Uno de los métodos más populares de comunicación textual, tanto dentro como fuera de la oficina, es el correo electrónico. Se entrega un mensaje cortés, claro, sucinto y procesable al destinatario de un correo electrónico profesional bien escrito. Puede tomar un poco de esfuerzo volverse experto en escribir correos electrónicos que cumplan con todos estos estándares. En este artículo, descubriremos cómo escribir una dirección de correo electrónico profesional para un trabajo, quién es un escritor profesional y qué es la comunicación por correo electrónico profesional.
Cómo escribir un correo electrónico profesional
Un correo electrónico escrito en una situación profesional, como entre compañeros de trabajo, un gerente y un empleado, un estudiante y su profesor, o un solicitante de empleo y un gerente de contratación, se denomina correo electrónico profesional. Los correos electrónicos profesionales tienen un mensaje distintivo y útil.
Un correo electrónico profesional se puede escribir de varias maneras. Puede ser una carta de agradecimiento, una carta de renuncia a su empresa o una carta de presentación enviada con un currículum para una solicitud de empleo. Cualquiera que sea el motivo de su correo electrónico, debe escribirlo de manera profesional para mejorar sus posibilidades de éxito.
8 consejos para crear un correo electrónico profesional
Cualquiera que sea el tema de su correo electrónico, se puede dividir en las mismas partes fundamentales. Es posible que no siempre necesite usar todos estos componentes, pero siempre debe pensar cuidadosamente en cada uno.
#1. Asegúrese de que la línea de asunto contenga el tema.
La línea de asunto de su correo electrónico es lo primero que ve su destinatario cuando lo abre en su bandeja de entrada. La línea de asunto de un correo electrónico de marketing puede determinar si el destinatario lo abre o lo elimina. Tu línea de asunto debe ser concisa, convincente y pertinente.
En la línea de asunto de su correo electrónico, sea lo más específico posible. El receptor sabrá qué esperar de su correo electrónico de esta manera. El receptor apreciará una línea de asunto concisa que le facilite leer y responder a su correo electrónico; no hay necesidad de ser imaginativo o clickbait aquí.
#2. Dirigirse correctamente al destinatario
El mejor método para dirigirse al destinatario de un correo electrónico comercial es con "Estimado", su nombre o apellido y el honorífico apropiado. Si no está seguro, use su nombre de pila o su nombre y apellido como honorífico.
En lugar de "Hola" o "Hola", puede comenzar el correo electrónico con el nombre del destinatario. Por lo general, esto solo se aplica a las personas con las que ya tiene una relación, como un compañero de trabajo o un gerente.
#3. permanecer concentrado
Un correo electrónico comercial solo debe abordar un asunto. Puede ser una consulta, una demanda, una respuesta o una explicación. El cuerpo del correo electrónico debe concentrarse en este tema, cualquiera que sea. Mantenga su correo electrónico breve, pero no omita detalles importantes. La abreviatura de esto es "solo mientras sea necesario".
#4. Recuerda cerrar sesión.
Agregue un cierre de sesión adecuado y su firma después de redactar la línea de cierre del correo electrónico, que debe incluir una llamada a la acción o una tarea activa. Todos los detalles que el destinatario pueda necesitar para contactarlo adecuadamente, como su título, número de teléfono y extensión, y dirección de correo electrónico, deben incluirse en una firma profesional. Aunque somos conscientes de que alguien podría simplemente presionar responder para responder, proporcionar su dirección de correo electrónico evita cualquier ambigüedad sobre cómo contactarlo.
# 5 Corregir
Revisa tu correo electrónico para ver si hay errores antes de enviarlo. Revíselo rápidamente para asegurarse de que no haya errores tipográficos, ortográficos o gramaticales. Los errores de correo electrónico pueden arruinar todo su mensaje y darle una apariencia poco profesional.
#6. Evite usar un tono casual.
Esto generalmente implica evitar el uso de emoji.
Se debe utilizar un tono profesional al escribir un correo electrónico. Manténgase alejado de cualquier idioma que suene lo suficientemente informal como para estar en un mensaje de texto, incluidos la jerga y los coloquialismos. Del mismo modo, evite usar clichés como "simplemente dando vueltas" mientras realiza un seguimiento.
#7. Cuida tu lenguaje
Tenga en cuenta que cualquier persona puede reenviar su correo electrónico a otra persona. Similar a cómo cualquier persona puede imprimir, capturar o descargar su correo electrónico. Si no desea un registro escrito de una conversación, no lo diga en un correo electrónico, porque los correos electrónicos son registros escritos de conversaciones.
#8. Sea específico en sus instrucciones
Nunca asuma que el destinatario conoce la ubicación de un determinado archivo o las referencias que utilizó para respaldar sus argumentos en un ensayo reciente. Asegúrese de que su destinatario comprenda todo lo que dice y ofrezca enlaces cuando corresponda para que puedan encontrarlo rápidamente.
Cómo escribir un correo electrónico profesional para un trabajo
Más de 7 segundos (aproximadamente la misma cantidad de tiempo que se tarda en atarse los zapatos) escaneando su mensaje.
Ser distintivo es esencial para el éxito. Ser profesional es el mismo enfoque que debe emplear en todos los correos electrónicos de seguimiento para solicitudes de empleo; esto no implica tratar de ser inteligente o escandaloso.
¿Qué se requiere para escribir un correo electrónico profesional para un trabajo?
Primero definamos un correo electrónico de trabajo. Sirve como un vehículo para presentarlos, en lugar de una carta de presentación o un currículum.
El reclutador ni siquiera se molestaría en estudiar su currículum o abrir su carta de solicitud si no le dedica mucho tiempo o si es incorrecta. No dejes que seas tú, ya que si se trata de 250 respuestas, están buscando activamente una justificación para rechazar las solicitudes.
Aunque cada reclutador tiene un procedimiento de solicitud único, siempre debe incluir algunos componentes muy típicos, como:
#1. Carta de presentación
Su carta de presentación es un componente formal del proceso de solicitud en el que se identifica, describe sus calificaciones, explica por qué está solicitando el puesto y analiza el valor que puede aportar a la empresa.
No lo guiaremos a través del proceso de escribir una carta de presentación. Pero comience con los increíbles recursos en línea que están disponibles.
Su carta de presentación se puede adjuntar como un archivo de Word o PDF. Use un archivo que se pueda descargar, imprimir y compartir; no use servicios en la nube como Google Docs.
#2. CV (currículum)
Su CV es una oportunidad para mostrar sus logros, contar la historia de su carrera profesional y brindar una descripción general rápida de sus habilidades. Nuevamente, no entraremos en detalles sobre cómo escribir un CV atractivo, pero sugerimos adoptar una estructura sencilla y comprensible.
Cree un documento que pueda descargarse, imprimirse y compartirse en lugar de intentar usar tipos de archivos sofisticados.
#3. Muestras de trabajo (opcional)
Muestra, no cuentes, como aconsejan los profesionales. Puede resaltar sus habilidades y logros anteriores en el correo electrónico de su solicitud. En su correo electrónico, puede vincular a su sitio web o cuentas de redes sociales, adjuntar una cartera o incluir imágenes o videos.
Aquí hay algunos consejos de nosotros: dé ejemplos y describa el efecto. ¿A quién le importa si el diseño de tu póster es hermoso? Pero si el mismo cartel aumenta las ventas en un 50%, entonces la situación es diferente.
El segundo consejo es utilizar un número limitado de ejemplos: tres es un número excelente. Demasiadas personas parecen desesperadas.
En tercer lugar, solo distribuya contenido original. Deje claro su papel en cualquier equipo u organización con la que haya trabajado. Nunca hagas pasar la creación de otra persona como si fuera tuya.
Dirección de correo electrónico profesional
El aspecto más básico de su identidad en Internet es su dirección de correo electrónico. Le permite enviar y recibir correos electrónicos con cualquier persona, configurar cuentas en diferentes sitios web o aplicaciones móviles, suscribirse a boletines informativos por correo electrónico de fuentes fascinantes, aceptar notificaciones importantes, enviar solicitudes de empleo y más.
Necesita una dirección de correo electrónico comercial, ya sea que esté buscando trabajo, administrando un negocio o expandiendo su red.
Una dirección de correo electrónico profesional sólida da una impresión positiva sin sobresalir como una monstruosidad en un currículum o tarjeta de presentación. Aunque no existe una prohibición legal contra el uso de su dirección de correo electrónico de la escuela secundaria, es casi seguro que funcionará en su contra y lo hará poco atractivo para los reclutadores y gerentes de contratación.
Consejos para crear una dirección de correo electrónico profesional
Aunque no es difícil crear una dirección de correo electrónico profesional, hay algunos factores a tener en cuenta:
- Sea breve: evite usar una dirección de correo electrónico larga para su correspondencia comercial. Use una versión más corta y fácil de recordar si su nombre es largo, como es en mi caso.
- Hágalo pronunciable: es posible que necesite leer su dirección de correo electrónico a alguien en algún momento, ya sea en persona o por teléfono, por lo que debe trabajar para que sea lo más fácil de decir posible. Mi apellido es imposible de entender para cualquiera, así que lo abrevié como "DRK" en una de mis cuentas de correo electrónico.
- Evite el uso de acentos o signos diacríticos en su dirección de correo electrónico, incluso si su nombre completo se escribe con ellos en otros lugares.
Formato de dirección de correo electrónico profesional
Por supuesto, [email protected] es el formato más tradicional y recomendado para una dirección de correo electrónico comercial. Sin embargo, hay algunas formas adicionales de obtener una dirección de correo electrónico comercial, que incluyen:
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Aunque ahora se usa con más frecuencia un punto, también puede usar un guión bajo para separar los nombres. Si la ocasión lo requiere, puede utilizar caracteres numéricos en su dirección de correo electrónico profesional, aunque generalmente es mejor evitarlos. En algunos sitios web, también se recomienda incluir su ciudad, carrera o conjunto de habilidades en su dirección de correo electrónico. Esto no es algo que apoyamos y generalmente se desaconseja. Tu conjunto de habilidades se desarrollará con el tiempo y tu carrera profesional puede llevarte a diferentes lugares, por lo tanto, direcciones de correo electrónico como [email protected] y [email protected] rápidamente dejará de ser atractivo.
Escritor de correo electrónico profesional
Una persona que se especializa en escribir correos electrónicos pulidos y exitosos para diversos objetivos se conoce como redactor de correo electrónico profesional. Son competentes en la modificación de sus mensajes para adaptarse a audiencias y objetivos particulares y tienen grandes habilidades de escritura.
Un escritor de correo electrónico profesional es experto en organizar correos electrónicos de manera profesional y es consciente del valor de una comunicación breve y clara. Entienden cómo comunicar con éxito su punto mediante el uso de la gramática, la puntuación y el tono adecuados.
Los redactores de correos electrónicos profesionales tienen en cuenta el objetivo del correo electrónico, el público objetivo y el resultado previsto al redactarlos. Por una variedad de razones, como solicitudes de empleo, consultas de la empresa, comunicación con el cliente, ventas y marketing, servicio al cliente y más, pueden escribir correos electrónicos.
Su objetivo es producir correos electrónicos que sean convincentes, interesantes y de alto calibre. Además, pueden estar a cargo de editar y revisar los correos electrónicos para asegurarse de que estén libres de errores y reflejen con precisión el contenido previsto.
En general, un escritor de correo electrónico profesional ayuda a las personas y empresas a comunicarse de manera eficiente por correo electrónico, fortaleciendo su imagen profesional y aumentando la probabilidad de que logren sus objetivos.
Comunicación por correo electrónico profesional
El acto de escribir y enviar correos electrónicos de manera respetuosa, sucinta y adecuada para un contexto formal o comercial se conoce como comunicación profesional por correo electrónico. Para comunicar adecuadamente su mensaje y mantener el profesionalismo, implica utilizar una gramática precisa, puntuación y lenguaje profesional.
Los siguientes son algunos atributos esenciales de la comunicación profesional por correo electrónico:
#1. conciso y claro
Envíe correos electrónicos concisos y bien enfocados. Al comunicarse, evite la ambigüedad y los detalles superfluos utilizando un lenguaje sencillo y sin ambigüedades.
#2. Formato adecuado
Mantenga un tono de correo electrónico profesional durante la comunicación utilizando una línea de asunto, apertura, párrafos de cuerpo y cierre claros. Haga que su correo electrónico sea lógico y fácil de leer utilizando párrafos o viñetas según sea necesario.
#3. Voz discreta y educada.
Mantenga el tono de su correo electrónico cortés y respetuoso en todo momento. Para transmitir profesionalismo y respeto, use saludos y saludos formales como “Estimado Sr./Sra.” o "Hola [Nombre del destinatario]", así como un lenguaje cortés.
#4. Vocabulario y lenguaje apropiado.
Use terminología apropiada para el negocio que sea profesional. Absténgase de usar jerga, argot o lenguaje demasiado informal. Sea consciente de las variaciones culturales y ajuste su redacción a las necesidades del destinatario.
#5. Dirección y firma de correo electrónico profesional
Use una dirección de correo electrónico formal que contenga su nombre o una variación cercana del mismo. Termina tu correo electrónico con una firma profesional que contenga tu nombre completo, cargo (si corresponde), información de contacto y cualquier enlace pertinente o información adicional.
#6. Reacciones rápidas y apropiadas.
Responda a todos los correos electrónicos lo antes posible, confirmando la recepción y resolviendo cualquier duda o inquietud tan pronto como surja. Mantenga su comunicación profesional y evite retrasos innecesarios.
Tenga en cuenta que su profesionalismo, atención a los detalles y respeto por otras personas se reflejan en su correspondencia de correo electrónico profesional. Puede generar interacciones de correo electrónico eficientes y expertas en una variedad de escenarios comerciales al adherirse a estas reglas.
¿Cuáles son las cinco reglas de etiqueta de correo electrónico?
- En consecuencia, diríjase a su destinatario. Asegúrese de que el nombre del destinatario y el título asociado estén escritos correctamente dos o tres veces.
- Use comentarios apropiados de apertura y cierre.
- Ingrese el formato adecuado.
- Evite usar TODO EN MAYÚSCULAS.
- Consolide archivos enormes.
¿Qué es una buena oración de apertura para un correo electrónico?
Buen día, [Nombre del destinatario] Espero que estés bien y estés leyendo mi correo electrónico. Espero que su día haya ido bien hasta ahora, [Nombre del destinatario] Buenos [días/tardes/noches]. Para presentarme como [su puesto de trabajo] en [nombre de su empresa], mi nombre es [su nombre]. Te estoy enviando un correo electrónico debido a [asunto del correo electrónico].
¿Cuáles son las cuatro partes básicas de un correo electrónico profesional?
- La línea de asunto, posiblemente la parte más importante del correo electrónico, determina si se leerá o eliminará.
- El saludo
- la sección media
- La conclusión
Resumen
Escribir un correo electrónico ganador puede ser difícil, pero si usa los consejos de este artículo como guía, estará bien encaminado. Aunque no todos los correos electrónicos serán respondidos, hacer un seguimiento de sus prospectos aumentará el retorno de su inversión.
Para destacarse en las bandejas de entrada de sus destinatarios, recuerde verificar dos veces cada componente de los correos electrónicos de su empresa, manténgalos breves y agregue algunos toques personales. Antes de enviar sus correos electrónicos, revíselos y luego espere de tres a cinco días antes de enviar cualquier mensaje de seguimiento.
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Referencias
