Cartas de negocios
- Solicitud de cartas
- Cartas a los periódicos
#1. Cartas de negocios
La escritura comercial debe ser breve, precisa y directa. La historia no tiene cabida en una carta comercial. Antes de comenzar a escribir una carta comercial, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
- Use un lenguaje normal y cotidiano para expresar su argumento con claridad en lugar de una jerga llamativa o demasiado agresiva.
- Nunca utilice un lenguaje específico de la industria en una carta comercial.
- Las abreviaturas deben usarse lo menos posible.
- Se utilizan numerosos formatos de dirección, según el destinatario y el propósito de la carta.
- Al realizar un pedido por escrito, debe tener el mayor cuidado en especificar de forma clara y sucinta los artículos requeridos, así como la calidad y cantidad deseada.
- Al responder a una carta comercial, nunca olvide incluir la fecha y las referencias (si corresponde).
Las cartas formales/comerciales incluyen cartas de los empleadores a los empleados y al revés, cartas para pedir y reemplazar artículos, cartas de seria preocupación a un funcionario en un puesto superior, cartas de queja, etc.
#2. Solicitar cartas
Las cartas de solicitud típicas incluyen cartas solicitando empleo. Antes y después de escribir una carta de solicitud, asegúrese de que los siguientes detalles sean precisos:
- Comience siempre con una breve introducción que indique si el solicitante está respondiendo a un anuncio de trabajo en línea o impreso.
- Incluya la edad, la educación y el historial laboral del solicitante.
- Le mostrará al empleador que realmente desea trabajar para esa organización en particular al decirle esto.
- Proporcione referencias también para que la empresa pueda determinar el calibre del empleado que sería.
Las cartas de empleo deben seguir la estructura de carta formal o comercial adecuada.
#3. Cartas a los periódicos
Estas cartas siempre deben estar dirigidas a "El Editor" y deben estar firmadas "Atentamente". Las cartas al editor plantean cuestiones que deben señalarse a la atención de las autoridades superiores. Estas cartas deben ser sinceras y profesionales. Asegúrate de que tu nombre y dirección sean correctos y de que estás escribiendo la carta por una causa respetable. Ningún periódico publicaría cartas que fueran anónimas.
Formato de carta oficial del gobierno
Para expresar de manera efectiva sus puntos de vista sobre asuntos que afectan a su comunidad, estado o nación, escriba una carta a un miembro del gobierno. La dirección postal oficial del líder deseado se puede encontrar en línea. Debido a que la etiqueta de dirección adecuada varía de un funcionario a otro, investigue sobre el protocolo para el funcionario específico a quien está enviando la carta. A continuación se muestra el formato para escribir una carta oficial del gobierno:
#1. Dirigiéndose a la carta
En el formato para escribir una carta oficial del gobierno, se debe mencionar a quién se dirige la carta. Aquí, incluya el nombre, el cargo y la dirección postal del representante. Escriba la carta de forma clara y legible en el medio de un sobre. Luego, sella el sobre. Ponga un sello en la esquina superior derecha del sobre. Si espera una respuesta de este funcionario del gobierno, escriba su nombre completo y la dirección del remitente en la esquina superior izquierda del sobre.
#2. Observando la Conducta Apropiada
Tu carta debe comenzar correctamente con un saludo y también debe terminar de manera adecuada. Según el nivel de gobierno, esta persona puede contratar a un equipo de secretarios para buscar correspondencia importante en su buzón. Utilice el apellido y el cargo del representante cuando se dirija a él. Sin embargo, si solo hay una persona en ese puesto, solo puede dirigirse a ella por sus títulos (por ejemplo, el Portavoz de la Cámara, el Alcalde o el Presidente). Debe usar el apellido para dejar en claro con quién está hablando si más de una persona ocupa un cargo al mismo tiempo (como un senador, juez o representante).
Investigue un poco y descubra cómo otras personas han enviado cartas a este funcionario del gobierno en particular. Algunos grupos de activistas y sitios web de peticiones en realidad brindan una guía completa sobre cómo contactar a los tomadores de decisiones clave para una causa en particular. Además, es posible que pueda enviar un correo electrónico al representante.
#3. escribir una carta persuasiva
Antes de enviar su carta, asegúrese de que este funcionario del gobierno tenga la autoridad para actuar en consecuencia. No haga exigencias excesivas. Nunca le pidas a un trabajador del gobierno que complete una tarea que no tiene nada que ver con su campo de trabajo. Después de dar un paso atrás, piense si hay una mejor manera de resolver su problema.
Dependiendo de su antigüedad, los empleados del gobierno pueden recibir de docenas a cientos de cartas por día. El funcionario podría incluso contratar a clasificadores de cartas expertos para determinar cuál de los pocos mensajes seleccionados realmente les llega. En su carta, sea considerado, conciso y actualizado. En la línea de asunto o en la primera oración, haga referencia a un tema que esté en la agenda del funcionario.
Asegúrate de que tu carta sea apropiada. ¿Realmente necesitas desahogarte o solo estás siendo dramático? Sea lo más educado y breve posible en su solicitud. No seas ofensivo o vulgar. El respeto se propaga rápidamente.
Formato de carta oficial para solicitud
Dado que una carta de solicitud oficial es una comunicación comercial formal, debe organizarse en su formato. Comience la carta presentándose y usando el saludo apropiado para el destinatario. Para ejercitar la memoria del destinatario, menciona tu nombre, tu departamento y cualquier interacción previa que hayas tenido con él. Puede continuar discutiendo el tema y el objetivo de la carta. Utilice un lenguaje y un vocabulario sencillos en la introducción.
Siempre use papel con membrete profesional cuando escriba una solicitud comercial. Si no lo tiene cerca, escriba el nombre de su empresa, dirección y número de teléfono en la parte superior central de la página. Siga este formato para escribir una carta de solicitud oficial:
#1. Se debe agregar la fecha y la dirección.
En las cartas comerciales, los encabezados son normalmente la fecha y la dirección. Incluya primero el nombre del destinatario, el cargo y la dirección. Ambos bits de información deben colocarse a la izquierda. La fecha se puede escribir después de la dirección del destinatario o en la parte superior izquierda de la carta. Es posible que deba ceñirse al formato si es estándar en el trabajo.
#2. Incluye la Cita y el Asunto.
Una línea debajo, agrega el número de referencia y el asunto. El asunto de una carta comercial es crucial para captar la atención del lector y llevarlo al contenido del cuerpo de la carta. Sea breve, no más de seis a ocho palabras.
# 3. Saludo
Introduzca un saludo en este campo. La mayoría de la gente está de acuerdo en que toda la correspondencia comercial debe comenzar con "Estimado". Si el receptor es un alto ejecutivo, también puede usar respetado. Utilice siempre Dr., Mr., Mrs. o Ms. cuando se dirija al destinatario de manera profesional. Después del saludo, use el segundo nombre de la persona.
#4. escribir la introducción
En el párrafo inicial, puede identificarse a sí mismo y a su empresa. En la siguiente línea, infórmele al receptor si ya ha hablado con él. Ponga su solicitud en el espacio después de eso. Tres o cuatro oraciones pueden formar el párrafo inicial.
#5. Agregar párrafos adicionales.
Estas oraciones también pueden contener los detalles de la solicitud. Si se necesita información adicional para respaldar su solicitud, puede incluirla en párrafos separados o en una sola línea. Por ejemplo, me gustaría solicitar una licencia de tres días desde el [fecha] hasta el [fecha].
#6. Incluir un resumen
Tras una minuciosa justificación de la solicitud, podrá añadir más información pertinente. Puede decir algo como Queremos saber de usted lo antes posible porque es una prioridad para nosotros. Decir: "Avísame si quieres más información" es igualmente aceptable. Evite usar las palabras “ahora” y “considere esto urgente”.
#7. Agregar una suscripción
Debido a que mantiene el tono formal de la carta, este es un componente crucial de una carta comercial. Pon frases como “gracias”, “con sincero respeto” y “tuyo” en tus oraciones. Evite decir algo como "adiós por ahora" o "nos vemos" al comienzo de la conversación.
#8. Coloque su firma
Firme su nombre de manera legible y completa. En las cartas comerciales, especialmente en la primera página, evite el uso de iniciales. Su nombre completo debe aparecer en negrita después de la firma.
#9. Referencia a archivos adjuntos
Si incluye documentación de respaldo, agregue Encl: a la izquierda. Los materiales que se adjuntan se pueden numerar. Asegúrese de que los archivos adjuntos estén en el orden correcto, como se especifica en la carta.
Formato de carta oficial EE. UU.
Si nunca antes ha escrito una carta comercial o simplemente lo hace periódicamente, puede ser intimidante escribir una correctamente. Al solicitar su primer trabajo, por ejemplo, es posible que deba escribir una carta de presentación. En los EE. UU., el formato de bloque completo y el formato de bloque modificado son los dos estilos más empleados para la correspondencia de cartas oficiales.
- Formato de bloque completo: cada componente de una carta escrita completamente en bloques se alinea a la izquierda y el margen izquierdo marca el inicio de cada línea. Usa este estilo si no estás seguro porque es más formal.
- Formato de bloque modificado: utiliza un formato de bloque modificado con algunos de los componentes de las letras movidos hacia la derecha. En estos días, la mayoría de las situaciones requieren este método.
Analicemos el formato para escribir una carta oficial a los funcionarios de EE. UU., tanto para formato de bloque completo como modificado:
#1. Elija entre "Formato de bloque completo" y "Formato de bloque modificado".
Ninguno de estos debe combinarse. El bloque completo, donde todo está alineado a la izquierda, es el más formal de los dos formatos. Sin embargo, en los tiempos modernos, un bloque modificado, donde algunas partes se mueven hacia la derecha, funciona bien en la mayoría de las situaciones.
#2. debe incluir su dirección.
Para el formato de bloque completo y el formato de bloque modificado, su dirección debe estar a la izquierda. Tabula el texto transversalmente en lugar de justificarlo a la derecha.
#3. Incluye la Fecha.
Independientemente del formato que elija, la fecha debe estar justificada a la izquierda y colocada justo debajo de su dirección. Indicar “15 de mayo de 2008” por escrito.
#4: Es posible que desee agregar una línea de referencia
Escriba "Re:" antes de la línea de referencia si está escribiendo a una gran empresa o si se le ha indicado que lo haga. Omita la línea de asunto si está utilizando una línea de referencia.
#5. Debe contener el nombre y la dirección del destinatario.
En todos los formatos, esto debe estar justificado a la izquierda. En el caso de que la carta se separe del sobre, es imprescindible mencionar su nombre completo y dirección (que suele ser en una oficina grande). Asegúrese de que el nombre y la dirección del destinatario estén colocados de manera que se puedan ver en la ventana si está usando un sobre con ventana.
#6. Incluya el Saludo.
Los dos puntos deben ir después del saludo, también conocido como el saludo. (Por ejemplo: “Estimado Sr. Jones: Siempre defienda la izquierda”.
#7. Considere incluir una línea de asunto
El uso de líneas de asunto está aumentando, aunque no es obligatorio. Su línea de asunto debe dejar en claro al lector de qué se trata la carta con solo mirarla. En formato de bloque modificado, puede estar justificado a la izquierda o centrado.
#8. Escriba la carta en sí.
El texto de su carta debe estar justificado a la izquierda, a un espacio y en cursiva (en todos los formatos). En lugar de sangrar los párrafos, use una línea en blanco entre ellos. Use un tono formal al escribir correspondencia comercial.
#9. Debe tener un cierre adecuado.
Usa un cierre formal conocido como “Atentamente” o “Saludos cordiales” para terminar tus cartas (una buena opción para alguien que ya conoces). Esto es seguido por una coma.
#10. “Agrega tu nombre
En el último párrafo, escriba su nombre después de dejar espacio para su firma. Puede agregar su título de empleo y el nombre del empleador en la línea debajo de su nombre, si corresponde.
¿Cuál es el formato de una carta oficial?
La dirección del remitente, la fecha, la dirección del destinatario, el asunto, el saludo, el contenido de la carta, un final cumplidor y, finalmente, la firma con el nombre (en letras mayúsculas) y la designación deben incluirse en una carta profesional.
¿Cuál es el mejor formato para una carta formal?
Formato para Cartas Formales:
- Dirección del remitente.
- Datos.
- Nombre/designación del destinatario
- La dirección del Destinatario.
- Saludo.
- Tema.
- Cuerpo [Contenido, Introducción y Conclusión]
¿Cómo se inicia una carta oficial formal?
“Estimada Sra. o Sr. Apellido”, un saludo típico utilizado en la correspondencia comercial. Puede usar eso en el saludo si conoce su nombre y apellido.
¿Cuáles son los 4 tipos de cartas formales?
Formatos de cartas formales:
- Carta de consulta
- Carta de Orden.
- Carta de queja
- Una carta de respuesta a la queja.
- Carta de mercadeo.
- Carta de venta.
- Carta de recuperación
¿Cuáles son las 7 partes de una carta formal?
La mayoría de los expertos coinciden en que una carta comercial consta de los siguientes siete componentes:
- Dirección de envio.
- Datos.
- Ubicación del destinatario.
- Saludo
- Cuerpo
- Firma y cierre.
- Recintos.
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Referencias
