Casi todas las operaciones diarias de las empresas dependen en gran medida de un sistema de gestión de la información. Estos sistemas manejan las numerosas fuentes de datos que emplean las empresas para respaldar la toma de decisiones, lo que puede conducir a su estabilidad a largo plazo. Como resultado, las empresas dedicarán importantes recursos a los sistemas de gestión de la información. Comprender estos sistemas puede ayudarle a comprender cómo podrían utilizarse para mejorar diversas actividades en el lugar de trabajo. En este artículo definimos los sistemas de gestión de la información y los sistemas de información de gestión, además de describir sus características y tipos y resaltar sus beneficios.
¿Qué es un sistema de gestión de la información (IMS)?
Un sistema de gestión de información (IMS) es cualquier arquitectura de software que permite la recopilación, almacenamiento, organización y distribución de información. La gestión de la información se refiere a un conjunto de tareas organizativas relacionadas con la recopilación, almacenamiento y difusión de información a las partes interesadas. En este contexto, la información se refiere a cualquier detalle que permita a una empresa tomar una decisión. Por ejemplo, el número de ventas realizadas por una empresa en una semana determinada. Los datos en cuestión pueden estar en una variedad de formatos, incluidas imágenes, audio y video. Un excelente sistema de gestión permite acceder a la información de forma rápida y precisa. De esta manera, se permite que las partes interesadas importantes tomen decisiones comerciales informadas.
Características de un sistema de gestión de información
En general, un IMS puede ejecutar una variedad de tareas. Las características clave de estos sistemas son las siguientes:
#1. Recopilación de información
Este componente esencial es la adquisición y análisis de datos sobre la actividad empresarial. Las empresas suelen recopilar datos en cuatro categorías, que son:
- Información personal: Los datos personales son cualquier información que permita a una empresa identificar a un consumidor. Nombre, dirección y, en algunos casos, Número de Seguro Social (SIN) son ejemplos de este tipo de datos.
- Datos sobre participación: los datos de participación describen las interacciones entre un cliente y una empresa en numerosos puntos de contacto. Por ejemplo, la cantidad de visitantes al sitio web de una empresa, aperturas de correo electrónico y registros de eventos.
- Datos de comportamiento: en general, los datos de comportamiento son cualquier detalle que contiene una transacción entre un cliente y una empresa. El historial de compras y los datos de uso del producto son dos ejemplos.
- Datos de actitud: métricas como la deseabilidad del producto, la relevancia del producto y la felicidad del cliente son ejemplos de datos de actitud.
Un sistema de gestión de información estándar puede simplemente recopilar, medir y comunicar este tipo de datos a las partes interesadas.
#2. Almacenamiento de datos
El almacenamiento de datos es una característica que permite al IMS almacenar datos y ponerlos a disposición de los usuarios. El sistema almacena estos datos en un dispositivo de almacenamiento, que puede ser un disco duro o un servidor con una base de datos. El sistema también puede almacenar datos en la nube, a la que se puede acceder a través de Internet. Elegir mantener la información en la nube en lugar de métodos de almacenamiento más tradicionales, como papel o discos compactos, le permite garantizar mejor la seguridad de la información, restaurarla rápidamente si es necesario y hacerla accesible internacionalmente.
#3. Procesamiento de información
El procesamiento de información se refiere a cualquier serie de procedimientos que produzcan resultados. Normalmente, esto implica modificar datos para proporcionar información valiosa. La información debe transformarse de un formato o medio a otro. Por ejemplo, si una empresa registra el total de transacciones durante dos días, puede comparar las transacciones del primer día con las del segundo para ver si hubo un aumento en los ingresos netos. En lugar de calcular e interpretar manualmente estos datos, un IMS automatiza el proceso y simplemente muestra los resultados. La adquisición, organización, visualización y difusión de información son todos ejemplos de procesamiento de información.
#4. Distribución de información
La distribución de información se refiere a todos los procesos que utiliza una organización para distribuir información a sus partes interesadas. Las diferentes partes interesadas interactúan con esta información de diversas maneras. Algunos aseguran su calidad, accesibilidad y utilidad, pero otros, como los ejecutivos, lo utilizan para tomar decisiones.
La accesibilidad de la información se define como la capacidad de un IMS para mostrar datos de una manera que permita a las partes interesadas acceder al contenido. En una empresa, el contenido normalmente está disponible en igualdad de condiciones, aunque esto puede cambiar en función de los diferentes tipos de partes interesadas. Por ejemplo, el acceso de un alto ejecutivo a la información puede diferir del de un especialista en marketing, pero todos los especialistas en marketing de un departamento tienen acceso a la misma información.
Las ventajas de un sistema de gestión de la información
Algunas de las ventajas de un sistema de gestión de la información eficaz son las siguientes:
- Ayuda en la toma de decisiones: un IMS proporciona a múltiples partes interesadas información comercial detallada que pueden utilizar para tomar decisiones departamentales.
- Mejora la prestación y la eficiencia del servicio: es más fácil encontrar áreas de mejora en los procesos de negocio cuando los juicios están bien informados. Luego, diferentes equipos pueden centrar sus esfuerzos en estas áreas de mejora, tal vez aumentando su productividad y mejorando los servicios que brindan a los clientes.
- Ayuda a lograr los objetivos comerciales: el procesamiento adecuado de la información puede ayudar a las partes interesadas a comprender mejor los objetivos comerciales e identificar áreas o posibilidades de mejora.
Sistema de información de gestión (MIS)
Un sistema de información de gestión (MIS) es un campo basado en datos que se centra en organizar, analizar y aplicar datos corporativos para influir en las decisiones. Un MIS genera informes frecuentes para todos los niveles de gestión dentro de una organización, por lo que su complejidad varía según el tamaño de la empresa. Este sistema puede coordinar, controlar, analizar y visualizar datos para aumentar la eficiencia en la generación de informes y almacenarlos en una ubicación conveniente. Dentro de un entorno organizacional, los estudios MIS a menudo incluyen personas, procesos y tecnología.
Evolución del MIS
Sistemas de Información Gerencial han progresado a través de varias etapas, que incluyen:
- Mainframes: eran computadoras enormes que permitían a las organizaciones realizar actividades que requerían grandes cantidades de procesamiento de datos. Ocupaban salas enteras, usaban tarjetas perforadas y tenían operadores que entregaban manualmente informes de datos procesados a quienes los solicitaban.
- Minicomputadoras: con el desarrollo de las minicomputadoras, las operaciones con tarjetas perforadas fueron reemplazadas por la entrada de datos a través de una interfaz de computadora. Esto también permitió a las empresas más grandes operar centros informáticos locales.
- Computadoras personales: con el avance de las computadoras personales, las organizaciones pudieron contratar especialistas en MIS. Si bien este era un método efectivo y de bajo costo, requería que la información necesaria para generar informes estuviera presente en cada computadora individual porque no podían comunicarse entre sí.
- Redes de clientes y servidores: los empleados querían transmitir conocimientos de forma rápida y eficiente a medida que aumentaba la complejidad tecnológica. Las redes cliente/servidor abordaron este problema permitiendo que numerosas computadoras se conectaran a una red compartida como servidores y compartieran datos.
- Computación empresarial: las redes de alta velocidad y la convergencia de información de múltiples departamentos en plataformas de software fueron elementos clave de este período. Estas plataformas de software, a menudo conocidas como software empresarial, simplificaron el acceso de las computadoras a todos los servidores de una empresa, mejorando aún más el proceso de generación de información.
- La computación en la nube se refiere a la disponibilidad de muchos servicios a través de Internet. Permite a los usuarios que no están físicamente presentes en las instalaciones de una organización o directamente vinculados a su red privada acceder a sus servidores.
Tipos de sistemas de información de gestión
Los sistemas de información de gestión se clasifican en varias categorías, las más frecuentes de las cuales son:
#1. Sistemas de Soporte a la Decisión
Los sistemas de soporte a la decisión (DSS) respaldan principalmente los procesos de toma de decisiones de una organización mediante el análisis de volúmenes masivos de datos. Las cifras de ventas, los ingresos previstos y otra información relacionada con las operaciones, como las estadísticas laborales, son ejemplos de categorías de datos. Las personas pueden operar manualmente un DSS o automatizarlo completamente. Los altos ejecutivos y la alta dirección suelen ser los usuarios del DSS de una empresa porque la toma de decisiones es su responsabilidad.
# 2. Sistemas de información contable
Los sistemas de información contable (AIS) son sistemas que recopilan, almacenan y procesan datos financieros y contables para los tomadores de decisiones. Un AIS emplea teorías y prácticas de informática, auditoría, contabilidad y marketing. Ayuda a garantizar la exactitud de las transacciones financieras y al mismo tiempo informa a las partes interesadas. El procedimiento AIS normalmente consta de tres pasos:
- El AIS recopila y guarda información sobre las operaciones financieras de una organización.
- Esta información se proporciona a quienes toman las decisiones y se preparan estados financieros e informes de gestión.
- Protege los datos y simplifica su procesamiento y registro.
#3. Sistemas de información de marketing
Un sistema de información de marketing recopila, procesa y difunde información sobre los esfuerzos de marketing de una empresa. Esta información puede provenir de la organización o de competidores externos y se utiliza para informar las decisiones de marketing de las partes interesadas. Los sistemas de información de marketing también pueden realizar un seguimiento del éxito del marketing, ayudando a los directores de marketing y a los líderes de la empresa a determinar la rentabilidad de las operaciones de marketing. Este sistema también se puede utilizar junto con otros sistemas de información gerencial para ayudar a las empresas a comprender mejor sus circunstancias y entorno operativos.
#4. Sistemas de gestión de recursos humanos
La gestión de recursos humanos se refiere a la estrategia de una organización para gestionar a su gente de forma productiva. Un HRMS es un paquete de software que rastrea la gestión de recursos humanos y los procesos relacionados a lo largo del ciclo de vida de un empleado. Los líderes y el personal de recursos humanos son los usuarios clave de estos sistemas, que a menudo se utilizan para cumplir con las normas laborales y fiscales. A través de informes de desempeño periódicos, un HRMS permite a una empresa comprender completamente sus procesos de personal y fuerza laboral.
¿Qué es un Sistema de Información del Cliente (CIS)?
Un sistema de información del cliente almacena y pone a disposición todos los datos relacionados con el cliente. Por lo general, conecta materiales y documentos a un sistema de base de datos estructurado que especifica el cliente individual, como un CRM. Las organizaciones pueden ayudar a los equipos de ventas a vender más rápido y de manera más eficiente al hacer que la información esencial del cliente sea fácilmente accesible a través de un sistema intuitivo.
Para acceder rápidamente a la información esencial del cliente, las plataformas eficaces de gestión de contenidos se vinculan con las herramientas que los vendedores utilizan todos los días. Esta forma de vínculo permite a los clientes recorrer el proceso de entrega del pedido de manera más rápida y eficiente, con menos fricción.
¿Cómo ayudan los sistemas de información en la gestión de las relaciones con los clientes?
La gestión de las relaciones con los clientes debe ser facilitada por los sistemas de información al ofrecer un registro de cliente de 360 grados que contenga no sólo datos en tiempo real de un CRM sino también contenido asociado de otros sistemas de información, como un repositorio de gestión de contenidos o un almacén de archivos.
El uso de una plataforma de gestión de contenidos o de información del cliente que agregue toda esta información puede ahorrarle a los equipos de ventas tiempo y esfuerzo dedicados a buscar la información que necesitan para facilitar las interacciones con los clientes. Una visión unificada e integral del cliente en toda la empresa mejora los procesos de ventas e impulsa conocimientos más profundos que ayudan a descubrir más posibilidades, aumentar la lealtad del cliente y fomentar relaciones más sólidas.
¿Cómo se puede mejorar el seguimiento de los consumidores?
Para permitir una supervisión y visibilidad completas de los clientes, las organizaciones deben evaluar todas las comunicaciones entrantes y salientes de los clientes e implementar sistemas para garantizar que las partes interesadas clave tengan fácil acceso a este contenido.
Las plataformas de información al consumidor que ofrecen a los equipos de ventas una perspectiva completa y confiable del consumidor, incluidas conversaciones previas, historial de compras e incluso quejas anteriores, mantienen las operaciones funcionando sin problemas y con frecuencia contribuyen a experiencias más placenteras para los clientes.
Las organizaciones también pueden utilizar soluciones de captura inteligente mejoradas con IA para automatizar los mensajes entrantes con el fin de proporcionar un seguimiento eficaz de los clientes y garantizar que las solicitudes de los consumidores se atiendan de forma rápida y coherente.
¿Cómo mejoran las operaciones de ventas la gestión de contenidos?
Las operaciones de ventas son fundamentales para proporcionar a los usuarios soluciones vinculadas y eficaces. El contenido del cliente suele estar disperso entre sistemas y organizaciones. Las operaciones de ventas deben tomar la iniciativa de integrar estos datos en los registros de clientes en CRM.
Las organizaciones deben proporcionar una infraestructura integrada que mejore la productividad a través de personas, contenidos y sistemas mejor conectados y, al mismo tiempo, brindar a los equipos de ventas una visión completa del cliente de 360 grados. Los equipos de ventas pueden agregar un valor significativo a sus sistemas CRM a través de una mejor gestión de contenido para impulsar mejor los procesos y mejorar las interacciones con los clientes al automatizar tareas repetitivas y al mismo tiempo fortalecer la gobernanza de la información para evitar riesgos.
¿Cuáles son las ventajas de integrar la gestión de la información del cliente?
Los vendedores utilizan sistemas CRM para capturar, gestionar y medir las interacciones con los clientes, pero otros contenidos, como contratos, cartas de oferta, cotizaciones y facturas, proporcionan un contexto vital para la participación del cliente. Los equipos de ventas pueden perder información sobre las cuentas que brindan una mejor experiencia al cliente y exponen nuevas perspectivas de ingresos debido a los silos de datos y los sistemas desconectados.
Con una plataforma de gestión de contenido que interactúa con los sistemas CRM y agrega información clave del cliente donde y cuando el personal de ventas la necesita, las organizaciones pueden:
- Mejore la satisfacción del cliente ayudando a los equipos de ventas a responder a las demandas de los clientes lo más rápido posible.
- Con acceso en tiempo real al contenido relacionado con la cuenta en todos los puntos de contacto directamente desde las aplicaciones CRM, puede acortar los ciclos de ventas y cerrar acuerdos más rápido.
- Permita que los equipos de ventas dediquen más tiempo a la prospección y menos tiempo a buscar en los sistemas información relevante para la cuenta.
- Descubra nuevas oportunidades de ventas aumentando la visibilidad y los conocimientos sobre oportunidades de ventas cruzadas y adicionales.
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Referencias
