Es crucial dar formato a su correo electrónico o correo tan profesionalmente como lo haría con una carta comercial, ya sea para enviar una consulta sobre un trabajo, solicitar un trabajo o escribir otra correspondencia profesional. Después de todo, todos reciben muchos correos electrónicos, incluidos los reclutadores y los gerentes de recursos humanos. Asegúrese de que el contenido de sus correos electrónicos se destaque, en lugar de su descuido con la gramática, el diseño o el idioma. Enviar un correo electrónico comercial es una forma común de ponerse en contacto con clientes, empleadores y otros expertos de la industria. Existen diferentes formatos de correo oficial para varios escenarios. Ver ejemplos de correos electrónicos con el formato adecuado puede ayudarlo a decidir cuál es el mejor estilo para emplear en varios contextos profesionales. A continuación, cubrimos la carta, la dirección y el formato de correo adecuados que lo guiarán para enviar un excelente correo.
¿Qué es la escritura de correo electrónico?
Escribir un correo electrónico implica crear el mensaje, entregarlo, archivarlo y leerlo más tarde. El correo electrónico se refiere a cualquier forma de comunicación electrónica. Se elige escribir un correo electrónico sobre otros métodos de comunicación, ya que es rentable y en tiempo.
Además, el correo electrónico, abreviatura de "correo electrónico", es una forma de comunicarse digitalmente a través de Internet e intercambiar mensajes y archivos. Los correos electrónicos se utilizan comúnmente para la correspondencia relacionada con el negocio. Debido a su bajo costo y corto tiempo de procesamiento, se ha convertido rápidamente en el método de comunicación preferido.
La escritura de cartas ha dado lugar al correo electrónico como un medio de comunicación más contemporáneo debido a los avances tecnológicos. Sin embargo, enviar y recibir un correo electrónico es un aspecto crucial de la conversación moderna. Este es un medio común de comunicación con el personal en negocios, empresas, etc. Este es también un componente importante de los planes de estudios escolares.
Tipos de escritura de correo electrónico
Aquí están las 3 categorías de escritura de correo electrónico.
#1. Correo electrónico semiformal
Este es el tipo de comunicación que incluye un correo electrónico escrito para un compañero de trabajo o de equipo en el contexto de un proyecto. El lenguaje elegido es de fácil comprensión, cordial e informal. Asimismo, es fundamental comportarse con decencia y tacto en todo momento.
#2. Correo electrónico oficial
Digamos que estamos inmersos en el proceso de creación o redacción de un correo electrónico para algún tipo de comunicación comercial. Tendrá la consideración de correo electrónico formal en tono y contenido. Un correo electrónico formal es un correo electrónico que se escribe a los funcionarios de una organización, como una empresa, un departamento gubernamental, una escuela o cualquier otro tipo de funcionario.
#3. Correo electrónico informal
Un correo electrónico informal es el que se escribe a amigos, familiares o parientes. Al comunicarse informalmente por correo electrónico, no hay un conjunto de pautas a seguir. Una persona es libre de comunicarse en cualquier idioma de su elección.
Características del correo electrónico
Un correo electrónico viene con un montón de características beneficiosas. El siguiente es un ejemplo de algunos de ellos:
- Bot de respuesta de mensajes incorporado
- Agregue la dirección a su libreta de direcciones.
- El uso futuro de la dirección es posible en esta ubicación.
- Un sistema para archivar y recuperar mensajes mecánicamente
- Tranquilidad de que se ha entregado un mensaje
- La capacidad de distribución de comunicación masiva.
- Para adjuntar firmas,
- Basado en datos por la hora y fecha actuales
- Los archivos, las imágenes y el audio se pueden entregar como archivos adjuntos.
- Correo electrónico que se puede leer en un dispositivo móvil
Formato de correo
Es crucial aprender los conceptos básicos de la escritura de correo antes de profundizar en las plantillas prefabricadas. Cada correo, independientemente de su asunto, tendrá el mismo formato general y las mismas características. Aprender estos aspectos puede ayudarte a escribir correos electrónicos más profesionales y persuasivos.
¿Cuál es el formato de correo electrónico adecuado?
El formato correcto del correo consta de una línea de asunto, saludo, cuerpo, línea de cierre y firma. Al redactar un correo electrónico, es importante tener en cuenta algunas cosas: una línea de asunto corta, una bienvenida personalizada, un lenguaje simple y una línea de cierre y una firma adecuadas.
Use una plantilla de correo electrónico para ayudarlo a organizar su mensaje de modo que se dirija directamente a las necesidades e intereses del receptor. Si bien la estructura de los correos electrónicos puede variar, el objetivo de cada uno es el mismo: transmitir el mensaje que se pretendía enviar.
Por lo tanto, analicemos qué hace que un formato de correo electrónico sea decente y cómo implementarlo en su propia correspondencia.
#1. Línea de asunto
El receptor del correo electrónico verá la línea de asunto antes que nada. En consecuencia, el primer aspecto crucial de la escritura formal de correo electrónico es la línea de asunto.
Algunas consideraciones son las siguientes:
- Asegúrate de que la línea de asunto sea clara y concisa.
- Es preferible una línea de asunto concisa. La longitud perfecta para una línea de asunto es de seis palabras.
- Además, utilice los primeros caracteres de la línea de asunto para transmitir la información más relevante.
- Para refinar aún más su búsqueda, agregue un prefijo como "Reenviar", "Responder", "Urgente" o "Aviso". Le permite al destinatario saber qué tipo de correo electrónico ha recibido.
Según una investigación, un correo electrónico con una línea de asunto personalizada tiene un 26% más de posibilidades de ser abierto. Ya sea que esté enviando un correo electrónico de ventas, un correo electrónico personal, un boletín informativo o cualquier otra cosa, la línea de asunto debe reflejar el propósito del correo electrónico. Sugeriría sentarse y pensar seriamente en sus opciones antes de decidirse por una.
# 2. Saludo
El saludo es la siguiente parte importante de un formato de correo oficial. Todos y cada uno de los correos electrónicos tienen un destinatario específico en mente. El primer paso para escribir un correo electrónico formal es dirigirse al destinatario de manera adecuada.
Use "A quien corresponda" o "Estimado señor o señora" cuando escriba a alguien cuyo nombre no conozca.
Los funcionarios superiores deben dirigirse como "Al gerente", "Estimado Dr. Ghosh" o "Estimada Sra. Kim", en lugar de usar su primer nombre.
Podría ser suficiente simplemente decir "Hola" antes del nombre de un compañero de trabajo al dirigirse a ellos. Sea siempre cortés y recuerde usar un saludo adecuado. En un correo electrónico comercial, siempre debe usar un nombre completo, no simplemente un nombre o apellido.
#3. Cuerpo del correo electrónico
La parte principal de cualquier correo electrónico comercial es el cuerpo del texto. Se puede lograr un formato estándar para el correo profesional siguiendo algunas pautas simples.
- El primer párrafo de su correo electrónico debe presentarse a usted mismo y el propósito de su mensaje. Si no conoce al destinatario, comience con una introducción y una nota que explique por qué está escribiendo.
- Proporcione tantos detalles como pueda sobre su problema, pregunta o respuesta. Use un lenguaje simple que cualquiera pueda comprender, pero no se desvíe del tema principal al incluir detalles irrelevantes. Sea breve y al grano.
- La oración final del correo electrónico debe reflejar el tono serio y la estructura adecuada de todo el mensaje. mientras hace una pregunta, puede decir algo como, “Espero tener noticias suyas pronto” o “Espero tener una respuesta de usted pronto”, y mientras responde una pregunta, puede decir algo como, “Espero He respondido suficientemente a tu consulta/dudas.”
#4. Firma
Su firma de correo electrónico (a veces llamada pie de página) sirve como despedida. La manera en que lleve a cabo esto influirá en la impresión que haya causado hasta ahora. Esta es su oportunidad de impresionar a su lector y ganar su elogio al hacer que la experiencia sea inolvidable. Sin embargo, si comete un error aquí, todo su mensaje u oferta podría ser cuestionado. Debe asegurarse de que su firma de correo electrónico esté ordenada y bien organizada.
Además, si quieres dar una buena primera y duradera impresión, deberías pensar en hacer una firma de correo electrónico profesional. La firma de correo electrónico estándar de solo texto de los primeros días del correo electrónico está a su disposición. En cualquier caso, asegúrese de enumerar todos sus trabajos relevantes y detalles de contacto. También es una buena idea incluir enlaces en los que se pueda hacer clic a su sitio web principal, sus perfiles de redes sociales más activos y una página de destino.
5 formato de correo con ejemplos
A continuación, repasaremos los cinco tipos de correo más comunes y el formato ideal para cada uno:
#1. Formato de correo profesional
Los correos electrónicos relacionados con el negocio siempre se escriben en un tono formal. El contacto inicial de un profesional independiente con nuevos clientes, por ejemplo, debe realizarse a través de un correo electrónico profesional. En el entorno actual, es importante que estos correos electrónicos se adapten al destinatario individual.
Este es el formato adecuado para un correo comercial:
- Cree una línea de asunto atractiva y adáptela a cada lector individual.
- Determine el saludo apropiado según su familiaridad con el receptor.
- Comienza el correo electrónico explicando quién eres y por qué has decidido contactar a esta persona. Establezca una buena relación antes de hacer un argumento de venta.
- Termina el correo electrónico con una breve llamada a la acción y una firma profesional.
Este es un excelente ejemplo de un correo electrónico comercial que utiliza un tono alegre y acogedor y un saludo inmediato del destinatario por su nombre.
Hola Pablo,
Soy Kyrian y estoy a cargo de las ventas aquí en ABC Company. Me gustaría hablar contigo sobre tu cuenta.
Me complace informarle que varias ventas actuales finalizarán la próxima semana. Avísame si hay un buen momento para que hablemos.
Mis mejores deseos, Kyrian
#2. Formato de correo de agradecimiento
Por lo general, se envía un correo electrónico de agradecimiento después de que se haya producido algún tipo de interacción. El destinatario puede haberte ayudado con un proyecto, haber respondido a una solicitud personal que le enviaste, haber sido entrevistado por ti o incluso haber accedido a reunirse contigo.
No pierda el tiempo del destinatario con un extenso correo electrónico de "gracias"; en su lugar, ve directo al punto. Además, los correos electrónicos de "gracias" no siempre son necesarios y, a veces, pueden obstruir la bandeja de entrada de alguien que podría estar increíblemente ocupado, así que piense detenidamente si enviar uno será bueno para usted o no.
Este es el formato de correo de agradecimiento adecuado.
Nombre Hola]
Muchas gracias por [lo que hicieron]. Fue un placer colaborar con usted, y espero con entusiasmo nuestra próxima oportunidad de hacerlo.
Si hay algo más en lo que pueda ayudarlo, no dude en ponerse en contacto.
Lo mejor de mí,
Nombre: (Título oficial)
#3. Formato de correo de recordatorio
Ya sea que esta sea la primera, segunda o tercera vez que se comunica con esta persona por correo, el formato de su mensaje debe cambiar en consecuencia. Hay piezas de información necesarias para incluir en su primer correo electrónico de contacto.
No tiene que dar mucha información de antecedentes en un correo de seguimiento o recordatorio. En su lugar, recuérdele a la otra parte de manera suave y breve lo que se acordó previamente (suponiendo que se haya olvidado o relegado al final de su lista de tareas pendientes).
Este impulso adicional puede ayudarlo a hacer las cosas más rápido y en el orden que más le interese. Además, la gran mayoría de la gente valora tu constancia y te respeta más por el recordatorio.
Aquí está el ejemplo de formato de correo de recordatorio adecuado
Nombre Hola],
Este correo electrónico solo sirve como un recordatorio amistoso de que tiene una entrevista programada con [nombre], quien se postula para [nombre del puesto].
La hora y el lugar de reunión para la entrevista son [hora] [día] [lugar].
Si hay algo que pueda hacer para ayudarlo a prepararse para entrevistar a esta persona, hágamelo saber.
Mejor,
[Tu nombre]
#4. Formato de correo de disculpa
Es la naturaleza humana errar y ser incorrecto de vez en cuando. Es inevitable que cometamos errores que lastimarán, incomodarán o frustrarán a otras personas. Además, por lo general, el mejor curso de acción es simplemente disculparse y seguir adelante.
Si te disculpas sinceramente, la otra persona no se ofenderá en absoluto. Las disculpas sinceras son siempre la mejor política.
Sin embargo, cuando te disculpes, es importante usar palabras que muestren compasión por la persona por la que también lo sientes, en lugar de palabras que revelen tus verdaderos sentimientos. No los culpe y no ofrezca justificaciones.
Aquí está el ejemplo de formato de correo de disculpa adecuado
A quien le interese:
En nombre de [nombre de la empresa o negocio], me disculpo sinceramente por el servicio que brindamos durante su reciente visita a nuestro restaurante.
Le agradezco que me alerte sobre estos problemas y puede estar seguro de que estamos haciendo todo lo que está a nuestro alcance para abordar estas inquietudes y evitar que ocurran en el futuro.
Tome esta tarjeta de regalo de $100 para usarla cuando le resulte más cómodo en nuestro restaurante en el futuro como nuestras más sinceras disculpas.
Espero verlo nuevamente en [inserte el nombre de la empresa u organización] pronto.
Atentamente,
(Inserte su nombre y cargo aquí)
#5. Solicitud de formato de correo
Los correos de solicitud suelen ser breves y directos, y el remitente se dirige directamente al destinatario con una solicitud. Puede ser cualquier cosa, desde buscar una reunión hasta conectarse en una red comercial o incluso solicitar una presentación profesional. Al responder a una solicitud realizada por correo electrónico, el destinatario tiene la opción de decir "sí" o "no". Sin embargo, especifica siempre exactamente lo que necesitas en un correo electrónico de esta naturaleza.
Formato de correo de baja por enfermedad
Hola [Nombre del supervisor],
Le escribo para solicitar tiempo libre en el trabajo debido a una enfermedad entre [fechas]. Para recuperarme de la cirugía, mi médico me ha aconsejado que me tome dos semanas sin trabajar. El [fecha] planeo regresar a la oficina.
Si tiene más consultas, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Saludos,
Nombre aquí
Cómo mejorar sus habilidades para escribir correos electrónicos
Aquí hay algunas sugerencias para ayudarlo a convertirse en un mejor escritor de correo:
#1. Instalar un corrector ortográfico y gramatical
Hay complementos que puede instalar en su computadora que revisarán sus correos electrónicos en busca de problemas como ortografía, gramática y redacción ineficiente. Estos complementos pueden ser útiles para encontrar errores en su trabajo que puede haber pasado por alto al revisar y hacer correcciones rápidas. Las extensiones pueden ser útiles, pero debe tener cuidado con los consejos que brindan. En lugar de depender únicamente de un programa de revisión ortográfica o un complemento del navegador, asegúrese de leer lo que escribió usted mismo.
#2. Lea su trabajo en busca de errores
Revisar su correo electrónico antes de presionar el botón de enviar puede ayudarlo a detectar cualquier error gramatical o estilístico. Si reescribe alguna parte de su correo electrónico, debe prestar especial atención a las oraciones que acaba de reescribir al revisar su trabajo. No es raro que la gente omita frases o repita palabras al escribir. Es una buena idea tener un segundo par de ojos para ver cualquier correo electrónico que esté a punto de enviar a un socio comercial o contacto de alto perfil.
#3. Corregir errores típicos de gramática y ortografía
Si un complemento sigue sugiriendo lo mismo, o si sabe que comete errores gramaticales tontos con frecuencia, repase las reglas de la buena escritura para mejorar sus habilidades. El mal uso de your, their, y so es un error común. Además, cuando sabe qué buscar, es mucho más fácil detectar errores en su propio trabajo.
#4. Tome su escritura con calma
Incluso cuando tenga prisa por responder un correo, tomarse su tiempo terminará ahorrándole tiempo a largo plazo. No debe apresurarse a responder un correo electrónico, ya que hacerlo puede hacer que se pierda detalles vitales. Es posible que se dedique más tiempo a escribir correos electrónicos para aclarar confusiones o rectificar malentendidos. Si reduce la velocidad, puede asegurarse de que su mensaje se transmita con claridad.
Formato de correo de carta
Incluso si los SMS y los correos electrónicos son más populares que nunca, aún es necesario saber cómo enviar una carta correctamente. Las cartas formales todavía se utilizan hoy en día, en particular para la correspondencia comercial y al solicitar puestos de trabajo. Las cartas de presentación suelen ser el punto de contacto inicial entre un empleador potencial y un solicitante, por lo que es importante causar una buena impresión.
Por lo tanto, el formato de la carta por correo debe incluir la información correcta del remitente y la fecha, saludos y una dirección para el destinatario. Dominar el arte de la etiqueta adecuada en las cartas establece el tono de toda la comunicación y deja una impresión duradera en el destinatario. Además, lee FORMATO DE CARTA OFICIAL: ¿Cuáles son los mejores formatos para cualquier negocio??
Cosas a incluir al abordar un formato de correo de carta formal
Es importante tener en cuenta algunas pautas al escribir una carta comercial o profesional para garantizar que su mensaje se reciba de la mejor manera posible. El formato correcto de escritura de cartas por correo es el siguiente:
#1. Los detalles de contacto están en la parte superior
El destinatario de su carta debe saber quién es usted, cuál es su título, dónde trabaja y dónde vive, así como también a dónde enviar una respuesta. Los detalles del remitente deberían verse así:
- Primera línea: Nombre completo
- Segunda línea: nombre de la empresa
- Tercera línea: dirección de la calle
- La cuarta línea: Ciudad o pueblo, seguido del nombre del estado y código postal. El nombre del estado se puede abreviar a su abreviatura postal oficial de dos letras.
- La dirección debe aparecer debajo del nombre del remitente y debe estar alineada a la izquierda.
- Si está escribiendo a alguien en otro país, ponga el nombre del país en la cuarta línea.
- Incluya una dirección de correo electrónico y un número de teléfono para facilitar la comunicación.
#2. Fecha
Luego, en el margen izquierdo o derecho, escriba la fecha en que se envió la carta. Use letras para deletrear el mes y dígitos para indicar el día y el año. La fecha podría escribirse en una variedad de formatos, como 15 de octubre de 2020.
#3. Nombre y dirección del destinatario
Estos datos se encuentran en el lado izquierdo de la página, debajo de la dirección del remitente. Se incluyen el nombre y la dirección postal del destinatario. Esto demuestra que te has tomado el tiempo de conocer al receptor y te ayudará a formar un vínculo más fuerte con él. Además, incluya la posición o los logros académicos del destinatario.
Para un profesor de inglés, debe dirigir la carta a “Paul Jones, Ph.D.” El nombre comercial debe ir en la segunda línea debajo del nombre. En la tercera línea, incluya la calle y la ciudad del destinatario; en el cuarto, incluya el estado y el código postal. En la cuarta línea, escriba el nombre del país si el destinatario vive fuera de los Estados Unidos.
#4. Saludos
Salta una línea después del nombre del destinatario y escribe el saludo en su lugar. El uso de un saludo formal o informal depende de qué tan bien conozca al destinatario de la carta. Si nunca ha conocido al receptor antes, es mejor comenzar con "Estimado", el saludo más común. Después del saludo viene el nombre del destinatario, seguido de dos puntos o coma.
Utilice "Estimado señor o señora" seguido de dos puntos si no está seguro del sexo del destinatario. Si el destinatario es una mujer y no sabe si está casada o no, use "Sra." como el saludo. Doctor, Profesor y Honorable son tan formales como cualquier otro título. Estos son algunos ejemplos de saludos:
- Estimado Sr. Paul
- Estimada Sra. Williams
- Estimado Dr. Adams
- Estimado profesor Marcos
¿Cómo se escribe el correo?
El correo electrónico es el método de comunicación más confiable y formal a pesar de la proliferación de otros canales. El correo electrónico se usa en todas partes, a diferencia de las redes sociales o las aplicaciones de mensajería. Debido a esto, el correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos más populares de comunicación empresarial. A medida que más y más empresas utilizan un modelo híbrido en el que algunos empleados trabajan desde oficinas remotas centralizadas y otros desde casa, la proporción de comunicaciones comerciales realizadas por correo electrónico se ha disparado. El correo electrónico comercial todavía se considera profesional y sofisticado, en contraste con el chat y los comentarios en el software de colaboración en equipo, que pueden ser directos e incluso un poco informales. Como canal asíncrono, se encuentra entre los más importantes. Además, los destinatarios previstos pueden recibir, leer, comprender y responder el correo electrónico. Aquí está el paso a paso para escribir un correo decente.
- Mantener una identidad profesional en línea.
- Utilice un tema que sea fácilmente comprensible.
- Comienza con un saludo alegre.
- Proporcione algo de contexto
- Dé el punto en pocas palabras.
- Muestra el CTA.
- Insertar comentarios de resumen
- Firmar con una firma válida solamente.
- Compruebe si hay errores tipográficos, errores gramaticales y cordura.
- Cuidado con la configuración de CC/CCO
- Utilice siempre el mismo formato de correo.
Sobre de formato de correo
El correo postal y la entrega de paquetes son medios comunes de comunicación y envío a larga distancia. Aprender a colocar correctamente la dirección de un sobre es una habilidad y un formato necesarios para enviar y recibir correo. Sin embargo, es más probable que las cartas y los paquetes lleguen a su destino y reciban una respuesta si se incluye la dirección correcta y otros detalles.
Además, la dirección del destinatario y la suya propia son los dos datos más importantes que se deben mencionar al poner la dirección de un sobre. Normalmente hay tres líneas disponibles para la dirección de una carta personal: el nombre del destinatario, la dirección de la calle y la ciudad, el estado y el código postal. Es una práctica común incluir el nombre de la empresa, el departamento o el nombre del destinatario, la dirección y la ciudad, el estado y el código postal en líneas separadas cuando se envía una carta a una empresa. Aquí hay un sobre en formato de correo.
(Esquina superior izquierda)
[Tu nombre completo]
[Su número de calle y nombre]
[Su ciudad, estado y código postal]
(Centro medio de un sobre)
[Nombre del Recipiente]
[Nombre de la empresa (si corresponde)]
[Número de calle y nombre del destinatario]
[Ciudad, estado y código postal del destinatario]
Conclusión
Un correo electrónico o un formato de correo es similar al de una carta en que comienza con un reconocimiento del lector, luego presenta las ideas en cuestión y luego cierra con un llamado a la acción. Al seguir las mejores prácticas para el diseño de correo electrónico, puede captar la atención de sus lectores, motivarlos a tomar medidas y brindarles canales claros de comunicación con usted.
Sin embargo, los mejores formatos de correo electrónico no son algo a lo que tengas que apegarte religiosamente.
Preguntas frecuentes sobre el formato de correo
¿Cuál es la forma más formal de comenzar una carta?
El saludo estándar para las cartas formales es “Estimado”, seguido del nombre del destinatario. Se acepta el nombre y apellido o el nombre y apellido. Sin embargo, si no está seguro del nombre del destinatario, "Estimado señor o señora" es el saludo apropiado para usar.
¿Cómo se inicia y finaliza un correo electrónico?
Aquí se explica cómo iniciar y finalizar un correo electrónico.
- Estimado. Si no está familiarizado con esta persona antes, es mejor atenerse a esta forma segura, oficial y educada de dirigirse.
- Hola. El saludo “hola” combina cortesía, formalidad y amabilidad.
- El “hola” informal es aceptable.
- Sinceramente tuyo.
- Saludos y mejores deseos.
- El más cálido saludo.
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