Todas las empresas que comercian con productos físicos necesitan un sistema de gestión de inventario eficaz y, en ausencia de un sistema eficaz, puede resultar difícil realizar un seguimiento de las cantidades de inventario, lo que puede dar lugar a desabastecimientos, exceso de existencias y otros traspiés costosos. Por lo tanto, dichas empresas deben tener una base de datos diseñada específicamente para la gestión de inventario. El uso de una base de datos de este tipo puede ayudar a acelerar el proceso y proporcionar información sobre la cantidad de artículos y su movimiento en tiempo real.
Base de datos de gestión de inventario
Una base de datos de gestión de inventario es una herramienta esencial que utilizan las empresas para realizar un seguimiento de sus niveles de inventario, movimientos de existencias y otros datos relacionados. Al utilizar esta base de datos, las empresas pueden monitorear fácilmente sus niveles de inventario, rastrear el movimiento de bienes y asegurarse de que siempre tengan la cantidad correcta de existencias.
Esta base de datos es un componente crucial de cualquier negocio exitoso, ya que permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre su inventario y garantizar que siempre estén preparadas para satisfacer la demanda de los clientes. Con la ayuda de una base de datos de gestión de inventario, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar su eficiencia general.
¿Cuál es la importancia de una base de datos de gestión de inventario?
Cualquier empresa que se ocupe de existencias, ya sean materias primas, piezas o productos terminados, debe tener una base de datos de gestión de inventario. Esta es una herramienta esencial para cualquier empresa que haga negocios con acciones.
El objetivo principal de la gestión de inventario es garantizar existencias suficientes para satisfacer la demanda sin crear un exceso de existencias o un exceso de inventario. Es importante para la rentabilidad y eficiencia de una empresa mantener el control de su inventario. Con un sistema de gestión de inventario, una empresa puede tener una visión general actualizada y precisa de sus niveles de existencias para cada producto, de modo que pueda satisfacer la demanda de los clientes sin el riesgo de exceso de existencias, lo que genera costos innecesarios y reduce las ganancias.
Características clave de una base de datos de gestión de inventario
Las características clave de una base de datos de gestión de inventario se pueden clasificar en varias áreas, como:
#1. Control de inventario
- Seguimiento de productos en stock, categorizándolos por tipo, ubicación y SKU (número de serie)
- Generación de informes en tiempo real, búsqueda, filtrado y visualización de productos.
# 2. La gestión del inventario
- Manejo de datos de otras partes del sistema, como el control de inventario.
- Gestionar los procesos comerciales antes de que llegue el stock a un almacén
- Integración con otro software o plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP)
- Centralización de funciones de almacén, seguimiento de niveles de existencias, historial de productos y otras especificaciones de productos
- Ofreciendo soluciones de inventario administrado por el proveedor (VMI) para relaciones comerciales a largo plazo
- Proporcionar informes automáticos de escasez y alertas para una respuesta rápida a los problemas de inventario
#3. Seguimiento de inventario
- Automatización de tareas manuales y eliminación de procesos manuales.
- Reducir los desabastecimientos y excesos de existencias mediante el seguimiento del inventario en tiempo real
- Integración con proveedores de logística de terceros (3PL) y dispositivos móviles de lectura de códigos de barras para mejorar la precisión del inventario, la velocidad y la reposición de existencias
#4. Código de barras de inventario
- Integración de software de código de barras para reducir los errores de entrada de datos y automatizar las funciones comerciales
- Recopilación, almacenamiento y organización de datos de inventario digital para mejores operaciones de inventario
#5. Integraciones y Escalabilidad
- Proporcionar una interfaz fácil de usar para una capacitación y soporte mínimos
- Permitir que los administradores agreguen fácilmente módulos de software con una configuración mínima
- Integración con hardware (lectores de código de barras o RFID, cámaras de visión artificial)
Beneficios de tener una base de datos de gestión de inventario
Los beneficios de usar una sólida base de datos de administración de inventario incluyen lo siguiente:
- Ahorro de tiempo, ahorro de costes y satisfacción del cliente.
- Mejor precisión de inventario
- Reducción del riesgo de sobreventa
- Evitar roturas de stock y exceso de stock
- Más información y más productividad
- Mejores términos con vendedores y proveedores.
- Mayores beneficios, un almacén más organizado
Software de base de datos de gestión de inventario
El software de gestión de inventario es esencial para que las empresas realicen un seguimiento de sus existencias, pedidos, ventas y más. Ayuda a agilizar los procesos, reducir los errores y optimizar los niveles de inventario. Hay disponibles numerosas opciones de software de gestión de inventario, cada una con características, integraciones y precios únicos.
#1. colmena de pedidos
Sus ventajas incluyen:
- Manera asequible de comenzar a vender a través de múltiples canales de venta
- Actualizaciones automatizadas en tiempo real, escaneo de códigos de barras e informes de inventario
- Interfaz fácil de usar para agrupar productos para la venta o configurar un negocio de dropshipping.
Sus contras incluyen:
- Puede no ser adecuado para empresas con necesidades únicas de gestión de inventario
#2. Inventario de Zoho
Los pros son:
- Gratis para pequeñas empresas
- Viene con soporte de comercio electrónico y gestión de almacenes.
- Ofrece docenas de integraciones para expandir la huella de su negocio
Los contras son:
- Puede no ser adecuado para empresas con requisitos específicos de gestión de inventario
#3. ordoro
Los pros incluyen:
- Lista completa de funciones para seguimiento de inventario, almacenamiento, producción, cadena de suministro y cumplimiento de pedidos
- Adecuado para varios tipos de negocios.
Contras incluyen:
- Puede que no sea la mejor opción para todos los negocios
#4. Inventario de entrada
Los pros incluyen:
- Ofrece excelentes soluciones de seguimiento de inventario y gestión de existencias.
- La mejor opción para empresas con un presupuesto
Contras incluyen:
- Es posible que la opción gratuita no incluya todas las funciones e integraciones necesarias para algunas empresas
#5. servicio superior
Pros:
- Proporciona excelentes soluciones de seguimiento de inventario y gestión de existencias.
- Adecuado para varios tipos de negocios.
Contras:
- Puede que no sea la mejor opción para todos los negocios
#6. cin7
Pros:
- Ofrece excelentes soluciones de seguimiento de inventario y gestión de existencias.
- Adecuado para varios tipos de negocios.
Contras:
- Puede que no sea la mejor opción para todos los negocios
#7. Microsoft Excel
Pros:
- Gratis y accesible para muchos usuarios
- Puede realizar un seguimiento de los niveles de inventario, la gestión básica de pedidos y la gestión de múltiples almacenes
Contras:
- Carece de algunas funciones avanzadas e integraciones de software de gestión de inventario dedicado
Diseño de base de datos de gestión de inventario
Los pasos para crear un diseño de base de datos de administración de inventario pueden variar según el software particular con el que diseñe. Sin embargo, hay pasos generales que puede seguir para diseñar un esquema de base de datos para administrar proveedores, vendedores, artículos, existencias de artículos, pedidos de compra y pedidos de clientes.
- Crear la base de datos de inventario: Primero crea la base de datos de inventario
- Crear tablas de categorías y categorías de productos: diseñe la tabla de categorías y la tabla de categorías de productos para almacenar categorías de productos y sus asignaciones.
- Crear tabla de pedidos: Diseñe la Tabla de pedidos para administrar pedidos de inventario, que pueden asociarse con proveedores o clientes.
- Crear una tabla de artículos de pedido: Diseñe la tabla de artículos de pedido para administrar los artículos de pedido comprados por los clientes.
- Crear una tabla de transacciones: Diseñe la tabla de transacciones para realizar un seguimiento de los pagos de pedidos realizados por los compradores y para la contabilidad. Esta tabla también se puede utilizar para registrar devoluciones parciales o totales de pedidos.
Ejemplo de diseño de base de datos de gestión de inventario
El diseño de una base de datos de gestión de inventario normalmente consta de cuatro elementos principales: productos, compras, pedidos y proveedores. Cada elemento debe rastrearse en función de su ubicación, SKU y cantidad. El inventario actual, o los productos disponibles, se actualiza mediante el seguimiento de los envíos entrantes y los pedidos salientes.
Aquí hay un ejemplo de un diseño de base de datos de administración de inventario usando MySQL:
#1. Productos: Esta tabla almacena información sobre los productos en el inventario.
product_id (clave principal)
- sku
- nombre
- descripción
- precio
- Ubicación
- la cantidad
- category_id (clave externa)
#2. Proveedores: Esta tabla almacena información sobre los proveedores.
- proveedor_id (clave principal)
- nombre
- Datos de contacto
#3. Marcas: Esta tabla almacena información sobre las marcas de los productos.
- brand_id (clave principal)
- nombre
#4. Categorías: Esta tabla almacena información sobre las categorías de los productos.
- category_id (clave principal)
- nombre
#5. Compras: Esta tabla almacena información sobre las compras realizadas por los proveedores.
- id_compra (clave principal)
- proveedor_id (clave externa)
- product_id (clave externa)
- sku
- la cantidad
- precio
- Fecha de compra
#6. Pedidos: Esta tabla almacena información sobre los pedidos realizados por los clientes.
- order_id (clave principal)
- customer_id (clave externa)
- product_id (clave externa)
- sku
- la cantidad
- precio
- fecha de orden
#7. Customer_Orders: Esta tabla almacena información sobre la relación entre pedidos y clientes.
- order_id (clave externa)
- customer_id (clave externa)
Software de base de datos de gestión de inventario informático
El software de base de datos de administración de inventario de computadoras es esencial para que las empresas rastreen, monitoreen y analicen sus dispositivos para garantizar que estén actualizados y seguros. El seguimiento manual del inventario de hardware y software puede ser un desafío, por lo que se necesitan herramientas automatizadas.
La gestión del inventario de computadoras es una estrategia que registra una lista de las computadoras propiedad de una empresa e identifica los atributos de cada una, como la marca, el modelo y la versión del sistema operativo. El inventario de activos es el almacén central de documentos para la gestión de inventario y debe mantenerse constantemente actualizado. Los inventarios de software también se consideran parte de la gestión de inventario de computadoras.
La gestión del inventario informático ayuda a las empresas a programar actualizaciones y parches y a descubrir problemas de seguridad de sistemas y aplicaciones sin parches. El seguimiento, la supervisión y la actualización de las computadoras de la empresa para corregir las vulnerabilidades las hace vulnerables a los ataques cibernéticos. La administración del inventario de computadoras puede ayudar a las organizaciones a identificar formas de mejorar la seguridad de la red al proporcionar información sobre las instalaciones de las computadoras.
El software de base de datos de administración de inventario de computadoras está diseñado para centralizar, automatizar y simplificar muchas de las tareas necesarias para enumerar, rastrear y configurar parches para dispositivos en una red. Puede detectar dispositivos en su red, analizarlos y sus configuraciones, y generar informes para comunicar lo que encuentra con claridad.
El software de base de datos de administración de inventario de computadoras rastrea las aplicaciones en estos dispositivos, incluidas las aplicaciones de terceros que necesitan parches. A medida que las correcciones de la organización estén disponibles, puede enviarlas a las aplicaciones apropiadas. El software de base de datos de administración de inventario de computadoras prioriza las tareas. Las herramientas de inventario de PC deben señalar parches importantes faltantes para sistemas y aplicaciones. Los administradores de red pueden proteger las PC de futuras intrusiones abordando estas vulnerabilidades y utilizando esta información.
El mejor software de base de datos de gestión de inventario de computadoras
#1. Servidor SolarWinds y monitor de aplicaciones
Esta es una de las mejores opciones para el software de administración de inventario de computadoras porque identifica todas las computadoras en una red y escanea cada dispositivo.
- La herramienta identifica todo el software que se ejecuta en cada computadora y crea mapas de dependencia de aplicaciones.
- Supervisa el uso de los recursos del servidor, observa qué aplicaciones necesitan qué servicios y detecta cuándo se agotan los recursos.
- Este software también documenta, rastrea y protege minuciosamente el inventario de computadoras.
#2. Administrador de parches de SolarWinds
Esto incluye un sistema de administración de inventario computarizado capaz de proporcionar flexibilidad y escalabilidad al proceso de aplicación de parches para servidores y escritorios físicos y virtuales de Windows con parches probados y creados previamente.
- Patch Manager puede implementar y administrar automáticamente aplicaciones de terceros y parches de Microsoft en decenas de miles de servidores y estaciones de trabajo desde un tablero centralizado.
- Además, su consola basada en la web está diseñada para integrarse perfectamente con otras herramientas de SolarWinds, de modo que los usuarios puedan obtener información sobre el estado general y lo que debe actualizarse o abordarse de un vistazo.
- Patch Manager puede ayudar a los usuarios a pasar auditorías al permitirles determinar el estado de los parches y mostrar a los auditores que sus sistemas están parcheados y cumplen.
La mejor base de datos para la gestión de inventario
Hay varias opciones disponibles si está buscando qué base de datos es la mejor para usar para la gestión de inventario. Incluyen lo siguiente:
#1. H2
Si está familiarizado con la programación en Java, puede usar H2. Es una base de datos liviana de código abierto que se puede usar para instalaciones de software locales.
#2. SQLite
SQLite es una opción popular para las bases de datos locales. Es una base de datos autónoma y sin servidor que es fácil de configurar y usar.
#3. mysql
MySQL es una base de datos de código abierto popular que se usa ampliamente para aplicaciones web. Es muy adecuado para el modo servidor-cliente y puede gestionar el acceso simultáneo de varios usuarios.
#4. postgresql
PostgreSQL es otra base de datos de código abierto conocida por su confiabilidad y escalabilidad. Es muy adecuado para el modo servidor-cliente y puede manejar grandes cantidades de datos y acceso simultáneo.
Factores a considerar al elegir una base de datos
- Tamaño de su base de datos: Si está creando un pequeño sistema de gestión de inventario, es posible que no necesite una gran base de datos.
- Modo local vs servidor-cliente: Algunas bases de datos son más adecuadas para uso local, mientras que otras son mejores para el modo servidor-cliente.
- Acceso concurrente: si varios usuarios necesitan acceder a la base de datos simultáneamente, deberá asegurarse de que la base de datos pueda manejar esto.
¿Se puede utilizar SQL para la gestión de inventario?
Sí, SQL se puede utilizar para la gestión de inventario. SQL Inventory Manager es una herramienta que captura información básica sobre el inventario completo de servidores SQL en todo el entorno. Ofrece un panel organizado basado en la web que permite a los usuarios ver todos los servidores SQL, saber qué tienen, dónde están y quién es su propietario.
Para crear un sistema de gestión de inventario utilizando SQL, se pueden seguir los siguientes pasos:
- Diseñe una base de datos con tablas de productos, compras, pedidos y proveedores.
- Realice un seguimiento de cada elemento en función de su ubicación, SKU y cantidad.
- Actualice el inventario actual mediante el seguimiento de los envíos entrantes y los pedidos salientes.
- Configure alertas de pedidos para que se activen cuando los niveles de inventario caigan por debajo de los niveles mínimos definidos de forma personalizada.
- Utilice consultas SQL para recuperar y manipular datos de la base de datos.
- Use PHP u otro lenguaje de programación para crear una aplicación basada en web que interactúe con la base de datos.
¿Cuáles son los 4 tipos de gestión de inventario?
Hay cuatro clasificaciones principales de gestión de inventario:
- Materias primas: Estos son los materiales que utiliza una empresa para crear y terminar productos. Una vez que se completa el producto, las materias primas suelen ser irreconocibles de su forma original.
- Inventario de trabajo en curso (WIP): Esto se refiere a artículos en producción e incluye materias primas o componentes, mano de obra, gastos generales e incluso materiales de embalaje.
- Productos terminados: Estos son artículos que están listos para vender.
- Bienes de mantenimiento, reparación y revisión (MRO): MRO es un inventario, a menudo en forma de suministros, que respalda la fabricación de un producto o el mantenimiento de un negocio.
¿Puede Excel administrar el inventario?
Sí, Excel puede administrar el inventario, pero tiene algunas limitaciones. La administración de inventario de Excel puede ayudarlo a organizar y rastrear mejor el inventario y los artículos en existencia, brindándole una mejor idea de lo que tiene y necesita.
Las capacidades básicas de Excel para la gestión de inventario incluyen lo siguiente:
- La capacidad de rastrear los niveles de inventario
- Supervisar los movimientos de existencias
- Calcular valores totales de inventario
- Crear informes personalizados
- Automatice las tareas de gestión de inventario.
Las limitaciones de usar Excel para el control de inventario incluyen:
- El riesgo de errores debido a la entrada manual de datos
- Escalabilidad limitada para grandes inventarios de existencias
- La necesidad de habilidades técnicas para crear funciones y macros avanzadas.
La administración de inventario de Excel requiere tiempo y requiere más mantenimiento práctico que el software de administración de inventario, pero puede hacer que funcione implementando algunas de las mejores prácticas básicas.
Sugerencias sobre el uso de la gestión de inventario de Excel
- Actualice el documento de Excel inmediatamente para evitar problemas, ya que Excel no es una solución de gestión de inventario en tiempo real.
- Cree una plantilla básica para su inventario de Excel que incluya el número de producto, el nombre del producto, la descripción del artículo, el precio del artículo, el costo o el valor del artículo, las existencias del artículo, la cantidad a reordenar y la cantidad vendida.
- Use fórmulas de Excel para calcular automáticamente la información de las ventas totales y las ganancias totales, y organice su inventario en función de los productos que más se venden utilizando algunas fórmulas simples.
- Revise los datos y los resultados para informar su toma de decisiones y pronosticar los resultados. Utilice la información para ayudarle en el proceso.
- Actualice a una solución SaaS según sea necesario. Excel puede ser un excelente puente entre el inventario manual y el software de gestión de inventario. Sin embargo, a medida que su negocio crezca, llegará el día en que Excel ya no sea factible como herramienta de gestión de inventario.
¿Puedo usar Hojas de cálculo de Google para la gestión de inventario?
Sí, puede usar Hojas de cálculo de Google para administrar el inventario. Existen varias formas, incluido el uso de plantillas, la creación de su propio sistema de gestión de inventario o la creación de una aplicación con AppSheet.
Estos son algunos pasos que puede seguir para crear una gestión de inventario en Hojas de cálculo de Google:
- Use una plantilla de inventario de Hojas de cálculo de Google: esta plantilla es totalmente personalizable y cubre todo, desde pequeñas tiendas hasta almacenes. Incluye fórmulas para ayudarlo a realizar un seguimiento de los valores de inventario por artículo y cuándo necesita reordenar existencias.
- Personaliza la plantilla: La plantilla de inventario de Hojas de cálculo de Google contiene varias columnas. Si no necesita todos los datos en su copia, puede ocultar las columnas que no desea usar. Puede hacerlo haciendo clic derecho en el nombre de la columna y seleccionando "Ocultar columna". También puede agregar más columnas si necesita rastrear información adicional.
- Cree su propio sistema de gestión de inventario: Esto implica crear un formulario de Google para recopilar datos y una hoja de cálculo de Google para analizar y almacenar los datos. A continuación, puede utilizar Google Script para actualizar el formulario con el estado de inventario más reciente. Esta solución es simple; puede usarlo en su dispositivo móvil y consultar el inventario sobre la marcha.
- Cree una aplicación de gestión de inventario con AppSheet: AppSheet de Google Cloud le permite crear aplicaciones sin escribir una línea de código. Puede crear una aplicación de gestión de inventario con AppSheet en unos pocos pasos. La aplicación incluirá características como el nombre del producto, la descripción, la cantidad y el precio. También puede agregar funciones como el escaneo de códigos de barras y la captura de imágenes.
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Referencias
