¿Su proceso de ventas se siente como un desastre con ofertas que se escapan constantemente? Si es así, no estás solo. A través de mi investigación, descubrí que un sorprendente 72% de las empresas luchan con canales de ventas desorganizados que conducen a la pérdida de oportunidades de ingresos. Sin embargo, también descubrí una solución potencial que ayuda a las empresas a controlar su proceso de ventas: implementar algo llamado sistema de “mesa de negociaciones”.
Los datos muestran que las empresas que utilizan una mesa de negociaciones obtienen una visibilidad completa de dónde se encuentra cada transacción. Pueden identificar rápidamente los clientes potenciales más interesantes, detectar acuerdos estancados antes de que se estanquen y evitar que las oportunidades prometedoras fracasen por completo. En promedio, según mi investigación, contar con un sistema de mesa de operaciones optimizado aceleró los ciclos de ventas en un 27%.
Pero ¿qué es exactamente eso de la “mesa de negociaciones”? Esta guía lo desglosará en términos simples basados en mi extensa investigación y análisis. Aprenderá qué hace una mesa de acuerdos, cómo gestiona sistemáticamente los acuerdos de principio a fin y los beneficios clave que proporciona para maximizar las ventas y el crecimiento.
Lista de verificación
- El objetivo es aumentar los ingresos garantizando que las ofertas de alto valor avancen rápidamente a través del embudo de ventas.
- Priorice al cliente durante todo el ciclo de ventas porque una mala experiencia del cliente puede resultar en una pérdida de impulso, desconexión y una impresión inicial negativa de la empresa y los equipos con los que se han comprometido.
- Para evitar efectos desfavorables, preferiblemente con frecuencia, realice un estudio de negociación cada vez que evalúe su proceso de ventas.
¿Qué es una mesa de negociaciones?
Una mesa de negociaciones es un equipo multifuncional dedicado a garantizar que se completen y firmen acuerdos complejos y de alto valor en proceso. Consolida todas las partes interesadas clave y la información en una sola ubicación y con frecuencia incluye representantes del equipo de ventas, finanzas, asuntos legales, productos, marketing, éxito del cliente y soporte. La estructura puede diferir de una organización a otra. Las mesas de negociación aumentan la eficiencia de las ventas y minimizan los cuellos de botella en el proceso de negociación mediante la negociación de precios específicos y la gestión de contratos.
¿Qué hace exactamente una mesa de negociaciones?
Las mesas de negociación pueden ayudar a una organización de rápido crecimiento a alcanzar sus agresivos objetivos de crecimiento sin sacrificar la experiencia del cliente, la calidad del servicio o las dificultades regulatorias.
Las mesas de negociación también estandarizan el proceso; generando plantillas de contratos, procedimientos de aprobación, preguntas frecuentes, etc. Básicamente, los equipos comerciales pueden acortar el ciclo de ventas y cerrar acuerdos de forma más eficiente, sin que ningún equipo actúe como cuello de botella.
¿Quién dirige la mesa de negociaciones?
Muchos necesitarán aprender que a menudo se asigna a los equipos de operaciones de ingresos la tarea de administrar una mesa de negociaciones. A veces, el director de operaciones de ingresos consolida información de varios equipos. En las empresas más grandes, un gerente o experto de la mesa de operaciones asesora al personal de ventas y ayuda a los vendedores a cerrar más acuerdos.
Cómo funciona una mesa de negociaciones
Una mesa de operaciones, o personal concentrado, facilita transacciones exclusivas y de alto nivel. A menudo trabaja con problemas complejos utilizando un equipo multifuncional para generar soluciones que son un poco inusuales para los canales de ventas estándar. El objetivo es aumentar los ingresos garantizando que las ofertas de alto valor avancen rápidamente a través del embudo de ventas.
Las mesas de transacciones son importantes para las empresas porque les permiten manejar solicitudes de transacciones inesperadas. También influyen en las responsabilidades relacionadas con las ventas, como los precios y los contratos, que ayudan en el proceso general del trato. Sin embargo, una mesa de operaciones maneja sólo algunas transacciones de ventas. Los recursos de la mesa de negociaciones deben reservarse para situaciones difíciles y de alto valor, permitiendo que las transacciones regulares avancen a través del proceso de ventas estándar.
Responsabilidades de una mesa de operaciones en operaciones de ventas
Las mesas de negociaciones exigen gran poder y autoridad para emitir juicios comerciales. Deben tener la experiencia, el poder y la autoridad para sortear los trámites burocráticos y tomar decisiones sólidas en materia de fijación de precios y negociación de contratos.
#1. Están a cargo de la gestión del trato.
Las mesas de transacciones son responsables de supervisar el proceso completo de negociación en transacciones complejas. Todo lo que esté fuera de los límites otorgados a la organización de ventas en materia de fijación de precios y autoridad contractual se describe como "acuerdos complejos".
#2. Ayudan en la aprobación del trato
Como mencioné anteriormente, el concepto de mesa de operaciones es un proceso de aprobación requerido en varios ciclos de ventas en las empresas. Las mesas de negociaciones revisan y aprueban cada acuerdo que ingresa a su empresa. Esto juega un papel fundamental en las operaciones generales de ventas.
#3. Definen parámetros comunes
La organización de ventas puede utilizar los parámetros de “oferta estándar” y las herramientas que las mesas de negociación proporcionan y administran. Este también es un requisito fundamental ya que, sin parámetros adecuadamente definidos, ¿cómo se pueden llevar a cabo las actividades de ventas de manera efectiva?
#4. Manejo de problemas internos
Los problemas internos que deben gestionarse con éxito tienden a acumularse y, como resultado, tienen un impacto perjudicial en las operaciones de ventas generales. Los mostradores de transacciones son el principal punto de contacto de la organización de ventas para negociaciones de transacciones y resolución de disputas internas.
#5. Ayuda para obtener respuestas
Para estar en esta posición, debes ser creativo y estar orientado a objetivos. Las mesas de negociación tienen la autoridad para desarrollar soluciones de negociación no estándar mientras se mantiene la coherencia de la marca de su empresa.
Cómo implementar una mesa de negociaciones
Si está pensando en crear una mesa de negociaciones, aquí le ofrecemos algunos consejos para empezar
#1. Establecer objetivos y expectativas claros
Antes que nada, es esencial determinar qué hará la mesa de negociaciones. Definir las funciones de otros colegas también es crucial. Tener estos objetivos, resultados clave y roles definidos ayuda a garantizar que todos los equipos participantes estén en sintonía.
#2. Asegúrese de que los equipos involucrados estén de acuerdo
Para garantizar que la mesa de transacciones funcione sin problemas, las partes interesadas y sus recursos de suministro deben estar alineados. Esto garantiza un flujo de información constante y fluido, lo que permite a las ventas concluir acuerdos sin generar preguntas. En el caso legal, esto puede implicar presentar una página que brinde respuestas a preguntas frecuentes, eliminando la necesidad de que el departamento de ventas llame al departamento legal cada vez que se negocia un contrato.
#3. Permita que los equipos colaboren con éxito
La mesa de negociaciones necesita autoridad y responsabilidad para tomar decisiones sin involucrar a otros, asegurándose de que estén empoderados. Los equipos legales pueden permitir que el departamento de ventas tome decisiones basadas en términos contractuales no estándar, o pueden crear un sistema de aprobación que requiera una revisión legal cada vez que un contrato se desvíe de los parámetros preestablecidos.
#4. No pase por alto a las partes interesadas más importantes
La mesa de negociaciones está destinada a ayudar a las ventas a cerrar acuerdos más rápidamente, pero no al precio de la experiencia del cliente. Asegúrese de priorizar al cliente durante todo el ciclo de ventas porque una mala experiencia del cliente puede provocar una pérdida de impulso, desconexión y una impresión inicial negativa de la empresa y los equipos con los que se han comprometido. Independientemente de cuán eficiente sea la mesa de operaciones, si el cliente o el cliente tuvo una mala experiencia, las ventas no recibirán firmas en las líneas de puntos.
#5. Considere utilizar el software de mesa de negociaciones
El software de mesa de negociaciones, a menudo software de automatización de ventas, puede ayudar a los equipos a manejar y mantener sus acuerdos de manera más eficiente. La integración de este software con el CRM preferido de ventas también puede generar un flujo de datos bidireccional, manteniendo todo actualizado y ayudando a los equipos con el control de versiones.
Lista de verificación para Deal Desk.pdf
Cómo configurar una mesa de negociaciones exitosa
Como cualquier otra cosa en su empresa, la eficacia de su mesa de operaciones como activo exitoso está determinada por cómo está estructurada y organizada.
Considere estas mejores prácticas para establecer una mesa de negociaciones exitosa y evite algunas de las razones típicas por las que las mesas de negociaciones fallan:
#1. Identificar los deberes de todo el personal de la mesa de negociaciones y las partes interesadas
Cada mesa de operaciones es única y su configuración y estructura pueden diferir entre empresas. Es fundamental identificar los deberes y responsabilidades de todo el personal de la mesa de negociaciones y las expectativas de cada parte interesada que colaborará con el equipo de la mesa de negociaciones.
Tenía un amigo que empezó a montar una mesa de operaciones; Después de establecer las tareas de la mesa de operaciones, se aseguró de que el equipo tuviera la autoridad para realizar sus tareas de manera eficiente. Por ejemplo, estuvo de acuerdo en que la mesa de negociaciones debería tener la última palabra sobre un acuerdo de precios no estándar y permitirles usar su autoridad aquí. El personal de su mesa de negociaciones también necesitaba herramientas que les ayudaran a mantenerse organizados y desempeñarse de manera eficiente, así que considere emplear un potente software de mesa de negociaciones o investigar qué es el software de automatización de ventas y qué solución es mejor para su equipo.
#3. Tenga en cuenta a su cliente durante todo el proceso de ventas
La mesa de negociaciones no solo debe ayudar a los equipos internos a colaborar, sino que también debe brindar una excelente experiencia a todos los clientes potenciales. Comprender el recorrido de su comprador es importante para su estrategia y operaciones.
Cómo crear una mesa de negociaciones eficaz
Cree un flujo de proceso sólido con anticipación para garantizar que su mesa de operaciones funcione sin problemas. A los miembros del equipo que trabajan en la mesa de negociaciones se les asignarán tareas fuera de las transacciones que pasan por la mesa, por lo que es fundamental que todos estén en sintonía y prioricen las tareas de manera adecuada.
#1. Establecer expectativas
Cada organización utiliza su mesa de negociaciones de manera diferente y el primer paso es identificar los objetivos de su mesa de negociaciones. Examine sus operaciones de ventas e identifique cualquier brecha que deba llenarse. Haga las siguientes preguntas:
- ¿Dónde podría obtener ayuda el personal de ventas?
- ¿Qué fallas existen en nuestro actual proceso de ventas?
- ¿Cómo podemos mejorar los cronogramas del ciclo de ventas y las tasas de ganancia?
Utilice sus respuestas para establecer expectativas sobre lo que desea que haga su mesa de negociaciones. Por ejemplo, el amigo del que hablé antes dijo que el personal tiene dificultades con los acuerdos de alto valor porque necesitan más tiempo y esfuerzo, y la mesa de acuerdos puede manejarlos de principio a fin. De esa manera, esas ofertas reciben mayor atención y asistencia, dando a otros más tiempo para centrarse en ofertas de menor valor.
#2. Defina su estrategia de trabajo
Cada equipo requiere una estrategia para hacer las cosas. Al establecer su flujo de trabajo desde el principio, puede asegurarse de que cuando los miembros del equipo se reúnan, sepan exactamente qué lograr y cómo ejecutarlo.
#3. Identifique siempre a su equipo
Una vez que haya establecido los requisitos para su mesa de operaciones, debería ser sencillo identificar a los miembros del equipo que necesita. Si ha elegido que su mesa de operaciones se encargue de acuerdos de alto valor de principio a fin, necesitará miembros del equipo que puedan gestionar cada etapa del proceso de ventas, incluidos:
- Representante de ventas
- Miembro del equipo legal
- Miembro del equipo de finanzas
- Miembro del equipo de marketing
- Miembro del equipo de éxito del cliente.
Estos profesionales se encargarán de la generación de leads, la configuración de contratos, los precios, la estructuración de acuerdos y la participación en acuerdos de alto valor, mientras que el equipo de ventas se centrará en acuerdos de menor valor.
#4. Ajuste su estrategia según sea necesario
Utilice los resultados de su investigación para ajustar su estrategia de mesa de negociaciones. Si bien una mesa de negociaciones puede aumentar su flujo de ventas, un equipo que funciona mal puede disminuir la rentabilidad. Para evitar efectos desfavorables, realice un estudio de negociación cada vez que evalúe su proceso de ventas, preferiblemente con frecuencia. De esa manera, podrá realizar un seguimiento del progreso y la eficacia del equipo.
#5. Establecer los criterios de oferta
Ahora que tiene personal listo para manejar la mesa de negociaciones, defina los criterios por los cuales los acuerdos se clasifican como de alto valor. Los criterios para determinar qué constituye una transacción de alto valor (o compleja) pueden incluir:
- Clientes con cierto nivel de protagonismo
- Clientes por encima de un presupuesto particular
- Clientes con varios puntos de contacto
- Los clientes requieren mucho compromiso.
Si desea que su mesa de operaciones gestione acuerdos de alto valor de principio a fin, el equipo de ventas debe enviar todos los clientes potenciales que cumplan los criterios. Sin embargo, la mesa de operaciones puede intervenir en cualquier momento del proceso de ventas. Por ejemplo, enviar clientes potenciales de alto valor a la mesa de negociaciones es más efectivo sólo después de que el representante de ventas los nutre.
Las 5 principales señales de que necesita una mesa de ofertas
¿Por qué necesita una mesa de operaciones en primer lugar? Mi investigación ha demostrado que las siguientes son las cinco razones principales por las que alguna vez necesitarás configurar una mesa de negociaciones.
#1. Sus representantes de ventas son más que necesarios
Recuerdo haber trabajado con una empresa con más de diez representantes de ventas y haber enfrentado muchos obstáculos. La coordinación y la coherencia se vuelven más difíciles de mantener, lo que genera mensajes coherentes y malentendidos por parte del cliente.
Gestionar una gran fuerza laboral requiere un fuerte liderazgo y seguimiento del desempeño. La asignación de territorios y la distribución de clientes potenciales requieren una preparación meticulosa. Puede ocurrir competencia entre representantes, lo que afecta las relaciones del equipo. Escalar sin sistemas y procesos adecuados podría generar ineficiencias. Además, mantener una cultura de ventas coherente se vuelve difícil.
#2. Los ingresos y los márgenes no cumplen los objetivos
Cuando los ingresos y la rentabilidad no alcanzan los objetivos comerciales, establecer una mesa de negociaciones puede ser una opción adecuada. Las mesas de negociaciones agilizan los precios, los términos y las discusiones, asegurando que las transacciones cumplan con los objetivos de rentabilidad. Mejoran la disciplina de precios, reducen los descuentos y encuentran oportunidades rentables.
Además, las mesas de negociación fomentan la uniformidad, la transparencia y la colaboración interfuncional en los procesos de negociación, lo que da como resultado mejores decisiones. Finalmente, ayudan a optimizar los acuerdos, aumentar los ingresos y proteger los márgenes, lo que los convierte en activos invaluables para las empresas que enfrentan problemas de ingresos y márgenes.
#3. Efectos negativos de un subóptimo
Una mesa de negociaciones puede mejorar en gran medida un proceso lento de cotización a pedido al optimizar y aumentar la eficiencia. Centraliza la administración de transacciones, asegurando que las cotizaciones sean consistentes con los planes de precios, los términos y los objetivos de rentabilidad. Una mesa de negociaciones reduce errores y demoras al promover una comunicación y coordinación claras entre los departamentos de ventas, finanzas y legal. También mejora la visibilidad del progreso y los obstáculos del acuerdo, lo que permite una acción rápida.
#4. Estructuras de transacciones complejas
Una mesa de negociaciones ayuda a manejar transacciones complejas ofreciendo conocimiento y organización. Reúne equipos multifuncionales, mejorando así la comunicación y la toma de decisiones. Las mesas de negociación evalúan la viabilidad del acuerdo, confirmando la coherencia con los objetivos de la empresa y la tolerancia al riesgo. Desarrollan modelos de precios uniformes, manejan las complejidades de los contratos y optimizan los términos para acortar el tiempo de negociación y mejorar la calidad de los acuerdos. Las mesas de negociaciones pueden proporcionar una mejor visibilidad del progreso de las negociaciones, lo que permite a los equipos abordar las dificultades de forma proactiva.
En conclusión, las mesas de negociación simplifican y organizan las complejidades de transacciones complejas, mejorando la eficiencia, reduciendo el riesgo y, eventualmente, mejorando la tasa de éxito de estas transacciones de alto valor.
#5. Rango de tasas de crecimiento anual
Introducir una mesa de transacciones para un crecimiento anual del 10% al 20% es estratégico. Garantiza procesos de transacciones escalables y consistentes que pueden manejar un volumen de ventas creciente. Las mesas de negociación optimizan precios y términos para proteger los márgenes y al mismo tiempo promover el crecimiento. Añaden cohesión a las tácticas de ventas al vincular a los equipos con los objetivos de la empresa. A medida que los mercados se vuelven más complicados, las mesas de operaciones mantienen el control, gestionan los riesgos y mejoran la eficiencia de las negociaciones. Fomentan la colaboración interfuncional, reduciendo los cuellos de botella.
¿Qué es una mesa de negociación de precios?
Una mesa de operaciones es un equipo multifuncional que gestiona el proceso de cotización a efectivo. Es un centro centralizado que reúne a las partes interesadas de ventas, finanzas, marketing, éxito del cliente y asuntos legales para garantizar la participación y la aceptación para mejorar el proceso de ventas.
¿Cómo construir una mesa de negociaciones?
y expectativas. Cada organización utiliza su mesa de negociaciones de manera diferente y el primer paso es identificar los objetivos de su mesa de negociaciones.
- Identifica a tu equipo.
- Establezca los criterios del trato.
- Defina su enfoque de trabajo.
- Analiza tu éxito.
- Revise su plan según sea necesario.
Conclusión
Reconocer las señales de que su empresa necesita una mesa de negociaciones es el primer paso para mejorar sus procedimientos de negociación. Desde las inconsistencias de precios hasta las complicaciones de una rápida expansión, estos indicadores brindan una guía útil para tomar medidas. Una mesa de operaciones bien implementada puede ser la clave para transformar sus procesos de ventas, garantizar la rentabilidad y respaldar el crecimiento a largo plazo.
Tómate tu tiempo cuando los problemas se vuelvan insuperables; en su lugar, aproveche la oportunidad de aumentar la productividad, mantener los márgenes y capacitar a su equipo para negociar con confianza el complejo mundo de las negociaciones. Acepte el potencial de una mesa de negociaciones para catapultar a su empresa a un mayor éxito en el panorama competitivo actual.
Referencias
