Die Planung der Durchführung eines Projekts ohne angemessene Tools und Techniken, da Ihre Ressourcen eine überwältigende Aufgabe sein können. Als Projektmanager garantiert die Kenntnis der richtigen Methode im Planungsprozess Ihre optimale Leistung bei der Erreichung der Projektziele.
In diesem Artikel haben wir den Ressourcenplanungsprozess, Tools und Techniken besprochen, die Sie für ein effektives Projektmanagement anleiten sollen.
Was ist Projektplanung?
Die Projektplanung ist eine Disziplin zur Bestimmung, wie ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitplans mit definierten Phasen und Ressourcen ausgeführt werden soll.
Projektplanungsprozess
Das wichtigste Instrument, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten rechtzeitig erledigt werden, ist der Projektplanungsprozess. Es wird ein Plan erstellt, um den effektivsten Ansatz für den Abschluss zu finden, um sicherzustellen, dass ein Projekt die beste Erfolgswahrscheinlichkeit und das geringste Risiko eines Misserfolgs hat. Einfach ausgedrückt bezieht sich die Projektplanung auf die Verfahren, um sicherzustellen, dass Aktivitäten effizient durchgeführt werden. Führungskräfte müssen mit verschiedenen Projektplanungsprozessen und -werkzeugen vertraut sein, um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu ermöglichen.
Eine Reihe von vier Prozessen in der Projektplanung stellt sicher, dass Aufgaben abgeschlossen und das Endziel erreicht wird. Projekte sind unterschiedlich und unterschiedlich, und keine zwei Techniken zur Ausführung eines Plans sind gleich. Während die Kernschritte jedes Projektmanagement-Planungsprozesses identisch sind, kann die Art und Weise, wie sie ausgeführt werden, variieren. Demzufolge sind Projekteinführung, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss die vier Planungsprozesse.
Der Einführungsprozess des Projekts beginnt mit der Beschreibung des zu erreichenden Ziels. Der anschließende Projektplanungsprozess sorgt dafür, dass Ihre Ziele von einer vagen Idee zu konkreter Realität werden. Es werden weitere Schritte unternommen, um ein Projekt in die Ausführungsphase zu bringen, sobald die Ziele und Zielsetzungen klar festgelegt wurden. Der Lebenszyklusprozess der Projektplanung ist nur dann erfolgreich, wenn alle vier Phasen abgeschlossen sind.
Um erfolgreich zu sein, muss der Projektmanagement-Planungsprozess Aufgaben, Zielsetzungen und Ziele erfüllen. Das Kernproblem bzw. die Kernaufgabe muss in der Startphase erläutert werden. Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist, dass alle praktikablen Lösungen und alle potenziellen Gefahren untersucht werden sollten. Dies ist die effektivste Methode, um potenzielle projektbezogene Initiativen zu identifizieren. Sobald das ursprüngliche Konzept feststeht, wird ein Projektplanungsteam gebildet und die Werkzeuge zur Fertigstellung des Projekts ausgewählt.
Projektplanungsressource
Die wertvollste Ressource bei der Planung und Durchführung eines Projekts sind die Menschen – das Projektteam. Abhängig von Meilensteine, erfordern Projekte an bestimmten Stellen im Zeitplan einzigartiges Know-how. Im Laufe eines Haushaltsjahres kann eine Organisation gleichzeitig zahlreiche strategische Initiativen durchführen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten können. Alternativ kann eine Person aufgrund bestimmter Fähigkeiten von ihrer derzeitigen Position innerhalb einer Organisation zu einem Projektteam wechseln.
Darüber hinaus erfordern viele Initiativen Fähigkeiten und Ressourcen, die nur durch Vertragsarbeit oder externe Auftragnehmer erworben werden können. Die Gewinnung und Leitung dieser Humanressourcen sowie die Kontrolle des Zeitplans des Projekts sind für den endgültigen Erfolg von entscheidender Bedeutung.
Es ist entscheidend, ein leistungsstarkes Projektteam zu haben, das sich aus Personen zusammensetzt, die über technische Fähigkeiten und Motivation verfügen, um zum Erfolg des Projekts beizutragen. Eine der vielen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers besteht darin, die Fähigkeit jedes Projektteammitglieds zu verbessern, zum Projekt beizutragen, und gleichzeitig persönliches Wachstum und Leistung zu fördern. Gleichzeitig muss jeder Einzelne mit anderen zusammenarbeiten, um Ideen auszutauschen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Ressourcen müssen jeder Aktion auf Ihrer Aktivitätsliste zugewiesen werden. Ermitteln Sie zunächst die Verfügbarkeit von Ressourcen, bevor Sie sie Ihrem Projekt zuweisen können. Informationen zur Ressourcenverfügbarkeit umfassen, welche Ressourcen Sie bei der Planung Ihres Projekts nutzen können und unter welchen Bedingungen sie verfügbar sind. Denken Sie daran, dass einige Ressourcen, wie z. B. Berater, im Voraus bereit sein müssen und möglicherweise nur zu bestimmten Zeiten verfügbar sind.
Financial Planning
Die Finanzierung ist eine wesentliche Ressource in der Projektplanung. Finanzpläne umfassen Ausgabenpläne basierend auf der Ausgabenrate in Abhängigkeit von den verfügbaren Mitteln, Kapitalinvestitionspläne, Gewinnpläne und die Einbehaltung und Verwendung von Managementreserven.
Projektplanungstools und -techniken
Es ist entscheidend, die richtige Technik auszuwählen, da sie über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheidet. Und da es keine einheitliche Strategie gibt, die für alle Arten, Größen oder Sektoren funktioniert, müssen Sie einige Zeit und Mühe aufwenden, um die besten Projektplanungstechniken oder -tools für Ihre Situation auszuwählen. Am wichtigsten ist, dass Sie die Schritte zur Auswahl der besten Tools und Techniken für Ihre Projektressourcenplanung kennen.
Betrachten Sie die folgenden Schritte:
#1. Sortieren Sie Ihre Projektfaktoren danach, wie einfach oder komplex sie sind
Dies umfasst das Projekt selbst, den Kunden, Ressourcen, Einschränkungen (z. B. Risikobereitschaft), Zeitrahmen, Tools und Personen. Erstellen Sie eine Liste dieser Faktoren und kategorisieren Sie sie danach, wie einfach oder komplex sie sind.
#2. Bestimmen Sie, ob Ihr Arbeitsplatz streng oder flexibel ist.
Eine agile Technik kann von Vorteil sein, wenn Sie an einem dynamischen Arbeitsplatz arbeiten, an dem der Wunsch nach Weiterentwicklung und Veränderung besteht. Sie sind möglicherweise besser dran, eine Wasserfallstrategie zu verwenden, wenn Sie mit sehr spezifischen Anforderungen, Zeitplänen und Budgets arbeiten.
Untersuchen Sie außerdem neben dieser Prüfung Ihrer Flexibilität auch Ihre Einschränkungen und Gefahren. Implementieren Sie außerdem Methoden, die es Ihren Teams ermöglichen, ihre Projekte sauber in Ihre organisatorischen Grenzen einzupassen und gleichzeitig größere Risiken zu minimieren
#3. Denken Sie darüber nach, was Ihnen den größten Kick für Ihr Geld bringt.
Erkundigen Sie sich, was für den Kunden (oder den Stakeholder oder den Endbenutzer) den größten Wert bietet. Erstellen Sie eine Liste ihrer Anforderungen und verwenden Sie diese, um die beste Arbeitsweise zur Erfüllung dieser Anforderungen zu bestimmen.
Wenn Ihre Kunden häufig Anfragen stellen und beispielsweise kontinuierliche Aktualisierungen und Änderungen erwarten, wird ihnen eine iterative Technik mit kurzen Zyklen das Gefühl geben, dass sie einen größeren Wert erhalten. Diese Methodik wird Ihnen dabei helfen, einen Mehrwert zu liefern und starke Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten.
#4. Machen Sie das Beste aus Ihren Unternehmenszielen,
Um Ihnen bei der Auswahl geeigneter Projektplanungstechniken zu helfen, verwenden Sie die Ziele oder Projektvorgaben, die Sie bereits als Team oder Organisation festgelegt haben. Natürlich sollten Ihre Methoden ein Weg sein, Ihre Ziele zu erreichen – die optimale Methode ist diejenige, die Sie am direktesten zu Ihren strategischen Zielen mit den höchsten Gewinnen und den geringsten negativen Auswirkungen führt.
#5. Erstellen Sie eine Liste mit den Werten Ihres Unternehmens und Ihres Teams.
Untersuchen Sie schließlich und vor allem Ihre Werte. Letztendlich werden Techniken von Menschen ausgeführt – Menschen mit ihren Gewohnheiten, Ansichten und Werten. Anstatt Ihren Mitarbeitern eine trendige Technik aufzuzwingen, überlegen Sie, wie sie denken, sich beziehen und handeln, um eine natürliche Übereinstimmung zu schaffen.
Zum größten Teil können die Werte Ihres Unternehmens und Ihres Teams dazu beitragen, eine wirklich nachhaltige Technik zu entwickeln, die weniger eine theoretische Norm ist, als vielmehr eine Möglichkeit, systematisch lebendige, atmende Prozesse zu leben, die im Laufe der Zeit leichter aufrechtzuerhalten sind.
Denken Sie jedoch daran, dass keine Technik einer anderen überlegen ist. Es hängt alles davon ab, wie gut es mit den Zielen und Werten der Organisation übereinstimmt und welche Grenzen das Projektteam überwinden muss. Auch die Bedürfnisse der Stakeholder, die damit verbundenen Risiken sowie die Größe, Kosten und Komplexität des Projekts.
Techniken
#1. Gedränge
Scrum ist eine Projektplanungstechnik, die Konzepte und Prozesse zur Steigerung der Lieferqualität vorstellt. Es ist eines der beliebtesten und unkompliziertesten Frameworks, um agile Ideen in die Realität umzusetzen Software-Entwicklung. In Wirklichkeit geht es bei Scrum darum, ein selbstverwaltendes Team zu befähigen, Rollen und Pflichten zu liefern und zu definieren, um eine gesunde Spannung zwischen der Bereitstellung des richtigen Elements auf die richtige Art und Weise so schnell wie möglich herzustellen.
Darüber hinaus zielt Scrum darauf ab, die Kommunikation, Teamarbeit und das Entwicklungstempo zu erhöhen. Wenn Sie Begriffe wie Sprints, Scrums, Backlogs und Burndowns hören, dann meist, weil damit Scrum oder eine Variante davon gemeint ist.
#2. Kanban
Eine weitere Projektplanungstechnik ist Kanban. Es ist eine Projektmanagementtechnik, die auf Lean-Konzepten und einem klar definierten Prozess zur Steigerung der Effizienz basiert. Es ist Scrum sehr ähnlich, da es darum geht, häufig und früh mit einem kollaborativen und selbstverwaltenden Team zu liefern. Kanban hingegen ist eine evolutionärere Transformation als Scrum und bietet einen einfacheren Einstieg in die agile Umgebung, da es weniger präskriptiv ist.
Die Kanban-Technik ist prozessarm, flexibel und frei von vordefinierten Rollen. Sein einziger Zweck besteht darin, das Ganze zu verbessern, indem die Aufmerksamkeit des Teams auf die Dinge gelenkt wird, die wirklich wichtig sind. Die Visualisierung des Workflows, die Begrenzung der laufenden Arbeiten, die Quantifizierung der Durchlaufzeit, die explizite Darstellung von Prozessrichtlinien und die kontinuierliche Analyse von Verbesserungspotenzialen gehören zu den Grundprinzipien.
Kanban ist ideal für Jobs, die eine konsistente Leistung erfordern, wie z. B. Fertigung oder Support und Wartung. Es kann auch ein nützliches Werkzeug in der Welt der Agenturen sein, da es sich besser an Veränderungen anpassen lässt und Kunden gerne häufig ihre Meinung ändern. Diese Technik ist eine einfachere Alternative zu Scrum, wenn Sie „agil“ arbeiten, aber nicht übermäßig streng vorgehen möchten.
#3. Methode des kritischen Pfads
Die Bau-, Softwareentwicklungs- und Maschinenbaubranchen verwenden alle diese Technik zur Modellierung und Planung der Projektplanung. Mit dieser Technik bestimmen Sie die Aktivitäten, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind, die jeweils benötigte Zeit, die Abhängigkeiten zwischen ihnen und ihre Ergebnisse oder Meilensteine.
Diese dienen dazu, die längsten und schnellsten Wege zum Abschluss Ihres Projekts zu berechnen, was Ihnen hilft, die Hauptaktivitäten des Projekts zu verstehen – die verschoben werden können, ohne Ihre Meilensteine zu beeinträchtigen.
#4. PERT
Die Programmevaluierungs- und Überprüfungstechnik ist eine Schätztechnik. Wenn individuelle Aufgaben-/Aktivitätsschätzungen unbekannt sind, wird ein gewichteter Durchschnitt aus optimistischen, pessimistischen und höchstwahrscheinlichen Schätzungen verwendet. Infolgedessen ist PERT eine Möglichkeit, die Zeit zum Ausführen einer Aufgabe zu bewerten und abzuschätzen.
Dies ähnelt einer Drei-Punkte-Schätzung, gibt jedoch der wahrscheinlichsten Schätzung ein größeres Gewicht. Die Berücksichtigung der Schätzung von Ungewissheit und Risiko kann die Genauigkeit von Einzelpunkt-Prognosen für die Aufgabendauer erhöhen. Die Programmevaluierungs- und Überprüfungstechnik hat dieses Konzept hervorgebracht (PERT). Um einen ungefähren Bereich für die Dauer einer Aufgabe zu definieren, verwendet PERT drei Schätzungen:
Wahrscheinlichste Schätzung (M): Diese Schätzung basiert auf der Dauer des Vorgangs sowie den wahrscheinlich zugewiesenen Ressourcen. Auch hier ihre Produktivität, realistische Verfügbarkeitserwartungen für die Aktivität und Unterbrechungen.
Optimistisch (O): Die Aufgabenlänge wird durch eine Untersuchung des Best-Case-Szenarios der Aufgabe bestimmt. Dadurch erfahren Sie, wie lange die Aufgabe in kürzester Zeit dauern wird.
Pessimistisch (P): Die Aufgabenlänge wird bestimmt, indem das Worst-Case-Szenario der Aufgabe analysiert wird. Dies zeigt auch die maximale Zeit, die eine Aufgabe in Anspruch nehmen kann.
#5. Mager
Die Lean-Technik ist ein effizienzbetonter Projektplanungsansatz. Lean ist als „Pate“ von Agile bekannt, weil es sich darauf konzentriert, mit weniger mehr zu erreichen. Es beginnt damit, Wert zu finden und ihn dann durch kontinuierliche Verbesserung zu maximieren, was die Verbesserung des Wertflusses und die Reduzierung von Verschwendung umfasst.
Es ist eher ein Thema mit Idealen als ein System, das einem sagt, wie man Dinge macht. Es schlägt vor, dass die Behandlung der drei verschwendungserzeugenden Funktionsstörungen, die als „3Ms“ bekannt sind, Ihnen helfen kann, mit weniger mehr zu erreichen.
Lean zielt darauf ab, unsere Arbeitsweise so zu verändern, dass wir uns ausschließlich auf die Wertschöpfung konzentrieren können. Es geht darum, den Fokus weg von einzelnen Technologien, Assets und vertikalen Abteilungen und hin zu vollständigen Wertströmen zu verlagern, die horizontal über Technologien, Assets und Abteilungen hinweg zu den Kunden fließen.
Bei der Analyse Ihres Projektplanungsprozesses kann eine Lean-Mentalität von Vorteil sein. Überlegen Sie, wie Sie Ihren Projektplanungsprozess auf die Kerngrundlagen reduzieren können, die Wert verleihen, während Sie die irrelevanten Elemente oder die Art und Weise, wie Sie die Dinge immer getan haben, eliminieren, und Sie werden an Lean denken.
Welche Rolle spielt die Projektplanung?
Bevor jemand Rollen für das Projekt zuweist und das Team mit der Ausführung des Plans beginnt, beinhaltet die Projektplanung eine gründliche Kartierung und Anordnung von Projektzielen, Aufgaben, Zeitplänen und Ressourcen. Mit einer exzellenten Projektplanung können Sie praktisch alle Probleme beseitigen, die zum Scheitern des Projekts führen.
Was sind die 4 Hauptbestandteile eines Projektplans?
Die Bedürfnisse des Projekts, seine zugrunde liegende Vision, seine quantifizierbaren Ziele, Ergebnisse und die Maßnahmen, die durchgeführt werden können und die nicht durchgeführt werden können, um seinen erfolgreichen Abschluss sicherzustellen, sind alle im Umfang des Projekts enthalten.
Was sind die 6 Ps im Projekt?
Sie bestehen aus einer Methode, Menschen, Kompetenz, Eifer, Geduld und Exzellenz.
Was ist der erste Schritt bei der Projektplanung?
Die Anfangsphase der Initiierung eines neuen Projekts wird als Projektinitiierung bezeichnet. Sie entscheiden, warum Sie das Projekt starten und welchen Geschäftswert es in der Projektinitiierungsphase bietet. Anschließend nutzen Sie dieses Wissen, um die Unterstützung wichtiger Interessengruppen zu gewinnen.
Wie läuft der Planungsprozess ab?
Der Planungsprozess ist ein Verfahren, das verwendet wird, um Ziele zu generieren, Aufgaben zu entwerfen, um Ziele zu erreichen, benötigte Ressourcen zu identifizieren, einen Zeitrahmen festzulegen, über Nachverfolgung und Bewertung zu entscheiden, den Plan fertigzustellen und den Plan mit dem Team zu teilen.
Was sind die 4 C's im Projektmanagement?
Um dieses Problem anzugehen, hat sich PBL zu einem neuen Goldstandard entwickelt, der die „Vier Cs“ der Partnerschaft für das Lernen des 21. Jahrhunderts umfasst: Kommunikation, Zusammenarbeit, kritisches Denken und Kreativität.
Was sind die 3 Phasen in der Projektplanung?
Initiierung, Planung, Ausführung und Abschluss sind die Phasen eines Projekts.
Zusammenfassung
Die Projektplanungstools und -techniken sind im Projektmanagementprozess sehr wichtig, der Beitrag der Humanressourcen bleibt jedoch der entscheidende. Daher muss ein Projektmanager für eine effektive Zusammenarbeit zwischen ihm und seinem Team sorgen.
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FAQs zur Projektplanung
Was sind die 5 Phasen der Projektplanung?
Das Projektmanagement wird vom Project Management Institute in Prozessgruppen und Wissensbereiche abgebildet. Die fünf Schlüsselprozessgruppen sind somit; Initiieren, Planen, Ausführen, Überwachen und Kontrollieren und Abschließen
Was sind die grundlegenden Schritte in der Projektplanung?
- Business Case erstellen und analysieren.
- Identifizieren und Treffen von Stakeholdern zur Genehmigung.
- Projektumfang definieren.
- Legen Sie Projektziele und -vorgaben fest.
- Bestimmen Sie Projektleistungen.
- Projektplan und Meilensteine erstellen.
- Zuweisung von Aufgaben.
- Gefährdungsbeurteilung durchführen
Wie werden Sie ein Projekt auswählen?
- Stellen Sie sicher, dass das Projekt mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmt. …
- Identifizieren Sie einen Projekt-Champion. …
- Führen Sie eine Organisations- oder Umweltbewertung durch. …
- Schätzen Sie Ihre Ressourcen ein. …
- Identifizieren Sie Ihre Erfolgsparameter
Was sind die Hauptkriterien für die Auswahl eines Projekts?
- Zeitwert des Geldes.
- Gegenwärtiger Wert.
- Zukünftiger Wert.
- Gegenwärtiger Wert und zukünftiges Wertverhältnis
Was beinhaltet die Projektplanung?
Ein typischer Projektplan besteht aus einer Leistungsbeschreibung, einer Ressourcenliste, einem Projektstrukturplan, einem Projektzeitplan und einem Risikoplan. Der Umfang umfasst den Geschäftsbedarf und das Geschäftsproblem, die Projektziele, Leistungen und wichtigen Meilensteine. Außerdem werden im Projektplan Projekt-Baselines festgelegt
