Como propietario de una pequeña empresa que trabaja para realizar un seguimiento del inventario, sabe que los aumentos inesperados y las pausas en la demanda de los clientes, los inconvenientes de la cadena de suministro y los productos categorizados incorrectamente pueden hacer que el seguimiento del inventario sea un gran problema. Sin embargo, esta es una molestia con la que no debería tener que lidiar al administrar su negocio. Para mantener y expandir con éxito su negocio, debe poder verificar su inventario sin problemas y de manera consistente para saber qué se vende, qué no y cuándo volver a ordenar. Aquí, repasaremos los conceptos básicos de la verificación y administración de inventario, incluido algún software que puede usar para su negocio.
¿Qué es un control de inventario en el negocio?
La verificación de inventario es la práctica de garantizar que todas las cosas en un almacén o tienda comercial estén contabilizadas y en las cantidades correctas. Ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de los productos almacenados, evaluar los niveles de existencias y minimizar las pérdidas por robo o desperdicio. Un control de inventario es un paso necesario para mantener su negocio funcionando de manera efectiva; después de todo, si no sabes lo que tienes, no podrás dar a los clientes lo que necesitan. Los controles de inventario implican una evaluación metódica de los artículos disponibles, la confirmación de la precisión de las facturas y las órdenes de compra y el reabastecimiento de los estantes según sea necesario. En pocas palabras, ¡es el secreto de una gestión eficaz del inventario!
Cómo hacer una verificación de inventario comercial
La forma particular de verificar su inventario diferirá según el tamaño de su negocio, los productos que vende, su presupuesto y una variedad de otras consideraciones. Sin embargo, aquí hay algunas medidas de alto nivel que cada empresa puede tomar:
#1. Designe a alguien para que esté a cargo de la gestión del inventario.
Si su empresa administra una gran cantidad de inventario con una variedad de productos (especialmente cosas perecederas), es posible que desee contratar a un gerente de inventario de tiempo completo. Si el inventario físico es un componente menor de su organización, el seguimiento del inventario se puede delegar a un gerente además de sus otras funciones.
#2. Elija un sistema para la gestión de inventario.
Según la cantidad y la complejidad de su inventario, es posible que pueda administrarlo con una hoja de cálculo (o, en algunos casos, con un bloc de notas). Sin embargo, en la mayoría de los casos, el software de gestión de inventario ahorrará tiempo y dinero a las organizaciones al tiempo que proporciona datos de seguimiento de inventario más precisos.
#3. Determine con qué frecuencia necesitará ejecutar el inventario.
Si utiliza un software de gestión de inventario, su programa manejará gran parte del control de inventario diario y semanal por usted y lo mantendrá actualizado a través de paneles. Los administradores de inventario pueden monitorear estos tableros diariamente y según sea necesario para asegurarse de que todo esté en orden, así como preparar informes para compartir con otras partes interesadas.
Si administra el inventario manualmente, debe verificar los niveles de inventario regularmente o al menos mensualmente para anticiparse a la escasez, el exceso de oferta y la mercancía comercial que vence. También deberá realizar un seguimiento de cuándo llega nuevo inventario y cuándo sale el inventario para actualizar manualmente los niveles de existencias en su hoja de cálculo.
#4. Instale su equipo de seguimiento de inventario.
Ya sea que use software o no, los dispositivos de seguimiento de inventario (escáneres de códigos de barras, escáneres de códigos QR, escáneres RFID, etc.) pueden ayudar a eliminar gran parte del tedioso esfuerzo del seguimiento de inventario.
Si no tiene un software de administración de inventario, aún puede emplear lectores de códigos de barras para mejorar el seguimiento del inventario. En lugar de sincronizarse con su software de inventario, el escáner de código de barras solo entregará una cadena de datos a la computadora o dispositivo móvil al que está conectado, transformando efectivamente su escáner en un dispositivo de entrada. Este método no es tan efectivo como usar un software de administración de inventario que detecta datos escaneados y actualiza automáticamente la información del inventario, pero es significativamente más eficiente y preciso que ingresar manualmente cadenas de datos en una hoja de cálculo.
#5. Regularmente, audite el seguimiento de su inventario.
Desafortunadamente, la gestión de inventario no es un negocio de "configúrelo y olvídese". Es fundamental revisar su sistema de monitoreo de inventario de forma regular (mensual o trimestral) para eliminar las ineficiencias, verificar la precisión e identificar áreas de mejora.
Aquí hay algunos puntos a considerar al realizar una auditoría de seguimiento de inventario:
- Cuente físicamente su inventario (los escáneres electrónicos pueden ser muy útiles aquí). Verifique que los totales coincidan con los de su hoja de cálculo o sistema de gestión de inventario. Para eliminar las discrepancias causadas por información obsoleta, haga esto cuando el inventario esté congelado (por ejemplo, fuera del horario de atención o durante el fin de semana).
- Los recuentos cíclicos se deben realizar periódicamente. Un conteo de ciclo es comparable a un conteo de inventario completo, excepto que se realiza en un subconjunto de su inventario para minimizar las interrupciones. La mayoría de las empresas realizan conteos cíclicos a propósito, seleccionando subsecciones con alto valor o altas tasas de rotación, por ejemplo.
- Contraste los números de inventario con los datos financieros. Si las estadísticas de su inventario no coinciden con sus estados financieros, por ejemplo, para los ingresos de las cosas vendidas, debe investigar más.
¿Qué es la gestión de inventario?
El proceso de ordenar, almacenar, usar y vender el inventario de una empresa se conoce como gestión de inventario. Esto comprende la gestión de materias primas, componentes y productos terminados, así como el almacenamiento y procesamiento de dichos productos básicos. Existen varias formas de gestión de inventario, cada una con ventajas y desventajas según las demandas de un negocio.
Ventajas de la gestión de inventario
Uno de los activos más importantes de una empresa es su inventario. Los insumos y los productos finales de una empresa son el corazón de su operación en las industrias minorista, manufacturera, de servicios de alimentos y otras industrias con un uso intensivo de inventario. La falta de inventario cuando y donde se necesita puede ser desastrosa.
Al mismo tiempo, el inventario puede considerarse un pasivo (aunque no en el sentido contable). Un gran inventario es vulnerable al deterioro, robo, daño o cambios en la demanda. El inventario debe estar asegurado y, si no se vende a tiempo, puede venderse con pérdidas o simplemente destruirse.
La gestión de inventario es fundamental para las empresas de todos los tamaños por estas razones. Saber cuándo reabastecer el inventario, cuánto comprar o fabricar, cuánto pagar, cuándo vender ya qué precio pueden convertirse en consideraciones complicadas. Las pequeñas empresas con frecuencia conservan registros de inventario manual y utilizan fórmulas de hojas de cálculo (Excel) para determinar los puntos y las cantidades de pedido. Las empresas más grandes emplearán software de planificación de recursos empresariales (ERP). Las principales organizaciones hacen un amplio uso de aplicaciones de software como servicio (SaaS) altamente personalizadas.
Métodos de gestión de inventario
Una corporación utilizará varias estrategias de gestión de inventario según el tipo de negocio o producto que se estudie. La producción justo a tiempo (JIT), la planificación de requisitos de materiales (MRP), la cantidad económica de pedidos (EOQ) y los días de ventas de inventario (DSI) son algunas de estas estrategias de gestión. Hay otros, pero estos son los cuatro enfoques más frecuentes para el análisis de inventario.
#1. Gestión JIT (Justo a Tiempo)
En las décadas de 1960 y 1970, este enfoque de fabricación se desarrolló en Japón. Toyota Motor (TM) hizo la mayor contribución a su crecimiento. Al mantener solo el inventario requerido para fabricar y vender productos, las corporaciones pueden ahorrar sumas considerables de dinero y disminuir el desperdicio. Este método ahorra dinero en almacenamiento y seguro, así como el gasto de desechar o tirar el exceso de inventario.
La gestión de inventario JIT puede ser peligrosa. Si la demanda aumenta inesperadamente, es posible que el fabricante no pueda adquirir el inventario necesario para satisfacer esa demanda, lo que perjudica la reputación de sus clientes e impulsa el negocio hacia la competencia. Incluso los pequeños retrasos pueden ser problemáticos; si un insumo vital no se recibe “justo a tiempo”, puede ocurrir un cuello de botella.
#2. MRP (Planificación de Requerimientos de Material).
Este método de gestión de inventario depende del pronóstico de ventas, lo que significa que los productores deben mantener registros de ventas precisos para predecir con precisión las necesidades de inventario y comunicar esas necesidades a los proveedores de materiales a tiempo. Un fabricante de esquís, por ejemplo, puede usar un sistema de inventario MRP para asegurarse de que los materiales como plástico, fibra de vidrio, madera y aluminio estén en stock según los pedidos esperados. La incapacidad de un fabricante para cumplir con los pedidos surge de la incapacidad de estimar efectivamente los ingresos y planificar las adquisiciones de inventario.
#3. EOQ (cantidad económica de pedido)
Este modelo se utiliza en la gestión de inventario para calcular cuántas unidades debe agregar una empresa a su inventario con cada pedido de lote para reducir los costos totales de inventario y asumir una demanda constante de los consumidores. En el modelo, los gastos de inventario comprenden los cargos de mantenimiento y establecimiento.
El modelo EOQ tiene como objetivo garantizar que se solicite la cantidad adecuada de inventario por lote, de modo que una empresa no tenga que realizar pedidos con demasiada frecuencia y no tenga un exceso de inventario disponible. Se supone que existe una compensación entre los costos de mantenimiento de inventario y los costos de configuración del inventario, y que los costos totales de inventario se reducen cuando se reducen tanto los costos de configuración como los de mantenimiento.
4. Días de Venta de Inventario (DSI)
Esta razón financiera revela la cantidad promedio de días que le toma a una empresa convertir su inventario, incluidos los productos en proceso, en ventas. DSI también se conoce como la antigüedad promedio del inventario, días de inventario pendiente (DIO), días en inventario (DII), días de ventas en inventario o días de inventario.
La estadística refleja cuántos días durará el suministro actual de inventario de una empresa, lo que indica la liquidez del inventario. Un DSI más bajo es generalmente deseable porque sugiere un tiempo más corto para liquidar el inventario, aunque el DSI promedio varía según la industria.
Software de gestión de inventario disponible para pequeñas empresas
#1. Inventario de Zoho
Zoho Inventory ofrece muchas funciones. Para comenzar, Zoho ofrece un plan gratuito bastante completo que permite a los clientes tomar pedidos pendientes de artículos agotados, configurar envíos directos y manejar transacciones en múltiples monedas. Esto permite a las pequeñas empresas mantener su inventario organizado sin tener que preocuparse por sus gastos restringidos.
Sin embargo, si elige aumentar su plan, recibirá funciones adicionales. Puede administrar varios almacenes, mantener números de serie y lotes, y conectar varias tiendas Shopify a su cuenta. También obtendrá integraciones ingeniosas de terceros, como una con Amazon y su servicio Fulfilled By Amazon (FBA).
Sin embargo, se cree que Zoho se adapta mejor a las organizaciones pequeñas y medianas. Aunque sus planes incluyen una variedad de restricciones de pedidos, incluido el plan Elite lanzado recientemente (por $ 239 por mes, facturado anualmente), que permite pedidos ilimitados, son las otras características las que permiten a Zoho atender a las pequeñas y medianas empresas. No hay restricciones en pedidos, etiquetas de envío o seguimiento con el plan élite. Es un excelente plan para empresas medianas que realizan muchos envíos y comercio electrónico, con cinco tiendas Shopify y 15 almacenes.
Si tiene una pequeña empresa y no necesita cumplir con cientos de pedidos por mes, Zoho Inventory es una excelente solución. También puede continuar con Zoho cuando esté listo para crecer.
#2. Inventario de entrada
InFlow Inventory es un excelente sistema de gestión de inventario para pequeñas empresas con un presupuesto ajustado. El software es increíblemente fácil de usar, con muchas funciones de seguimiento de inventario automatizadas. Incluso tiene una excelente aplicación móvil para escanear códigos de barras y mantener actualizados a sus agentes de ventas y gerente de inventario sobre los niveles de inventario.
Si bien simplifica la gestión de inventario, inFlow limita la cantidad de pedidos que puede manejar cada mes antes de que le paguen más. El plan más caro, por ejemplo, incluye 10,000 pedidos de venta cada mes.
#3. ordoro
Cuando hace malabarismos con varios canales de ventas, es difícil ejercer estrategias adecuadas de gestión de inventario. Afortunadamente, Ordoro simplifica la venta multicanal. Puede establecer productos maestros dentro de su sistema de inventario con Ordoro, lo que le permite actualizar descripciones, fotos, marcas y más en todos (o parte) de sus canales de ventas cuando lo desee.
Ordoro también tiene herramientas de gestión de proveedores que simplifican el envío directo. Puede, por ejemplo, asignar proveedores a ciertos productos en su catálogo. Luego, si un cliente quiere ciertas cosas, Ordoro puede dirigir automáticamente el pedido al proveedor adecuado, eliminando al intermediario (usted), aumentando la eficiencia de la cadena de suministro y asegurando que sus consumidores reciban sus artículos lo antes posible.
Ordoro también permite estrategias atípicas de gestión de inventario. Por ejemplo, puede vender en exceso sus productos a propósito o limitar la cantidad de artículos en stock visibles para sus clientes, los cuales crean la sensación de escasez y alientan a sus compradores potenciales a finalizar su compra. Finalmente, esto le permite obtener una mayor ganancia y evitar el mantenimiento de costosos excedentes.
#4. cin7
La mayoría de las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) incluyen módulos para cada parte de su organización (como contabilidad, punto de venta, inventario y envío), y usted paga por cada módulo que agrega a su plan. Estos gastos se acumulan, lo que hace que los sistemas ERP sean prohibitivamente costosos para todas las empresas, excepto para las más grandes.
Cin7 rompe el molde al incluir módulos incorporados como parte de su plan. Cin7 incluye funciones de comercio electrónico B2B, funciones de fabricación e incluso un sitio de pago, además de un sistema POS totalmente integrado. Eso se suma a las funciones de escaneo de códigos de barras, seguimiento de inventario y cumplimiento de pedidos que esperaría de un sistema de administración de inventario.
Cin7 también proporciona pronóstico de demanda avanzado y capacidades multicanal, incluida la sincronización entre canales de cinco minutos. Esto garantiza que tenga un sistema de inventario dinámico que esté siempre actualizado, lo que le permitirá lograr una gestión de inventario adecuada sin esfuerzo.
#5. servicio superior
Upserve ofrece una solución de inventario dinámico para satisfacer las necesidades específicas de los restaurantes. El software, en particular, se enfoca más en el seguimiento de la fecha de vencimiento y las demandas únicas de la cadena de suministro (como el transporte refrigerado) que otras soluciones de software de control de inventario.
Sí, Upserve es costoso, pero ofrece todo lo que pueda desear en una sola suscripción. Puede manejar sus pedidos en línea, servicios POS y gestión laboral desde numerosas ubicaciones. Upserve incluso brinda información y herramientas para ayudarlo a administrar su negocio de manera más eficiente.
Además, Upserve ofrece capacidades adaptadas específicamente a los restaurantes. Puede, por ejemplo, utilizar el software de inventario Upserve para crear recetas para los alimentos que vende, adaptando cada receta con los ingredientes exactos y las cantidades requeridas. Cuando vende ese plato, Upserve puede deducir automáticamente la cantidad de artículos utilizados de sus niveles de inventario. También puede utilizar esta capacidad para determinar los precios del menú e identificar el desperdicio de alimentos.
¿Qué es el 80/20 de inventario?
Según la regla 80/20, el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos, consumidores u otra unidad de medida. Cuando se aplica a los inventarios, la regla dice que el 80% de los ingresos de una empresa provienen del 20% de sus artículos.
¿Con qué frecuencia se revisa el inventario?
Dependiendo del tamaño del almacén y de las exigencias de la organización, los conteos periódicos podrían realizarse cada dos meses o cada tres semanas. Esto proporcionará más conciencia que las posibilidades anuales o estacionales, pero también requerirá más tiempo y esfuerzo. Los trabajadores deben verificar que el inventario se realice de manera consistente entre conteos.
¿Cuáles son los tres métodos principales de inventario?
Las metodologías de valoración de inventario incluyen FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y WAC (costo promedio ponderado).
En conclusión
El control de inventario es un componente crítico de las operaciones comerciales. La gestión de inventario depende del tipo de negocio y del tipo de bienes vendidos. Puede que no haya un tipo perfecto de gestión de inventario porque cada uno tiene ventajas y desventajas. Sin embargo, utilizar la forma más adecuada de método de gestión de inventario puede ser muy útil.
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Referencias
