Der Treibstoff, der den Projektentwicklungsprozess in Gang hält, sind Waren, Materialien und Dienstleistungen. Wenn sie von schlechter Qualität oder in unzureichender Anzahl sind, kann Ihr Projekt möglicherweise nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Um ein Projekt effizient durchzuführen, a Projektmanager müssen Beziehungen zu Anbietern aufbauen und pflegen. Hier ist die Projektbeschaffung Management ins Spiel kommt und einen Projektmanager bei der Durchführung eines erfolgreichen Projekts unterstützt. Dieser Aufsatz vermittelt Ihnen ein gründliches Verständnis der Vorgehensweise und der 4 Hauptprozesse im Projektbeschaffungsmanagement und -plan. Aber schauen wir uns zunächst die Definition des Projektbeschaffungsmanagements an.
Definition des Projektbeschaffungsmanagements
Gemäß der sechsten Ausgabe der Definition des PMBOK®-Leitfadens umfasst das Projektbeschaffungsmanagement die Prozesse, die zum Kauf oder Erwerb von Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen aus anderen Quellen als dem erforderlich sind Projektteam.
Eine der zehn Knowledge Areas, die als tragende Säule für das Project Management Framework dient, ist das Projektbeschaffungsmanagement. Sein Hauptziel ist es, positive Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und aufrechtzuerhalten, die Waren und Dienstleistungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts anbieten.
Verträge werden üblicherweise verwendet, um Anbietervereinbarungen zu treffen und zu legitimieren. Es stellt sicher, dass die erforderlichen Waren und Dienstleistungen termingerecht geliefert und die von der Einkaufsorganisation vorgegebenen Projektqualitätskriterien erfüllt werden. Dies trägt wesentlich zum reibungslosen Ablauf des Projektentwicklungsprozesses bei und garantiert die Erreichung der Projektziele. Das Projektbeschaffungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil von Leitung der Lieferkette.
Sie fragen sich vielleicht: „Wie genau funktioniert das?“ Nun, das Projektbeschaffungsmanagement folgt einem logischen Verfahren, bei dem Sie zunächst festlegen müssen, was Sie beauftragen müssen und wie Sie dies tun möchten. Danach müssen Sie Ihre Vertragsanforderungen an die Verkäufer senden. Wenn Ihr Vertrag verteilt wird, beginnen die Verkäufer, Gebote abzugeben. Sie müssen nun den besten auswählen und den Vertrag mit ihm abschließen. Zu Beginn der Projektentwicklung müssen Sie ständig die Vertragstreue kontrollieren. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, müssen Sie den Projektvertrag abschließen und die entsprechenden Papiere ausfüllen.
Die 4 Hauptprozesse des Projektbeschaffungsmanagements
Wenn Sie bereit sind, Artikel von einem Lieferanten zu kaufen, ist das Projektbeschaffungsmanagement in 4 Hauptprozesse unterteilt.
#1. Projektbeschaffungsmanagementplan
Beschaffungen werden zuerst während der Planungsphase des Projekts identifiziert. Für jeden externen Auftragnehmer ist eine Leistungsbeschreibung (SOW) erforderlich, die als Dokument dient, das die vertraglich vereinbarte Aufgabe beschreibt.
Dem Vertrag geht jedoch eine Angebotsanfrage voraus, in der sich viele Auftragnehmer um den Auftrag bewerben und der Projektmanager anhand seiner Angebote bestimmt, wer den Auftrag erhält.
Diese Anfragen sind gut durchdacht, da sie als Projektleitdokumente dienen. Je spezifischer sie sind, desto besser. Dies verhindert spätere Verwirrung und hilft bei der Entwicklung genauerer Pläne.
Dieses Verfahren ist im Beschaffungsmanagementplan dokumentiert, der Anforderungsdokumente, ein Risikoverzeichnis, Aktivitätsressourcenanforderungen, einen Projektplan, Aktivitätskostenschätzungen und andere Informationen.
Es stehen Tools und Methoden zur Verfügung, um diese Entscheidungen zu lenken, wie z. B. die Make-or-Buy-Analyse, die bestimmt, ob eine Aufgabe einen externen Anbieter erfordert oder intern erledigt werden kann. Suche nach Expertenrat, Durchführung von Marktforschung und Treffen mit Interessenten alle helfen, diese Entscheidung zu führen.
#2. Beschaffungsausführung
Nachdem Sie den Papierkram in der ersten Phase erledigt haben, prüfen Sie in der Beschaffungsphase die zurückgegebenen Angebote und entscheiden, welches Sie annehmen möchten. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollte jedoch ein Kriterium festgelegt werden, welches Angebot für das Projekt am besten geeignet ist und zu Ihrem Logistikmanagement passt. Danach werden die Vereinbarungen unterzeichnet und der Projektmanagementplan aktualisiert.
Bestimmen Sie den Gewinner, indem Sie sich mit den Bietern beraten, Techniken zur Bewertung von Angeboten entwickeln und unabhängige Schätzungen einholen, um sicherzustellen, dass die Gebote im normalen Bereich liegen. Es schadet nie, den Rat von Experten in den Bereichen einzuholen, in denen Sie Verträge abschließen.
Es gibt auch analytische Techniken, die verwendet werden können. Werbung ist ein guter Weg, um sicherzustellen, dass Sie das größtmögliche Netz auswerfen, sodass Sie eine Entscheidung auf der Grundlage aller potenziellen Bieter treffen können. Anschließend finden Beschaffungsverhandlungen statt, um die endgültigen Verträge so abzustimmen, dass sie sowohl Ihren Bedürfnissen als auch denen des Auftragnehmers entsprechen. Eine Bestellung sollte verwendet werden, um den Preis, die Menge, das Lieferfenster und die Zahlungsbedingungen der von Ihnen bestellten Waren/Dienstleistungen zu dokumentieren. Es handelt sich um einen rechtsverbindlichen Vertrag, der sicherstellt, dass Sie und Ihr Anbieter auf derselben Seite stehen. Unsere Bestellvorlage kann Ihnen dabei helfen, eine für Ihr Projekt geeignete Vorlage zu erstellen.
#3. Beschaffungskontrolle
Sobald die Verträge unterzeichnet sind, muss das Management dieser Auftragnehmer in die Gesamtmanagementverantwortung einbezogen werden. Auftragnehmer können sich negativ auf Budgets und Zeitpläne auswirken und dazu führen, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft oder Schlimmeres.
Infolgedessen sind regelmäßige Statusaktualisierungen erforderlich, um Verträge mit Auftragnehmern zu überprüfen, Fortschrittsaktualisierungen zu erhalten und die Arbeitsleistung zu bewerten, um sicherzustellen, dass Auftragnehmer die in ihren Verträgen festgelegten Anforderungen erfüllen. Selbst wenn Sie Auftragnehmer einstellen, weil sie Experten auf ihrem Gebiet sind, müssen Sie ihre Arbeit dennoch überwachen und verfolgen, um sicherzustellen, dass sie wie geplant voranschreitet.
Um sicherzustellen, dass die Arbeit korrekt ausgeführt wird, ist es am besten, ein Änderungskontrollsystem zu beauftragen und regelmäßige Leistungsüberprüfungen der Beschaffung durchzuführen, einschließlich Inspektionen und Audits. Manager werden auch durch Leistungsberichte auf dem Laufenden gehalten. Ein Zahlungssystem sowie ein Schadenverwaltungs- und Aktenverwaltungssystem müssen vorhanden sein. Um die Leistungsüberwachung zu erleichtern, müssen Arbeitsaufträge alle Details über die von Auftragnehmern durchgeführten Arbeiten enthalten.
#4. Beschaffungsabschluss
So wie es einen Prozess gibt, um mit der Beschaffung zu beginnen, muss es einen geben, um ihn abzuschließen. Was als abgeschlossene Arbeit gilt, sollte in der ursprünglichen Vereinbarung mit dem Auftragnehmer festgelegt werden, damit keine Partei darüber im Unklaren ist, wann die Arbeit abgeschlossen ist.
Für Versicherungen und Kautionen ist in der Regel eine formelle Haftungsfreistellung erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass es keine ausstehenden Änderungen des Vertragswerts oder des Fertigstellungsdatums gibt.
Beschaffungsaudits sowie strukturierte Beschaffungsverhandlungen unterstützen diesen Prozess. Um den gesamten mit dieser Phase des Beschaffungsprozesses verbundenen Papierkram zu verwalten, ist ein Aufzeichnungsverwaltungssystem erforderlich.
Hier ging es also darum, wie das Beschaffungsmanagement durchgeführt werden sollte. Aber was sind die Elemente, die es enthalten muss, um eine korrekte Richtung für die Projektentwicklung vorzugeben?
Wichtige Elemente eines Projektbeschaffungsmanagementplans
Ich habe unten eine Vorlage für einen Projektbeschaffungsmanagementplan zusammengestellt:
- Die vollständige Liste der Leistungen, die durch vorgeschlagene Verträge beschafft werden.
- Es sollten Ressourcenmanagementstrategien vorhanden sein, die für Vertragsverhandlungen und -verwaltung erfolgreich genug sind.
- Die gewählte Kaufmethode muss klar angegeben werden.
- Wichtige Phasen bei der Auswahl von Lieferanten und Anbietern sind zu beachten.
- Die wichtigsten Schritte des Lieferanten- und Lieferantenauswahlprozesses.
- Es sollte eine angemessene Beschaffungsfinanzierungsstrategie bereitgestellt werden.
- Das Muster des Kaufvertrages muss vorliegen.
- Referenzmaterialien für die Genehmigung und Sicherung der Qualität sowie für das Risikomanagement sollten bereitgestellt werden.
Ich hoffe, Sie haben jetzt ein gutes Verständnis dafür, was Projektbeschaffungsmanagement beinhaltet. Gehen wir in diesem Artikel noch einen Schritt weiter und schauen uns an, wie er einem Projekt helfen könnte.
Lesen Sie auch: Was ist ein RFP (Request For Proposal): Alles, was Sie wissen müssen
Vorteile des Projektbeschaffungsmanagements
Ein Projekt kann auf vielfältige Weise vom Wissen über das Beschaffungsmanagement profitieren. Ich habe unten eine Handvoll von ihnen erwähnt:
- Es hilft bei der Identifizierung der Artikel und Dienstleistungen, die gekauft werden müssen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.
- Bietet Lieferanten eine umfassende Liste von Bestellungen und Problemen.
- Es legt vereinbarte Liefertermine und -methoden fest.
- Hilft bei der Bewertung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten.
- Es validiert die Meilensteine in den Lieferantenverträgen und genehmigt deren Zahlung.
- Dient als Referenz für die Bewertung der Leistung des Lieferanten in Bezug auf den Vertrag.
- Es hilft bei der Identifizierung und Lösung von Problemen mit der Lieferantenleistung.
- Es dient als Kommunikationskanal, der die Geschäftsleitung über den Stand des Projekts informiert.
Welche Rolle spielt der Projektmanager im Einkauf?
Der Projektmanager ist an der Beschaffung beteiligt, wie an jeder anderen Komponente des Projektmanagementprozesses, für die er verantwortlich ist. Dies ist jedoch ein Verfahren, über das sie möglicherweise nicht so viel Macht haben wie über andere Aspekte des Projekts.
Während der Projektmanager befugt ist, Vereinbarungen mit Auftragnehmern im Namen der Organisation abzuschließen, ist der Projektmanager oft nicht die Person, die den Vertrag überwacht, nachdem er abgeschlossen ist. Unabhängig davon ist es wichtig, dass der Projektmanager auf dem Laufenden gehalten wird.
Dazu gehört die Vertrautheit mit den sechs im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) festgelegten Prozessen und Wissensdomänen des Projektbeschaffungsmanagements. Die erste besteht darin, Einkäufe und Akquisitionen zu planen, was bedeutet, zu bewerten, welche externen Ressourcen für das Projekt erforderlich sind. Da sie über die gesamten Projektanforderungen besser informiert sind, hat der Projektmanager die Kontrolle darüber.
Plan Contracting ist der Prozess der Entwicklung von Anforderungen für alle erforderlichen Artikel oder Dienstleistungen sowie der Bestimmung, welche Organisationen diese Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Fordern Sie dann Verkäuferantworten an, indem Sie die Unternehmen auf wenige reduzieren und dann die Verkäufer auswählen, die normalerweise die sind Lieferanten der Einkaufsabteilung.
Die Vertragsverwaltung ist die Verwaltung des Lieferantenvertrags. Der Projektmanager arbeitet täglich mit dem Kundenbetreuer des Anbieters zusammen. Der Vertragsabschluss erfolgt mit Vertragsabschluss. Dafür ist in der Regel wieder der Einkauf zuständig.
Häufig gestellte Fragen zum Projektbeschaffungsmanagement
Was ist der erste Schritt im Projektbeschaffungsmanagement?
Das Erstellen eines Plans ist der erste Schritt für ein erfolgreiches Projektbeschaffungsmanagement. Dazu müssen Sie Folgendes planen: Welche Materialien und Dienstleistungen benötigen Sie für das Projekt? Darin sind alle Material- und Serviceparameter, wie z. B. Mindestqualitätsanforderungen, enthalten.
Warum ist Projektbeschaffungsmanagement wichtig?
Es ist wichtig, diesen Prozess zu verwalten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dienstleistungen und Materialien ausgewählt und bis zu einem bestimmten Termin bezogen werden.
Was sind die 4 Hauptprozesse des Projektbeschaffungsmanagements?
Die 4 Hauptprozesse für das Projektbeschaffungsmanagement sind Planung, Auswahl, Verwaltung und Abschluss von Beschaffungen.
Ähnliche Artikel
