Las ideas de sistemas de archivo bien estructurados pueden ayudar a una empresa a mantener sus asuntos ordenados. De esta forma, no tendrás que darle la vuelta a todo en busca de información vital. En este artículo, encontrará consejos sobre cómo archivar sus documentos correctamente, así como buenas ideas sobre cómo configurar sistemas de archivo electrónico para su pequeña empresa.
Sistemas de archivo para empresas
Los sistemas de archivo se han desarrollado a lo largo del tiempo, desde archivar documentos en cajas hasta sofisticados programas de software que almacenan información electrónicamente fuera de la vista. Aunque hay muchas opciones disponibles en la actualidad, todos los sistemas de archivos tienen un objetivo común: la gestión eficaz de registros. Con numerosos sistemas de archivos disponibles, es fundamental analizar las cualidades de cada uno antes de decidir cuál es el mejor. Los sistemas de archivo más frecuentes son fáciles de configurar y proporcionan un método eficiente de gestión de archivos.
Los 3 tipos de sistemas de archivo
#1. Presentación alfabética
Para menos de 5,000 documentos, el archivo alfabético es el sistema de archivo más popular. La presentación por orden alfabético es un método de organización de archivos en función de los nombres de personas, corporaciones, instituciones, agencias, materias, temas o ubicaciones geográficas en el orden del diccionario. Este enfoque funciona bien para archivos de clientes o de nombres de clientes. Utilice un índice relativo al archivar materias. El índice es una lista de nombres de temas destinados a representar cada tema en orden alfabético. Para determinar bajo qué nombre de tema archivar la entrada, consulte el índice relativo.
#2. Archivo Numérico
Organice los archivos en orden consecutivo utilizando números directamente del registro o un número proporcionado al crear un sistema de archivo numérico. Para recuperar archivos, la mayoría de los sistemas emplean un índice. Un sistema de archivo numérico aumenta la productividad al aumentar la velocidad con la que se archivan y localizan los archivos. También permite una identificación más precisa y más confidencialidad. A diferencia de los sistemas de archivo alfabéticos, permite ampliaciones ilimitadas y puede gestionar más de 5,000 registros.
#3. Archivo alfanumérico
La presentación alfanumérica implica el uso de nombres y números. Este tipo de sistema de archivos se usa normalmente con nombres de sujetos y números. Organice los archivos alfabéticamente o por título de tema, luego por categoría numérica. Para archivos alfanuméricos, se requiere un índice relativo. Los códigos numéricos asignados a cada división alfabética aparecerán en el índice.
Configuración de sistemas de archivo electrónico para su pequeña empresa
Aquí hay algunas ideas sobre cómo configurar sistemas de archivo electrónico para su pequeña empresa:
#1. Haga un plan para la retención de documentos.
El primer paso es solo una preparación adicional. Debe establecer pautas y objetivos antes de comenzar a utilizar los sistemas de archivo electrónico para su pequeña empresa. Deberá desarrollar una estrategia general en algunas áreas:
- Creación de documentos
- Compartir documentos
#2. Seleccione el mejor programa de gestión de archivos.
Una vez que haya decidido una estrategia para agilizar su transición digital, puede considerar la compra de software. Conocer su rango de presupuesto, los requisitos de almacenamiento aproximados y el número de usuarios lo ayudará a comparar opciones. También debe asegurarse de que su programa contenga algunas funciones cruciales:
- Sencillez de uso
- Sincronizar
- Integración sencilla
#3. Crear un plan para la implementación.
Ha llegado el momento de poner en marcha su plan y su software. Toda su preparación debería dar sus frutos una vez que llegue a este punto.
- Comunicar
- Establecer niveles de permisos.
- Crear reglas
- Complementa tus sistemas
#4. Hacer arreglos de almacenamiento.
Ha llegado el momento de poner en práctica sus planes de almacenamiento. Tenga en cuenta algunas cosas mientras carga, guarda y distribuye sus archivos.
- Mantenga su organización.
- Crear subcarpetas
- Convenciones de nombres
#5. Plan de mantenimiento continuo.
Mantenga el flujo del proceso después de que su sistema de archivo digital esté en funcionamiento. Si se deja solo y sin mantenimiento, un entorno electrónico puede congestionarse rápidamente como uno físico.
- Comprobaciones de mantenimiento programadas
- Archivo de documentos
Lo que debe considerar al configurar sistemas de archivo electrónico para su pequeña empresa
#1. Tu situación financiera
Al seleccionar un software de gestión de documentos, asegúrese de que esté dentro de su presupuesto. Afortunadamente, existen varias opciones de presentación electrónica de bajo costo disponibles.
#2. La curva del aprendizaje
Aparte de los costos del sistema, es fundamental tener en cuenta sus habilidades, así como los conocimientos tecnológicos del resto de su oficina para programar su horario (y el de su equipo) de manera adecuada.
#3. Número total de usuarios
Algunos sistemas cobran según la cantidad de usuarios, mientras que otros imponen requisitos mínimos (o máximos) de usuarios. Antes de adquirir software, asegúrese de saber cuántas personas lo utilizarán (o una estimación aproximada).
Cómo archivar sus documentos correctamente
¿Alguna vez ha hecho esperar a alguien mientras buscaba en su escritorio un documento importante? ¿O alguna vez ha luchado para cumplir con una fecha límite porque extravió un archivo informático crítico? Tienes que aprender a archivar tus documentos correctamente para evitar estas situaciones embarazosas
Ya sea que trabaje con documentos en papel, archivos electrónicos o una combinación de ambos, mantenerlos organizados y accesibles es fundamental. Ahorrará tiempo buscando artículos y tendrá la información adecuada al alcance de su mano siempre que la necesite. Aquí hay algunos consejos sobre cómo archivar sus documentos correctamente:
#1. No guardes papeles superfluos.
Para archivar correctamente tus documentos, evita la costumbre de guardar todo lo que se te presente. Tómese unos minutos para escanear la información y mantenga un archivo solo si es importante para sus actividades profesionales o lo requiere su empresa. Demasiados documentos innecesarios contribuyen al desorden y hacen que sea más difícil encontrar cosas en el futuro.
#2. Utilice una convención de nomenclatura uniforme para sus archivos y carpetas.
Divida una carpeta principal, por ejemplo, en subcarpetas para clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Para identificar de qué o de quién tratan las carpetas, utilice nombres más cortos. Incluso puede usar códigos de colores para ayudarlo a reconocer diferentes grupos de carpetas.
#3. Mantenga juntos los documentos relevantes, independientemente del tipo.
Por ejemplo, en lugar de tener una carpeta para presentaciones para todos los proyectos, otra carpeta para hojas de cálculo para todos los proyectos, etc., guarde informes, cartas, notas de presentación, hojas de cálculo y gráficos relacionados con un proyecto específico en una sola carpeta. Podrá encontrar documentos para un proyecto específico mucho más rápido de esta manera.
#4. Distinguir entre trabajo en curso y terminado.
Algunas personas prefieren conservar el trabajo en curso o presente en su escritorio o en el escritorio de la computadora hasta que termine el trabajo. Luego lo reubican en el directorio apropiado, donde se almacenan los archivos de la misma categoría, una vez completados. Mueva los archivos en los que ya no está trabajando a las carpetas donde su trabajo completo se guarda regularmente (por ejemplo, semanalmente o cada dos semanas).
#5. No sobrecargue las carpetas.
Si tiene muchos archivos en una carpeta o muchas subcarpetas en una sola carpeta, divídalos en grupos más pequeños (subcarpetas o subsubcarpetas). Puede, por ejemplo, separar una carpeta llamada "Plan de negocios" en subcarpetas denominadas "BP2021", "BP2022" y "BP2023". De manera similar, puede subdividir una carpeta titulada Delta Traders para un cliente en subcarpetas llamadas "Presentaciones de ventas de Delta Traders" y "Contratos de Delta Traders". En lugar de tener una larga lista de archivos, el objetivo es organizarlos en carpetas o subcarpetas lógicas.
#6. Ordenar los documentos cronológicamente.
Para archivar sus documentos correctamente, resalte la fecha de un documento resaltándola, agregándola a un documento en papel o insertándola en el título de uno electrónico. Esto le permite ordenar sus documentos cronológicamente sin tener que abrir cada uno individualmente. Podrá encontrarlos más fácilmente en el futuro.
#7. Convierte documentos en papel a formato digital.
Esto es útil si no tiene mucho espacio para documentos en papel, desea conservarlos sin destruirlos por completo, necesita distribuir documentos electrónicamente o desea que su almacenamiento de información sea más seguro. (Sin embargo, esto no es apropiado para muchos tipos de documentos, como contratos legales o documentos con firmas originales, así que ejerza su mejor juicio aquí).
Ideas de sistemas de archivo para la oficina
La idea de crear, organizar o limpiar un sistema de archivo de oficina puede hacer que incluso los más valientes se escondan detrás de una lista de otras tareas pendientes más apremiantes. ¡Ya no tienes que disimular! Estas ideas probadas y verdaderas pueden ayudarlo a obtener, y mantener, el sistema de archivo de su oficina en la mejor forma.
#1. Codificación de color
La gente ha estado codificando por colores desde que el papeleo de oficina y los sistemas de archivos de oficina eran algo común hace décadas. Las ideas de codificación por colores nunca fallan, y es relativamente rápido y fácil de implementar, incluso si tiene un sistema de archivo particularmente complejo. La codificación por colores lo motivará a archivar sus documentos correctamente, encontrar archivos rápidamente y hacer que el proceso de archivo sea más agradable.
Esta estrategia organizativa es ideal para transformar montones de papel en paquetes ordenados que sean lo más predecibles posible.
#2. digitalizar
Al digitalizar archivos, esencialmente está creando un sistema de archivo sin papel. Después de convertir todos los archivos en papel a formato digital, a muchas personas les resulta mucho más fácil organizar un sistema de archivo digital que un sistema de archivo en papel. Si prefiere digitalizar sus archivos, primero debe escanear y convertir sus archivos antiguos, lo que puede ser un procedimiento que requiere mucho tiempo y mano de obra.
#3. Decide una fecha de vencimiento.
Esto puede parecer una trampa, pero reducir la cantidad de archivos para ordenar es una de las mejores formas de administrar un sistema de archivo de oficina. La eliminación de archivos por contenido puede ser difícil, ya que es difícil establecer qué archivos se deben conservar y cuáles se pueden descartar, pero descartar archivos por antigüedad proporciona una técnica segura y regulada para seleccionar lo que se puede descartar.
#4. Separa y conquista
Si los archivos que necesita organizar solo son relevantes para ciertos departamentos, asigne a alguien de cada uno de esos grupos para que organice sus archivos mientras establece un marco general de administración de archivos.
Los archivos deben organizarse en las paredes.
En lugar de usar un archivador o un estante, cuelgue archivadores en las paredes.
#5. Ordenar por importancia
Cualquiera que haya pasado tiempo buscando en archivos conoce el deseo de encontrar exactamente lo que necesita en lugar de 100 cosas que no necesita. Por ejemplo, para que la recuperación de documentos sea más divertida para todos, intente estructurar los archivos de su oficina en orden de prioridad.
#6. Acostúmbrese a hacer arreglos de manera regular.
Incluso el mejor sistema de archivos de oficina no lo mantendrá organizado por sí solo. Es recomendable tener esto en cuenta y planificar hacer un poco de trabajo semanalmente para mantener el sistema ordenado. Contribuir con una pequeña cantidad de esfuerzo de forma regular se sentirá mucho menos oneroso que intentar limpiar un año de archivos mal manejados de una sola vez.
#7. Distinguir entre trabajo en curso y terminado
Esta brillante idea simplifica todo el método de archivo. Los archivos de los proyectos terminados todavía se pueden organizar, pero separarlos de los archivos para continuar con el trabajo hará que la detección de archivos sea mucho más rápida y eficiente.
¿Cuáles son los 5 sistemas básicos de archivo?
Los 5 sistemas básicos de archivo incluyen:
- Presentación de materias
- Archivo alfabético
- Archivo numérico
- archivo geográfico
- Archivo cronológico
¿Cómo se construye un buen sistema de archivo?
- Cree categorías uniformes que puedan aceptar fácilmente documentos escritos y guardados en una variedad de formatos impresos y electrónicos.
- Realizar un inventario de registros
- Crear un sistema de archivo centralizado.
- Eliminar archivos cada año
¿Cómo organizo los sistemas de archivo de mi pequeña empresa?
- Realizar una sesión de lluvia de ideas
- Ordene todos sus documentos actuales
- Recopile información del equipo.
- Elija un sistema de pedido simple
- Etiquete todo consistentemente
- Considere la codificación por colores
- Seleccione un gabinete en el que pueda crecer.
¿Qué sistema de archivo se utiliza principalmente en las grandes organizaciones?
El sistema de archivo vertical se usa principalmente en grandes organizaciones.
¿Cuál es el sistema de archivo más adecuado para todas las oficinas?
El sistema de archivo horizontal es el sistema de archivo más adecuado.
¿Cuál es el sistema de archivo más utilizado?
La forma más natural y popular de organizar archivos es utilizando un enfoque alfabético. Incluso el sistema alfanumérico más básico necesita que se establezcan estándares de presentación, incluidos los procedimientos de presentación por escrito, las técnicas de referencias cruzadas y los procedimientos para presentar cambios de nombre duplicados, entre otras cosas.
¿Cuál es el método más simple de organización de archivos?
La forma más simple de organización de archivos en DBMS es la estructura de archivos secuenciales. Esta estrategia es efectiva en términos de velocidad cuando se trata de grandes cantidades de datos porque el acceso a los datos se logra de esta manera con bastante rapidez.
¿Cuáles son las 2 técnicas de archivo más comunes?
El enfoque de hojas sueltas y el método colectivo son las dos técnicas principales de archivo. Los documentos archivados individualmente tienen perforaciones antes de colocarlos en un archivo estándar. Es bastante simple archivar y eliminar documentos de un archivo.
¿Para qué debe presentar una pequeña empresa?
La nómina, los costos comerciales, los extractos de tarjetas de crédito, los extractos bancarios, las declaraciones de impuestos anuales, las declaraciones de impuestos trimestrales, el inventario, las cintas de la caja registradora, los diarios de viaje y las declaraciones de ingresos y ventas deben incluirse en estos archivos.
¿Qué método de archivo se considera el más eficiente?
Mucha gente cree que el sistema de archivo de dígitos terminales es el más efectivo. Después de la unidad intermedia y la última unidad de números en este sistema, el último dígito o grupo de últimos dígitos (dígitos terminales) sirve como la unidad principal utilizada para archivar.
En conclusión,
Mientras se prepara para implementar un sistema de archivo bien estructurado, la vida de su oficina se volverá menos desordenada. Habrá una curva de aprendizaje para migrar archivos en línea, pero será más fácil de manejar y mantener con el tiempo. Las ideas de sistemas de archivo de esta guía le darán una idea de cómo configurar sistemas de archivos electrónicos, incluso para su pequeña empresa.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de archivo para empresas
¿Qué es un buen sistema de archivo?
Un buen sistema de archivo debe ser simple y no demasiado complicado. Al mismo tiempo, no se puede renunciar al uso del sistema de archivos en aras de la simplicidad.
¿Cuáles son los métodos modernos de archivo?
Los métodos modernos de archivo se clasifican en archivo vertical y horizontal.
¿Qué aplicación es mejor para guardar documentos?
Las mejores aplicaciones para guardar documentos incluyen:
- Google Docs
- Documentos para ir
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Referencias
