Die Wahl der richtigen Plattform für Ihr Unternehmen kann schwierig sein, nicht nur aufgrund der großen Anzahl von Lösungen auf dem Markt, sondern auch aufgrund wichtiger Überlegungen wie Bereitstellungsoptionen, Anpassung, Kosten, Skalierbarkeit und Geschäftswert. Es gibt zahlreiche Arten von Beschaffungssoftware, die Unternehmen dabei helfen, den Beschaffungsprozess effizienter und produktiver anzugehen. Um jedoch das beste Beschaffungssystem für Ihre Mittel zu finden, müssen Sie zunächst Ihre Optionen und die damit verbundenen Vorteile verstehen. Daher werden wir in diesem Artikel die drei Arten der Beschaffung und die Top 10 der führenden Unternehmen für Beschaffungssoftware diskutieren, die die Digitalisierung und globale Innovation vorantreiben.
Was ist ein Beschaffungsmanagementsystem?
Ein Beschaffungsmanagementsystem ist die effektive Verwaltung der Ausgaben eines Unternehmens, einschließlich des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen. Dies beinhaltet die Auswahl qualitativ hochwertiger Produkte, Dienstleistungen und Anbieter innerhalb eines festgelegten Budgets und Zeitrahmens. Das Hauptziel eines Beschaffungsmanagementsystems besteht darin, einem Unternehmen dabei zu helfen, die bestmöglichen Waren und Dienstleistungen zu beschaffen und zu erwerben, um die Geschäftsziele zu erreichen.
Wenn das Beschaffungsteam seine Arbeit richtig macht, kann das Unternehmen Geld und Zeit sparen, indem es bessere Konditionen und Preise mit seinen Lieferanten aushandelt. Diese Abteilung kümmert sich um Dinge wie Bestellungen, langfristige Verträge und die Entsorgung nicht mehr benötigter Immobilien. Außerdem behält die Beschaffungsabteilung sowohl die Details eines Projekts als auch die Art und Weise, wie öffentliche Gelder ausgegeben werden, genau im Auge.
Was sind die drei Arten von Beschaffungssoftware?
Es gibt drei Haupttypen von Beschaffungssoftware, die direkte Bestellung, indirekte Beschaffung und Dienstleistungsbeschaffung umfassen.
- Direktbeschaffung: Direkte Beschaffung beinhaltet den Kauf von Rohstoffen, Maschinen und Großhandelswaren, die direkt zum Endprodukt des Unternehmens beitragen. Darüber hinaus sind Beschaffungsverantwortliche und Vertragslieferanten die Hauptakteure in direkten Beschaffungsprozessen.
- Indirekte Beschaffung: Indirekte Beschaffung beinhaltet den Kauf von Artikeln wie Büromaterial. Diese Elemente haben keinen direkten Einfluss auf das Endprodukt oder den Gewinn des Unternehmens, aber sie helfen bei der täglichen Arbeit. Ein kleines Unternehmen kann Büroleitern indirekte Beschaffungsprozesse zuweisen, während große Unternehmen möglicherweise eine Facility-Management-Firma mit der Verwaltung dieser Einkäufe beauftragen.
- Beschaffung von Dienstleistungen: Beispiele für die Beschaffung von Dienstleistungen sind die Einstellung von Zeitarbeitskräften, das Leasing von Software und die Einbindung von kurzfristigen Lieferanten für die Arbeit bei einer Veranstaltung oder einem Seminar.
Die besten Unternehmen für Beschaffungssoftware
Nachfolgend finden Sie die Top 10 der bekanntesten globalen Unternehmen im Bereich Beschaffungssoftware und was ihre Lösungen einzigartig macht.
#1. Icertis
Icertis ist ein 2009 gegründetes Softwareunternehmen für intelligentes Vertragsmanagement in Privatbesitz. Es stellt seine Dienstleistungen im Bereich Beschaffung bereit, um den gesamten Source-to-Contract-Prozess des Kunden zu optimieren. Dies ermöglicht schnellere Geschäfte und ein geringeres Risiko.
Die Icertis Contract Intelligence (ICI)-Plattform hat Beschaffungsteams auf der ganzen Welt dabei unterstützt, die Produktivität zu steigern und die Vertragsverwaltung zu verbessern, während gleichzeitig die Verantwortlichkeit der Lieferanten und die Endergebnisse verbessert wurden.
#2. Basware
Basware wurde 1985 gegründet und bietet P2P, AP-Automatisierung, elektronische Rechnungsstellung und elektronische Beschaffung. Die Beschaffung kann Geld sparen, die Produktivität steigern und sehen, wohin jeder Dollar fließt, indem sie Baware zur Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses (P2P) verwendet. Basware unterstützt Unternehmen auch dabei, ihre Betriebsabläufe zukunftssicher zu machen, indem traditionelle, manuelle Prozesse überflüssig werden.
#3. Capgemini
Capgemini ist ein multinationales IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, das 1967 gegründet wurde. Das Unternehmen bietet seinen Beschaffungskunden digitale Lösungen an, um die Funktion zu optimieren und eine reibungslose und nachhaltige Beschaffung voranzutreiben.
Die Dienstleistungen von Capgemini unterstützen bei der Entwicklung, Implementierung und dem Betrieb einer erfolgreichen digitalen Beschaffungsstrategie sowie bei der Förderung von Compliance, Produktivität, Transparenz und Kosteneinsparungen.
#4. Epicor-Software
EPICOR Software ist seit seiner Gründung im Jahr 1972 ein Vorreiter auf dem Markt für Unternehmenssoftware und konzentriert sich hauptsächlich auf die Bereiche Fertigung, Lieferkette und Beschaffung.
Es bietet seinen Beschaffungskunden Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) an, um den gesamten Einkaufsprozess zu rationalisieren und bei der Beschaffung strategischer vorzugehen.
Einige der von EPICOR Software angebotenen Dienstleistungen sind jedoch Beschaffung, Beschaffung, Lieferantenaktivierung, Katalogverwaltung und Kosteneinsparungen.
#5. GEP Smart
Seit seiner Gründung im Jahr 1999 hat sich GEP zu einem Branchenführer entwickelt, indem es Beschaffungs- und Supply-Chain-Experten für Unternehmen mit einer breiten Palette an Beratungs-, Software- und Managed-Service-Optionen versorgt.
Einer der Beschaffungsdienste von GEP ist GEP Smart, eine weltweit führende S2P-Plattform für direkte und indirekte Beschaffung. Es wird von Unternehmen wie der Beschaffungsfunktion von Walgreens Boots Alliance verwendet. Sie unterstützen Kunden jedoch bei der digitalen Transformation ihrer End-to-End-Beschaffungsvorgänge durch die Nutzung von KI- und Cloud-Technologien.
Die Dienstleistungen von GEP umfassen Ausgabenanalyse, Einsparungsverfolgung, Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay (P2P).
#6. IBM
IBM steht seit über einem Jahrhundert an der Spitze der technologischen Innovation. Auch bei der Beschaffung unterstützt das Unternehmen die Funktionsträger. Sie tun dies, indem sie Zugang zu leistungsstarken Daten, Erkenntnissen und neuen Technologien bieten, um Prozesse zu verbessern und mehr Wert zu generieren.
Darüber hinaus bietet IBM folgende Services an: Source-to-Pay (S2P), Digital Procurement, Invoice-to-Pay und Analytics.
#7. JAGGAER
JAGGAER ist ein Cloud-basiertes Unternehmen für Geschäftsautomatisierungstechnologie, das 1995 gegründet wurde. Es stellt seinen Beschaffungskunden JAGGAER ONE zur Verfügung, eine vollständige Beschaffungsplattform für intelligentes und flexibles Ausgabenmanagement.
Die Lösungen, die JAGGAER seinen Kunden anbietet, gehören zu den besten der Branche, da sie ihren Kunden vollständige Transparenz über alle ihre Ausgabenaktivitäten bieten und modernste Analysen und Erkenntnisse nutzen.
#8. Coupa-Software
Coupa Software wurde 2006 gegründet und ist ein führender Anbieter von Business Spend Management-Lösungen. Wenn Sie Coupa Software verwenden, haben Sie Zugriff auf eine robuste Plattform zur Verwaltung der Gesamtausgaben Ihres Unternehmens.
Verschiedene Arten von Beschaffungssoftwareunternehmen können jedoch von der Benutzerfreundlichkeit profitieren und gleichzeitig mit ihrer einzigen Plattform flexibel in ihrem Ausgabenmanagement bleiben. Es trägt zu beispiellosen Einsparungen und Erkenntnissen bei, die zu messbaren Ergebnissen führen.
Coupa Procurement Software bietet verschiedene Arten von Dienstleistungen an, wie z. B. eProcurement, Rechnungsstellung, strategische Beschaffung, Zahlungen, Lieferantenmanagement, Ausgabenanalyse und Lieferkettenplanung.
#9. Orakel
Oracle ist ein multinationales Technologieunternehmen, das 1997 gegründet wurde. Beschaffungsexperten können jetzt auf Oracle Fusion Cloud Procurement zugreifen, eine integrierte Source-to-Settle-Suite. Kunden können die Lösung nutzen, um ihre Prozesse zu automatisieren, strategische Beschaffungsmöglichkeiten aufzubauen, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und den Einkaufsprozess zu vereinfachen.
Infolgedessen wird die Beschaffungsabteilung weniger Gefahren, besseren finanziellen Einsparungen und höheren Rentabilitäts- und Produktivitätsniveaus ausgesetzt sein. Es bietet die folgenden Dienstleistungen: Ausgabenmanagement, direktes Materialmanagement, Beziehungsmanagement, strategische Beschaffung, Vertragslebenszyklusmanagement, Compliance und Zusammenarbeit mit Lieferanten.
#10. SAP-Ariba
Als Pionier der Branche ist SAP Ariba seit seiner Gründung im Jahr 1996 zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen weltweit geworden. Das Unternehmen geht über grundlegende Beschaffungsprozesse hinaus und nutzt seine Innovationen, um Barrieren zu beseitigen, alle Ausgabenkategorien an einem einzigen Ort zu verbinden und eine tiefere, dynamische und durchgängige Zusammenarbeit zu fördern.
„Schließen Sie die Lücke zwischen Ihren Teams und Handelspartnern, um Daten sicher auszutauschen, Erkenntnisse zu gewinnen und Arbeitsabläufe über das Ariba Network zu verwalten, um einen effizienteren Beschaffungsprozess und eine bessere Kostenkontrolle zu erreichen.“ SAP-Ariba.
Darüber hinaus bietet SAP seinen Kunden eine breite Palette von Beschaffungslösungen, darunter strategische Beschaffung, Beschaffung, Lieferantenmanagement, Direktausgaben, finanzielle Lieferkette, Ausgabenmanagement und Einkäufer.
Was sind die 7 Phasen der Beschaffung?
Jeder Beschaffungsprozess umfasst Bedarfsermittlung, Lieferantenrecherche, Wertanalyse, Erstellung einer Kaufanfrage, Überprüfung, Umwandlung in eine Bestellung, Vertragsverwaltung, Auftragsüberwachung/-bewertung, Drei-Wege-Abgleich, Zahlungserfüllung und Aufzeichnungen. Im Folgenden sind die sieben kritischen Phasen des Beschaffungsprozesses aufgeführt:
#1. Bestellanforderung
Eine Bestellanforderung ist ein schriftliches oder elektronisches Dokument, das von einem internen Benutzer oder Kunden an das Beschaffungsteam übermittelt wird und das Beschaffungsteam um Unterstützung bei der Erfüllung eines bestimmten Bedarfs bittet. Es enthält wichtige Informationen, die zum Erhalt der entsprechenden Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten erforderlich sind.
#2. Überprüfung der Anforderung
Der offizielle Start des Beschaffungsprozesses erfolgt erst, wenn die Bestellanforderung freigegeben und mit dem Budget abgeglichen ist. In der Review-Phase prüfen Fach- oder Abteilungsleiter das Anforderungspaket, um festzustellen, ob ein echter Bedarf für die angeforderten Waren oder Dienstleistungen besteht und ob die erforderlichen Finanzmittel verfügbar sind.
Genehmigte Kaufanfragen werden zu Bestellungen, während abgelehnte Anfragen mit Gründen zurückgesendet werden. All dies ist mit einer einfachen Bestellsoftware beherrschbar.
#3. Ausschreibungsverfahren
Sobald eine Anforderung genehmigt und eine Bestellung (PO) aufgegeben wurde, erstellt das Beschaffungsteam einen individuellen Beschaffungsplan und einen dazugehörigen Ausschreibungsprozess. Die Komplexität der Anforderung bestimmt letztlich den Umfang dieses individuellen Ausschreibungsplans.
Nachdem der Ausgabenplan abgeschlossen ist, sendet das Beschaffungsteam mehrere Angebotsanfragen (RFQ) an potenzielle Anbieter, um Angebote zu sammeln und zu bewerten, um den bestmöglichen Anbieter auszuwählen.
#4. Bewertung und Vertragsabschluss
Das Beschaffungsteam überprüft und bewertet die Lieferantenangebote in Zusammenarbeit mit dem Bewertungsausschuss, um festzustellen, welcher Lieferant am besten geeignet ist, um den bestehenden Bedarf zu decken.
Nachdem Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Vertrag zu unterzeichnen oder auszuhandeln, bevor Sie die Bestellung an den ausgewählten Lieferanten senden. Ein rechtsverbindlicher Vertrag kommt zustande, wenn ein Verkäufer eine Bestellung annimmt und bestätigt.
#5. Auftragsverwaltung
Der Anbieter erbringt die versprochenen Waren/Dienstleistungen innerhalb des angegebenen Zeitrahmens. Nach Erhalt prüft der Käufer die Bestellung und benachrichtigt den Verkäufer über etwaige Probleme mit den erhaltenen Artikeln.
#6. Genehmigung von Rechnungen und Beilegung von Streitigkeiten
Dies ist ein wichtiger Schritt im Beschaffungsprozess, und eine Beschaffungssoftware wie Kissflow Procurement Cloud verschafft Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern. Mit Kissflow können Sie einen Drei-Wege-Abgleich zwischen GRN, Lieferantenrechnung und Bestellung durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die Bestellung korrekt erhalten haben und keine Abweichungen vorliegen. Wenn der Drei-Wege-Abgleich abgeschlossen ist, wird die Rechnung genehmigt und an die Zahlungsabwicklung gesendet.
#7. Aufzeichnungen führen
Käufer führen zu Buchführungs- und Prüfungszwecken Aufzeichnungen über den Zahlungsvorgang. Alle relevanten Dokumente, von Kaufanfragen bis hin zu genehmigten Rechnungen, werden an einem Ort aufbewahrt.
Was sind die Vorteile des Beschaffungsmanagements?
Konsistente Beschaffungsmanagementverfahren an Ihrem Arbeitsplatz können zu positiven Veränderungen in Ihrer gesamten Organisation führen. Das Beschaffungsmanagementsystem wirkt sich auf folgende Weise positiv auf das Geschäft aus:
- Zuverlässigkeit: Durch die Implementierung konsistenter Richtlinien für das Beschaffungsmanagement kann Ihr internes Team zuverlässiger und konsequenter bei der Aufteilung der Einkaufsverantwortung werden.
- Finanzielle Einsparungen: Beim Beschaffungsmanagement müssen die kostengünstigsten Ressourcen gefunden werden, was zu erheblichen Budgeteinsparungen führt.
- Zeitmanagement: Wenn Sie Vertrauen in das Beschaffungsmanagementsystem haben und in der Lage sind, wichtige Aufgaben zu automatisieren, nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoller.
- Branchenkonformität: Die Aufnahme von branchenspezifischen Compliance-Regeln und -Vorschriften in Ihren Beschaffungsmanagementprozess stellt sicher, dass Ihr Unternehmen und seine Partner alle die grundlegenden Betriebsanforderungen erfüllen.
- Kommunikation: Beschaffungsmanagementsysteme erleichtern es internen Mitarbeitern, über Bestands-, Liefer- und Arbeitsanforderungen zu sprechen.
Was ist das Wichtigste im Einkauf?
Laut Cory Thwaites, Executive Director of Procurement bei Tecom, sollte das Hauptaugenmerk der Beschaffungsexperten auf dem Aufbau und der Pflege positiver Beziehungen liegen.
„Für mich sind Beziehungen das Wichtigste in der Beschaffung“, sagte Thwaites auf einer Podiumsdiskussion über Talentmanagement und -entwicklung auf der CIPS Middle East Conference in Dubai. Es macht keinen Sinn, den Prozess durchzuführen, wenn Sie nicht gerne mit Lieferanten und Interessenvertretern zu tun haben. „
„Wenn die Leute dich nicht mögen, werden sie nicht mit dir zusammenarbeiten wollen“, fährt er fort, „also solltest du dich darauf konzentrieren, Beziehungen aufzubauen.“ Seien Sie nicht die „Beschaffungspolizisten“. „Haben Sie Richtlinien und Verfahren, aber seien Sie flexibel und bereit, sie zu brechen.“
Zusammenfassung
Die Wahl des richtigen Beschaffungsmanagementsystems wird Ihrem Unternehmen zugute kommen. Ich hoffe, dieser Artikel wird Sie anleiten.
Häufig gestellte Fragen zum Beschaffungsmanagementsystem
Was sind die vier Hauptaufgaben der Beschaffung?
- Unterstützung bei betrieblichen Anforderungen.
- Verwalten Sie den Beschaffungsprozess und die Lieferantenbasis effizient und effektiv.
- Bauen Sie starke Arbeitsbeziehungen mit anderen Funktionsgruppen auf.
- Unterstützen Sie die Ziele und Zielsetzungen der Organisation.
Was ist ein Beispiel für Beschaffung?
Der Akt der Beschaffung von etwas, insbesondere von Militärgütern, wird als Beschaffung bezeichnet. Ein Beispiel für die Beschaffung ist die Beschaffung von genügend Waffen, um eine Armee auszurüsten.
Welche Aufgaben hat das Beschaffungsmanagement?
Verantwortlichkeiten des Beschaffungsmanagers
- Produkt- und Lösungsrecherche
- Lagerverwaltung.
- Beschaffungsprozessoptimierung.
- Verwaltung von Ausschreibungen.
- ROI-Analyse
- Bewertung und Auswahl von Lieferanten
- Management von Risiken und Compliance.
- Vertragsverhandlung.
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Bibliographie
