¿Es usted un miembro de la junta y se pregunta qué son las actas de las reuniones de la junta? ¿No tienes idea de lo que implica la toma de actas? O tal vez sea un novato en el mundo del gobierno corporativo y quiera ponerse al día sobre cómo funcionan las actas corporativas.
Las actas son el registro oficial de una reunión y son una parte importante del proceso de toma de decisiones. Si usted es un miembro de la junta que quiere saber qué sucede en sus reuniones pero no puede asistir a todas, o si necesita ayuda para preparar sus propias actas de reuniones, ¡este artículo es para usted!
¿Qué son las actas de las reuniones de la junta?
Las actas de las reuniones de la junta son un registro detallado de los procedimientos de la junta directiva de una empresa. Incluyen todas las acciones tomadas por la junta y se utilizan como herramienta de referencia por parte de la gerencia, los inversionistas y los organismos reguladores.
Las actas normalmente se escriben antes, durante y después de cada reunión y son firmadas por todos los miembros presentes en la reunión. Las actas deben reflejar lo que se discutió en la reunión y las decisiones que se tomaron. Las actas también pueden denominarse "actas de procedimientos" o simplemente "minutos."
Las actas de las reuniones de la junta son una parte importante de la gestión de un negocio exitoso. Son un registro escrito de lo que ocurre durante la reunión e incluyen la fecha, la hora y el lugar de la reunión, así como una lista de los asistentes y sus títulos.
Aunque la tomando minutos en una reunión de la junta pueden parecer una tarea innecesaria, pueden ser extremadamente útiles de muchas maneras. Por ejemplo:
- Proporcionan un registro escrito de lo que ocurrió en la reunión. Esto facilita que cualquier persona que no pudo asistir, incluidos los miembros que estaban de vacaciones o tenían otros compromisos, vean exactamente lo que sucedió durante su ausencia.
- Ayudan a garantizar que todos estén en la misma página sobre las decisiones clave tomadas por la junta. Sin este registro, puede ser difícil para todos los involucrados recordar exactamente cómo se decidió o resolvió algo.
- Ayudan a aumentar la transparencia dentro de su organización al documentar cada decisión tomada por la junta para que todas las partes interesadas sepan exactamente dónde están las cosas en un momento dado.
- Se pueden utilizar para realizar un seguimiento de las decisiones tomadas por la junta directiva de su organización a lo largo del tiempo. También se pueden usar como evidencia cuando sea el momento de presentar los logros de su organización en informes o solicitudes de subvenciones.
¿Qué debe incluir en sus actas?
La toma de actas es uno de los trabajos más importantes de cualquier miembro de la junta. Es su responsabilidad registrar cada decisión, acción y discusión que tenga lugar durante una reunión de la junta. La información que recopile se utilizará para informar y educar a otros miembros, así como para proporcionar un registro oficial de lo que sucedió en la reunión.
Las actas generalmente se registran en función de lo que se dijo o hizo durante la reunión. Incluya toda la información que necesita saber sobre cada decisión tomada durante la reunión, incluido quién tomó esas decisiones y por qué se tomaron.
Para crear las mejores actas de reunión posibles, querrá tomar notas detalladas durante la reunión. Esto te permitirá capturar lo que se dijo y se hizo en tiempo real, para que tus notas puedan usarse más tarde como referencia al redactar las actas. Esto es lo que debe incluirse en sus notas:
#1. Una introducción a la reunión
Esto debe incluir el motivo de la reunión y sus objetivos. También es una buena idea resaltar cualquier circunstancia especial, como si se lleva a cabo en un momento o lugar inusual. Dé un breve resumen de quién estaba allí y de qué hablaron.
#2. Lista de asistentes y disculpas por ausencias
Incluya una lista de asistentes, incluidos sus cargos y las organizaciones que representan. También es útil anotar si alguien ha enviado una disculpa por su ausencia con anticipación o si hay otras personas que han solicitado asistir pero no pueden hacerlo en esta ocasión.
#3. Fecha, hora y lugar correctos de la reunión
Revisa tu reloj antes de comenzar a tomar minutos para que puedas anotar exactamente cuándo comienza y termina. Asegúrese de tener todos los detalles correctos antes de comenzar a escribir lo que sucedió durante una reunión. Esto ayudará a evitar confusiones más adelante cuando intente averiguar algo de otra persona que estuvo allí.
#4. Título de los puntos del orden del día
Describa de qué se trata cada elemento de la agenda antes de explicar cualquier discusión sobre ellos; puede hacerlo leyendo una agenda o notas de reuniones anteriores sobre temas similares. Esto ayudará a los lectores a identificar rápidamente de qué se trata cada elemento de su agenda al darles una breve descripción o encabezado antes de profundizar en él.
#5. Una lista precisa de quién habló durante las reuniones
La toma de actas no se trata solo de hacer un seguimiento de lo que sucedió en la reunión; también se trata de registrar quién dijo qué. Si está tomando notas en una reunión y no sabe quién ha hablado, entonces no podrá registrar sus contribuciones correctamente. Esto también puede hacer que sea más fácil encontrarlos nuevamente si necesita ponerse en contacto con ellos más adelante.
#6. Discusiones clave sobre los puntos de la agenda
Si desea asegurarse de que las actas de su reunión sean precisas y útiles, entonces es importante registrar las discusiones clave sobre cada punto de la agenda en las actas. De esta manera, si algún miembro del personal desea leer el acta más tarde, puede averiguar fácilmente qué se discutió y acordó con respecto a cada punto de la agenda.
#7. Acciones acordadas y plazos
Es importante registrar las acciones acordadas y los plazos para que todos puedan ver qué se debe hacer y cuándo se debe hacer. Esta información es vital para administrar las expectativas en torno a las tareas dentro de su departamento o equipo, así como para garantizar que todos sepan de qué son responsables en términos de tareas laborales y proyectos en el futuro.
#8. Fecha y Título de la Próxima Reunión
También es útil que los redactores de actas anoten la fecha y el título de la próxima reunión. Esto facilitará que los asistentes se enteren de futuras reuniones, además de proporcionar un punto de referencia para las actas de reuniones anteriores para que puedan compararse y contrastarse con las nuevas.
Conclusión
La toma de actas es una parte clave del proceso de reunión de la junta. En una reunión, las actas son tomadas por una o más personas que toman notas sobre lo que sucedió durante la reunión. El propósito de tomar actas es registrar las decisiones, acciones y discusiones que tienen lugar en una reunión. Las actas deben ser un registro preciso de lo que se dijo.
Ayuda a mantener la conversación encaminada y asegura que todos tengan una comprensión clara de lo que se discutió. La persona que levante el acta debe ser imparcial y objetiva. No deben tratar de influir en el resultado de ninguna decisión o discusión. Recuerde: un buen tomador de actas es alguien que es minucioso, preciso y organizado, pero también lo suficientemente creativo como para tomar notas de una manera que tenga sentido más adelante cuando se lean las actas nuevamente.
