Las organizaciones confían cada vez más en las herramientas de comunicación empresarial interna para aumentar la eficiencia y la productividad, independientemente de dónde se encuentren los trabajadores. Esto ayudará a agilizar la gestión de TI, localizar soluciones fáciles de usar e inspirar al personal. Por lo tanto, la comunicación es esencial para lanzar y hacer crecer un negocio exitoso. La comunicación externa e interna implica una amplia gama de herramientas de comunicación empresarial. Estas herramientas ayudan a mejorar la productividad de su negocio y las plataformas de productividad y colaboración en línea. Este artículo discutirá algunas herramientas prácticas de comunicación comercial en línea para ayudarlo en los negocios.
¿Cuáles son las herramientas básicas de la comunicación empresarial?
Existe una amplia gama de herramientas de comunicación que se utilizan tanto para la comunicación interna como para la externa. Estas herramientas incluyen administración de tareas, mensajería instantánea, voz, herramientas de videoconferencia, herramientas de colaboración de documentos, centro de conocimiento, correo, correo electrónico y plataformas en línea para trabajar juntos y realizar el trabajo. Comenzamos con algunas herramientas fundamentales de comunicación empresarial
#1. Herramientas de gestión de tareas
Los equipos que están dispersos o fuera del sitio no pueden darse el lujo de visitar los lugares de trabajo de los demás para ver en qué están trabajando sus colegas o para verificar una fecha límite.
Es por eso que el software de gestión de tareas es tan útil. Incluso si su organización tiene la pila de tecnología más poderosa, lograr sus objetivos será casi complicado si sus funciones no se manejan correctamente.
Puede utilizar una aplicación de gestión de tareas para crear calendarios de proyectos, asignar trabajo a los miembros del equipo y establecer plazos. Una vez que se lanza un proyecto, la herramienta hará un seguimiento de cómo progresan los proyectos y si su equipo se mantiene a tiempo; Las herramientas de administración de tareas también son ideales para mantener comunicaciones comerciales efectivas. Pueden manejar discusiones de proyectos porque cada comentario o entrada se almacena en tarjetas o hilos. Una plataforma como Trello, por ejemplo, utiliza listas, tableros y cronogramas especializados para mantener las tareas organizadas. Si alguien de tu equipo tiene una queja sobre una tarea o necesita ajustar un horario, todo lo que tiene que hacer es @mencionarte y recibirás una notificación.
#2. Mensajería instantánea
La mensajería instantánea es una herramienta imprescindible para los equipos acelerados que necesitan interactuar y trabajar en tiempo real. Si bien el correo electrónico está destinado a lograr esto, todos somos conscientes de sus fallas: los mensajes solo se leen si el destinatario supervisa continuamente su buzón.
Cuando se trata de correos electrónicos, existe la propensión a agregar longitud cuando, a menudo, todo lo que se requiere es una respuesta simple. Esto puede desalentar las respuestas rápidas.
Las plataformas de chat instantáneo son perfectas para equipos atascados en hilos de correo electrónico superfluos o que desean colaborar en tiempo real sin el retraso que conllevan las bandejas de entrada.
Slack es una de nuestras herramientas favoritas de comunicación empresarial en equipo. Es un mensajero instantáneo simple y fácil de usar que le permite conectarse con individuos o grupos en tiempo real.
Los canales se pueden configurar para equipos separados para que su equipo de diseño no se entere de las facturas que está siguiendo el departamento de finanzas, y también son un área excelente para aumentar la eficiencia. En lugar de reunir a su equipo para largas reuniones matutinas, considere la función de stand-up matutino de Slack para obtener una descripción general rápida de lo que todos están haciendo ese día.
Sin embargo, si usa Workvivo para su intranet social, puede integrar los servicios de mensajería instantánea de Slack en su fuente de actividades. Por lo tanto, incluso si su personal no usa Slack, ¡no se perderán ninguna comunicación esencial!
#3. Herramientas de conferencias de voz y video
Es fundamental incluir herramientas de telefonía y videoconferencia en su plataforma tecnológica. Su equipo no solo puede usar estas tecnologías para tener reuniones virtuales y discutir proyectos, sino que también pueden comunicarse con los clientes y encontrar nuevas oportunidades de negocios.
Iniciar un chat de video con su equipo es tan simple como programar una reunión, proporcionar un enlace y esperar a que se unan, según su servicio. Puede organizar reuniones, intercambiar presentaciones y comunicarse con clientes desde cualquier lugar con una herramienta como Zoom (¡que ya tiene más de 300 millones de usuarios!).
Cuando comienza la reunión, puede colaborar con un máximo de 25 personas compartiendo su pantalla y vinculando archivos. Y si alguien no puede asistir a la reunión, puede grabarlo y enviárselo una vez que haya terminado.
Es un desafío hacer un seguimiento de todas sus aplicaciones si usa muchas de ellas. Afortunadamente, puede usar el Iniciador de aplicaciones en un producto como Workvivo para conectarse y usar aplicaciones directamente desde el tablero. La integración de Zoom con Workvivo le permite a su equipo iniciar videoconferencias directamente desde su intranet social, ahorrándoles tiempo al cambiar entre aplicaciones.
#4. Herramientas de colaboración de documentos
Considere cómo sería un lugar de trabajo sin una herramienta de colaboración de documentos: ¿cómo podría un equipo unir fuerzas y colaborar en un proyecto sin ellos? Hay numerosas soluciones de colaboración de documentos para elegir; la mejor parte es que muchos son gratis. Google Workspace es una herramienta de trabajo en equipo que permite a los equipos trabajar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas y formularios. Comparta un enlace con un colega, comente, sugiera y edite proyectos en tiempo real.
#5. Centro de Conocimiento
Educar a sus empleados sobre tantos aspectos de su organización como sea posible es una excelente manera de alentarlos y aumentar su comprensión de su producto.
Sacar tiempo para educarlos es la parte difícil. Celebrar reuniones y difundir grandes cantidades de información no es la estrategia ideal para alentarlos a aprender más sobre su organización y permitirles resolver problemas por sí mismos.
Un centro de conocimiento, a veces conocido como "base", es una biblioteca donde las empresas pueden guardar políticas, manuales de capacitación, wikis y otros recursos. También puede hacer anuncios de la empresa, actualizar declaraciones de misión y desarrollar objetivos de la empresa.
Sin embargo, las herramientas de comunicación le permiten crear una base de conocimientos organizada y actualizar fácilmente los documentos según sea necesario.
#6. Correo
Incluso con las opciones de comunicación actuales, el correo postal ordinario sigue siendo una potente herramienta comercial. Agrega un toque personal y se usa con frecuencia para entregar documentos protegidos, contratos y artículos comprados a los clientes. Una cuenta de usps.com o Stamps.com (en los Estados Unidos) le permite imprimir el franqueo desde su computadora y es una forma sencilla de manejar el correo desde su hogar o lugar de trabajo. Hay varios transportistas disponibles para enviar correo internacionalmente. Conozca qué operadores son los más confiables en su región comercial. Puede comparar precios, fechas de entrega y opciones de seguimiento para encontrar la mejor oferta.
#7. Correo electrónico
Incluso si actualmente tiene una dirección de correo electrónico personal, tener una dirección de correo electrónico comercial lo ayudará a comunicarse con clientes, proveedores y compañeros de trabajo internos. Es fundamental revisar el correo electrónico a diario. Dependiendo del tipo de cuenta que tenga, puede acceder a una variedad de servicios de correo electrónico. Por ejemplo, puede rastrear correos electrónicos de cuentas particulares para garantizar que el receptor los lea. Con diferentes tipos de cuentas, también puede retrasar el envío de correos electrónicos salientes, filtrar los correos electrónicos recibidos y configurar respuestas automáticas.
Gmail, Outlook y Yahoo son plataformas de alojamiento de correo electrónico. Hay otros también. Estas plataformas le darán su dirección de correo electrónico comercial por una tarifa adicional. Por ejemplo, puede pagar el precio de hospedar [email protected] en una de las plataformas de correo electrónico.
#8. Google Voice y otros servicios de llamadas por Internet
Las llamadas por Internet son un método para realizar llamadas telefónicas a través de Internet. Existen numerosos servicios de llamadas por Internet. Google Voice es la opción más popular y accesible. Google Voice incluye correo de voz, SMS y mensajes de texto, así como un número de teléfono local. Los usuarios pueden enviar mensajes de texto complementarios, modificar su correo de voz, leer la transcripción de texto de su correo de voz y más. Los usuarios pueden hacer o recibir llamadas telefónicas o mensajes de texto desde su computadora o teléfono inteligente.
El servicio de correo de voz de Google ahora es gratuito para todos los usuarios de Gmail. Otros proveedores de servicios de llamadas por Internet incluyen Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably y OnSIP. Cada uno ofrece un servicio mensual basado en una tarifa con diferentes características, capacidades, fortalezas y deficiencias.
¿Cuál es la herramienta de comunicación comercial más exitosa?
El correo electrónico, posiblemente la herramienta de comunicación empresarial más popular, abre muchas vías de comunicación. Los empleados pueden usar la aplicación para compartir información vital, mientras que los gerentes y ejecutivos pueden interactuar con los informes o la administración de nivel superior. Dado que el correo electrónico tiene una audiencia tan grande, las empresas pueden usarlo para mantenerse en contacto con los clientes, proporcionar y recibir comentarios, solicitar nuevos clientes e incluso crear un canal para que los clientes se comuniquen con enlaces o ejecutivos en cualquier momento del día. El correo electrónico también permite a los usuarios enviar y recibir datos como archivos adjuntos a los mensajes, lo que permite a las empresas de tecnología proporcionar parches y actualizaciones vitales en tiempo real.
¿Cuáles son los 7 tipos de comunicación empresarial?
La mayoría de las empresas utilizan uno de los cuatro tipos de comunicación comercial: interna (hacia arriba y hacia abajo), externa u horizontal/lateral. Echemos un vistazo más de cerca a los muchos tipos de comunicación empresarial.
#1. Comunicación empresarial interna
La comunicación empresarial interna se refiere a la interacción entre los miembros de una organización. Incluye modalidades de comunicación tanto oficiales como informales. La comunicación interna ocurre cuando varios departamentos envían información al personal de la organización. La comunicación interna eficaz es fundamental para aumentar la productividad y la satisfacción. Existen principalmente dos tipos de comunicación corporativa interna:
- Comunicación Ascendente Interna: Por ejemplo, suponga que el equipo de recursos humanos de una organización ha creado un informe sobre un tema específico, que luego se entrega al gerente de recursos humanos. Este es un ejemplo de comunicación empresarial interna ascendente.
- Comunicación interna descendente: Cuando el director general de una empresa establece nuevas instrucciones y las distribuye a todos los empleados. Así es como se produce la comunicación empresarial descendente interna dentro de una organización.
#3. Comunicación Empresarial Horizontal/Lateral
La comunicación comercial horizontal o lateral se refiere a la comunicación que ocurre a nivel horizontal, es decir, entre compañeros de trabajo en una organización o corporación. Se realiza principalmente a través de la comunicación escrita o hablada. Esta comunicación empresarial se produce cuando se intercambian mensajes entre un solo departamento, entre departamentos o entre personas con niveles comparables de experiencia.
La información comunicada a través de este método solo está disponible para aquellos del mismo rango. La comunicación a niveles jerárquicos iguales es esencial para lograr el éxito funcional y la cooperación. Por ejemplo, el director de marketing de una empresa se pone en contacto con el director de producción de la misma empresa para analizar las últimas tendencias de marketing, demandas de productos y deseos de los consumidores. El mensaje se distribuirá adecuadamente a través de una comunicación efectiva entre los gerentes de departamento.
#4. Comunicación empresarial externa
La comunicación comercial externa ocurre cuando la información sobre una empresa comercial se envía a otra organización comercial o autoridades de otra organización fuera del entorno comercial. Las organizaciones se comunican con frecuencia con otras organizaciones para expandir su potencial comercial. A diferencia de otros tipos de comunicación comercial, la comunicación comercial externa se realiza principalmente a través de medios escritos o verbales.
La comunicación empresarial externa se clasifica en dos tipos: formal e informal. Las cartas, los informes, las presentaciones, los memorandos y otras comunicaciones comerciales externas formales son ejemplos de comunicación comercial externa. Aún así, la comunicación comercial externa informal puede tomar muchas formas y generalmente está fuera del control de una organización.
Por ejemplo, una empresa puede usar varias formas de publicidad, canales de radio, comerciales de redes sociales, etc., para difundir los excelentes precios y ofertas que tienen disponibles en su plataforma web. Este es un excelente ejemplo de lo que se conoce como “comunicación externa”.
Conclusión
Es vital recordar que no todas las herramientas de comunicación empresarial interna son iguales; programas específicos sobresalen en ciertos contextos, mientras que otros se usan mejor solos. Le recomendamos que analice minuciosamente su caso de uso de estas herramientas de comunicación empresarial y considere qué funciones son las más importantes para las interacciones y reuniones en el lugar de trabajo. Establezca un requisito para la herramienta y discuta sus posibilidades con su equipo.
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Referencias
