Sind Sie bereit, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern? Passen Sie Ihren Arbeitsablauf an, um Techniken zur Personaloptimierung zu integrieren.
Wenn Sie die Funktionsweise der Belegschaft Ihres Unternehmens verbessern, arbeiten Sie effektiv intelligenter statt härter, um die gleichen Ziele zu erreichen. Dies kann erhebliche und weitreichende Auswirkungen auf die Leistung Ihres Unternehmens haben.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Potenziale der Workforce-Optimierung vor und zeigen Ihnen, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Was ist Workforce-Optimierung?
Im Wesentlichen ist Workforce Optimization (WFO) eine Methode zur Steigerung der Gesamteffizienz eines Unternehmens. Dazu gehören die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, die Steigerung der Kundenzufriedenheit und die Vereinfachung organisatorischer Abläufe.
Unternehmen nutzen viele Tools und Ansätze zur Optimierung der zugrunde liegenden Prozesse, um ihre Ressourcen optimal zu nutzen, Fehler zu beseitigen und Ergebnisse zu verbessern. Das ultimative Ziel besteht darin, die Ergebnisse mithilfe vorhandener Ressourcen zu verbessern.
Für die Personaloptimierung ist eine gründliche Leistungsstudie erforderlich. Die umfassende Überprüfung deckt behebbare Mängel auf und gibt Aufschluss darüber, wie mit ihnen umgegangen werden kann. Im Folgenden sind einige der Bereiche aufgeführt, die von dem Prozess abgedeckt werden:
- Personalverwaltung
- Terminierung und Planung
- Budgetverwaltung
- Qualitätskontrolle
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
Im Wesentlichen ist WFO ein Überbegriff, der praktisch alle Aktivitäten des Unternehmens umfasst.
Der Optimierungsprozess steigert die Effizienz der Organisationsmitarbeiter und führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Angesichts der sich ständig ändernden Markttrends und des zunehmenden Wettbewerbs müssen Unternehmen die neuesten Technologien und Ansätze nutzen, um beim Aufstieg auf der Karriereleiter zu helfen.
Und der erste Schritt zur Erreichung dieses Ziels ist die Optimierung von Leistung und Prozessen.
Warum ist Personaloptimierung wichtig?
Nun zur Millionen-Dollar-Frage: Warum ist die Personaloptimierung so wichtig oder sollte man sie tun? Hier sind einige Beispiele, die Ihnen helfen sollen zu verstehen, warum Personaloptimierung so wichtig ist:
- Der einzige Weg, voranzukommen, besteht darin, die Leistung ständig zu bewerten, Fehler zu entdecken und Veränderungen zum Besseren vorzunehmen. Die Optimierung der Belegschaft erfordert eine gründliche Untersuchung jedes Prozesses, die Einblicke in jeden Teil der Organisation bietet. Sobald Sie das zugrunde liegende Personaloptimierungssystem verstanden haben, können Sie Anpassungen vornehmen, um die Verfahren nach Ihrem Ermessen zu optimieren.
- Die Leistung der Mitarbeiter steht in direktem Zusammenhang mit der Kundenzufriedenheit. Durch betriebliche Optimierung entsteht qualitativ hochwertige Arbeit, die den Verbrauchern (und letztendlich auch Ihnen) gefällt.
Einer der wichtigsten Aspekte ist, dass qualifizierte Arbeitskräfte ständig bereit sind, Herausforderungen zu lösen. Selbst wenn ein Problem auftritt, können Sie es daher schnell beheben. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und einem Zeitplan können Sie sich auf das Unvermeidbare vorbereiten. - Unternehmen, die an steigenden Umsätzen festhalten, vernachlässigen oft die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ignorieren deren Wohlbefinden. Gute Unternehmen hingegen versuchen, ihre Leistung zu steigern, ohne dass es zu einer Ermüdung der Belegschaft kommt.
- Glücklicherweise kümmert sich WFO um das geistige und körperliche Wohlergehen seiner Mitarbeiter. Es steigert die Produktivität und Effizienz, ohne dass das Risiko von Überstunden oder Mehraufwand entsteht. Die Leistungsoptimierung der Mitarbeiter auf diese Weise verbessert ihre Fähigkeiten und macht sie glücklicher und zufriedener. Dazu gehört sicherlich auch der Einsatz der passenden Workforce-Optimierungsanwendung.
Wie Sie sehen, ist WFO ein wichtiges Instrument zur Optimierung von Abläufen und zum Wachstum eines Unternehmens. Im nächsten Teil erhalten Sie eine vollständige Zusammenfassung, wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessern können. Schauen wir uns das Optimierungsverfahren genauer an.
Beispiele für Personaloptimierung
Hier sind einige Beispiele, wie WFO in der Praxis aussieht:
#1. Terminplanung
Hierbei handelt es sich um eine Software, die die Anwesenheit der Mitarbeiter, Leistungsstatistiken und andere Indikatoren verfolgt, um einen Mitarbeiterplan zu erstellen. Sie können nicht nur Überstunden und Burnout kontrollieren, sondern auch feststellen, ob Sie mehr Leute einstellen müssen. Dies gilt auch für Zeitarbeitskräfte, da Prozesse die Arbeitsbelastung beeinflussen können.
Beispielsweise müssen Sie in Spitzenverkaufszeiten wie Weihnachten je nach den unterschiedlichen Umständen ein neues Personalsystem installieren, Zeitarbeitskräfte einstellen oder zusätzliche Mitarbeiter einstellen. Viele Lieferketten-, Lager- und Einzelhandelsunternehmen sind darüber besorgt.
WFO wurde von „Book People“, einem in Großbritannien ansässigen Buchhändler, zur Verwaltung seiner Belegschaft eingesetzt, was Prognosen, tägliches Management, Terminplanung, Feiertagsbearbeitung und Echtzeitberichte umfasst. Dadurch stieg der Kundenservice um 5 %.
#2. Zeiteinteilung
Mit Zeiterfassungs- oder Anwesenheitssoftware können Sie jederzeit nachvollziehen, was gerade passiert. Es gibt Antworten auf Fragen wie z. B. ob Mitarbeiter zu spät oder zu früh kommen. Oder ob es „falsche Einstempelungen“ gibt, bei denen sich Mitarbeiter für ihre Freunde einstempeln. Es handelt sich jedoch nicht um eine Strafmaßnahme. Vielmehr ermöglicht es einem Unternehmen, die Terminplanung zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie jederzeit und über alle Regionen, Geschäftszeiten, Spitzenzeiten und Feiertage/Wochenenden hinweg abgedeckt sind.
Ingenico beispielsweise nutzte WFO, um die Überstundenkosten um 25 % und den Zeitaufwand für die Ressourcenbeschaffung um 87 % zu senken und gleichzeitig die gleichen Serviceniveaus beizubehalten.
#3. Leistungsmanagement
WFO wird häufig im Leistungsmanagement eingesetzt, um die Leistung der Mitarbeiter zu optimieren und sicherzustellen, dass sie optimal für den Erfolg in ihren Rollen aufgestellt sind. Bei der Messung und Unterstützung der Leistung ist die Verwendung einer Aufgabenverfolgungsplattform wie Asana oder Trello in der Regel ein nützliches Tool. Diese Technologien ermöglichen es den Mitarbeitern, den „Lärm“ zu durchbrechen und sich auf das Wesentliche und Dringende zu konzentrieren. Auf individueller Ebene hilft es bei der Aufgabenverwaltung. Es unterstützt Organisationen dabei, ihre Arbeit in die beste und effizienteste Richtung zu verlagern.
Vorteile der Personaloptimierung
#1. Erhöhte Effizienz und Produktion
Halten Sie immer die richtige Menge an Personal bereit. Organisationen können einen umfassenden Überblick über die Anwesenheit und Gesamtzeit der Mitarbeiter erhalten. Dadurch können sie effizient auf Kundenbedürfnisse eingehen. Während der Hochsaison können Unternehmen mithilfe des WFO entscheiden, ob sie Zeitarbeitskräfte einstellen oder Technologien einsetzen müssen, um den gestiegenen Arbeitskräftebedarf zu bewältigen.
#2. Geringere Kosten und höhere Einsparungen
Sie können sowohl eine Überbesetzung als auch eine Unterbesetzung verhindern, die aufgrund eines schlechten Kundenservice zu Umsatzeinbußen führen würde. Dies senkt nicht nur die Kosten, sondern eröffnet auch das Potenzial für Cross- und Up-Selling. WFO, das Automatisierung integriert, gibt Echtzeitempfehlungen und umsetzbare Informationen für Umsatzaussichten.
#3. Verbesserter Kundenservice und -bindung
Kunden erhalten Unterstützung und erhalten schnell und effizient Antworten auf ihre Fragen. Dies führt zu einem positiven Verbrauchererlebnis. WFO unterstützt Sie bei der Analyse der Kundenkommunikation, dem Verständnis der Hauptursachen für das Verbraucherverhalten und der Umsetzung von Kundenbindungstaktiken.
WFO-Software ermöglicht es Unternehmen, ein besseres Verständnis der Gewohnheiten ihrer Kunden und ihrer Fähigkeit, deren Anforderungen zu erfüllen, zu erlangen. Es ermöglicht einem Unternehmen, schneller auf Verbraucheranliegen zu reagieren, schneller zu handeln und so die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Ein zufriedener Kunde kehrt eher zurück.
#4. Neue Möglichkeiten
Da neue Möglichkeiten und Produkte entstehen, fördert WFO die interne Karrieremigration. Es ermöglicht Einzelpersonen, Höchstleistungen zu erbringen, und erhöht die Möglichkeit einer vertikalen oder horizontalen Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens. Die Kundenzufriedenheit steigt parallel zur Mitarbeiterzufriedenheit.
Was ist Workforce-Optimierungssoftware?
Größere Unternehmen würden von Software zur Personaloptimierung profitieren, da eine manuelle Analyse und Verbesserung nicht durchführbar wäre. Die WFO-Software ist eine Lösung, die die Optimierung mehrerer Bereiche der Arbeitsplatzeffizienz ermöglicht. Es kann beispielsweise Geschäftsanforderungen wie Personalanzahl, Spitzenzeiten, Verfügbarkeit, Budget, Fähigkeiten, Arbeitsrecht und vertragliche Verpflichtungen untersuchen. Auf der Grundlage dieser Informationen kann es dann den Personalbestand bewerten, planen, Prognosen erstellen und optimieren.
Es gibt zahlreiche Anbieter von Software zur Personaloptimierung. Am wichtigsten ist, dass sie:
- Haben Sie eine schöne Benutzeroberfläche – Da Entscheidungen in Echtzeit getroffen werden, muss es sich um eine intuitive Software handeln. Eine komplizierte Schnittstelle wird Entscheidungen nur verwirren. Es sollte optisch ansprechend und modern sein und Echtzeit-Updates bieten.
- Skalierbar – Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Workforce-Optimierungslösung unternehmensweit, abteilungsübergreifend und für verschiedene Arten von Arbeit skalierbar ist.
- Integration – Wahrscheinlich der wesentlichste Faktor. Es sollte mit den internen Systemen einer Organisation kommunizieren und mit gängigen HR-Programmen (z. B. SAP, Sage, BambooHR usw.) kommunizieren.
- Wert – WFO-Software ist in der Regel teuer. Stellen Sie daher bei der Auswahl sicher, dass sie alle erforderlichen Steuerelemente sowie andere Vorteile (z. B. einen starken Kundenservice, eine mobile App und neue Versionsveröffentlichungen) enthält.
Beispiele für WFO-Software sind Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR und Oracle Workforce Management, obwohl es viele davon gibt.
Best Practices zur Personaloptimierung
#1. Beziehen Sie Mitarbeiter, Manager und Eigentümer ein.
Die Personaloptimierung ist nur dann effektiv, wenn jeder in Ihrem Unternehmen – von den Mitarbeitern über die Manager bis hin zu den Eigentümern – an der Umsetzung des Prozesses beteiligt ist.
Abhängig von Ihrem spezifischen Betriebsmodell kann die Personaloptimierung unterschiedliche Formen annehmen. Da die von Ihnen implementierten Lösungen direkte Auswirkungen auf Ihr Team haben, möchten Sie keine Entscheidung auf höchster Ebene treffen, nur um Ihre Mitarbeiter zu verärgern oder in die Irre zu führen.
#2. Richten Sie eine Planungslösung ein.
Der Einsatz der besten Tools zur Rationalisierung und Optimierung Ihrer Planung ist ein entscheidendes Element bei der Verwaltung Ihrer Belegschaft (und deren Verbesserung).
Durch die Erstellung des bestmöglichen Zeitplans können Sie die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder auf die spezifischen Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen abstimmen. Wenn dies geschieht, sind Ihre Mitarbeiter zufrieden, Ihre Kunden sind zufrieden und alles läuft gut.
#3. Behalten Sie den Fokus der Teammitglieder durch Aufgabenzuweisungen bei
Eine der effektivsten Methoden zur Verbesserung der Arbeitsweise Ihres Teams besteht darin, es dabei zu unterstützen, sich auf seine Aufgaben zu konzentrieren.
Jede Software zur Personaloptimierung muss eine „To-Do-Liste“ enthalten, anhand derer Manager und Mitarbeiter ermitteln können, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen.
#4. Implementieren Sie Zeiterfassungssoftware
Papierzeitnachweise, Zeitdiebstahl und sogar feste Ein-/Ausstempelterminals gehören der Vergangenheit an.
Moderne Zeiterfassungssoftware ist jetzt in der Cloud für alle Mitglieder Ihres Teams verfügbar und kann sie überall und jederzeit nutzen.
#5. Verbessern Sie die Kommunikation
Kommunikation ist für den Prozess der Personaloptimierung von entscheidender Bedeutung. Sie benötigen ein Kommunikationssystem, unabhängig davon, ob Sie persönlich mit Ihren Teammitgliedern sprechen, Mitteilungen per E-Mail senden oder ihnen Aktualisierungen und Richtlinienänderungen per Sofortnachricht mitteilen.
Wenn Sie nicht regelmäßig gut kommunizieren, fällt es Ihnen schwer, Wissen an die Menschen weiterzugeben, die es am meisten benötigen.
#6. Führen Sie Team-Aufgabenmanagement ein.
Ein wichtiger Aspekt der Personaloptimierung ist, dass Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben. Hier kommt das Team-Aufgabenmanagement ins Spiel.
Team-Aufgabenmanagement ist der Prozess der Führung, Organisation und Durchführung sowohl kleinerer als auch großer Projekte bis zum Abschluss.
Dies beinhaltet häufig:
- Planung
- Testen
- Tracking
- Reporting
- Fristen festlegen
- Einschließlich Aufgabenabhängigkeiten
- Prioritäten setzen
- Aufgabenzeit verwalten
Das Team-Aufgabenmanagement ähnelt zwei anderen typischen Geschäftspraktiken: der einfachen To-Do-Liste und dem Projektmanagement. Tatsächlich sind die drei Aktivitäten jedoch äußerst unterschiedlich.
Eine To-Do-Liste ist ein einfacher Ansatz, um den Mitarbeitern mitzuteilen, was an einem bestimmten Tag zu erledigen ist, und sie dient dazu, alle – auch Sie selbst – organisiert und auf dem Laufenden zu halten.
Das Projektmanagement hingegen konzentriert sich auf die Phasen eines Großvorhabens und die dahinter stehende Teamleistung.
Das Aufgabenmanagement im Team liegt irgendwo in der Mitte. Es konzentriert sich auf einzelne Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit das Projekt oder das Unternehmen erfolgreich weiterläuft, und erinnert Sie nicht nur daran, das Kopiergerät nachzufüllen, wenn das Papier ausgeht.
#7. Verfolgen Sie die Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen online
Die manuelle Berechnung und Organisation von Gehalts- und Sozialleistungen ist sowohl kompliziert als auch zeitaufwändig. Aber in der heutigen Zeit anlassspezifischer Anwendungen muss das nicht sein.
Viele der im Prozess erforderlichen Phasen werden durch Workforce-Management-Software automatisiert und optimiert, sodass die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter weniger Zeit und Mühe erfordert als zuvor.
WFO-Softwaretools bieten Ihnen auch mehr Optionen, wenn es um die Geschwindigkeit geht, mit der Sie Ihre Gehalts- und Sozialleistungen abrechnen. Sling bietet nützliche Funktionen wie sofortige Zahlungen am Ende der Schicht und die Möglichkeit, Arbeitszeittabellen mit der Gehaltsabrechnung zu synchronisieren.
#8. Untersuchen Sie Daten, um Arbeitsmarkttrends vorherzusagen
Wie bereits erwähnt, gehören die Arbeitskosten zu den bedeutendsten Kosten, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert sein wird.
Da Sie nicht verwalten können, was Sie nicht überwachen, können Sie mit den Personaloptimierungstools von Sling außerdem Trends vorhersehen und Personalkosten optimieren.
Die Möglichkeit, die Arbeitsausgaben während der Planung zu prüfen, hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihr Arbeitsbudget zu behalten und erleichtert die Erzielung erheblicher Einsparungen, größerer Margen und verbesserter Einnahmen.
Sie können sogar potenzielle Überstunden erkennen und vermeiden und den Arbeitsaufwand als Prozentsatz des Umsatzes betrachten, sodass Sie genau wissen, wohin Ihr Geld fließt.
#9. Planen Sie im Voraus, um ein besseres Endergebnis zu erzielen
Mit der Prognosefähigkeit der Workforce-Optimierungssoftware können Sie Ihre größten Ausgaben wie Rohstoffe, neue Ausrüstung und Technologie besser budgetieren.
Die von WFO-Tools gesammelten Daten werfen Licht auf die dunklen Bereiche Ihres Unternehmens, in denen das Kapitalmanagement möglicherweise ein Erfolg oder Misserfolg war.
Dies ermöglicht eine präzisere Budgetierung, wodurch Sie Einnahmen sparen und in andere Bereiche Ihres Unternehmens umleiten können.
Abschließende Überlegungen
Bei richtiger Umsetzung kann die Personaloptimierung für verschiedene Arten von Unternehmen enorme Vorteile bringen. Der Einsatz von Technologie zur Optimierung Ihrer Belegschaft ist entscheidend für den Erfolg. WFO entsteht nicht über Nacht. Es handelt sich um einen schrittweisen Prozess mit Iterationen und Verbesserungen bei der Einführung neuer Systeme und Technologien.
- Sling-Mitarbeiterplanung: Was ist Sling-Planungssoftware, ihre Preise und mehr
- WORKFORCE MANAGEMENT SOFTWARE: Wie es funktioniert [+Top 10 Picks]
- WORKFORCE-MANAGEMENT-TOOLS: Beste Workforce-Management-Tools
- Workforce Management System: Typen, Funktionen und Vorteile
- Mitarbeiterzeitplan: Arten und die besten 5 Mitarbeiterarbeitszeitplan-Apps
Bibliographie
