Para cualquier empresa, aumentar la eficacia operativa es un esfuerzo continuo. A medida que los mercados, la competencia, la tecnología y los clientes cambian, las empresas deben iterar continuamente para aumentar los márgenes, reducir los costos y mejorar la calidad. Aunque no es simple, existen técnicas para aumentar de manera integral la eficiencia operativa en todos los ámbitos de una corporación. Por lo tanto, en este artículo, nos aseguraremos de brindarle toda la información necesaria sobre la eficiencia operativa.
¿Qué es la eficiencia operativa?
La eficiencia operativa consiste en utilizar el tiempo, las personas, los equipos, el inventario y el dinero de la manera más eficaz posible para respaldar el negocio. Las empresas eficaces son más ágiles, más flexibles y más exitosas. Es un error común pensar que la eficiencia operativa sólo se aplica a las empresas industriales y que se trata de invertir en máquinas más avanzadas y más rápidas.
Una empresa o inversión que es más rentable es más eficiente operativamente. Esto se debe a que la entidad puede proporcionar más ingresos o rentabilidad que una alternativa por el mismo o menos dinero.
Reconocer la eficacia operativa
Los costos de transacción de inversión suelen ser el foco de la eficiencia operativa en los mercados de inversión. Las bolsas más rentables tienen los mayores márgenes, lo que significa que un inversor debe pagar menos para ganar la mayor cantidad de dinero.
De manera similar, las empresas quieren producir sus productos al menor costo posible para lograr el mayor margen bruto de beneficio. Casi siempre, las economías de escala pueden aumentar la eficiencia operativa. Reducir la comisión por acción en el mercado de valores puede implicar la compra de acciones adicionales de una inversión a un coste de negociación determinado.
Los mercados competitivos son frecuentemente el resultado de mercados operativamente eficientes. La regulación que tiene como objetivo regular las tarifas para proteger a los inversores de los altos gastos también puede afectar a los mercados operativamente eficientes.
Cómo aumentar la eficacia operativa
Si nota cosas como ganancias decrecientes, problemas para satisfacer la demanda o incluso pérdidas de ingresos, podría pensar, como muchos dueños de negocios, que existen ineficiencias en su operación.
La buena noticia es que un impulso a la eficiencia operativa puede aumentar rápidamente la productividad.
Los ejercicios para mejorar la eficiencia operativa normalmente pasan por estos pasos.
#1. Reconozca su operación
Conocer su operación es el primer paso más crucial en cualquier estrategia para la eficiencia operativa. Lo que no sabes no te ayudará a mejorar. Comience investigando cada faceta de su organización y analizando las numerosas divisiones de su empresa. Utilice auditorías y análisis de datos de desempeño para aprender más sobre operaciones, desperdicios y áreas de mejora.
#2. Crear un Plan de Acción y priorizar proyectos.
La evaluación del estado actual creará una lista prioritaria de soluciones que tendrán el mayor impacto para abordar las principales causas de los problemas.
Los proyectos se pueden dividir en dos categorías:
Victorias rápidas
Estos se pueden lograr en las próximas cuatro semanas aproximadamente. Es beneficioso asignar hasta tres personas de alto nivel con la responsabilidad y el poder de lograr cambios positivos y ejecutarlos al mismo tiempo.
Proyectos que se completarán en los próximos seis a doce meses
Estos desarrollos podrían afectar a varios departamentos o unidades de negocio a nivel empresarial. Es crucial identificar a todas las partes involucradas y darles la autoridad para sugerir e implementar mejoras.
Para ambos proyectos se debe elaborar un plan de acción que especifique quién llevará a cabo cada iniciativa, una fecha de finalización e indicadores clave de desempeño (KPI) o hitos para rastrear el progreso y el impacto.
#3. Introducir aparatos electrónicos
Al iniciar su camino hacia la eficiencia operativa, las empresas deberían considerar la tecnología digital 4.0. Los paneles de fabricación digitales, que ofrecen una representación visual en tiempo real de las métricas de rendimiento, son un ejemplo de estas tecnologías. Puede utilizar estos datos para identificar e investigar las razones subyacentes del tiempo de inactividad no programado y los rechazos o para notificar al personal clave sobre circunstancias que requieren su atención urgente.
Otro tipo de software esencial para las empresas manufactureras es un sistema de gestión diaria. Permite a los gerentes verificar periódicamente el estado de un proyecto, actividad o proceso. Además de ayudar a automatizar el flujo de trabajo y aclarar funciones y responsabilidades, también puede ayudar con la asignación de tareas y los recordatorios.
Puede aumentar tanto la flexibilidad como la eficiencia manteniendo a todos informados. Puede ser más ágil y rápido para reaccionar ante estos factores del mercado a medida que el mercado cambia o los rivales reducen sus ganancias. Eso sólo puede ocurrir cuando todas las partes utilizan información actualizada. Optimice la comunicación entre departamentos y también con los clientes externos.
#5. Elija los indicadores de desempeño adecuados
Necesitará objetivos de rendimiento que sean a la vez ambiciosos y prácticos para alcanzar sus objetivos de producción. Los objetivos realistas son el catalizador de una cultura de eficiencia operativa.
Establecer objetivos beneficia a empresas de todo tipo que operan en los sectores de fabricación, distribución o servicios.
#6. Ponga el cambio en acción y siga mejorando
El personal de una empresa frecuentemente se opone a los cambios. Es fundamental brindarle a su equipo el tiempo, las herramientas y la asistencia (como conocimiento y capacitación) que necesitan para una implementación exitosa, como por ejemplo:
Obtener aceptación
Describa cómo la modificación resolvería los problemas, simplificaría sus vidas y produciría clientes más satisfechos. Según los expertos, los empleados deben sentir que el cambio será ventajoso. Nada positivo surge del cambio por cambiar.
Reunirse con frecuencia
Celebre reuniones de equipo periódicas para responsabilizar a todos, reconocer los logros y señalar áreas de desarrollo. Muchas empresas celebran una reunión rápida todos los días durante 10 a 15 minutos. Estas discusiones se pueden llevar a cabo dos veces al día, al comienzo del turno y durante el almuerzo, para ayudar a los equipos a adaptarse rápidamente en una crisis.
Actualizar el plan
Una vez finalizado el plan de acción, repita el proceso para crear un nuevo plan de acción durante seis a doce meses. Esto fomenta una cultura de desarrollo continuo.
#6. Enfatizar la capacitación de los empleados
La capacitación es crucial para garantizar que su personal conozca las tecnologías más nuevas de su industria. Mantener a su personal bien capacitado en sus sistemas y procesos les permitirá operarlos de manera más efectiva.
También existe el principio empresarial de mejora continua, que nunca se conforma con el status quo y siempre busca formas de reducir el desperdicio. Su empresa debería aceptar esto. Esto requiere una búsqueda constante de mejoras modestas y sustanciales en toda la empresa. Los pequeños cambios pueden afectar en gran medida la calidad, el costo y los plazos de producción.
#7. Mejore sus métodos
Revisar y mejorar sus procedimientos, que son la base de la eficiencia operativa, es una acción adicional. Por eso la automatización es tan crucial; puede acelerar procesos repetitivos, como procedimientos administrativos que requieren mucho tiempo y que pueden automatizarse (como facturas, cotizaciones, redacción de propuestas e informes). Como ya se mencionó, debe revisar su trabajo para asegurarse de que está mejorando.
#8. Tenga en cuenta su estrategia financiera
Por supuesto, la eficiencia operativa debe incluir una estrategia financiera. Puede realizar un análisis de causa raíz, enumerar todos los costos asociados con la creación de sus productos y auditar los centros de costos. Invierta en proyectos a más corto plazo (menos trabajo administrativo, menos planificación y menor compromiso financiero) para mantener una ganancia buena y constante para su negocio. Haga todo lo posible para evitar trabajar con márgenes mínimos.
Cómo calcular la eficiencia operativa
La fórmula para calcular la eficiencia operativa es sencilla. Aunque puede ser fácil de medir, es difícil. Pero el esfuerzo vale la pena. La eficacia operativa es una métrica de rendimiento fantástica; cuanto más alto sea, menos te costará ganar la misma cantidad de dinero.
La automatización es una herramienta fantástica para mejorar la eficiencia operativa de una empresa. Previene el desperdicio de recursos costosos, pero reducir el desperdicio y aumentar la eficiencia beneficiará los resultados de una empresa. Ya sea que trabaje para una gran corporación o una pequeña empresa, siempre hay margen para mejorar la eficiencia operativa. Primero debes poder medirlo.
#1. Fórmula para la eficiencia operativa
Como se mencionó, existe una fórmula simple para la efectividad operativa. Los costos de funcionamiento de la empresa simplemente se suman y los ingresos totales se dividen por esa cantidad.
Ingresos totales / Gastos operativos = Eficiencia operativa
Usemos Acme Widgets como ejemplo. Considere una empresa con 100,000 dólares en costos de funcionamiento y 1 millón de dólares en ingresos anuales. La eficiencia operativa en esta ilustración de eficiencia operativa es 0.1.
#2. Ratio de eficiencia operativa
El índice de eficiencia operativa toma nuestro ejemplo operativo anterior y lo convierte a un porcentaje. Después de dividir los gastos operativos por la revisión total, simplemente puede estimarlo multiplicando el resultado por 100.
Ratio de eficiencia operativa = Gastos operativos / Ingresos totales x 100
El índice de eficiencia operativa sería del 10 o 10% en nuestro ejemplo de eficiencia operativa. Este ejemplo demuestra cómo puede disminuir su tasa de eficiencia operativa y aun así generar la misma cantidad de ingresos o de manera más rentable. Los números son confiables. La eficiencia operativa y la sostenibilidad de su empresa aumentarán cuanto menor sea su tasa de eficiencia operativa.
#3. Eficiencia versus productividad
La productividad se utiliza para medir la producción y normalmente se expresa en términos de una cierta cantidad de unidades por unidad de tiempo, como 100 unidades por hora. En lugar de centrarse únicamente en la cantidad de productos producidos, la eficiencia en la fabricación con frecuencia tiene en cuenta los costos de producción por unidad.
El análisis de las economías de escala también puede implicar comparar la productividad y la eficiencia. Para lograr economías de escala efectivas, las entidades apuntan a maximizar los niveles de producción. Esto reduce los costos por unidad y aumenta los retornos por unidad.
¿Es la eficiencia operativa una estrategia?
La planificación es necesaria para la estrategia, incluido el desarrollo de presupuestos financieros, presupuestos de proyectos y estimaciones de crecimiento que las divisiones pueden utilizar para mantener las operaciones. La implementación de la planificación estratégica es eficiencia operativa.
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Referencias
