Los recepcionistas son esenciales para el funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño o industria. Los recepcionistas, que están a cargo de la recepción, son efectivamente la cara de la empresa y aumentan significativamente la eficiencia en el lugar de trabajo. Puede decidir si trabajar como recepcionista es o no la carrera perfecta para usted al comprender la definición, el alcance y las habilidades necesarias para prosperar en este campo. En esta publicación, veremos la definición de recepcionista, las habilidades y la descripción del trabajo, y la importancia de tener uno en su empresa.
¿Qué es un recepcionista?
Para decidir si convertirse en recepcionista es la elección de trabajo correcta para usted, primero debe comprender lo que realmente hace un recepcionista. Los recepcionistas supervisan la recepción de una empresa u organización y realizan tareas administrativas. A veces también se les conoce como asistentes administrativos o empleados de recepción. Dado que con frecuencia son el primer punto de contacto para los visitantes y clientes del negocio y son un representante de la organización, son los encargados de dar una buena primera impresión.
Los recepcionistas con frecuencia se benefician de las siguientes cosas:
- Días de vacaciones
- Seguro de salud
- Descuentos para empleados
- Seguro dental
¿Qué requisitos debe tener un recepcionista?
Si estás interesado en aprender a trabajar como recepcionista, hay algunos requisitos que debes tener en cuenta. Difieren según el nivel del puesto al que se postule. La siguiente es una lista de algunas especificaciones y credenciales típicas:
#1. Educación
La cantidad requerida de educación se basa en las responsabilidades del trabajo. Por lo general, se requiere un diploma de escuela secundaria para el empleo de recepcionista de nivel inicial, mientras que para otros puestos se prefieren títulos de licenciatura en administración de empresas o un campo estrechamente relacionado.
# 2. Capacitación
Varias empresas brindan a los recepcionistas capacitación en el trabajo que incluye instrucciones sobre las políticas y procedimientos particulares de la empresa. Aunque puede que no sea un requisito para el trabajo, los empleadores con frecuencia quieren que sus posibles recepcionistas tengan experiencia laboral previa.
#3. Certificaciones
Al solicitar un puesto como recepcionista, una corporación normalmente no puede requerir que los solicitantes tengan certificaciones adicionales. Sin embargo, obtener certificados profesionales, como un Certificado en operaciones de recepción, verifica las credenciales de un candidato, demuestra su compromiso con su campo, pone a prueba sus talentos y amplía su conocimiento práctico. También ofrece fantásticas oportunidades para establecer contactos.
Salarios promedio de recepcionista
Una recepcionista gana $28,741 por año en promedio. Dependiendo de su experiencia y experiencia, difiere. El tipo, el tamaño y la ubicación de la organización tienen un impacto en el salario. Pero, también es factible trabajar a tiempo parcial o como un trabajo contratado. Sin embargo, los recepcionistas suelen trabajar a tiempo completo.
¿Qué es una descripción de trabajo de recepcionista?
Una recepcionista de recepción, a menudo conocida como recepcionista, está a cargo de llevar a cabo tareas administrativas en un entorno de oficina para respaldar las operaciones diarias. Sus responsabilidades también incluyen saludar a los invitados cuando llegan a las reuniones con la gerencia o el personal de ventas, clasificar y entregar el correo a los empleados y responder y transferir llamadas telefónicas a los empleados.
deberes y responsabilidades del recepcionista
La mayor parte del tiempo de un recepcionista se dedica a atender llamadas. Sin embargo, una recepcionista también puede estar a cargo de:
- Organizar citas para todos los miembros del personal o para ciertas personas, como ejecutivos
- Procesar facturas y ayudar a clientes o consumidores con cualquier consulta sobre sus cargos.
- Organizar facturación, clientes y registros de clientes en archivos, etc.
- Guiar a los huéspedes a la oficina adecuada.
- Brindar respuestas rápidas y corteses a todas y cada una de las consultas de los clientes.
¿Qué hace un recepcionista en la descripción del trabajo?
Los recepcionistas a menudo trabajan para empresas en una variedad de industrias, ayudando tanto a los clientes como al personal. Colaboran estrechamente con los empleados de la oficina para preparar el correo saliente, crear copias de los documentos y enviarlos por fax, así como para informarles sobre las llamadas entrantes. Deben administrar las operaciones de su oficina al mismo tiempo que atienden las llamadas de los clientes, responden a las consultas y guían a los invitados a la oficina adecuada. Además, la descripción del trabajo de recepcionista también podría estar a cargo de inventariar el stock de suministros de oficina y realizar los pedidos apropiados.
Habilidades y calificaciones para recepcionistas
Las siguientes son habilidades necesarias para que un recepcionista tenga éxito en su puesto:
- Habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita, para interactuar claramente con clientes, proveedores y compañeros de trabajo.
- Tener buenas habilidades organizativas para mantener registros correctos y localizar información crítica con prontitud.
- Tener la capacidad de priorizar y terminar una amplia gama de tareas a lo largo del día.
- La capacidad de responder adecuadamente e interactuar de manera efectiva con los consumidores enojados requiere paciencia y habilidades para escuchar.
- Habilidades interpersonales que hacen que la experiencia de cada cliente sea agradable, como ser cortés y sensible.
Requisitos previos para la educación y capacitación de recepcionista
La mayoría de los recepcionistas deben poseer un diploma de escuela secundaria o un GED, y algunos puestos que se beneficiarían de una educación universitaria pueden permitir la sustitución de la experiencia laboral. Los candidatos pueden obtener certificados de recepcionista de algunas instituciones y organizaciones comunitarias para demostrar su competencia. Para representar de manera efectiva su negocio y poder dirigir siempre a los clientes a donde deben ir, un recepcionista competente debe tener el carisma y el intelecto para hacerlo.
Requisitos de experiencia de recepcionista
Los recepcionistas se contratan con frecuencia como empleados de nivel de entrada, lo que indica que no deben tener más de tres años de experiencia. El nivel de experiencia y calificaciones requeridas de los recepcionistas que trabajan con ejecutivos o en empresas grandes o sofisticadas puede ser mayor.
Habilidades de recepcionista
Las habilidades de organización y multitarea del recepcionista ayudan a los trabajadores del personal a mantenerse en el objetivo y mantener la eficiencia de la empresa. Es más probable que un gerente de contratación lo reconozca como un fuerte candidato para el trabajo cuando enumera las habilidades de recepcionista más demandadas en su currículum. Las siguientes cinco habilidades se requieren con frecuencia para trabajar como recepcionista:
# 1. Comunicación
Los recepcionistas se comunican con frecuencia con los clientes por teléfono, correo electrónico o en persona. Esta persona se comunica diariamente con clientes, empleados y numerosos departamentos. Los recepcionistas graban mensajes y con frecuencia actúan como enlace entre las partes en las conversaciones. Cualquier error en la transmisión del mensaje sería perjudicial para la reputación de la recepcionista y dejaría perplejos a otros trabajadores de la oficina. La capacidad de comunicarse con claridad y eficacia, tanto verbalmente como por escrito, es fundamental para un recepcionista, ya que aumenta la productividad.
# 2. Organización
Una recepcionista debe estar bien organizada. Los compañeros de trabajo, los empleadores y cualquier otra persona que interactúe con el personal de la oficina respetan mucho esta competencia. Estos expertos organizan contactos y documentos, se aseguran de que el software esté actualizado y construyen sistemas de archivos efectivos. Una buena recepcionista puede acceder rápidamente a números de teléfono, documentos y otra información. El objetivo de una recepcionista es organizar el espacio de trabajo. Por ejemplo, los abogados dependen en gran medida de las habilidades de organización de una recepcionista o secretaria legal, ya que, sin ellas, tendrían dificultades para recordar los horarios de las citas, la información de contacto del cliente y las fechas de los tribunales.
#3. multitarea
La capacidad de realizar múltiples tareas es esencial para los recepcionistas, especialmente en un lugar de trabajo agitado. Además de tratar con quien acaba de cruzar la puerta y posiblemente manejar muchas llamadas telefónicas a la vez, los recepcionistas calificados con frecuencia ponen a las personas en espera. Se cree que bajo presión, uno puede mantener la compostura mientras lo hace bien. Los recepcionistas suelen tener mucho trabajo que hacer antes de que termine el día. Son responsables de priorizar los más cruciales y de prestar a cada uno la atención adecuada.
#4. Técnico
Los recepcionistas se comunican con frecuencia por correo electrónico y utilizan aplicaciones informáticas. Para estos expertos, el dominio de Microsoft Word y Excel, así como de fotocopiadoras y sistemas telefónicos, es prácticamente un requisito. Para hacerte más atractivo para tu empleador potencial, enfatiza tus capacidades técnicas y de computación. Intenta inscribirte en un curso en la universidad comunitaria cercana si no tienes los conocimientos necesarios. Manténgase al día con los desarrollos de software actuales y conozca las herramientas específicas empleadas por su sector.
#5. Servicio al consumidor
El punto de contacto inicial de un cliente suele ser una recepcionista. Las interacciones de la recepcionista con los clientes representan todo el negocio. Una recepcionista desagradable podría provocar que un cliente o cliente tenga una opinión negativa del negocio. Ocasionalmente, esa conducta puede resultar en una revisión negativa. Los recepcionistas deben ser amables, serviciales y cuidadosos. A veces todo lo que se necesita es una sonrisa y la capacidad de dar las respuestas adecuadas. Para satisfacer a los clientes y fomentar la repetición de negocios, es imprescindible un excelente servicio al cliente. Probablemente no volvería a hacer negocios con su minorista de ropa favorito si el equipo de atención al cliente no resolviera su problema de envío.
Importancia de una recepcionista
Cuando un cliente o visitante llama a su negocio, obtienen su impresión inicial de su recepcionista. ¡Asegúrate de que es excelente! Una recepcionista es mucho más que la persona que contesta el teléfono. Representa su profesionalismo y sirve como una extensión de su negocio. A continuación se detalla la importancia de contar con un recepcionista en su empresa:
#1. Productividad
No importa el tamaño de su empresa, la contratación de una recepcionista aumentará su productividad y la de su personal. El recepcionista debe ser capaz de priorizar proyectos para todo el equipo y transmitir mensajes, además de gestionar las interrupciones continuas de los teléfonos que suenan para que nada pase por alto.
# 2. Profesionalismo
Una recepcionista educada estará bien informada y será capaz de comprender la terminología y los procedimientos específicos de su empresa. La importancia de un recepcionista es que les permite hablar con clientes, trabajadores y otras personas que llaman sin parecer nerviosos o inseguros.
#3. Rentabilidad
Considere que contratar a una recepcionista es demasiado costoso. Uno de los principales costos para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas es la contratación de personal. El salario, los beneficios, el equipo y otros costos asociados pueden sumar un gasto anual significativo. Dependiendo de su volumen de llamadas, es posible que desee pensar en utilizar un servicio de contestador en vivo, que le brinda acceso a un recepcionista experto externo con conocimiento de su industria en particular.
# 4. Organización
Tienes mucho que hacer como propietario de un negocio. Es difícil equilibrar tus responsabilidades regulares y las de un recepcionista por tu cuenta. Una recepcionista puede proporcionarle un resumen organizado de cada encuentro que tenga, priorizar las llamadas y detener las interrupciones telefónicas.
#5. Primeras impresiones
El recepcionista de tu negocio tiene frecuentemente su contacto inicial con los clientes, por eso es importante. Cuando los clientes llaman al número de su empresa, puede ser un poco intimidante y puede implicar que sus operaciones son de muy pequeña escala si usted mismo contesta el teléfono. Una recepcionista da la impresión de ser una máquina bien engrasada.
¿Cuáles son los tipos de recepcionistas?
Diferentes trabajos y deberes de recepción
- Recepcionista enfocada en RRHH.
- Recepcionista Asistente Ejecutiva
- Recepcionista basado en servicio al cliente.
- Recepcionista enfocada en el visitante. …
- recepcionista del gerente de oficina
- recepcionista como moral booster..
- Recepcionista ausente.
- Recepcionista de marketing en redes sociales
¿Cómo entrevistas a una recepcionista?
Consultas generales:
- ¿Qué diría tu antiguo empleador sobre ti?
- ¿Por qué tienes curiosidad acerca de nuestro negocio?
- ¿Por qué te atrae este puesto?
- ¿Qué cualidades debe poseer un buen recepcionista?
- ¿Qué aspecto de un trabajo de oficina le atrae?
- ¿Cuáles son sus mayores ventajas cuando se trata de trabajo de oficina?
¿Cuáles son los 4 deberes de un recepcionista?
Las tareas y obligaciones de un recepcionista incluyen dar la bienvenida a los invitados, ayudarlos con sus movimientos en una oficina y brindarles refrigerios mientras esperan.
¿Cómo puede una recepcionista lidiar con un cliente enojado?
Cómo manejar clientes furiosos:
- Mantén tu humor.
- Utiliza técnicas de escucha activa.
- Repita lo que han dicho sus consumidores.
- Lo trajeron a su aviso, así que agradézcales por eso.
- Se deben describir los pasos que tomará para resolver el problema.
- Decida una hora para volver a contactarlos si es necesario.
- Ser genuino.
¿Qué debe usar una recepcionista?
Sin duda, una recepcionista debe vestirse de manera profesional y casual. Solo se pueden usar vestidos con leggins. Dado que nuestros recepcionistas representan a la empresa, esperamos que brinden una imagen refinada. Las mallas no son apropiadas en este ambiente profesional, que requiere vestimenta profesional.
¿Cuáles son los dos deberes principales de un recepcionista?
Sirve a los invitados dándoles cálidos saludos e instrucciones según sea necesario. notifica a los miembros del personal de la llegada de los visitantes. mantiene los sistemas de comunicaciones y seguridad. proporciona información respondiendo a preguntas o dirigiendo a los visitantes.
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Referencias
