Cuando se trata de mejorar sus operaciones comerciales, la mejora de procesos (PI) es una herramienta esencial. Ayuda a garantizar que las tareas se completen de manera eficiente y que la satisfacción y el valor del cliente se encuentren en los niveles más altos. Pero, ¿qué es exactamente la mejora de procesos, cuáles son los diferentes tipos de enfoques y qué debe tener en cuenta al implementarla? Este artículo explorará la definición, los tipos y la metodología de la mejora continua de procesos y le brindará las consideraciones clave que debe tener al mejorar sus procesos.
¿Qué es la mejora de procesos?
La mejora de procesos es la práctica de analizar los procesos existentes dentro de una organización y realizar modificaciones diseñadas para mejorar el rendimiento, la eficiencia o la confiabilidad de esos procesos. Se trata de estudiar y elaborar estrategias sobre cómo cambiar el proceso para mejor. Esto podría incluir rediseñar un proceso para aumentar la eficiencia, mejorar la calidad del resultado de un proceso o realizar cualquier otro cambio diseñado para mejorar el proceso.
La mejora de procesos puede tener varios nombres, incluida la mejora de procesos comerciales (BPI), la gestión de procesos comerciales (BPM), la reingeniería de procesos comerciales y el proceso de mejora continua (CIP), por mencionar algunos. Además, independientemente del nombre, todos tienen como objetivo eliminar errores, reducir el desperdicio, impulsar la producción y mejorar la eficiencia.
Los beneficios de la mejora de procesos
La implementación de una metodología de mejora de procesos como parte de su sistema de gestión general le brinda una forma de identificar y abordar las dificultades en sus procesos.
Su experiencia de cliente, producción interna u otros objetivos comerciales pueden verse afectados como resultado de estas dificultades. El tiempo de su equipo y el dinero de su negocio pueden desperdiciarse por procesos ineficaces o ineficaces. Puede asegurarse de que siempre está buscando problemas y solucionándolos implementando una técnica de PI.
Por otro lado, reingeniería de procesos, gestión de procesos de negocio y procesos de mejora continua son algunos de los nombres por los que PI puede pasar.
¿Cuáles son los tipos de mejoras de procesos?
Las empresas utilizan enfoques de PI para mejorar los flujos de trabajo internos, lo que mejora el servicio al cliente y la calidad del producto, acorta los ciclos de facturación y acelera los tiempos de entrega. Los proyectos de PI se dividen en los siguientes tipos según sus objetivos:
#1. Reducción de costos
La reorganización de los procesos comerciales clave es una forma de optimizar un proceso. Además, ayuda en la identificación de redundancias en los procesos que conducen a un aumento de los gastos. A través de la reestructuración, se eliminan las tareas innecesarias, lo que permite el mejor uso de los recursos disponibles.
#2. Mejorar la comunicación
Establecer un flujo de comunicación claro a lo largo del proceso es otro objetivo de las mejoras de procesos. La automatización de procesos reduce la cantidad de intercambios de correo electrónico y puntos de contacto de interacción entre empleados y departamentos, en contraste con los procesos manejados manualmente que necesitan muchas rondas de comunicación por correo electrónico. El software especializado que permite al personal ver e intercambiar información importante puede agilizar la comunicación. Este programa puede mejorar significativamente la alineación y la transparencia entre departamentos.
#3. La visualización del proceso
Mediante el mapeo de procesos, puede visualizar cómo funcionan las cosas. Los modelos de procesos pueden mejorar considerablemente las auditorías, identificar cuellos de botella a medida que aparecen y facilitar los cambios.
Mejora de Procesos de Negocio
La mejora de procesos comerciales (BPI) es un esfuerzo continuo para optimizar y mejorar el rendimiento de los procesos comerciales, identificar e implementar oportunidades y hacer que el proceso sea más fácil de mantener y administrar. BPI se enfoca en los procesos comerciales y tiene como objetivo hacer que los procesos sean más efectivos y eficientes. Sin embargo, los ejemplos comunes de PI incluyen la simplificación de los procedimientos y operaciones de producción, la introducción de estrategias de inventario justo a tiempo y la eliminación del papeleo. Los métodos de mejora de procesos comerciales varían de una organización a otra, pero generalmente incluyen evaluación comparativa, mejora continua de procesos, gestión de cambios, gestión de calidad total y PI lean.
¿Cuáles son los cinco elementos clave de la mejora de procesos?
La mejora de procesos, también conocida como gestión de procesos comerciales y mejora de procesos comerciales, implica identificar, analizar y mejorar los flujos de trabajo.
Minimizar los errores, reducir los desperdicios, mejorar la productividad y simplificar los procesos internos y externos de una empresa son los objetivos clave de PI.
#1. Mapeo de procesos:
Esto implica crear una representación visual de las operaciones y procesos de una entidad. Es un método para recopilar y documentar tareas, actividades y responsabilidades relacionadas para mejorar el desempeño. El mapeo de procesos puede revelar posibles oportunidades de mejora al revelar la estandarización y los cuellos de botella. También puede identificar posibles redundancias e ineficiencias.
#2. Analizar:
Esto implica evaluar el proceso actual para identificar áreas de mejora, ineficiencias u oportunidades potenciales. Esto podría hacerse utilizando medidas cualitativas o basadas en datos como fuentes de información. Antes de dedicar tiempo a rediseñar o mejorar un proceso, es importante saber cómo funciona.
#3. Rediseño:
Aquí es donde realiza cambios o reformas en el proceso existente para crear una mayor eficiencia o eliminar cualquier problema identificado. Es más que solo hacer ajustes menores, sino que implica cambiar los componentes centrales del proceso para realizar mejoras a gran escala.
#4. Monitor:
Esto implica monitorear los resultados de los cambios realizados en el proceso para evaluar qué tan exitoso es el diseño del nuevo proceso. Esto se hace mediante la recopilación de comentarios o datos para ver medidas como la duración, el costo y la efectividad.
#5. Optimizar:
Este es el paso final en el ciclo de mejora de procesos. Esto implica utilizar los datos recopilados y la retroalimentación del monitoreo para realizar cambios y ajustes adicionales. En otras palabras, esto se puede hacer para mejorar aún más la eficiencia y eficacia del proceso, así como para asegurarse de que las mejoras realizadas en el proceso perduren.
Técnicas de mejora de procesos
Las técnicas de mejora de procesos son las estrategias o metodología que utiliza una organización para identificar los problemas en un proceso, determinar cómo resolverlos y evaluar si las mejoras fueron exitosas o no. Cada método satisface un requisito distinto. La cultura de la empresa, la inclinación por las estrategias de PI o el mapeo de los flujos de trabajo de los procesos pueden ser las principales prioridades de una organización.
Aunque todos apuntan al mismo resultado, cada forma de mejora de procesos es mejor para una necesidad diferente. Otros se concentran en poner la cultura de su empresa en la posición adecuada para PI, mientras que otros marcos enfatizan las estrategias lean-for-PI. Las empresas pueden visualizar flujos de trabajo de procesos con el uso de una metodología para la mejora de procesos.
#1. kaizen:
Kaizen fomenta la mejora continua con un enfoque en enfoques ágiles y se inclina hacia la mejora de procesos. Para crear un lugar de trabajo donde los errores no se castiguen, sino que se trabaje para evitarlos, Kaizen se enfoca en mejorar la calidad, la productividad y la eficiencia a través de pequeños cambios en las operaciones diarias o la cultura organizacional.
#2. 5S:
Los cinco pasos clave del modelo 5S son clasificar, enderezar, brillar, estandarizar y sostener. Es un componente de Kaizen y Lean para PI. El enfoque 5S puede estandarizar la mejora del proceso y ayudar a que se vuelva más consistente.
#3. PDCA:
Planificar, hacer, verificar y actuar, o PDCA, también es un componente de la Metodología Kaizen para la mejora de procesos. Cuando las organizaciones identifican procesos que necesitan mejoras, los hace más efectivos. Además, para resolver un problema, primero debe identificarlo (planificar), desarrollar y aplicar una solución (do), evaluar la eficacia de la solución utilizando datos (verificar), registrar los resultados (actuar) y, si el plan es exitoso, llévalo a cabo.
#4. seis sigma
Con la ayuda de la popular metodología Six Sigma para la mejora de procesos, los empleados ascienden a través de rangos indicados por cinturones de kárate. Comienza con un cinturón verde y avanza a un cinturón negro a través del aprendizaje. Para dividir PI en pasos discretos, Six Sigma involucra dos enfoques. DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) y DMADV (definir, medir, analizar, diseñar y verificar) son algunos de estos pasos.
#5. Análisis de causa y efecto
El análisis de causa y efecto es otra técnica Six Sigma. Implica utilizar un enfoque de diagramación para abordar los problemas la primera vez mediante la identificación del problema, la localización de obstáculos y la determinación de por qué el proceso no funciona.
#6. Análisis SIPOC
El análisis SIPOC, un formato de diagrama que pertenece a la metodología Six Sigma, tiene lugar durante la etapa de "medida" DMAIC o DMADV. Antes de comenzar, SIPOC ayuda a las organizaciones a definir y establecer proyectos de mejora de procesos, así como a identificar necesidades y componentes esenciales.
#7. Mapeo de flujo de valor, o VSM
El valor de un producto, proceso o servicio para la organización se puede determinar con el uso de VSM, que permite a las organizaciones representar gráficamente las impresiones de los procesos comerciales de los clientes. Al igual que otras metodologías de mejora de procesos, pone un fuerte énfasis en reducir el desperdicio, la duplicación y ser lo más eficiente posible.
#8. TQM, o gestión de la calidad total
TQM ayuda a las organizaciones a implementar PI continuo en toda la organización con un enfoque en fomentar el éxito a largo plazo a través de la satisfacción del cliente. Al fomentar una cultura en la que las personas no tienen miedo de cometer errores y están motivadas por un objetivo empresarial común, esta metodología empodera a los empleados.
#9. kanban:
Kanban es una técnica para visualizar flujos de procesos que une a las divisiones comerciales, el liderazgo y el personal en la búsqueda de IP. Lean for Process Improvement es una metodología adicional para PI que se incluye y fomenta.
#10. Mapeo de procedimientos
El mapeo de procesos es otro tipo de visualización de flujo de trabajo que ayuda a las empresas a crear una estrategia para la mejora de procesos. También se conoce como diagrama de flujo funcional, modelo de proceso y diagrama de flujo de proceso. Al final, construir un diagrama de flujo es lo que proporciona detalles importantes sobre el flujo de trabajo de un proceso de principio a fin.
#11. Mejora Continua de Procesos (CPI)
La mejora continua de procesos es un esfuerzo continuo, como en un proceso de fabricación, para evaluar y mejorar continuamente las operaciones y los procedimientos con el fin de optimizar la producción y la eficiencia. Además, es una forma muy eficaz de realizar mejoras incrementales a lo largo del tiempo, desde la eliminación de actividades inútiles hasta el perfeccionamiento de la producción. CPI puede ayudar a identificar y eliminar la variabilidad dentro de un proceso de producción, aumentar la satisfacción del cliente y generar eficiencias de costos.
Los cinco pasos utilizados en la mayoría de los programas de mejora continua son:
- Definir el proceso: identificar áreas potenciales de mejora.
- Medir el rendimiento del proceso: recopilando datos y analizando tendencias.
- Analizar el proceso: buscar oportunidades de mejora.
- Implementar soluciones: aplicar técnicas de mejora continua.
- Supervise y modifique: revise los resultados y ajuste el proceso según sea necesario.
Use estos cinco pasos en un bucle para asegurarse de que siempre esté mejorando. Con un programa bien implementado, las organizaciones pueden tener una herramienta poderosa para lograr mejoras tangibles y significativas a lo largo del tiempo.
¿Cuáles son ejemplos de mejoras de procesos?
Hacer que los procesos sean más efectivos es el objetivo principal de PI. Aquí hay algunos ejemplos:
Ejemplos de mejora de procesos
Para reducir los residuos: Esta categoría incluye cualquier mejora de proceso que se concentre en reducir el desperdicio de esfuerzo, tiempo, recursos y energía. Un carpintero puede poner los clavos apropiados en el cinturón para ahorrar tiempo buscándolos.
Para eliminar pasos: eliminar pasos repetitivos o redundantes del proceso Un ejemplo sería la eliminación de tres preguntas de una solicitud de hipoteca que no tienen una relación real con las variaciones en el riesgo o el cumplimiento.
para la planificación: consiste en agregar o eliminar pasos de un proceso. Por ejemplo, un equipo de ventas puede decidir eliminar la necesidad de que los equipos de ventas creen planes para cada cuenta, ya que su trabajo es de mala calidad y no mejora las ventas.
Vía reestructuración: Cambiar la jerarquía o la estructura de la organización para mejorar la eficiencia de los procesos Como ejemplo, considere un banco con un departamento de TI fluido donde los desarrolladores que construyen el código están constantemente a cargo de mantenerlo en uso.
Por análisis de causa raíz: En esta técnica se busca la causa raíz del problema. Por ejemplo, un producto de software que es ineficaz y agrega estrés a cada encuentro con el cliente es el culpable del mal servicio al cliente, no los trabajadores o la capacitación.
Priorizando: Por ejemplo, en una línea de producción donde cada trabajador es consciente de que la seguridad es importante, la línea se detendría si se percibiera un problema de seguridad.
Al tirar de los procesos: Este enfoque permite que la demanda atraiga la oferta para reducir el desperdicio. Por ejemplo, un fabricante de vehículos no comenzará a trabajar en su automóvil hasta que realice un pedido.
¿Qué es el flujo de trabajo frente a la mejora de procesos?
El flujo de trabajo es la serie de pasos que llevan a cabo un proyecto, mientras que la mejora de procesos es el análisis cuidadoso de esos pasos y su eficiencia para que los procesos sean más eficientes y efectivos. La mejora de procesos se considera un enfoque holístico para mejorar los flujos de trabajo con el objetivo de brindar un mejor servicio al cliente, resultados de mayor calidad y tiempos de respuesta más rápidos. Sin embargo, el flujo de trabajo se enfoca en organizar el flujo de documentos y tareas dentro de un solo proceso. Por lo general, viene con un diagrama que muestra cada paso y la dirección en la que va. Por el contrario, la mejora de procesos se centra en una visión amplia de los flujos de trabajo, buscando oportunidades para automatizar o optimizar los procesos para que sean más eficientes y rentables.
¿Cuál es la clave para la mejora de procesos?
La clave para la mejora de procesos es comprender el proceso actual y luego identificar áreas de mejora. Esto implica analizar datos, obtener comentarios de las partes interesadas y mapear el proceso para determinar la forma más eficiente de mejorarlo. En última instancia, la clave es garantizar que cualquier cambio sea efectivo, eficiente y satisfaga las necesidades del cliente.
¿Cuál es el propósito de la mejora de procesos?
La mejora de procesos es un término utilizado para describir las actividades y estrategias utilizadas para hacer que una máquina, un sistema o un proceso sean más eficientes, rentables y confiables. Su propósito principal es reducir el desperdicio, maximizar el rendimiento y mejorar la satisfacción del cliente. Para lograr este objetivo, es necesario mejorar la planificación, reorganizar, automatizar y utilizar las mejores prácticas. Estas actividades pueden ayudar a una empresa a ahorrar tiempo y dinero, reducir riesgos y aumentar la lealtad de los clientes.
¿Cómo se comienza con la mejora de procesos?
Una forma de comenzar su camino hacia la mejora es establecer ciertas pautas con anticipación. Esto incluye determinar qué mejorará, cómo mejorará y cómo medirá sus éxitos (o incluso sus fracasos), y analizar sus resultados como resultado de la Algunos cambios que implementaste.
¿Cuáles son los pasos para la mejora de procesos?
Los pasos básicos para la mejora de procesos son identificar la oportunidad, analizar el desafío e implementar mejoras. Los pasos específicos en el proceso dependen de la metodología de mejora del proceso. Una metodología popular es PDCA, cuya parte se divide en Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
Vea también MAPEO DE PROCESOS DE NEGOCIO: Una guía definitiva
Conclusión
La mejora de procesos es un proceso continuo que requiere que las organizaciones evalúen regularmente sus operaciones e identifiquen áreas de mejora. Las organizaciones deben asegurarse de que sus estrategias de mejora de procesos sean continuas y sistemáticas para garantizar que se logren los objetivos de estas actividades.
Preguntas frecuentes sobre la mejora de procesos
¿Cuál es la Metodología para la Mejora de Procesos?
Con la ayuda del querido Metodología Six Sigma para la mejora de procesos, los empleados ascienden a través de rangos indicados por cinturones de kárate.
¿Qué es la Mejora Continua de Procesos?
La mejora continua de procesos es un esfuerzo continuo, como en un proceso de fabricación, para evaluar y mejorar continuamente las operaciones y los procedimientos con el fin de optimizar la producción y la eficiencia.
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