Según la encuesta de pulso de 2017 de PMI, "el 43 % de los proyectos excede el presupuesto y el 49 % no cumple con los plazos", y "solo el 26 % de las organizaciones utilizan la gestión de recursos para una asignación de recursos exitosa".
Un sistema de gestión de recursos eficiente ayuda en la asignación de recursos, que es un elemento importante en el proceso de planificación de recursos. Esta publicación discutirá el concepto, los problemas, la importancia y los métodos efectivos de asignación de recursos.
¿Qué es la asignación de recursos en la gestión de proyectos?
La asignación de recursos, también conocida como programación de recursos, identifica y asigna recursos a distintas tareas durante un período de tiempo determinado. Estas actividades pueden estar relacionadas o no con el proyecto, como BAU, administración, soporte y operación. La asignación eficiente de recursos garantiza que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Los recursos pueden estar total o parcialmente disponibles. Como resultado, los administradores de recursos deben asegurarse de que los recursos asignados estén disponibles para una explotación óptima.
¿Quién está a cargo de la asignación de recursos?
La planificación y la asignación de recursos pueden estar dentro del ámbito de numerosas funciones diferentes dentro de una empresa.
Los gerentes de proyecto generalmente tienen la responsabilidad de la asignación y administración de recursos. Asignarán los recursos durante la etapa de planificación del proyecto y es posible que tengan que reasignarlos a medida que se desarrolla el proyecto y cambian los parámetros.
Sin embargo, algunas empresas pueden contratar a un administrador de recursos. Un administrador de recursos está a cargo de planificar y asignar recursos a través de varios proyectos.
Podrían trabajar a nivel de departamento o incluso de organización, como parte de una oficina central de gestión de proyectos. El administrador de recursos colaborará con cada administrador de proyectos en su estrategia de asignación de recursos bajo esta estructura.
Beneficios de la asignación de recursos
Hay una razón por la cual la asignación de recursos es un tema clave para las grandes corporaciones, las pequeñas empresas y todo lo demás. Sin él, las cosas pueden salirse de control rápidamente, lo que resulta en fatiga del personal, bajo rendimiento y plazos incumplidos.
Considere los beneficios de la asignación eficiente de recursos.
#1. Ayuda en la planificación
La asignación de recursos puede ayudarlo a evitar gastos excesivos en recursos que no necesita o quedarse sin ellos a la mitad de un proyecto. Con las herramientas correctas, puede ver rápidamente la disponibilidad de recursos y los cronogramas de los proyectos en curso y planificar en consecuencia.
El software de asignación de recursos también mejora su comprensión de su grupo de habilidades. Facilita la selección del mejor personal para cada proyecto y actividad, aumentando la probabilidad de éxito.
¿Cuál es el resultado final? Más ganancias para su empresa.
#2. Mejora la moral y el bienestar del equipo.
La mala gestión de los recursos puede provocar el agotamiento de los empleados. Cuando esto ocurre, la productividad y el rendimiento se resienten y la felicidad se desvanece. Considera lo siguiente:
- Los empleados que están estresados tienen un 26% más de probabilidades de faltar al trabajo.
- El 76% de los empleados cree que el estrés laboral tiene un impacto en su salud mental.
- Se estima que el estrés en el lugar de trabajo le cuesta a las organizaciones entre $221 millones y $187 mil millones.
Todos estos efectos negativos se pueden evitar mediante la asignación inteligente de recursos. Esto requiere considerar la disponibilidad real en lugar de lo que está impreso en papel. En lugar de calcular 40 horas por semana por empleado de tiempo completo, tiene en cuenta los posibles días de enfermedad, el tiempo de vacaciones y otras actividades laborales en su lista de tareas pendientes.
Tomar esta técnica reduce la probabilidad de sobrecargar al personal mientras mantiene su bienestar y moral.
#3. Mantiene a todos informados.
Es fundamental realizar un seguimiento del progreso cuando se trabaja en un proyecto con otros. Esto generalmente implica proporcionar actualizaciones periódicas de estado sobre tareas, problemas e hitos. Si utiliza herramientas manuales, perderá tiempo y aumentará sus posibilidades de cometer errores.
Sin embargo, el software de asignación de recursos puede ayudar a eliminar errores y aumentar la transparencia. Cada miembro del equipo puede realizar un seguimiento del progreso de las tareas y los informes se pueden enviar a las partes interesadas de inmediato.
Incluso puede ayudarlo a reducir la cantidad de reuniones diarias que tiene (y hacer que las que tenga sean más efectivas).
¿Cuáles son las dificultades asociadas con la asignación de recursos?
Con frecuencia, es más fácil decirlo que hacerlo cuando se trata de la asignación de recursos. Identificar el recurso adecuado puede ser difícil sin las herramientas o los procesos adecuados. Veamos algunos de los problemas de asignación de recursos:
#1. Cambios en el alcance del proyecto:
A pesar de tomar los controles apropiados, el alcance del proyecto puede cambiar en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto. Además, en un mundo ágil, los cambios en los requisitos del proyecto pueden dar lugar a cambios en la demanda de recursos. Sin un cronograma de recursos actualizado, las asignaciones frecuentes para adaptarse a las necesidades cambiantes se vuelven extremadamente difíciles.
#2. Uso de herramientas heredadas obsoletas:
Las hojas de cálculo y las tecnologías autóctonas son insuficientes para la asignación de recursos. No brindan actualizaciones en tiempo real de los cronogramas de proyectos/recursos, lo que genera inconsistencias y redundancia. Puede dar lugar a una confusión de reservas dobles, lo que socava el éxito del proyecto.
#3. Falta de comunicación del equipo de ventas y entrega:
Si bien se enfoca en cumplir con los objetivos de ventas, es posible que el equipo de ventas no involucre al equipo de entrega antes de firmar la transacción. Como resultado, el equipo de entrega se ve obligado a buscar asignaciones de recursos en el último minuto para cumplir con la fecha límite de entrega.
#4. En una organización matricial, hay una falta de visibilidad de los recursos:
Debido a que no hay un planificador de recursos centralizado, no hay visibilidad de las asignaciones de recursos a través de los límites de la matriz. Como resultado, los administradores de recursos se enfrentan a importantes desafíos a la hora de asignar al proyecto el personal más adecuado y rentable.
#5. Un desajuste entre la capacidad del conjunto de habilidades y la demanda:
La incapacidad de prever los requisitos futuros del proyecto en curso impide que se identifique con anticipación la escasez de talento. Esta predicción errónea de capacidad frente a demanda impide el proceso de asignación de recursos del proyecto.
Cómo lidiar con problemas de asignación de recursos
Incluso si usa todas las herramientas correctas y sigue las mejores prácticas para la asignación de recursos, es casi seguro que tendrá problemas. El hipo es inevitable, ¡así que prepárate en consecuencia!
Veamos algunos de los problemas más comunes que enfrentan los gerentes de proyectos y cómo resolverlos.
#1. El alcance del proyecto cambia.
Hizo todo lo posible para planificar la asignación de recursos para sus próximos proyectos, pero el aumento del alcance sigue siendo una posibilidad. Quizás las tareas fueron más completas de lo esperado o requirieron habilidades que no anticipó.
Cuando esto sucede, debe ser ágil y modificar sus recursos en consecuencia. Debe hacer lo siguiente para evitar el desplazamiento del alcance:
- Asegúrese de que los alcances del proyecto estén siempre claros y establecidos.
- Establecer objetivos específicos del proyecto.
- Esfuérzate por realizar tu mejor trabajo, pero no seas perfeccionista si eso significa llegar tarde.
- Cree un sistema que permita a los empleados aprobar solicitudes de cambio y revisiones.
- Esté atento al rendimiento del equipo para verificar que todo va por buen camino.
- Utilice todos los recursos a su disposición para acelerar el progreso.
A veces es difícil evitar el desplazamiento del alcance. En tales circunstancias, contar con un mecanismo de cambio de alcance le permite adaptarse rápidamente y volver a la normalidad. Así es como podría verse:
Envíe un formulario específico para documentar (por escrito) las solicitudes de cambio.
Analice la solicitud de revisión detenidamente para comprender el avance del alcance.
Obtener el consentimiento de las partes interesadas clave.
Documentar por escrito los ajustes de alcance acordados.
#2. Los recursos se vuelven escasos.
Las fuerzas externas incontrolables evitan que los escasos recursos aparezcan como se esperaba. El automóvil de un trabajador se descompone y no puede ir a trabajar. O tal vez tienen otros objetivos en la organización que tienen prioridad sobre centrarse en una tarea que les asignó. Lo importante es lo que sucede después.
Encuentre un reemplazo lo antes posible de su grupo de habilidades. Si no hay nadie disponible con la experiencia necesaria, contratar a un trabajador independiente o contratista puede ser la mejor solución. Puede evitar esto en el futuro investigando las dependencias de tareas. Investigue cualquier otro deber que puedan tener los miembros del equipo que pueda desviarlos del proyecto.
Tenga un plan de asignación de recursos de respaldo en caso de que no estén disponibles por algún motivo. Una solución es tener un grupo de trabajadores independientes disponibles para llenar los vacíos sobre la marcha. Si los trabajadores independientes no están disponibles, los empleados temporales podrían servir como respaldo.
#3. Los recursos deben ser compartidos.
Es habitual que los proyectos intercambien recursos. Esto es especialmente cierto para las empresas más pequeñas que no pueden permitirse contratar una gran fuerza de trabajo. Como es de esperar, los recursos compartidos pueden causar desafíos que obstruyen la canalización. Si los recursos del proyecto se distribuyen demasiado, pueden surgir cuellos de botella.
Utilice su software de asignación de recursos para identificar brechas con anticipación. Supervise de cerca las cargas de trabajo de los miembros del equipo que cambian de departamento. Es la técnica más eficaz para evitar la sobreasignación de recursos y el cansancio.
#4. Contratiempos inesperados
Los retrasos pueden ocurrir cuando menos los espera. Las personas se enferman, se produce escasez de trabajo y se produce falta de comunicación. La fluencia del alcance puede entonces levantar su fea cabeza. Algunas dificultades están bajo su control, mientras que otras no.
El método más directo para lidiar con los problemas es esforzarse por evitarlos en primer lugar. Puedes:
- Programe las tareas en función de la competencia en lugar del tiempo. Un experto o especializado trabaja más rápido.
- Sobrecargar a los miembros del equipo con demasiadas otras prioridades es una mala idea, especialmente si el trabajo depende de ellos para continuar con la canalización.
- Proporcionar horarios de trabajo flexibles. Algunos empleados son más productivos fuera del horario normal de trabajo.
- Planifique los plazos de los proyectos, divídalos en fases y realice un seguimiento del progreso. El software ayuda a identificar cuellos de botella potenciales antes de que se conviertan en cuellos de botella.
Cuanto más sistemática y clara sea la asignación de recursos, más fácil será para todos aceptar la responsabilidad de su trabajo.
Métodos de asignación de recursos más efectivos para empresas exitosas
Ahora que entendemos cómo la asignación de recursos contribuye a la finalización efectiva del proyecto, veamos algunos de los mejores métodos de asignación de recursos:
#1. Determine y distribuya los recursos Best-Visible-Best-Fit:
Un sistema de gestión de recursos recopila datos de recursos de diversos sistemas y los consolida en una plataforma consolidada. La transparencia total permite la asignación adecuada de recursos al proyecto en función de las habilidades, las credenciales, la experiencia, la disponibilidad, los precios y otros factores de selección. La programación de recursos globales rentables desde áreas de bajo costo mantiene altas las ganancias sin sacrificar la calidad.
La asignación de los recursos más visibles y más adecuados en lugar de los primeros recursos disponibles es uno de los mejores métodos de asignación de recursos del proyecto. La visibilidad también permite la distribución uniforme de recursos profesionales en varios proyectos en lugar de solo un proyecto de alta prioridad.
#2. Evite la subasignación o la sobreasignación de recursos:
La distribución uniforme de recursos en todos los proyectos garantiza que no se sobreasignen recursos en toda la organización. La asignación insuficiente de recursos conduce a una disminución de la productividad y los ingresos. La sobreasignación, por otro lado, puede provocar agotamiento, peor calidad de salida o, lo peor de todo, desgaste no deseado.
Pronosticar la utilización facturable/estratégica permite a los administradores de proyectos cambiar los recursos de la actividad no facturable a la facturable/estratégica de forma regular. Como resultado, promueve el uso óptimo de los recursos y aumenta la eficiencia corporativa.
#3. Únase a un proceso de solicitud de recursos automatizado:
La clasificación manual a través del grupo de recursos o la recopilación de solicitudes telefónicas o por correo electrónico de gerentes de proyectos individuales puede llevar mucho tiempo cuando se distribuyen los recursos. El procedimiento se agiliza mediante solicitudes de recursos automatizadas que no dependen de hojas de cálculo que consumen mucho tiempo.
Permite a los directores de proyectos especificar los conjuntos de habilidades, credenciales, experiencia, precios y escalas de tiempo del proyecto que se requieren. Esta solicitud se envía directamente al administrador de recursos a cargo, quien comienza a planificarla. El seguimiento de los registros de asignación elimina cualquier incertidumbre relacionada con el proceso porque todo el proceso está documentado y auditable.
#4. Permita que los empleados trabajen en proyectos personales:
Según los estudios, cuando los trabajadores trabajan en tareas de su elección, mejora su compromiso y productividad. Como resultado, los gerentes deben considerar los intereses individuales además de sus talentos y disponibilidad cuando asignan recursos. Para hacer esto, los administradores de recursos pueden crear puestos vacantes y publicarlos, haciéndolos visibles para todas las personas relevantes en toda la organización.
Como resultado, los recursos interesados pueden expresar su deseo de unirse al proyecto y el administrador de recursos interesado puede formar un equipo de proyecto adecuado. También le ahorra al administrador de recursos el tiempo de buscar en la empresa la mejor opción y negociar con sus gerentes de línea/proyecto. Como resultado, esta estrategia beneficia tanto a los recursos como a las personas encargadas de su asignación.
#5. Los conjuntos de habilidades y deberes de los empleados deben ser variados:
Anime al personal a poseer al menos dos talentos. Asignar recursos de manera eficiente en proyectos que necesitan una variedad de habilidades les permite perfeccionar sus principales conjuntos de habilidades al mismo tiempo que brinda la oportunidad de desarrollar otras nuevas. También pueden recibir capacitación adicional sobre las habilidades adquiridas y la experiencia en el trabajo ayuda en su desarrollo.
Cuando se despide a las personas de un proyecto, es posible que no haya tareas disponibles para ellos en función de sus habilidades básicas. Sus conjuntos de habilidades adicionales serán útiles en esta situación, y pueden ser facturables asignándolos a otras tareas.
A veces existe la necesidad de un conjunto de habilidades específicas para comenzar un nuevo proyecto. Debido a que estos recursos son escasos, la rotación de un recurso de nicho de un proyecto en curso puede ayudar a impulsar un nuevo proyecto. Simultáneamente, otro recurso con criterios mínimos puede rellenar para mantener el proyecto existente en funcionamiento. Esta asignación dinámica de recursos asegura que ninguna iniciativa se vea perjudicada.
#6. Análisis what-if para satisfacer las demandas de un proyecto dinámico:
Cuando los recursos son escasos, es habitual hacer malabarismos entre varias iniciativas. Sin embargo, en el clima empresarial acelerado de hoy, cualquier error de juicio puede ser bastante costoso. Aquí es donde la simulación de escenarios de negocios resulta útil.
La aplicación de múltiples conjuntos de reglas al mismo grupo de recursos y la comparación de instancias puede ayudar a visualizar distintos impactos. Por ejemplo, puede implicar retrasar o extender el cronograma de un proyecto de baja prioridad mientras se dedican los recursos disponibles a un proyecto de alta prioridad.
El análisis hipotético, un componente importante del modelado y la simulación de recursos, ayuda a determinar los resultados probables mediante una evaluación basada en restricciones. Este enfoque se aplica a la planificación y asignación de recursos de la misma manera que consideramos los pros y los contras de las opciones en nuestra vida diaria. Implementar el escenario ideal y factible en un cronograma de proyecto real mejora la asignación exitosa de recursos.
#7. Supervise y mejore la asignación de recursos utilizando inteligencia empresarial en tiempo real.
Incluso después de que se complete el procedimiento de asignación de recursos, pueden surgir cambios en los requisitos del proyecto que requieran una respuesta rápida. Las soluciones modernas de administración de recursos con paneles e informes de inteligencia comercial en tiempo real contribuyen a mejorar el índice de salud de la organización.
Los paneles configurables basados en funciones permiten a los responsables de la toma de decisiones tomar decisiones informadas y modificar las asignaciones de recursos según sea necesario. Por lo tanto, la inteligencia comercial en tiempo real ayuda a anticipar y controlar las asignaciones de recursos.
Últimos pensamientos
El uso inteligente de sus recursos da como resultado un ROI más alto en sus gastos de personal, mejores resultados del proyecto y más rentabilidad. Como puede ver, comienza mucho antes de su proyecto y requiere seguimiento y gestión a medida que avanza.
Esto requiere datos en tiempo real, así como visibilidad en toda la empresa de su canalización de proyectos y disponibilidad de recursos.
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Referencias
