Todo el mundo ha experimentado la terrible sensación de ver una cantidad considerable de dinero en efectivo de sus cheques de pago para el Tío Sam. Calcular los impuestos sobre la nómina de los empleados generalmente inspira el mismo nivel de entusiasmo para las empresas que administran la nómina manualmente. Los empleadores deben conocer los muchos impuestos que deben retener, cuáles deben contribuir o pagar en su totalidad con sus propios ingresos, y los cálculos fundamentales, incluso si subcontratan el deber crucial a un proveedor de nómina o utilizan un sistema de nómina automatizado. En esta publicación, discutiremos cómo calcular los impuestos sobre la nómina manualmente en lugares como California y Florida en EE. UU.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina
La nómina es el salario que un empleador debe a los trabajadores por un tiempo predeterminado o en un día específico. Así, el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa se encarga de ello. Las nóminas para pequeñas empresas pueden ser administradas directamente por el propietario o un colega.
La nómina se subcontrata cada vez más a empresas especializadas que gestionan el procesamiento de cheques de pago, beneficios para empleados, seguros y tareas contables, incluida la retención de impuestos. Estas soluciones incluyen documentación relacionada con la nómina en formato digital, así como otros servicios habilitados con tecnología de punta que necesitan las economías de trabajo y subcontratación. También pagan a los empleados de manera más rápida y conveniente.
La lista de empleados de una empresa y la remuneración debida a cada uno también se puede denominar nómina. La nómina es un gasto significativo para la mayoría de las empresas y casi siempre es deducible, lo que significa que el costo se puede restar del ingreso bruto para reducir el ingreso imponible. Las horas extras, el pago por enfermedad y otros factores también pueden hacer que la nómina varíe de un período de pago a otro.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
El Seguro Social, que descuenta el 6.2% de su salario hasta $132,900, está incluido en los impuestos sobre la nómina. Medicare se financia en parte con los impuestos sobre la nómina, que deducen el 1.45 % de sus ingresos. Los impuestos sobre la nómina también son pagados por los empleadores. Su empresa aporta el 1.45 % de sus ingresos a Medicare y ellos pagan el 6.2 % de sus ingresos, lo que le da al gobierno un total del 12.4 % de sus ingresos.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina
Su empresa y las reglas de su área determinarán cómo debe calcular los impuestos sobre la nómina. Sin embargo, QuickBooks ha ofrecido algunos principios generales a continuación. Calcular la remuneración bruta de tus empleados es el primer paso.
#1. Calcule el salario bruto de sus empleados
Usando la tasa de pago del empleado y sus períodos de pago planificados, puede calcular su compensación bruta. La mayoría de las empresas pagan a los empleados semanal, quincenal o mensualmente. Las horas trabajadas durante el período de pago multiplicadas por la tasa de pago por hora darán como resultado la compensación bruta de un trabajador por hora. La ecuación dice lo siguiente:
Tarifa por hora x total de horas trabajadas en el período de pago = salario bruto
#2. Saque las deducciones antes de impuestos
Debe contabilizar las deducciones después de calcular la compensación bruta. Puede haber otras deducciones antes de impuestos además de estas deducciones fiscales. Las deducciones antes de impuestos consisten en:
- Planes de jubilación, incluidos los 401(k)
- Planes de seguro de salud
- Aportes a Cuentas de Gastos Flexibles (FSA) o Cuentas de Ahorro de Salud (HSA)
- Ciertas pólizas de seguro de vida
#3. Deducir Impuestos (FICA, Desempleo e Impuestos sobre la Renta)
El saldo de su compensación se grava después de que se hayan realizado las deducciones antes de impuestos. 7.65% es la tasa de impuestos FICA, que consiste en 6.2% para impuestos de Seguro Social y 1.45% para Medicare.
El W-4 de su empleado y cualquier regulación federal, estatal o local aplicable determinarán las otras tasas impositivas. Los impuestos federales de desempleo son pagados por los empleadores, aunque no coinciden con las deducciones del impuesto sobre la renta. También puede averiguar cuántos impuestos federales sobre la renta deben sus empleados utilizando el Asistente de retención de ingresos proporcionado por el IRS.
#4. Cualquier deducción voluntaria debe tomarse de los salarios restantes
Estos pueden consistir en:
- Donaciones Roth a 401(k)s
- planes de seguro de vida
- Planes de seguro de invalidez a largo plazo
- embargos de salario
- cuotas sindicales
La cantidad que sobra después de impuestos y otras retenciones es lo que el empleado recibe como salario neto.
Cómo calcular manualmente los impuestos sobre la nómina
Pagar a los empleados sus salarios después de impuestos manualmente en lugar de automáticamente implica hacer los cálculos a mano. La nómina manual sigue siendo una opción común porque es menos costosa y bastante simple para cualquier persona con experiencia financiera, aunque muchas organizaciones utilizan software de nómina para agilizar su nómina.
Procedimientos para calcular los impuestos sobre la nómina manualmente:
#1. Cada empleado debe completar un formulario W-4.
El IRS verifica el estado de un empleado en un formulario W-4, lo que le permite a su empleador retener la cantidad apropiada de impuestos federales sobre la renta de su cheque de pago. Si reside en el extranjero, su gobierno federal sin duda requiere que se llene un formulario similar cuando se contrata a un nuevo empleado. Envíe este formulario lo antes posible.
#2. Verifique que su empresa tenga un EIN y esté registrada.
Para que su empresa pueda contratar personal legalmente y retener impuestos, debe registrarse con el gobierno. Recibirá un número después de registrarse, a menudo conocido como Número de identificación del empleador (EIN). Cuando un empleado presenta su declaración del impuesto sobre la renta al final del año, este número le permite a la autoridad fiscal identificar para quién trabaja. Puede solicitar un EIN en línea en IRS.gov si aún no tiene uno.
#3. Seleccione un ciclo de pago.
Los empleadores son pagados por ciertas empresas al final de cada semana, mientras que los empleados de otras empresas son pagados cada dos semanas o al final de cada mes. Elija lo que tenga más sentido para su empresa, pero tenga en cuenta que las leyes laborales locales pueden imponer calendarios de pago estrictos.
#4. Crear un sistema para el seguimiento de la compensación.
Necesita un mecanismo para realizar un seguimiento de las horas trabajadas, el tiempo de vacaciones tomado, etc. para que su nómina sea precisa al final de cada período de pago. La mayoría de las organizaciones realizan esto electrónicamente utilizando un software de seguimiento de tiempo, que también permite a los empleados iniciar y cerrar sesión en los turnos. Simplemente debe asegurarse de registrar cualquier tiempo libre no remunerado que sus empleados tomen dentro de un período de pago si se les paga un salario definido.
#5. Calcular la nómina manualmente.
Calcule las ganancias de cada empleado para el período de pago (tasa de pago multiplicada por la cantidad de horas trabajadas), luego reste los impuestos estatales o federales adeudados de este total. También puede deducir cualquier tarifa que los miembros de su personal paguen para afiliarse a un sindicato oa un plan de salud grupal. La compensación neta del empleado es el saldo.
#6. Ejecutar nómina manualmente.
La mejor manera de mantener una fuerza laboral feliz es asegurarse de que todos reciban sus cheques de pago a tiempo. Asegúrese de que sus cálculos de nómina se hayan completado a tiempo para pagar a todos en la misma fecha, ya sea que pague a sus empleados mediante depósito directo o imprimiendo cheques y entregándolos. La mayoría de las personas que administran la nómina ingresan manualmente el salario bruto, el salario neto y las deducciones de cada empleado en una hoja de cálculo. Esto simplifica el mantenimiento de registros y números de verificación antes de ejecutar la nómina.
#7. Hacer Pagos de Impuestos.
Por lo tanto, debe devolver al gobierno todos los impuestos retenidos de sus cheques de pago. Los impuestos pueden pagarse anualmente, trimestralmente o mensualmente. Los empleadores ahora deben enviar sus pagos de impuestos utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Para realizar pagos recurrentes, también puede registrar su empresa y vincular a su banco en el sitio web de EFTPS.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina en California
Si trabaja como empleado, su empleador generalmente debe deducir varios impuestos de sus ingresos, incluidas las retenciones de impuestos federales, el seguro social y los impuestos de Medicare. Además, en California, puede optar por realizar deducciones voluntarias de su salario, como las de jubilación, atención médica u otros costos. Hay cuatro estados sobre cómo calcular los impuestos sobre la nómina en California:
#1. Impuesto sobre la renta personal de California (PIT)
PIT es un impuesto sobre los ingresos recibidos dentro del estado tanto de los ciudadanos de California como de los no residentes. La Junta de Impuestos de Franquicia de California (FTB) y PTI colaboran para administrar este programa para el gobernador. También administran los informes, el cobro y la ejecución de la retención de salarios del PIT. Según el Certificado de asignación de retención del empleado (Formulario W-4 o DE 4) registrado en su empresa, el PIT de California también se retiene de los salarios de los empleados. Por tanto, no existe un salario máximo imponible. El formulario W-4 o DE 4 del empleado se utiliza para determinar la tasa de retención. El impuesto tampoco tiene límite superior.
#2. Impuesto de Formación para el Empleo (ETT)
El ETT es un impuesto pagado por el empleador que proporciona fondos para la capacitación de los empleados en áreas específicas para impulsar la competitividad de las empresas de California. Financiación ETT…
- Fomentar un mercado laboral fuerte.
- Ayudar a los empleadores a invertir en un personal capacitado y eficiente.
- Mejorar las habilidades de quienes entregan o generan bienes y servicios.
#3. Impuesto sobre el Seguro Estatal de Discapacidad (SDI)
Así, el programa SDI ofrece a los trabajadores el pago de prestaciones temporales por enfermedades, accidentes o embarazos no relacionados con el trabajo. Los beneficios del Permiso Familiar Pagado (PFL) también se ofrecen a través del impuesto SDI. PFL es un componente de SDI y brinda beneficios a quienes no pueden trabajar debido a:
- Cuidar a un familiar gravemente enfermo.
- Conozca a un niño nuevo.
- Participe en un evento de calificación porque un pariente está sirviendo en las fuerzas armadas.
El SDI se descuenta de los cheques de pago de los empleados. Los empleadores también deducen una parte del pago de SDI a una tasa determinada.
#4. Impuesto al Seguro de Desempleo (UI)
Un programa nacional administrado por el Departamento de Trabajo de los EE. UU. bajo la Ley de Seguridad Social incluye el programa UI. Las personas que están desempleadas por causas ajenas a su voluntad reciben prestaciones provisionales.
El empleador cubre los beneficios de UI. Los patrones que están sujetos a impuestos deben pagar un porcentaje de los primeros $7,000 en salarios dados a cada empleado por año. La cantidad de salarios sujetos a impuestos, así como el programa de tarifas de UI, se deciden anualmente. El 3.4 por ciento (034) lo pagan los nuevos empleadores por un período de dos a tres años. Cada diciembre, proporcionamos a los empleadores un aviso de su nueva tarifa. La tasa impositiva de UI más alta de 6.2 por ciento multiplicada por $7,000 da como resultado un impuesto máximo de $434 por empleado por año.
Las formas reembolsables de financiar el seguro de desempleo están disponibles para el gobierno y algunas organizaciones sin fines de lucro. Por lo tanto, devuelven todos los beneficios otorgados a sus ex trabajadores al Fondo de UI en su totalidad, dólar por dólar.
Otros impuestos relacionados relacionados con California son:
Contribuciones del Empleador
La mayoría de los empleadores pagan impuestos de UI en función de su tasa de UI y son empresas sujetas a impuestos. Los empleadores en organizaciones públicas y sin fines de lucro que seleccionan una forma alternativa también se conocen como empleadores reembolsables. Los empleadores de las escuelas tienen la opción de participar en el Fondo de Empleados Escolares, una estrategia de financiamiento reembolsable única.
Salario
Los salarios son el valor financiero razonable de los beneficios que no son en efectivo, como comida y alojamiento, ya sea que se proporcionen en cheque o en efectivo como compensación por los servicios personales de un empleado. Los cuatro impuestos sobre la nómina generalmente se aplican a los salarios. Sin embargo, los impuestos sobre la nómina y la retención del PIT no son obligatorios para todos los trabajos.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina en Florida
Florida es bien conocida por sus playas, caimanes, jubilados y la falta de impuestos sobre la renta personal. Además, los gobiernos locales frecuentemente imponen impuestos sobre la propiedad a pesar de que el estado en su conjunto no lo hace. Como resultado, según la investigación más reciente de Tax Foundation, Florida tenía la undécima carga fiscal estatal y local más baja del país en 11. Uno de los nueve estados que no calcularán los impuestos sobre la nómina ni el impuesto sobre la renta es Florida. Los beneficios del Seguro Social, las pensiones y otros ingresos de jubilación están libres de impuestos para los jubilados, y Florida no tiene impuestos sobre sucesiones o sucesiones. Entonces, ¿cómo se pagan las carreteras y las escuelas de Florida? Las ventas y el uso de impuestos, así como los impuestos sobre la renta corporativos, son sus principales fuentes de ingresos.
Impuesto sobre las ventas y tasas del impuesto sobre las ventas
A menos que la venta esté exenta de impuestos, Florida aplica un impuesto sobre las ventas y el uso del 6%. Entre los productos que están exentos del impuesto sobre las ventas y el uso se encuentran los medicamentos y la mayoría de los abarrotes.
Impuesto sobre Sociedades
Todas las corporaciones con operaciones o ingresos en el estado de Florida están, por lo tanto, sujetas a un impuesto. Las corporaciones comenzarán a pagar una tasa impositiva del 5.5% en 2023.
Florida utiliza los ingresos sujetos a impuestos federales de la empresa como punto de partida para calcular los impuestos corporativos antes de permitir cualquier ventaja fiscal aplicable. Los ejemplos incluyen los salarios otorgados a los empleados y los reembolsos de impuestos a la inversión en Florida.
Impuesto sobre la propiedad y exenciones
Florida no tiene un impuesto a la propiedad inmobiliaria, pero los condados individuales pueden hacerlo. Además, los condados de Florida ofrecen exenciones a los propietarios calificados que pueden reducir su carga fiscal anual sobre la propiedad. Las personas mayores y discapacitadas, los veteranos y el personal militar activo, los socorristas discapacitados y otros podrían beneficiarse de esto.
¿Qué es el tramo impositivo federal?
Para 2022 y 2023, hay siete tramos de impuestos federales sobre la renta: 10 %, 12 %, 22 %, 24 %, 32 %, 35 % y 37 %.
¿Cuál es la tasa de impuestos federales para alguien que gana $60,000 al año?
Aunque $60,000 se encuentran dentro de la categoría impositiva del 22 %, solo los ingresos que se encuentran dentro del rango de la categoría están sujetos a la tasa impositiva del 22 %. Se grava el 10% de los primeros $10,275.
¿Cuánto impuesto federal debe retenerse sobre $99,000?
Si gana $99,000 al año y reside en la región de Nueva York, EE. UU., deberá $27,765 en impuestos. Su salario neto anual será de $5,936 o $71,235 según corresponda.
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Referencias
