No es una buena idea discutir la gestión del ciclo de vida del contrato en una cena. Pero hacerlo correctamente puede hacer o deshacer su empresa. Cualquier industria tiene preocupaciones legítimas sobre el seguimiento de tantos contratos. Además, las repercusiones de perder una fecha de contrato crucial pueden ser graves. Cualquiera puede experimentarlo. Sin embargo, la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) puede ser útil (sí, para cualquiera). Un procedimiento crucial que ayuda a las empresas a administrar y gobernar sus contratos y, lo que es más importante, es la administración del ciclo de vida del contrato. Explicaremos la gestión del ciclo de vida del contrato en este artículo, repasaremos los muchos tipos de software CLM, discutiremos los beneficios de las soluciones Ironclad CLM para los proveedores y enumeraremos los principales programas CLM para una gestión de contratos automatizada más eficaz.
¿Qué es el software Clm?
Cualquier plataforma digital diseñada para manejar contratos a lo largo de todas las fases del ciclo de vida se considera software CLM. Compare eso con el software de firma de documentos, que solo permite la recopilación digital de firmas. Los usuarios legales y comerciales internos pueden automatizar los procedimientos de gestión con las soluciones CLM, y también pueden extraer información comercialmente útil de sus contratos.
Algunas empresas se concentran en una etapa o función de contrato en particular, como la generación de documentos, mientras que otras se concentran en un tipo de contrato en particular. Sin embargo, varias personas de campos legales relacionados, como la gestión de asuntos o gastos, han hecho incursiones en la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Ya hay al menos 150 empresas que ofrecen software de gestión de contratos, pero solo hay una que puede ayudar a las empresas modernas a automatizar cada paso del proceso de contratación.
Características del software CLM para proveedores
No todo el software CLM para proveedores es igual y si, como la mayoría de los departamentos legales, dedica el 97 % de su tiempo y recursos a redactar contratos, querrá que su software CLM satisfaga una variedad de intereses de acuerdo con los requisitos de su empresa. La mayoría de las soluciones de software CLM para proveedores suelen incluir las siguientes características y funcionalidades estándar:
#1. Historial de contactos y auditoría
Siempre puede usar la versión más reciente de un contrato gracias a la capacidad del software CLM para construir historiales de versiones, pero también puede realizar un seguimiento de las modificaciones que se han realizado junto con su tiempo y autores. La mayoría del software CLM realiza un seguimiento de los inicios de sesión, las descargas y otras modificaciones del contrato, ya que es más probable que surjan problemas durante las etapas de corrección o edición, por lo que la detección temprana de errores es ventajosa.
#2. Edición colaborativa de contratos
Es fundamental tener la capacidad de mantener y editar contratos de forma digital y asíncrona. Debe haber una capacidad de edición colaborativa en su programa CLM. Por ejemplo, los cambios realizados en un contrato en un bufete de abogados de la costa este se pueden ver y discutir rápidamente en un bufete de abogados alemán.
#3. Cumplimiento
Debido a los posibles efectos de liquidación por contrato del cumplimiento, esta etapa requiere extrema precaución. Su programa debe ser capaz de realizar una verificación automática de cumplimiento por usted. Según un informe reciente de la firma de abogados internacional Ropes & Gray, el 61 % de los encuestados afirmó que hacer que las reglas y regulaciones sean claras para los empleados es un factor clave para ayudarlos a comprender el cumplimiento. El personal de apoyo y los asistentes legales solían estar a cargo de verificar el cumplimiento del contrato.
Sin embargo, si utiliza un programa CLM, podrá presentar el cumplimiento y cotejarlo comparándolo con otros contratos comparables, así como con los archivos y documentos legales vigentes de su empresa.
#4. Base de datos de contratos navegable
Según The Aberdeen Group, el 78 % de las empresas de primer nivel tienen bases de datos de búsqueda de sus contratos, lo que no solo facilita la búsqueda de productos específicos, sino que también ahorra tiempo y dinero.
Su solución CLM debe poder ofrecer bases de datos dedicadas y con capacidad de búsqueda para sus datos, así como un almacenamiento seguro y confiable (a través de un servicio en la nube). Además, debe poder guardar cláusulas preestablecidas para contratos típicos.
#5. Capacidades de firmas electrónicas
Con las firmas digitales, hay menos posibilidades de que sus contratos sean copiados o modificados. Debe ofrecer un método legalmente vinculante para aceptar firmas digitales en su solución CLM. Su software CLM debería poder reconocer y modificar estos requisitos automáticamente porque los requisitos para las firmas digitales difieren entre las regulaciones federales e internacionales.
#6. Gestión de flujo de trabajo
Según Thomson Reuters, automatizar y coordinar la gestión de contratos puede liberar hasta el 82% del trabajo de un abogado. Un contrato debe ser administrado por varias partes y pasar por varias etapas, incluida la emisión, negociación, ejecución y renovación.
El mejor software CLM mantiene a todas las partes informadas de los cambios, las prepara para sus roles en el contrato (incluido el cumplimiento y el descubrimiento previo) y las mantiene informadas de lo que se debe hacer para finalizar el contrato a través de alertas y notificaciones.
#7. Alertas y notificaciones de cambios de contrato
Todas las partes deben ser informadas de inmediato si es necesario corregir un error o si es necesario realizar una modificación mientras se realiza un seguimiento de quién está realizando las modificaciones. Además, puede filtrar las alertas a través de su programa CLM para asegurarse de que solo se entera de los cambios pertinentes.
El mejor software de clm
Las principales herramientas de software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) para una mejor administración de contratos se enumeran a continuación:
#1. Gestión de Contratos Icertis
Icertis tiene conocimientos sobre una variedad de aspectos de CLM, incluidas herramientas para el cumplimiento, historiales de auditoría y cumplimiento. Además, se conecta con todas las plataformas importantes de gestión de gastos, CRM y ERP. La plataforma tiene un tablero para el análisis de riesgos basado en datos internos y externos, lo que permite el descubrimiento temprano de riesgos o fallas en los contratos para que pueda actuar para mitigarlos.
#2. DocuSign CLM
DocuSign es muy conocido en la comunidad CLM y cuenta con más de 1,000,000 1 3,000 de clientes de pago y mil millones de usuarios en todo el mundo. Además de más de 500 organizaciones gubernamentales federales, estatales y municipales, brinda servicios a las principales corporaciones Fortune XNUMX en informática, banca y atención médica. Tanto la firma electrónica como el CLM están aprobados en el nivel de impacto moderado de FedRAMP (un protocolo de seguridad para el gobierno y el Departamento de Defensa).
#3. Contratos SAP Ariba
Los compradores y proveedores pueden ahorrar tiempo y minimizar errores utilizando SAP Ariba, que se especializa en desarrollar plantillas centrales y unificar términos que son repetibles y consistentes. El programa ayuda a sus usuarios a gestionar licencias de propiedad intelectual, acuerdos internos y contratos de bienes y servicios. También automatiza y acelera CLM de principio a fin. Además, prepara contratos rápida y fácilmente utilizando plantillas y términos preaprobados.
#4. Contratos de congas
Conga Contracts tiene una excelente tasa de retención de clientes (9 de cada 10 clientes renuevan con ellos) y ha ostentado el título de la aplicación CLM paga más descargada durante diez años consecutivos. Ofrece una solución integrada creada por Salesforce para administrar contratos de principio a fin. También fue reconocido como líder en el Cuadrante mágico de Gartner para la gestión del ciclo de vida de los contratos, 2021, y en IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Contract Lifecycle Management Applications, 2021.
#5. LinkCuadrados
Más de 400 equipos legales en empresas medianas y grandes, incluidos nombres conocidos como TGI Fridays, Cogito y Wayfair, han ayudado a LinkSquares a ganar clientes y hacer avanzar su negocio más rápidamente. También proporciona LinkSquares Finalize, que extrae información importante de todos sus contratos, le envía informes sobre toda su cartera legal en tiempo real y archiva de forma segura todos sus acuerdos en un único repositorio en línea.
#6. PandaDoc
PandaDoc es una potente solución de gestión de contratos que puede ayudar a empresas de todos los tamaños con la creación, transmisión y seguimiento de contratos y otros documentos cruciales. Es una opción popular para las empresas que intentan mejorar sus procedimientos de gestión de contratos y agilizar sus flujos de trabajo de documentos debido a su diseño fácil de usar, capacidades adaptables y conectores.
#7. Evisor
Al centralizar contratos sin una migración, usar IA para rastrear y buscar metadatos y disposiciones sin ingreso manual de datos, y empoderar a los equipos para redactar, corregir, aprobar, firmar, informar y renovar contratos, la plataforma de inteligencia de contratos de Evisort, desarrollada por Harvard Law and Antiguos alumnos del MIT: ofrece un ROI rápido en 30 días. La plataforma también incluye Intelligent Dashboarding, los primeros tableros autocompletados de la industria que muestran automáticamente los datos del contrato a partir de documentos escaneados de Word o PDF y resumen los indicadores críticos sin la entrada de datos del usuario.
#8. Contrato Logix
La empresa líder en gestión de contratos Contract Logix es uno de los proveedores de software de gestión de contratos más antiguos. Numerosas empresas se han unido a Contract Logix para modificar digitalmente la administración de sus contratos como resultado de su amplia experiencia en legal, TI, adquisiciones, finanzas y ventas. Dentro del índice de implementación de gestión del ciclo de vida de contratos de mercado medio de invierno de 2 de G2023, el programa recibió los premios "Más fácil de usar" y "Mayor adopción de usuarios".
#9. CLM de SirionLabs
SirionLabs ocupa un lugar destacado entre el software CLM (supera los puntos de referencia para funciones de analista, según SpendMatters) y publicó las calificaciones más altas de cualquier proveedor en nueve áreas, incluida la extracción de metadatos, aplicaciones inteligentes, modelado de KPI y la capacidad de modelar información/estructuras financieras complejas. dentro de un contrato. También tienen usuarios en más de 70 países diferentes.
#10. CLM acorazado
Ironclad ya es reconocido como pionero en soluciones CLM, obteniendo una puntuación de 4.8 sobre 5 y una calificación de 94% "Recomendaría" en el sitio de revisión de CLM de Gartner. La solución acaba de anunciar un nuevo producto para la gestión de acuerdos en línea, llamado Clickwrap. “Acuerdos en línea nativos digitalmente y legalmente vinculantes sin necesidad de firmas”, según los contratos de Clickwrap. Además, se inicia cada vez que el usuario hace clic en un botón o casilla de verificación. La cantidad de contratos Clickwrap que se utilizan está en aumento, con miles de millones de acuerdos que se manejan anualmente.
CLM acorazado
Ironclad, un proveedor de software de gestión de la duración de los contratos (CLM), proporciona una plataforma basada en la nube para gestionar los contratos durante toda su duración. La solución CLM de Ironclad está destinada a ayudar a las empresas a optimizar los procedimientos de contratación, reducir el riesgo y mejorar el cumplimiento.
La plataforma Ironclad CLM incluye una variedad de características y habilidades, que incluyen:
- Redacción y gestión de contratos: Las funciones de colaboración, control de versiones y firma electrónica de Ironclad hacen posible que las empresas creen y administren contratos desde una única plataforma.
- Automatización del flujo de trabajo: Las organizaciones pueden automatizar los procedimientos de contratos como aprobaciones, notificaciones y recordatorios utilizando las capacidades de automatización del flujo de trabajo de Ironclad.
- Análisis e informes de contratos: Las opciones de análisis e informes para contratos que ofrece Ironclad permiten a las empresas analizar los datos de sus contratos, detectar riesgos y tendencias, y controlar indicadores de rendimiento importantes.
- Integraciones: Para ofrecer una experiencia de gestión de contratos fluida, Ironclad se integra con una variedad de diferentes sistemas comerciales, como Salesforce, Box y DocuSign.
La solución CLM de Ironclad está destinada a ayudar a las empresas a mejorar la productividad, reducir el riesgo y aumentar el cumplimiento a lo largo de sus procedimientos de contratación.
¿Cuáles son algunos de los beneficios clave de usar la plataforma CLM de Ironclad?
Las organizaciones pueden obtener varias ventajas significativas al utilizar la plataforma CLM de Ironclad, que incluyen:
- Procesos de contratación simplificados: Con la ayuda de esta plataforma, las empresas pueden hacer que sus procedimientos de creación, negociación y gestión de contratos sean más eficientes.
- Cumplimiento mejorado: La plataforma cuenta con herramientas para monitorear el cumplimiento de los términos y condiciones de los contratos, reduciendo el riesgo de incumplimiento y problemas legales relacionados.
- Colaboración mejorada: La plataforma CLM de Ironclad tiene funciones de colaboración que permiten que numerosas partes interesadas contribuyan al proceso del contrato al tiempo que reducen la posibilidad de malentendidos o problemas de comunicación.
- Visibilidad mejorada: La plataforma CLM de Ironclad brinda a las empresas acceso a datos de contratos, lo que les permite realizar un seguimiento de KPI importantes y detectar tendencias y peligros.
- Automatización : Las herramientas de automatización del flujo de trabajo en la plataforma CLM de Ironclad ayudan a reducir la necesidad de operaciones manuales y aumentan la productividad.
- Escalabilidad: El software CLM de Ironclad está diseñado para ser escalable, lo que permite a las empresas administrar contratos en numerosas divisiones, ubicaciones y unidades comerciales.
Las organizaciones pueden mejorar sus procedimientos de gestión de contratos, reducir los riesgos y aumentar la eficiencia al utilizar la plataforma CLM de Ironclad, lo que en última instancia se traducirá en ahorros de costos y mejores resultados comerciales.
Beneficios del software de gestión del ciclo de vida del contrato
El software para administrar el ciclo de vida del contrato es como su sous chef. Garantiza el cumplimiento de las políticas comerciales al tiempo que automatiza y simplifica el ciclo de vida del contrato. En otras palabras, maneja las tareas más pequeñas (y quizás más grandes) para que pueda concentrarse en el objetivo general.
Exploremos algunos beneficios más que puede proporcionar el software de gestión del ciclo de vida de los contratos.
#1. Agilice la creación de contratos para ahorrar tiempo.
El software para administrar el ciclo de vida del contrato automatiza y estandariza procesos como la creación de contratos, las aprobaciones, la recopilación de firmas, las renovaciones y los informes. Esto le dará a usted y a su equipo más tiempo para concentrarse en tareas más cruciales, como decidir qué comer para el almuerzo o leer los memes que su compañero de trabajo ha estado enviando toda la mañana.
#2. Facilita la negociación
Simplemente puede rastrear y administrar los términos y condiciones del contrato, los ajustes de línea roja y mantener una única fuente de verdad entre varias partes con el uso del software de administración del ciclo de vida del contrato. Esto le proporcionará una imagen clara de la responsabilidad de su organización y simplificará el proceso de negociación.
#3. Agilice las aprobaciones de contratos
Puede asegurarse de que los contratos se autoricen de manera rápida y eficaz mediante la automatización de procesos como el enrutamiento y las notificaciones.
#4. Aumente el cumplimiento y la seguridad
El software de gestión del ciclo de vida de contratos proporciona un repositorio de documentos unificado para todos los contratos de su organización, que puede ayudarlo a aumentar la seguridad y el cumplimiento.
#5. Menores gastos administrativos
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudar a reducir los gastos totales de gestión de contratos mediante la automatización de operaciones repetitivas y el aumento de la eficiencia.
¿Qué hace el software Clm?
CLM (Contract Lifecycle Management) es un software para gestionar contratos durante todo su ciclo de vida, desde la creación y negociación hasta la ejecución y renovación. Además de varias herramientas y funciones para mejorar el proceso de gestión de contratos, el software CLM suele ofrecer una plataforma central para almacenar y gestionar datos de contratos.
¿Salesforce hace Clm?
Sí, Salesforce ofrece la funcionalidad de Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) a través de sus productos Salesforce CPQ (Configurar, cotizar, cotizar) y Gestión de contratos de Salesforce.
¿Qué significa Clm en Salesforce?
CLM significa Gestión del ciclo de vida del contrato en Salesforce. Salesforce proporciona la capacidad de CLM a través de sus herramientas Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) y Salesforce Contract Management.
Se incluyen varias herramientas y características en la funcionalidad CLM de Salesforce para gestionar contratos durante todo su ciclo de vida.
¿Cuál es la diferencia entre CRM y Clm?
Tanto CLM como CRM respaldan el desarrollo de conexiones con los clientes, aumentan la felicidad de los clientes y garantizan ingresos recurrentes para las empresas. CLM se enfoca completamente en las muchas etapas del ciclo de vida de un cliente para identificar oportunidades de mejora, en contraste con CRM, que enfatiza el monitoreo y la gestión de las interacciones con los clientes.
¿Cuál es la diferencia entre Cpq y Clm?
Los sistemas CPQ se destacan en la automatización de precios y otras aprobaciones relacionadas con la creación de cotizaciones, mientras que CLM ofrece flujos de trabajo y aprobaciones de documentos completos.
¿Qué es Clm en la base de datos?
CLM significa "Modelo de licencia concurrente" en el contexto de las bases de datos.
Un número limitado de usuarios o dispositivos pueden acceder a un programa de software o base de datos a la vez bajo este modelo de licencia. Como resultado, si se alcanza la cantidad permitida de usuarios o dispositivos simultáneos, los nuevos usuarios o dispositivos no podrán acceder al programa o la base de datos hasta que un usuario o dispositivo existente cierre la sesión para dejar espacio para que se usen nuevas licencias.
Conclusión
Un sistema CLM es una pieza de software que ayuda a las empresas a administrar los procedimientos del ciclo de vida del cliente, desde la generación de clientes potenciales hasta la renovación del contrato. Los sistemas CLM ayudan a mejorar la eficiencia y la visibilidad al mismo tiempo que reducen el riesgo de errores al centralizar y automatizar estas actividades. Un sistema CLM puede ser un recurso útil para empresas que gestionan ciclos de vida de clientes complicados o una gran cantidad de clientes.
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Referencias
