Como dueño de un negocio, no necesita que nadie le diga cómo cada llamada de un cliente es vital para el éxito de una empresa. Los clientes que pueden hablar con una persona real de inmediato tienen más probabilidades de estar satisfechos que aquellos que deben usar un contestador automático y esperar una respuesta. Para evitar que sus consumidores esperen en espera, es una buena idea utilizar servicios de contestadores profesionales. Los servicios de contestador profesional ayudan a su empresa a comunicarse, ya sea que necesite un recepcionista de tiempo completo o simplemente necesite un descanso de sus líneas telefónicas. En caso de que haya estado debatiendo si usar o no servicios de contestador profesional para administrar las comunicaciones importantes de su empresa, este artículo debería aclarar las cosas y ayudarlo a tomar una decisión informada.
General
El riesgo de perder clientes potenciales es alto cuando no se contesta el teléfono de la empresa. Incluso si contesta el teléfono, es muy probable que los abogados le hagan perder el tiempo. Por lo tanto, muchas pequeñas empresas se sienten atrapadas entre los costos prohibitivos de levantar el teléfono y los costos igualmente prohibitivos de no hacerlo. Los servicios de contestadores profesionales pueden ayudarlo a evitar este callejón sin salida. En lugar de que usted conteste el teléfono, ellos lo harán por usted. Los servicios de contestador automático atenderán sus llamadas y le transmitirán los mensajes. Por lo general, tienen operadores que están capacitados para recopilar toda la información pertinente de cada persona que llama. Como parte de su trabajo como servicios de contestador profesional;
- Son capaces de hacer frente a los molestos abogados.
- Están equipados para enviar inmediatamente comunicaciones urgentes.
- Incluso programarán citas con los representantes de atención al cliente en su nombre si lo necesita.
Es más eficiente que los servicios de contestadores profesionales atiendan sus llamadas. Además de ahorrarle tiempo, también puede evitar el riesgo de perder nuevos consumidores potenciales. Por lo tanto, al administrar un negocio, solo tiene sentido emplear los servicios de un servicio de contestador profesional.
¿Qué son los servicios de contestador profesional?
En breve, servicios de contestador profesional son expertos responsables de atender llamadas y otros mensajes para múltiples empresas. A muchas empresas les resulta útil tener un servicio de contestación que administre sus llamadas entrantes y salientes, pero los servicios de contestación profesionales modernos también manejan el correo electrónico, la respuesta a mensajes de texto y las llamadas en frío.
Sin embargo, si está buscando uno en el mercado, debe tener en cuenta que los servicios de contestadores profesionales se conocen con una variedad de nombres según sus ofertas específicas:
Centros de contacto o llamadas
La existencia de los call centers no es ningún secreto. Ya sea que tenga sentimientos positivos o negativos sobre ellos, brindan un servicio necesario para las empresas que dependen de operadores externos en vivo para manejar los problemas de atención al cliente y un alto volumen de llamadas. Los centros de llamadas realizan una variedad de tareas, no solo de telemercadeo, a diferencia de lo que la mayoría de la gente imagina cuando escucha el término. Un propósito común de estas organizaciones es actuar como el primer punto de contacto de una empresa con su clientela o brindar apoyo técnico a esta última.
Servicio de contestador de Internet
La mayoría de los servicios de contestador en línea no son los mismos que los convencionales. Básicamente, ofrecen sus servicios y soporte a través de correo electrónico, chat en vivo y otros medios digitales. El soporte de agente en vivo también es poco común entre los servicios de contestador de Internet.
Recepcionista virtual
Los servicios proporcionados por esta firma son equivalentes a los de una recepcionista de oficina estándar. Deben responder las llamadas, transferirlas a la persona adecuada y proporcionar a las personas que llaman cualquier información pertinente, como el horario de atención y la ubicación.
Oficina de oficina virtual
La agencia de oficina virtual es como tener una recepcionista virtual, excepto que también le brindan una ubicación real y pueden organizar reuniones a corto plazo allí. Para empresas nuevas o aquellas con una fuerza laboral móvil, esta puede ser una excelente opción.
Servicio de contestador automático
El sistema de respuesta de voz es la base del servicio automatizado en lugar de agentes humanos. A pesar de no ser un servicio de contestador anticuado, esta empresa proporciona una forma para que las personas que llaman dejen mensajes o sigan un conjunto de indicaciones de voz para comunicarse con el departamento correspondiente. Si alguna vez llamó al servicio de atención al cliente y le dieron la opción de presionar 1 o 2, definitivamente está familiarizado con este tipo de servicio.
¿Siguen existiendo los servicios de contestador?
¡Absolutamente! Más personas están utilizando los servicios de contestador que nunca. El hecho de que aún existan servicios de contestador puede sorprender a aquellos que se han preguntado si todavía son necesarios en la era de la IA y el avance tecnológico.
¿Cuál es la diferencia entre un centro de llamadas y un servicio de contestador?
Hablando de servicios de contestador profesional, una empresa puede contratar un servicio de contestador externo para recibir y reenviar sus llamadas y mensajes en su nombre. Un centro de llamadas, por otro lado, realiza la misma función, pero con la capacidad adicional de usar scripts complicados para manejar consultas, pedidos telefónicos, calificación de clientes potenciales y correspondencia electrónica.
¿Qué hacen los servicios de contestador automático?
Básicamente, responden llamadas telefónicas en nombre de otra organización. Si su empresa necesita una recepcionista o simplemente un descanso de atender llamadas, el Servicio de contestador profesional puede ayudarlo. Los operadores en vivo están disponibles las XNUMX horas, lo que le permite aumentar la accesibilidad de su negocio y prolongar el tiempo que su oficina está abierta al público.
Sus consumidores siempre tendrán acceso a personas reales, disponibles para responder sus preguntas de inmediato. También ayudan a mejorar la facilidad de uso de su sitio y atraen a más visitantes al ofrecer chat en vivo.
¿Cuál es la diferencia entre un servicio de contestador y un contestador automático?
Un representante del servicio de contestador sin duda puede cerrar un trato; un contestador no puede. Además de recibir llamadas entrantes, los operadores también pueden realizar llamadas salientes: un servicio de contestador también puede ayudarlo si tiene problemas para devolver la llamada a los posibles clientes.
¿Están obsoletos los contestadores automáticos?
En esta era de correo de voz y otros servicios de mensajería, los contestadores automáticos ahora están en gran parte obsoletos. Tanto el precio de compra inicial como el costo continuo de mantener un contestador automático pueden sumarse rápidamente. El correo de voz es una forma más rentable y económica de ponerse en contacto con otras personas, y se puede usar prácticamente con cualquier teléfono.
El correo de voz le permite revisar los mensajes desde cualquier teléfono y nadie más los escuchará. En comparación con los contestadores automáticos, el correo de voz es más seguro porque los mensajes se borran permanentemente después de escucharlos. Su privacidad también está en juego porque los contestadores automáticos son fáciles de hackear.
¿Puedo usar el contestador automático en lugar del correo de voz?
Si no desea utilizar el correo de voz pero desea utilizar un contestador automático, asegúrese de configurarlo para recibir llamadas después de menos de 4 timbres.
Básicamente, ambos realizan las mismas funciones. Cuando no hay nadie disponible para atender una llamada, las personas que llaman pueden dejar mensajes en un contestador automático o correo de voz.
Desafortunadamente, la mayoría de los contestadores automáticos no pueden grabar un mensaje de una persona que llama si la línea está ocupada o la persona que llama está desconectada de la línea.
Por otro lado, la mayoría de los sistemas de correo de voz desviarán la llamada al servidor de correo de voz. Esto permitirá que la persona que llama pueda dejar un mensaje incluso si el receptor no puede tomarlo en ese momento.
Servicios de contestador profesional: las mejores opciones para 2022
Los mejores servicios de contestador tienen tomadores de llamadas profesionales, recepcionistas y personas que toman citas y órdenes. La mejor opción será rentable para su negocio y fácil de usar con sus otros sistemas. Mejoran el sistema de gestión de llamadas y también facilitan hablar con los clientes al agregar cosas como secuencias de comandos personalizadas, operadores que hablan más de un idioma y enrutamiento de llamadas flexible.
Si está en el mercado buscando los mejores servicios de contestador profesional, aquí hay algunas opciones que puede considerar;
#1. Rubí
Una forma cada vez más común de servicio de contestador en vivo, Ruby (o Ruby Receptionists) proporciona recepcionistas virtuales las XNUMX horas y chat en línea integrado. Tiene la mayoría de las características y opciones de cualquier servicio de contestador disponible en la actualidad. Esto incluye la capacidad de programar citas, dirigir llamadas según sea necesario e incluso recopilar clientes potenciales automáticamente, lo que lo convierte en el número principal de esta lista.
La plataforma proporciona una aplicación móvil totalmente funcional que le permite recibir notificaciones instantáneas de llamadas y mensajes entrantes. Por el momento, Ruby es compatible con numerosas aplicaciones comerciales populares como Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase y Rocket Matter. La operadora automática de Ruby tiene funciones de susurro de llamadas e intrusión para ofrecer un servicio de atención al cliente superior.
Las recepcionistas virtuales y el chat en vivo se pueden usar juntos en un solo paquete si surge la necesidad. El único inconveniente es que Ruby solo ofrece servicios de contestador y chat en vivo. Por lo tanto, puede consultar Davinci Virtual si necesita un servicio de respuesta en vivo para ayudarlo con las tareas rutinarias de la oficina. Al actualizar a uno de los planes Premium de Davinci, obtendrá acceso a asistentes virtuales con las habilidades necesarias para manejar cualquier cantidad de tareas administrativas más allá del alcance de un asistente estándar.
Características Principales
- aplicación móvil rubí
- Captar prospectos mecánicamente
PROS
- No se cobran ni la configuración inicial ni el manejo de llamadas fuera del horario de atención.
- Se conecta a plataformas comerciales de VoIP
- Opciones intuitivas de gestión de llamadas, como reenvío y transferencias en vivo
CONTRAS
- Solo puede hablar con una recepcionista bilingüe durante el horario comercial.
- En comparación con los otros proveedores de servicios, es la opción más cara.
- Precios por minuto significativamente más altos
#2. Comunicaciones MAP
Cuando se trata de precios por minuto a pedido, MAP Communications es el único servicio de recepcionista en vivo en esta lista. Para usar el plan Estándar, solo paga por los minutos que realmente usa (además de una tarifa de suscripción mensual baja). Todas las horas del día y de la noche, los siete días de la semana, sin costo adicional, ofrecen básicamente servicios de recepcionista. El acceso a un portal de clientes, la personalización de guiones, la entrega de mensajes de texto y correos electrónicos, y la elección de un número local o gratuito son características estándar en todos los niveles de servicio.
MAP Communications tiene las tarifas mensuales de membresía más económicas, pero factura en intervalos de 60 segundos. En el caso de que una llamada dure 110 segundos, pero se facture como 120, se le cobrarán 120. Su plan base tiene un precio razonable de $43 al mes, más el costo de los minutos realmente utilizados, por lo que es una buena opción para las empresas emergentes. y operaciones de una sola persona.
MAP Communications es una opción económica, pero carece de una aplicación móvil. En su lugar, puede realizar un seguimiento de las llamadas entrantes de su empresa a través de una interfaz de cliente en línea. Consulte Ruby si desea obtener información en tiempo real sobre las llamadas telefónicas de su empresa, sin importar dónde se encuentre. Una aplicación móvil completa está disponible en Ruby, con funciones como retención de llamadas con solo tocar un botón y números comerciales dedicados alojados por Ruby.
Características Principales
- Guiones específicos
- Portal web del cliente
- Servicios de telefonía
PROS
- Todos los paquetes vienen estándar con una línea telefónica local o gratuita.
- Cada suscripción incluye acceso a un sitio web exclusivo para clientes.
- La fijación de precios basada en el tiempo es posible, y solo se le cobrará por el tiempo que realmente pasa usando el servicio.
CONTRAS
- No hay una aplicación de teléfono inteligente que lo acompañe.
- Minutos que no forman parte de la asignación del plan Estándar
#3. abby conectar
Si tiene una pequeña empresa y quiere que un equipo dedicado se encargue de sus llamadas y mensajes de chat, Abby Connect es una de las mejores opciones. Si se suscribe a uno de sus planes, tendrá acceso a un grupo de cinco a siete recepcionistas, con la opción de agregar más equipos para un horario de servicio más prolongado y soporte las XNUMX horas. Esto hace que parezca que su empresa tiene un personal de recepción dedicado que conoce bien los entresijos de su industria.
Abby Connect le permite cargar música de transferencia personalizada para representar mejor los valores de su empresa que cualquier otro servicio. También tiene la prueba gratuita más larga, 14 días, durante los cuales puede probar el servicio, su equipo asignado y todas las funciones disponibles para usted sin costo alguno. Además, para ayudarte a sacar el máximo partido al servicio, se te asignará un gestor de éxito personal.
Abby Connect no es la opción más barata, especialmente si necesita asistencia las 100 horas de un servicio de contestador. MAP Communications es $XNUMX más barato por mes que Abby Connect, pero carece de una aplicación móvil y no ofrece equipos dedicados. Dado que el plan regular no contiene minutos adicionales, deberá pagar más por cada minuto que use.
Características Principales
- Aplicación móvil Abby Go
- Rechazo de llamadas
- Transferencia cálida
PROS
- Grupo especializado dirigido por un administrador de éxito dedicado a su cuenta.
- SLA garantiza un servicio de tiempo de actividad del 99.99 %
- Puede ponerse en contacto con su administrador de cuenta para configurar la grabación de llamadas.
CONTRAS
- Se aplica un recargo por la asistencia las XNUMX horas.
- La aplicación móvil solo permite enviar mensajes de texto y ninguna otra forma de comunicación
- No hay opción de desvío de llamadas.
#4. davinci virtual
Los dos niveles de servicio de Davinci, Business y Premium, le permiten elegir los servicios que funcionan mejor para su empresa. En el caso de los paquetes Premium, la recepcionista se duplica como asistente administrativa y ayuda con cosas como la programación y los arreglos de viaje. Para tareas administrativas, Davinci cobra $50 por hora, facturado en incrementos de 15 minutos.
Los planes para empresas incluyen funciones estándar como administración de correo de voz, desvío de llamadas y un número de teléfono exclusivo. Además, Davinci tiene una función especial que le permite organizar teleconferencias con hasta 99 personas.
Desafortunadamente, las líneas telefónicas de Davinci solo están disponibles los días de semana entre las 8 am y las 8 pm Ahora toma más tiempo activar una cuenta. VoiceNation es la mejor opción si necesita una solución de 24 horas que incluya fines de semana y días festivos y una creación de cuenta rápida.
Características Principales
- aplicación móvil davinci
- Asistente virtual
- Enrutamiento de llamadas sofisticado
PROS
- Llamadas internacionales gratuitas e ilimitadas
- Cargos por segundo
- Aplicación móvil confiable
CONTRAS
- No proporciona soporte telefónico las XNUMX horas.
- La instalación cuesta $95 y no hay una versión de prueba gratuita disponible.
- La activación puede demorar hasta dos días hábiles.
#5. VoiceNation
Cuando se trata de configurar una cuenta, VoiceNation es una de las opciones más rápidas y sencillas disponibles. VoiceNation, a diferencia de otros proveedores que tardan dos días o más en tener su cuenta en funcionamiento, puede configurarse y personalizarse en menos de veinticuatro horas. Además, tiene tarifas más económicas y no requiere inversión inicial para comenzar.
Independientemente del plan que elija, VoiceNation siempre le brinda agentes bilingües, guiones escritos específicamente para usted y una aplicación móvil de vanguardia. Proporciona una poderosa herramienta de informes y análisis para administrar el rendimiento y hacer predicciones. Solo las suscripciones de nivel Enterprise vienen con un administrador de cuenta personal. Vale la pena considerar Abby Connect porque proporciona un equipo especializado y un administrador de éxito para todos los niveles de precios.
Funciones de las teclas
- Sistema de seguimiento de respuestas en línea
- Procesamiento de transacciones
- Número gratuito que se puede desviar a otro número
PROS
- No requiere ninguna inversión inicial para comenzar
- No habrá costos adicionales incurridos por llamadas realizadas en días festivos o fuera del horario comercial normal.
- Todos los planes vienen de serie con operadores bilingües.
CONTRAS
- Las llamadas realizadas desde la aplicación móvil cuestan 10 céntimos el minuto.
- Solo aquellos en el paquete Enterprise obtienen acceso a un administrador de cuenta dedicado.
- No se puede utilizar para programar citas.
¿Cuántos mensajes tiene un contestador automático?
Su buzón de correo de voz tiene una capacidad de hasta 30 mensajes en un momento dado. Según el tipo de correo de voz, los mensajes nuevos se almacenan entre 14 y 30 días después de recibirlos. En el caso de que no los guardes durante ese tiempo, los archivos se borrarán automáticamente. Los mensajes que han sido guardados se conservan por un período de treinta días; en ese momento, si no los ha borrado manualmente, el sistema lo hará automáticamente por usted.
¿Qué es un contestador automático digital?
Un sistema de contestador digital, o “contestador automático digital”, es una máquina que puede grabar y guardar mensajes de las personas que llaman y está conectado a un teléfono fijo tradicional. Tanto las empresas como los hogares utilizan sistemas de contestadores digitales para recibir llamadas telefónicas y recibir mensajes.
Conclusión
En nombre de una empresa, los servicios de contestador profesional reciben llamadas, realizan llamadas y difunden información a sus clientes.
Estas empresas ayudan a las pequeñas y medianas empresas porque esas empresas a menudo carecen de los fondos para contratar una fuerza laboral interna para manejar sus altos volúmenes de llamadas.
Además, muchos profesionales, como médicos, plomeros y electricistas, tienen horarios muy ocupados fuera de la oficina que les impiden contestar personalmente sus teléfonos. Tener un servicio de contestador significa que pueden recibir llamadas y evitar perder clientes frente a los rivales.
Preguntas frecuentes sobre los servicios de contestador profesional
¿Crees que vale la pena pagar por un servicio de contestador?
Innegablemente. Puede retener a los consumidores, cumplir con sus expectativas y ofrecer servicio al cliente con la ayuda de servicios profesionales de contestador telefónico. Además, la modesta tarifa que paga por su servicio de contestador produce un gran retorno de la inversión mes tras mes y año tras año.
¿Cuál es el costo de un servicio de contestador telefónico?
Es crucial darse cuenta de que varias variables afectan cuánto cuesta un servicio de contestador automático en esta situación. Dependiendo del paquete de servicio que elija, puede esperar pagar entre $0.65 y $1.19 por llamada. Por eso es tan importante evaluar el tráfico potencial de llamadas antes de elegir un paquete.
¿Por qué es necesario un servicio de contestador?
Cuando está demasiado ocupado para hablar con clientes potenciales o responder preguntas urgentes de los actuales, un servicio de contestador puede hacerlo mientras se concentra en lo que está haciendo. Tener un servicio de contestador para recibir llamadas cuando está cerrado también es un gran ahorro de tiempo.
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