Las organizaciones manejan un volumen significativo de datos y documentos.
Sería una pesadilla si tuvieran que hacerlo a mano, pero en la era digital actual, tenemos software de flujo de trabajo para la automatización del proceso comercial, documentar las vacaciones y hacer una variedad de otras cosas.
Podemos automatizar los procedimientos comerciales y ahorrar mucho tiempo con la ayuda de estas herramientas. Este artículo proporciona un análisis exhaustivo de las 20 mejores soluciones de software de gestión de flujo de trabajo de proyectos.
Antes de comenzar a evaluar las opciones de características y precios, primero debemos entender por qué necesitamos un software de gestión de flujo de trabajo.
¿Qué es el software de gestión de flujo de trabajo?
El software de gestión de flujo de trabajo es una plataforma sofisticada que proporciona herramientas adaptables para ayudarlo a mejorar su productividad. Le permite desarrollar y optimizar el flujo de trabajo de manera óptima, descubrir trabajos redundantes, automatizar procesos de trabajo, descubrir áreas potenciales de mejora y lograr nuevos niveles de eficiencia.
¿Cuál es el mejor software de gestión de flujo de trabajo?
El mejor software de gestión de flujo de trabajo (WMS) es el que incluye una sólida colección de funciones para configurar, realizar y monitorear procesos. Es más que una lista de cosas por hacer; es una solución que admite y automatiza todo el ecosistema de gestión empresarial/de equipos, lo que da como resultado procesos más eficientes y optimizados.
Ahora, hemos elegido algunas de las mejores soluciones para ayudarlo a tomar una decisión más rápida mientras se enfoca en lo que más importa, es decir, sus requisitos. Aquí hay una lista de las mejores herramientas y software de gestión de flujo de trabajo de proyectos a tener en cuenta al seleccionar una solución de flujo de trabajo.
#1. hacer clic
ClickUp es una solución que puede ayudarlo a optimizar los flujos de trabajo y los planes de proyectos al tiempo que administra los recursos del equipo. Los equipos de todo el mundo utilizan la aplicación sencilla y estéticamente atractiva para mantener su trabajo al día. ClickUp podría ser el software de gestión de flujo de trabajo de proyectos para usted por varias razones, que incluyen:
- Las plantillas de automatización permiten a los usuarios crear plantillas especializadas para automatizar partes de su flujo de trabajo.
- Las vistas del proyecto incluyen diagramas de Gantt, calendarios y cronogramas.
- Informes con la capacidad de construir paneles personalizados.
#2. flujo de besos
Kissflow es un excelente software de gestión de proyectos y flujos de trabajo que está diseñado para aumentar la productividad, ayudar a los equipos a visualizar los flujos de trabajo, establecer responsabilidades entre los miembros del equipo y mantener a todos en sintonía dentro de una organización. Estas son algunas de las características que hacen de Kissflow una excelente opción para la gestión del flujo de trabajo:
- Formularios que pueden personalizarse por completo para ayudar a automatizar y agilizar el flujo de trabajo.
- El control de acceso define las funciones y responsabilidades de la organización.
- Informes y análisis que son procesables y brindan información crítica sobre el flujo de trabajo general.
- Una herramienta que facilita la integración.
#3. Cambio
Shift es un programa de escritorio que consolida sus cuentas de correo electrónico, aplicaciones y extensiones en un solo navegador, mejorando su flujo de trabajo. Integre con sus aplicaciones favoritas, cree espacios de trabajo únicos y supere la sobrecarga de la bandeja de entrada. Shift es la herramienta de productividad definitiva; descarga Shift ahora y redescubre tu enfoque. Realmente es un cambio de juego. Shift le permite:
- Conecte todas sus cuentas de correo electrónico y su aplicación web favorita para personalizar su espacio de trabajo.
- Busque en todas sus cuentas de correo, calendario y Drive.
- Combine sus herramientas favoritas para crear el flujo de trabajo ideal.
#dieciséis. Scoro
Scoro es un software de gestión de flujo de trabajo todo en uno diseñado para permitir que los equipos realicen todo su trabajo desde una ubicación. Esta aplicación es ideal para la gestión del flujo de trabajo, ya que proporciona un panel centralizado desde el que puede controlar el progreso en tiempo real y colaborar en tareas vinculadas. Algunas características más de Scoro que lo convierten en un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Tableros que son dinámicos y rastrean resultados en tiempo real
- Automatización del flujo de información comercial
- Más de 1,000 integraciones de herramientas
#5. lunes.com
Monday.com es un excelente software de gestión de flujo de trabajo debido a su diseño intuitivo y fácil de usar. Los equipos pueden ver completamente su proceso y el flujo general a nivel micro y macro con Monday.com. También puede examinar sus tareas, proyectos y flujo de trabajo general en múltiples niveles y perspectivas, como una lista, un mapa y un tablero Kanban. Monday.com tiene algunas características más que lo convierten en un buen software de gestión de flujo de trabajo:
- Tableros que brindan vistas de alto nivel de los proyectos
- Integraciones con numerosas plataformas, incluidas Slack y Google Drive
- Capacidades para la automatización
#6. Profesionales
ProProfs Project es un software de gestión de flujo de trabajo inteligente que proporciona información del ciclo de vida del proyecto en tiempo real. En su interfaz fácil de usar, puede administrar fácilmente proyectos, subtareas y plazos. Disfrute de un intercambio de archivos fluido y participe en debates desde cualquier lugar y en cualquier momento. La herramienta genera facturas y te permite personalizarlas. También puede desarrollar flujos de trabajo personalizados según los requisitos de su proyecto. Con ProProfs, la cooperación en equipo es pan comido. ProProfs también tiene las siguientes características que lo convierten en un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Automatice la ejecución del flujo de trabajo
- Controlar equipos multifuncionales
- Actualizaciones de desarrollo de proyectos sobre la marcha
- Diagramas de Gantt, tableros Kanban y otras herramientas
#7. fluido
Fluix es un software web sin código para empresas como la construcción, la energía, la aviación y la remodelación. Las soluciones clave de la plataforma son la recopilación automatizada de datos y la gestión del flujo de trabajo. Los formularios móviles se pueden usar para recopilar datos, que posteriormente se pueden enrutar a través de flujos de trabajo para optimizar las operaciones entre equipos distantes. Un método automatizado como este ayuda en la gestión de inspecciones de campo, control de seguridad, mantenimiento de equipos y otras operaciones comerciales que incluyen muchas tareas y ejecutantes. Flux proporciona:
- Compatibilidad con plataformas web, iOS y Android.
- Los PDF rellenables y los formularios web facilitan la colaboración entre muchos equipos.
- El generador de flujos de trabajo de arrastrar y soltar le permite desarrollar flujos de trabajo basados en pasos.
- El acceso granular basado en funciones determina quién tiene acceso a las tareas y los archivos.
- Las integraciones con herramientas de inteligencia comercial permiten la exportación y el análisis de datos.
#8. Proyectos
Projectsly de 500apps es un nuevo software de gestión de flujo de trabajo de proyectos que incluye una amplia gestión de tareas y potentes herramientas de automatización. La aplicación es extremadamente beneficiosa para los equipos remotos, ya que facilita la colaboración en el trabajo y permite a los gerentes de proyectos asignar y realizar un seguimiento de las tareas del equipo sin perder hitos importantes. Projectsly agiliza la planificación de proyectos y le permite manejar todas las partes de un proyecto de principio a fin. El software de gestión de flujo de trabajo de proyectos de Projectsly tiene las siguientes características:
- Los tableros Kanban se utilizan para crear y realizar un seguimiento de las tareas.
- Para realizar un seguimiento gráfico del progreso de la tarea, utilice un diagrama de Gantt.
- Automatización para la creación de flujos de trabajo
- Gestión de proyectos de Gmail a través de la extensión de Chrome
#9. Hoja de cálculo
Desde que se asoció con 10,000 pies, Smartsheet se ha convertido en una excelente herramienta para administrar no solo el flujo de trabajo sino también los recursos de un equipo. Smartsheet está construido principalmente de manera similar a Excel, lo que permite a los equipos visualizar fácilmente los pasos y elementos de acción futuros. Smartsheet es un excelente software de gestión de flujos de trabajo debido a los siguientes factores:
- Automatización del flujo de trabajo entre proyectos y tareas.
- El diagrama de Gantt y la vista de tabla para la visualización de tareas se incluyen en configuraciones de proyectos flexibles.
- Integraciones con herramientas como Microsoft Office y Google Apps.
- Mayor capacidad de recursos.
#10. pipefy
Pipefy es un software de gestión de flujo de trabajo que ayuda a los equipos a solicitar datos, realizar actividades y reportar el éxito a lo largo de proyectos y campañas. Se ha convertido en la solución de referencia para la gestión de flujos de trabajo para equipos de todo el mundo debido a su proceso de desarrollo de flujos de trabajo de bajo código. Algunas características más que hacen de Pipefy un excelente software de gestión de flujos de trabajo:
- Plantillas que se pueden usar para ayudar a estructurar flujos de trabajo y procesos generales.
- Flujos de trabajo personalizados de código bajo que mejoran la productividad.
- Cuando sea necesario, visibilidad de los flujos de trabajo de toda la empresa.
# 11. Airtable
Debido a su marco único similar a Excel, Airtable es una excelente opción para una aplicación de gestión de flujo de trabajo. Esta herramienta es utilizada por equipos de todo el mundo, y su capacidad para funcionar como una potente hoja de cálculo la ha convertido en una de las favoritas de los aficionados para la gestión del flujo de trabajo. Algunas características más de Airtable que lo convierten en un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Capacidad para establecer una base de datos que se puede personalizar para varios proyectos y responsabilidades
- Plantillas específicas del proyecto que son adaptables
- Las vistas de cuadrícula, calendario, galería y Kanban le permiten ver las tareas de la forma que más le convenga.
- Aplicaciones prefabricadas para mejorar su experiencia
#12. Reserva
Backlog es un excelente software de flujo de trabajo para combinar la gestión de proyectos y la gestión de código en una ubicación conveniente. Usted y su equipo pueden administrar rápidamente el progreso del proyecto usando Gantt y Kanban, usar el rastreador de errores para clasificar cualquier defecto del producto y usar un backlog para la colaboración en equipo con Backlog. Backlog tiene algunas otras características que lo convierten en un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Capacidades para compartir archivos en equipo
- Capacidad para construir un wiki para todo el equipo
- Notificaciones para notificar a los compañeros de equipo sobre cosas nuevas o actualizadas
- Aplicación móvil para trabajar sobre la marcha
#13. ásana
Asana es un potente software de gestión de flujos de trabajo creado por uno de los cofundadores de Facebook. Con una interfaz de usuario simple y capacidades simples, Asana ayuda a los equipos a organizar flujos de trabajo tanto a nivel micro como macro. Este software de gestión de flujo de trabajo también cuenta con excelentes capacidades de gestión y automatización de procesos. Estas son algunas características adicionales que hacen de Asana una excelente herramienta de gestión del flujo de trabajo:
- Toda la información del proyecto se encuentra en la página de descripción general del proyecto.
- Enrutamiento de aprobaciones
- Plantillas y formularios
#14. siguiente asunto
Next Matter es una plataforma de operaciones todo en uno que permite a los equipos recopilar, visualizar, automatizar y ejecutar sus procesos de principio a fin. Los gerentes finalmente obtienen la visibilidad operativa y el rendimiento que necesitan, y los equipos están libres de la monotonía de la coordinación para siempre. Las siguientes son algunas de las características que hacen de Next Matter una excelente opción para la gestión del flujo de trabajo de operaciones:
- Todo está automatizado mediante reglas, incluidas asignaciones de tareas, decisiones, condicionales, programación de procesos, notificaciones y más.
- Estado del tablero y resumen de escalamiento: ¡no se necesitan más seguimientos ni reuniones de estado!
- Los usuarios externos, como proveedores, socios y clientes, ahora pueden colaborar más fácilmente.
- Un generador de procesos de arrastrar y soltar sin código/código bajo que es extremadamente fácil de usar.
#15. CRM NetHunt
NetHunt es una solución de CRM integrada en Gmail que ayuda a los vendedores a desarrollar flujos de trabajo automatizados para el recorrido del comprador. Con NetHunt, los equipos de ventas pueden generar clientes potenciales de una variedad de fuentes de manera instantánea e iniciar una secuencia automática de actividades que van desde una campaña de secuencia de correo electrónico hasta la alteración de la etapa de canalización y tareas automatizadas desarrolladas para el equipo de ventas en función de las circunstancias. Estas son algunas de las características que distinguen a NetHunt como un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Flujos de trabajo de ventas automatizados basados en reglas y análisis de rendimiento;
- Después de enviar un formulario web, puede crear clientes potenciales e iniciar flujos de trabajo de ventas automáticos.
- Integración con herramientas de terceros como LinkedIn, Intercom, Facebook y otros.
- Notificaciones de productos pendientes o modificados al equipo de ventas
#16. Escriba
Scribe es una herramienta de documentación de flujo de trabajo que puede capturar cualquier flujo de trabajo en segundos. Es una extensión del navegador y una aplicación de escritorio que convierte los procedimientos en guías prácticas, repletas de instrucciones escritas y capturas de pantalla. La aplicación es fácil de usar y puede adaptarse tanto a equipos remotos como internos. Algunos elementos significativos que ayudan a optimizar las operaciones, mejorar los equipos y fomentar la coherencia son los siguientes:
- Generación automática con opciones editables y disponibilidad rápida
- Capacidad para compartir mediante un enlace, dentro de un espacio de trabajo de Scribe o una simple incrustación
- Los planes empresariales brindan acceso de escritorio.
- Las sugerencias automáticas de Scribe están integradas.
#17. Miró
Miro es una plataforma de pizarra colaborativa en línea que permite a los usuarios presentar ideas, administrar reuniones, realizar talleres ágiles y comunicarse en tiempo real. La biblioteca de plantillas de Miro contiene cientos de plantillas, incluida una plantilla de flujo de trabajo para realizar un seguimiento inmediato del estado del proyecto y el progreso del equipo. Es un excelente recurso para los equipos de diseño remotos e híbridos. Miro admite numerosas conexiones de software, incluidas Jira, Trello, Zoom, Slack y otras. Estas son algunas de las características distintivas de Miro:
- El lienzo es infinito.
- Plantillas prefabricadas
- Colaboración a través del mouse-over
- Vídeo, chat y comentarios integrados
- Deben visualizarse las tareas y dependencias.
- 20 o más integraciones
#18. Centro de pruebas
ProofHub es un excelente software de gestión de flujos de trabajo diseñado para ayudar a los equipos a colaborar y cumplir los plazos a tiempo. Puede despedirse de interminables hilos de correo electrónico y chatear en grupo sobre un solo tema con herramientas como Discusiones. Para realizar un seguimiento del flujo de trabajo y los proyectos, también puede usar varias vistas, como Kanban, tabla, Gantt y calendario. Aquí hay algunas características más que hacen de ProofHub una excelente herramienta de gestión de flujo de trabajo:
- Las pruebas permiten una inspección y aprobación sencillas de los documentos.
- Use Registros de actividad para realizar un seguimiento de todas las actividades.
- "Me View" le permite realizar un seguimiento de todas las tareas que lo involucran.
#19. Avenida del proceso
Process Avenue convierte los procesos recurrentes de su equipo en flujos de trabajo interactivos sin código que se almacenan de forma centralizada. La moderna plataforma de gestión de procesos para equipos le permite crear documentación independiente que vive y opera junto con sus flujos de trabajo personalizados. También interactúa perfectamente con Slack, SalesForce, DocuSign y todas sus herramientas de trabajo favoritas, lo que le permite administrar sus tareas sin esfuerzo. Algunas de las fantásticas características son las siguientes:
- Los usuarios invitados y los permisos permiten una fácil colaboración interna y externa.
- La lógica condicional permite procedimientos adaptativos que cubren una amplia gama de escenarios.
- Automatiza tus tareas recurrentes para que puedas concentrarte en lo esencial.
#20. Automatizar.io
Automate.io es similar a otro software de automatización de gestión de flujo de trabajo en el mercado, con la excepción de la capacidad de construir integraciones uno a uno y flujos de trabajo de varios pasos entre varias aplicaciones. El software es ideal para equipos que desean adaptar su flujo de trabajo para cumplir mejor sus objetivos mientras interactúan y se comunican de manera eficiente.
Se puede acceder a las integraciones en Automate.io con una variedad de herramientas que los profesionales usan a diario, incluido CRM, software de generación de prospectos y muchas más aplicaciones de productividad empresarial. El software de gestión de flujo de trabajo también tiene una edición gratuita que permite a los usuarios crear cinco automatizaciones que sincronizan hasta 250 acciones cada mes. Los planes pagos con más automatización y acciones se ofrecen por $25, $49 y $99 por mes.
Así es como determinamos lo mejor.
En primer lugar, el objetivo de cualquier tecnología es hacer su vida más fácil y ahorrarle tiempo. Cuando busque una herramienta de flujo de trabajo (o cualquier otra herramienta), asegúrese de que elimine todo el esfuerzo manual y le ahorre tiempo y energía. Aparte de eso, a continuación se encuentra la lista de verificación que usamos para compilar la lista de las mejores herramientas y aplicaciones de administración de flujo de trabajo para usted y su equipo. Examínelo.
- Fáciles de usar
- Simple de configurar
- Accesible
- Excelente análisis de datos
- Colaboración
- Informes
- Excelente asistencia
- Integración profunda
¿Cuáles son los beneficios de usar el software de gestión de flujo de trabajo?
#1. Gestión de Aprobaciones Sucesivas:
Casi todos los procesos en el entorno empresarial colaborativo actual implican la gestión de aprobación. Esto indica que los retrasos en el proceso de aprobación dan como resultado retrasos en el proceso y disminución de la eficiencia. El software de gestión del flujo de trabajo automatiza el proceso de aprobación en varios niveles al permitir que los usuarios envíen solicitudes de aprobación, designen aprobadores y establezcan plazos. Cuando se crean solicitudes de aprobación, estos sistemas envían automáticamente notificaciones por correo electrónico a las personas responsables.
#2. Colaboración de procesos viables:
La mayoría de los procedimientos en el lugar de trabajo incluyen el trabajo en equipo, la colaboración interdepartamental y la colaboración interorganizacional. La gestión manual de estos procedimientos de colaboración multimétodo requiere mucho tiempo y es agotadora. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo utilizan formularios personalizados, flujos de procesos, portales para solicitudes de cambio de procesos y gestión de aprobaciones para permitir a los usuarios crear, personalizar y supervisar sus procesos de colaboración.
#3. Desempeño visible del equipo:
El software de gestión del flujo de trabajo actúa como depósito central de datos relacionados con el proceso, como tareas actuales, aprobaciones pendientes y completadas y tareas finalizadas. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo utilizan estos datos para generar informes sobre el rendimiento de los procesos de una empresa. Los gerentes también pueden establecer KPI para los miembros de su equipo y evaluarlos en función de criterios específicos, como la puntualidad y la eficiencia.
¿Qué características tiene el software de gestión de flujo de trabajo?
1. Automatización de procesos comerciales:
Usando una interfaz de arrastrar y soltar, cree flujos de trabajo de procesos. Los usuarios pueden incluir formularios para recopilar datos en cada etapa del proceso.
2. Gestión de tareas
Cree listas de tareas estándar y listas de verificación para diferentes fases del proceso y realice un seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real.
3. Configuración del flujo de trabajo
Diseñe los flujos de proceso y las fases de secuencia (por ejemplo, aprobación, revisión, etc.) dentro de un proceso.
4. Controles de acceso y permisos
Administre el acceso a datos para personas o grupos en función de su estructura organizativa o departamento.
5. Control del proceso de aprobación
Gestionar las aprobaciones en varios niveles; cuando se generan solicitudes de permiso, se notifica a las partes interesadas responsables.
6. Gestión del calendario
Usando un calendario, realice un seguimiento de las fechas de vencimiento de eventos y tareas. Los usuarios pueden sincronizar estos datos con aplicaciones de calendario como Outlook y Google Calendar.
Conclusión
Podríamos concluir que el mejor software es aquel que ofrece más funcionalidad a un precio razonable. Al seleccionar el mejor software de flujo de trabajo, tenga en cuenta que el software debe permitir la automatización de la gestión y el seguimiento de los procesos comerciales.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de flujo de trabajo
¿Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo?
El flujo de trabajo es crucial porque le brinda información periódica sobre lo que está sucediendo dentro de sus procesos, las personas involucradas y una idea de qué tan bien su empresa cumple con sus plazos.
¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
Esta es la disciplina de desarrollar, documentar, monitorear y refinar la secuencia de acciones requeridas para realizar una determinada actividad o flujo de trabajo. El objetivo de la gestión del flujo de trabajo es optimizar las fases del flujo de trabajo para que la tarea se realice de manera correcta, consistente y eficiente.
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Referencias
