Un repositorio de documentos es un sistema de almacenamiento de archivos donde los usuarios pueden almacenar y recuperar documentos. Permite un fácil acceso a la información comercial por parte de todos los empleados, independientemente de su ubicación o departamento. Los repositorios de documentos permiten a las organizaciones capturar, administrar y compartir cualquier tipo de datos de una manera fácilmente accesible. Ahora, echemos un vistazo al software de depósito de documentos de estudiantes y documentos de la casa.
¿Qué son los repositorios de documentos?
Un depósito de documentos es un sistema para almacenar y administrar documentos. Es un lugar donde los usuarios autorizados almacenan, administran y acceden a los documentos.
Un ejemplo típico de un repositorio de documentos sería cualquier sistema que almacene archivos en una o más ubicaciones, como su disco local o un servicio de almacenamiento de voz como Dropbox. Las grandes organizaciones pueden usar este tipo de aplicación porque les permite administrar su flujo de trabajo más fácilmente que si tuvieran que depender únicamente del envío de archivos individuales por correo electrónico de persona a persona.
Hay dos tipos principales de repositorios de documentos: centralizados (ubicación única) y distribuidos (ubicaciones múltiples). Los sistemas centralizados tienden a ser más fáciles para las empresas más grandes; sin embargo, los sistemas distribuidos permiten tiempos de acceso más rápidos debido a que tienen múltiples ubicaciones disponibles simultáneamente, y esto tiene el costo de una mayor complejidad al configurar nuevos departamentos dentro de una organización, ya que cada departamento requerirá su interfaz de tablero personalizada (UI).
SharePoint es un repositorio de documentos, lo que significa que se usa para almacenar, administrar y compartir documentos. SharePoint se creó originalmente como un DMS (sistema de gestión de documentos). Sin embargo, se ha convertido en mucho más que eso.
Esta es una de las principales formas en que puede usar SharePoint:
- Un sistema de administración de contenido empresarial (ECM) se refiere a todas las diferentes herramientas y aplicaciones utilizadas por una organización para almacenar, administrar y compartir sus datos en múltiples plataformas, como Microsoft Office 365 o Google Drive. Esto incluye cosas como sistemas de correo electrónico como Gmail o Outlook; soluciones de almacenamiento de archivos como Box; aplicaciones de comunicación como Slack; herramientas de videoconferencia como Skype for Business; plataformas de redes sociales como Facebook Messenger, etc.
Software de depósito de documentos
A los efectos de las empresas y otras organizaciones, el "software de repositorio de documentos" se refiere a un conjunto de herramientas para administrar y compartir documentos.
Las empresas utilizan repositorios de documentos para almacenar documentos en una ubicación central para que varias personas puedan acceder a ellos a la vez. La ventaja de usar un repositorio de documentos es que no tiene que preocuparse por saber quién tiene qué papel o archivo en su escritorio: ¡el sistema lo hará por usted!
Depósito de Documentos Estudiantiles
Student Document Repository es un software que se utiliza para almacenar y administrar los documentos de los estudiantes. Puede utilizar esto para administrar los documentos de los estudiantes, como sus tareas, proyectos y exámenes. El depósito de documentos del estudiante también tiene una opción que le permite poner sus notas en él para que pueda consultarlas cuando sea necesario.
Debe probar este programa en su computadora antes de comprarlo porque puede haber algunos problemas con el proceso de instalación si no se hace correctamente.
¿Por qué necesitamos un depósito de documentos?
Un repositorio de documentos es un sistema que le permite almacenar, organizar y administrar documentos. Puede usarlo para diferentes propósitos, como almacenar y administrar sus flujos de trabajo o incluso crear una cartera en línea. Hay muchos beneficios de usar un software de depósito de documentos como:
- Fácil de Usar
- Opciones flexibles
- Escalable
¿Qué es un repositorio de documentos centralizado?
Un repositorio de documentos centralizado es una base de datos que almacena documentos. Es el equivalente a un archivador central, el lugar donde puedes guardar todos tus archivos importantes.
La idea detrás de este tipo de sistema es que puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar en cualquier dispositivo, y no importa si están almacenados localmente en su computadora o en algún sistema de almacenamiento basado en la nube como Dropbox o Google Drive (que es propiedad de Alphabet).
Depósito de documentos de la casa
House Document Repository (HDR) es una plataforma en línea que permite a los usuarios almacenar, organizar y compartir sus documentos. Cualquiera que necesite mantener un registro de su trabajo puede usar el software.
La mejor parte de House Document Repository es que tiene su propio motor de búsqueda, por lo que no tiene que revisar manualmente todos sus archivos antes de encontrar lo que está buscando. Simplemente escriba la palabra o frase y luego presione Intro: ¡el sistema encontrará todas las instancias en cualquier documento de su computadora!
¿Qué es una biblioteca de documentos?
Una biblioteca de documentos es una colección de documentos que se almacenan en una ubicación central. Para almacenar cualquier tipo de archivo, incluidos documentos de Word, PDF o imágenes, puede utilizar bibliotecas de documentos.
Una biblioteca de documentos es similar a un archivador en línea donde almacena sus archivos para que sean accesibles desde múltiples dispositivos y ubicaciones.
¿Qué es Dms en una computadora?
Si es nuevo en el mundo de la gestión de documentos, es importante comprender qué es un DMS. Un software de sistema de gestión de documentos (DMS) almacena, recupera y distribuye documentos de manera eficiente.
Puede ser utilizado por cualquier tipo de empresa para almacenar documentos como agendas, actas de reuniones, etc., que no se pierdan cuando haya un cambio en la alta dirección o cualquier otra cosa relacionada con las operaciones de su empresa.
Las 7 mejores herramientas de depósito de documentos
Estamos en medio de una transformación digital. Y a medida que las empresas buscan nuevas formas de administrar y proteger sus datos, recurren cada vez más a una amplia gama de herramientas que les ayudan a entender cómo se almacena y comparte su información. Una opción popular es el software de repositorio documentado (DR). Esto es lo que necesita saber sobre las 7 mejores herramientas de recuperación ante desastres del mercado actual:
#1. Al aire libre
Alfresco es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) de código abierto que proporciona una única plataforma unificada para toda la información y los documentos de su organización.
Con Alfresco, puede almacenar y administrar grandes cantidades de datos de manera fácil y segura. También facilita compartir contenido entre equipos dentro de la misma empresa u organizaciones en diferentes industrias.
SharePoint es un sistema de gestión de documentos, una plataforma de colaboración, un sistema de gestión de contenido y un motor de búsqueda empresarial que se puede utilizar para el almacenamiento de documentos. Es una herramienta eficaz para almacenar los datos de su empresa en un solo lugar.
Lo mejor de SharePoint es que no necesita preocuparse por mantener varios sistemas, ya que crea un único repositorio para todos sus archivos importantes. Lo segundo mejor de esto es su capacidad para compartir información con otros usuarios o colegas a través de servicios como portales de extranet o intranet, ¡lo que hace que compartir sea más fácil que nunca!
#3. Nuxeo
Nuxeo es un software de gestión de documentos que le permite crear soluciones personalizadas. Cualquier otra persona que quiera usarlo puede porque es una solución de código abierto.
Nuxeo es una aplicación basada en web y, por lo tanto, no requiere instalación en su computadora o servidor. Solo necesitará acceso a Internet para que la plataforma funcione correctamente.
#4. WebXtender
WebXtender es un software de administración de documentos basado en la nube que le permite crear, administrar y almacenar documentos en un repositorio central. Puede usarlo para almacenar todo tipo de archivos, desde documentos hasta imágenes y videos, y luego acceder a ellos desde cualquier dispositivo o ubicación usando la aplicación móvil WebXtender. Esto lo hace ideal para organizaciones con trabajadores remotos que viajan con frecuencia o desean tener sus datos a mano en todo momento sin tener que preocuparse por los gastos de almacenamiento de copias de seguridad.
La aplicación ofrece funciones avanzadas para la gestión de documentos y la colaboración, incluido el control de versiones (una función que permite a los usuarios ver los cambios realizados por otros), metadatos (datos sobre piezas individuales de contenido), seguridad (para que los usuarios solo puedan publicar elementos privados) y flujo de trabajo. automatización para que las tareas se completen automáticamente cuando se cumplan ciertos criterios (como crear un proceso de aprobación).
#5. LOC
OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es una tecnología que convierte imágenes de texto en texto editable. Con OCR, las imágenes de documentos, fotos y otras cosas se pueden convertir en texto que se puede usar.
El software OCR es muy útil para archivar, buscar y compartir documentos. Utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir las palabras de una imagen o documento en texto editable.
#6. CustomShow – Software de presentación de negocios
CustomShow es una herramienta de presentación empresarial que le permite crear y editar presentaciones, pases de diapositivas y otro contenido.
Está disponible en versiones gratuitas y de pago. La versión gratuita viene con funciones limitadas, pero ofrece suficientes para comenzar con el programa. ha sido visto por muchos clientes como la mejor opción para los principiantes que recién comienzan a crear sus presentaciones en Internet o localmente en sus computadoras/portátiles/tabletas, etc. . Para aquellos que desean más funciones que las disponibles en la versión gratuita, se pueden comprar varios paquetes diferentes a diferentes precios dependiendo de cuánto tiempo (hasta 2 años) desee que dure su plan de suscripción antes de tener acceso a todas sus funciones. de nuevo cuando caduque (aunque aún tendrá acceso hasta entonces).
#7. Clearslide (anteriormente SlideRocket)
herramienta de presentación para crear y compartir presentaciones en línea. Fue adquirida por Clearslide en 2018, que ofrece una solución de software de presentación llamada ClearSlide.
Clearslide es una solución de software de presentación basada en la nube que permite a los usuarios crear encuestas, cuestionarios, encuestas, formularios y paneles directamente desde la ventana de su navegador. Esto facilita las cosas para las empresas que desean sacar más provecho de sus visitantes mediante la creación de contenido atractivo en páginas web o páginas de destino sin tener que instalar complementos o complementos adicionales en el servidor host de su sitio web.
Resumen
El mejor software de repositorio de contenido de documentos internos y de estudiantes lo ayudará a organizar sus procesos y facilitará la colaboración de su equipo. También le brinda la posibilidad de crear nuevos documentos desde la aplicación, lo que puede ser muy útil al crear algo nuevo que necesita una actualización constante. Además, hay muchas funciones diferentes disponibles con cada pieza de software que revisamos hoy, como capacidades de colaboración o sistemas de control de versiones, para que todos en su equipo sepan exactamente lo que está sucediendo en todo momento.
Preguntas frecuentes sobre el mejor software de depósito de documentos
¿Por qué necesitamos un repositorio de documentos?
El uso de un repositorio de documentos ayuda a proteger su información y archivos mediante el cifrado de sus datos.
¿Qué es la gestión de registros electrónicos ERM?
Utiliza técnicas automatizadas para administrar registros independientemente del formato.
¿Qué DMS es mejor?
A continuación se muestran los 5 mejores software de gestión de documentos:
- Archivos M
- Plantilla
- gabinete de archivos electrónicos
- firmar ahora.
- Hightail
Referencias
- SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTRATOS: 2022 Top Best Software
- Los 20 mejores software para la gestión de cambios en 2022: Reseñas detalladas
- Gestión de configuración de software: guía detallada de SCM
- Software de gestión de flujo de trabajo: opciones principales en 2022
- El mejor software de gestión de datos para su pequeña empresa en 2022
