Möchten Sie Kosten senken, die Produktivität steigern, Prozesse automatisieren und die Teammoral steigern? Es stellt sich heraus, dass viele Unternehmen nach diesem Einhorn einer Lösung gesucht haben, und viele von ihnen haben es gefunden, indem sie Workforce Management (WFM) eingeführt haben. Workforce Management bezieht sich auf eine Sammlung von Ansätzen für die Zuweisung von Ressourcen, die Verbesserung der Effizienz, die Vorhersage von Arbeitsbelastungen und die Verwaltung von Zeitplänen. Hier finden Sie alles, was Sie über die Prozesse eines Workforce-Management-Systems wissen müssen.
Was ist Workforce-Management?
Workforce Management (WFM) ist ein System, das Unternehmen bei der Rationalisierung und Automatisierung der Prozesse unterstützt, die Zeit verwalten, eine effiziente Belegschaft organisieren, die Sicherheit der Mitarbeiter schützen und eine produktive, kostengünstige Belegschaft aufbauen.
Wie funktioniert Workforce Management
Das beste WFM-System erzielt das beste Gleichgewicht zwischen der erforderlichen Arbeitsmenge und der Anzahl der Personen, die für die Erledigung dieser Aufgabe erforderlich sind. Die Schaffung eines effektiven Systems braucht Zeit, erwarten Sie also keine sofortige Befriedigung. Bei der Erstellung eines WFM-Plans müssen die meisten Unternehmen die folgenden Schritte unternehmen:
- Strategische Ausrichtung: Die Führung legt sowohl kurz- als auch langfristige Ziele fest und bestimmt dann, wie die Belegschaft ausgerichtet werden muss, um diese Ziele zu erreichen.
- Analyse: Organisationen können Überschneidungen und Lücken in Prozessen identifizieren, indem sie Daten sammeln und ihre aktuelle Belegschaft bewerten.
- Lösungen identifizieren: Es gibt zahlreiche Tools und Software, die zur Implementierung von WFM-Prinzipien verwendet werden können, und die besten werden sich letztendlich sowohl auf die aktuelle Belegschaft als auch auf zukünftige Ziele stützen.
- Verfahren standardisieren: Entwickeln Sie nach der Implementierung der geeigneten WFM-Lösungen standardisierte Vorgehensweisen für die gesamte Belegschaft.
- Automatisierung einsetzen: Die Einbindung von Automatisierung, wo immer möglich, führt zu einem vereinfachten WFM-Prozess, der die Produktion maximiert und gleichzeitig die Kosten im Laufe der Zeit senkt.
- Überwachung der Fortschritte: Wenn sich die Ziele ändern, ändern sich auch die WFM-Systeme. Seien Sie also bereit, den Fortschritt zu überwachen, die Leistung zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Wer profitiert am meisten von Workforce Management?
Die meisten Unternehmen können von Workforce-Management-Lösungen profitieren, jedoch können innerhalb eines Unternehmens die Personalabteilungen, die auch die Gehaltsabrechnung durchführen, das mittlere Management, das sich um operative Aufgaben kümmert, und die Führungskräfte, die Echtzeitüberwachung benötigen, am meisten profitieren.
Komponenten der Workforce-Management-Lösung
Eine typische WFM-Lösung enthält Tools zum Verfolgen von Zeit und Arbeit, Planen von Mitarbeitern und Verwalten von Abwesenheiten. Workforce-Management-Systeme können erweitert werden, um zusätzlich zu diesen wesentlichen Prozessen die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter einzubeziehen.
#1. Zeit und Mühe
Ein Zeitmanagementsystem gibt Ihnen Transparenz und Kontrolle über Ihre teuerste und wertvollste Ressource – Ihre Mitarbeiter. Es stellt auch die Einhaltung von Arbeitsvorschriften und Tarifverträgen sicher.
#2. Abwesenheitsmanagement
Eine Anwendung zur Verwaltung der Abwesenheit von Mitarbeitern und zur Einhaltung globaler Urlaubsanforderungen. Mit einem Abwesenheitsmanagementprogramm können Sie die Auswirkungen von Fehlzeiten wie höhere Kosten und Risiken sowie Produktionsrückgänge begrenzen.
#3. Gesundheit und Sicherheit der Belegschaft
Dieses Programm ermöglicht es Unternehmen, Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsprobleme auf einfache und effektive Weise zu bewältigen. Es erhöht die Gesamtsicherheit Ihres Unternehmens, indem es den gesamten Prozess vereinfacht und automatisiert, einschließlich Berichterstellung, Aufzeichnung wichtiger Informationen und Ermittlung der Grundursachen von Ereignissen.
Was sind die Herausforderungen bei Workforce-Management-Lösungen?
Jedes Unternehmen ist anders und hat mit seinen eigenen Hindernissen zu kämpfen. Ihre Workforce-Management-Lösung sollte diese Probleme lösen. Im Folgenden sind einige der häufigsten Herausforderungen beim Workforce Management (WFM) aufgeführt:
#1. Zeiterfassung
Nahezu jeder Mitarbeiter in einer Organisation ist von der Zeiterfassung betroffen. Die Verzögerung oder mangelnde Integrität der Daten, die von ihrem Master-HR-System fließen, ist eines der wichtigsten Probleme, die Verbraucher mit ihren aktuellen speziellen Zeit- und Arbeitssystemen haben. Traditionell war die Zeiterfassung schwierig, langsam und fehleranfällig, was zu zusätzlichen Lohnkosten und Verwaltungsaufwand führte. Schlimmer noch, fehlerhafte Gehaltsschecks wirken sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus. Kein Unternehmen möchte vor Gericht oder in den Nachrichten landen, weil es seine Mitarbeiter falsch bezahlt oder sich nicht an das Gesetz gehalten hat.
#2. Arbeitnehmer, die vertreten waren
Im Allgemeinen verdienen vertretene Arbeitnehmer deutlich höhere Einkünfte und haben größere Sozialleistungen als nicht vertretene Arbeitnehmer. Aufgrund der Komplexität der Anforderungen in Bezug auf Dienstalter, Amtszeit, Berechtigung, Leistungen, Abwesenheit und Gehaltsansprüche kann es für einige Unternehmen schwierig sein, diese Vorschriften einzuhalten. Ohne eine vollständige Workforce-Management-Lösung könnte die Verwaltung von Vertragsregeln schwierig werden.
#3. Abwesenheitsmanagementsystem
Das Fehlen eines zuverlässigen Abwesenheitsmanagementsystems kann zu höheren Kosten, Risiken und einer schlechteren Produktion führen. Unternehmen müssen die unterschiedlichen und komplexen Anforderungen bewältigen, die sich aus der Verwaltung von Abwesenheitsrichtlinien auf der ganzen Welt ergeben. Die unterschiedlichen Gesetze und Benutzeroberflächen, die für verschiedene Länder und Regionen erforderlich sind, stellen häufig eine Herausforderung für Abwesenheitsmanagementsysteme dar.
Viele Unternehmen finden es schwierig, rechtzeitig über Gesundheits- und Sicherheitsvorfälle informiert zu werden. Mitarbeiter sind unsicher, ob sie ihrem Arbeitgeber Beinaheunfälle oder riskante Zustände melden sollen. Vielen Firmen mangelt es an einfachen, benutzerfreundlichen Tools, die die Berichterstattung fördern und Hindernisse für Mitarbeiter beseitigen, die frühere oder vorhersehbare Ereignisse melden. Organisationen sind letztendlich für Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften verantwortlich, daher ist die Implementierung zeitgemäßer, effektiver Gesundheits- und Sicherheitsmanagementprozesse in ihrem besten Interesse.
Die zehn wichtigsten Vorteile des Workforce Managements
#1. Automatisierte Anwesenheitsüberwachung
Die Anwesenheitsverfolgung wird durch Workforce-Management-Software automatisiert, was die Datengenauigkeit verbessert und Gehaltsabrechnungsfehler reduziert. Mit einer umfassenden Workforce-Management-Lösung können Unternehmen verschiedenen Arbeitnehmertypen eine einfache, intuitive Möglichkeit bieten, geleistete Arbeitsstunden und Abwesenheiten in Echtzeit genau zu melden.
#2. Erhöhte Mitarbeiterproduktivität
Ein Workforce-Management-System minimiert manuelle Prozesse und ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl von Zeit- und Anwesenheitsstandards besser zu verwalten. Die Gesamtproduktivität der Belegschaft verbessert sich durch einen besseren Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Sicherheitsvorfälle, und Manager können sicherstellen, dass der Personalbedarf gedeckt wird, und sofort reagieren, wenn sich die Dinge ändern.
#3. Ein sicherer Arbeitsplatz
Ein Workforce-Management-System kann Ihnen dabei helfen, eine Kultur der Arbeitssicherheit und Compliance zu fördern und Sie gleichzeitig dabei unterstützen, Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsereignisse effektiver zu verwalten. Organisationen können die Genauigkeit der Informationen sicherstellen und Mitarbeiter ermutigen, Gesundheits- und Sicherheitsprobleme zu melden, indem sie Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle rationalisieren und automatisieren – von der Meldung von Vorkommnissen bis zum Sammeln wesentlicher Informationen.
#4. Einsparmaßnahmen
Wenn die Effizienz Ihrer Belegschaft steigt, können die Aufwendungen für das Workforce Management aufgrund effizienterer Prozesse sinken, was bedeutet, dass weniger Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet wird. Eine verbesserte Sichtbarkeit der Mitarbeiterverfügbarkeit und der budgetierten Stunden verbessert die Genauigkeit und Authentizität der Arbeitszeit und der genommenen Abwesenheiten und senkt die Personalkosten aufgrund von Dingen wie zusätzlichen Überstunden oder Arbeitsüberschüssen.
#5. Engagement der Mitarbeiter
Workforce-Management-Tools können das Engagement der Mitarbeiter fördern, indem sie Einzelpersonen dabei unterstützen, sich bei der Arbeit produktiver zu fühlen und durch mehr Planungsflexibilität eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Unternehmen können ihren Mitarbeitern auch eine Stimme geben und die Befähigung der Mitarbeiter fördern, indem sie die Stimmung der Mitarbeiter im Moment erfassen und den Input und die Präferenzen der Mitarbeiter nutzen, um Workforce-Management-Aktivitäten wie die Terminplanung zu beeinflussen.
#6. Flexible Terminplanung
Viele Unternehmen haben Probleme mit der Personaleinsatzplanung und richten Arbeitskräfte speziell auf die geschäftlichen Anforderungen aus, um die Produktivität zu steigern und die Ausgaben zu minimieren. Workforce-Management-Lösungen umfassen Tools, die es Managern ermöglichen, Zeitpläne zu erstellen, die ihre Belegschaft an der erwarteten (prognostizierten) Nachfrage ausrichten, während sie es den Mitarbeitern auch ermöglichen, ihre Kalender mit Self-Service-Tools zu verwalten.
#7. Sicherheit
Einige Workforce-Management-Lösungen verwenden biometrische Datenerfassungsgeräte (z. B. Fingerabdruckscanner), um Mitarbeiter ein- und auszustempeln, was dazu beiträgt, das „Buddy Punching“ zu minimieren – die Praxis, dass eine Person für eine andere einstempelt. Darüber hinaus trägt der ortsbezogene Zugriff auf eine Webuhr dazu bei, dass sich Mitarbeiter nur dort einstempeln, wo sie auch arbeiten sollen. Sichere Workforce-Management-Systeme verfügen auch über integriertes maschinelles Lernen, das auf verdächtige Aktivitäten und Anomalien in Workforce-Management-Daten prüft und so zur Vermeidung von Fehlern oder betrügerischen Gehaltsabrechnungstransaktionen beiträgt.
#8. Geschäftseinblicke
Unternehmen können in Zukunft bessere Geschäftsentscheidungen treffen, wenn Organisations- und Abteilungsdaten in einem einzigen Workforce-Management-System zentralisiert sind. Organisationen können dank Workforce-Management-Tools die Gesamtleistung des Unternehmens mit Echtzeitinformationen bewerten.
#9. Zugriff von überall
Workforce-Management-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie sind, um die Produktivität zu steigern. Der jederzeitige Zugriff ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und mühelos von ihren Mobilgeräten aus ein- und auszustempeln, Schichten zu wechseln, Urlaub zu beantragen und auf Informationen wie Gehaltsabrechnungen und W2s zuzugreifen.
#10. Weniger Fehler
Durch automatisierte Zeit- und Anwesenheitsfunktionen reduzieren Workforce-Management-Systeme menschliche Fehler. Die Automatisierung stellt die Genauigkeit sicher, indem Dateneingabefehler beseitigt werden, die durch Self-Service-Zeiterfassungstools verursacht werden. Ein intelligentes System kann beispielsweise auf rückwirkende Änderungen achten, die sich darauf auswirken können, wie die Zeit eines Mitarbeiters hätte berechnet werden sollen, und dann die Zeit eines Mitarbeiters automatisch neu berechnen und Korrekturen über die robotergesteuerte Prozessautomatisierung an die Gehaltsabrechnung übertragen. Intelligente Compliance-Benachrichtigungen können auch dazu beitragen, dass die Zeit eines Mitarbeiters angemessen dokumentiert wird und er sich an seine Arbeitspläne hält.
Welche Funktionen erfüllt eine Workforce-Management-Lösung?
#1. Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität
Ein Workforce-Management-System minimiert manuelle Prozesse und ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl von Zeit- und Anwesenheitsstandards besser zu verwalten. Die Gesamtproduktivität der Belegschaft verbessert sich durch einen besseren Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Sicherheitsvorfälle, und Manager können sicherstellen, dass der Personalbedarf gedeckt wird, und sofort reagieren, wenn sich die Dinge ändern.
#2. Minimieren Sie Kosten und Risiken.
Mit steigender Effizienz Ihrer Belegschaft sinken die Kosten für das Personalmanagement aufgrund effizienterer Prozesse, was zu einem geringeren Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten führt. Mehr Transparenz über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und zugewiesene Stunden verbessert die Korrektheit und Authentizität von Zeitaufwendungen und Abwesenheiten und senkt die Personalkosten.
#3. Stellen Sie genaue und aktuelle Daten sicher.
Mit einer umfassenden Workforce-Management-Lösung können Sie allen Arten von Mitarbeitern eine einfache, intuitive Möglichkeit bieten, geleistete Arbeitsstunden und Abwesenheiten genau zu melden. Ein umfassendes Angebot an Zeitmanagement-Tools ermöglicht es Ihnen, Validierungen zu automatisieren und Mitarbeiter über Compliance-Probleme zu informieren.
#4. Machen Sie Ihren Arbeitsplatz zu einem sichereren Arbeitsplatz.
Ein Workforce-Management-System kann Ihnen dabei helfen, eine Kultur der Arbeitssicherheit und -konformität zu fördern und Sie gleichzeitig bei der effektiveren Verwaltung von Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsereignissen zu unterstützen. Durch die Rationalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses – von der Meldung von Unfällen bis zur Aufzeichnung wesentlicher Informationen – wird sichergestellt, dass die Informationen korrekt sind, und die Mitarbeiter werden motiviert, Gesundheits- und Sicherheitsprobleme zu melden.
Die beste Workforce-Management-Lösung: Was zu beachten ist
Unternehmen sollten in der Lage sein, die folgenden Best Practices für die erfolgreiche Einführung von Workforce-Management-Lösungen zu implementieren:
#1. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach.
Bieten Sie Self-Service-Zeiterfassung und -Verwaltung auf allen Mitarbeitergeräten an. Minimieren Sie Fehler und entlasten Sie HR-Mitarbeiter, indem Sie Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Zeit- und Anwesenheitsdaten mithilfe von Zeitkarten oder anderen Self-Service-Benutzerprozessen zu übermitteln. Mit einer einfachen, mobil responsiven Zeiterfassung oder einem digitalen Assistenten für Zeit- und Abwesenheitserfassung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell und einfach erfassen.
Eine solide Urlaubsverwaltungslösung gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über die Regeln und Verfahren, die die Abwesenheit in Ihrem Unternehmen regeln. Erstellen Sie schnell Abwesenheitspläne, indem Sie Zeitraumbedingungen, Berechtigung, Rückstellung, Anspruchsdefinitionen und Zahlungsanforderungen konfigurieren. Konfigurieren Sie Abwesenheitsvalidierungen, Übertragungsregeln, Verwaltungsaktivitäten und Anzeigeerscheinungen, um Abwesenheitstypen zu definieren.
#2. Machen Sie es Managern und HR-Mitarbeitern einfach.
Moderne, flexible Zeit-, Arbeits- und Abwesenheitsmanagementlösungen können so konzipiert werden, dass sie den Anforderungen des Unternehmens und der Belegschaft gerecht werden, sodass Manager die Auswirkungen unvorhergesehener Abwesenheiten verringern und die Zeit durch Ausnahmen verwalten können. Compliance-Warnungen verhindern das Auftreten potenzieller Probleme. Für eine schnellere Benachrichtigung können Sie sie als Textnachrichten senden. Manager können mithilfe einer flexiblen Regel-Engine und Vorlagen Zeitkarten für jeden Mitarbeiter erstellen, ohne die IT zu konsultieren.
#3. Vereinfachen Sie die Verbindung von Mitarbeiterdaten.
Obwohl ein Zeit- und Arbeitssystem allein viele Vorteile hat, schießen die Vorteile in die Höhe, wenn es mit Terminplanung, Gehaltsabrechnung, Hauptbuch, Projektmanagement und HR-Kernsystemen verbunden ist. Darüber hinaus stellen Unternehmen, die die Zeit- und Anwesenheitserfassung in die Gehaltsabrechnung integrieren, eine Verringerung der Verarbeitungsfehler bei der Gehaltsabrechnung sowie eine Verringerung der Fehler bei der Zeiterfassung fest. Bieten Sie eine starke Konnektivität mit Gehaltsabrechnungs- und Zeitmanagementsystemen.
Eine starke Urlaubsverwaltungslösung überbrückt die Punkte zwischen Urlaubsänderungen und Gehaltsberechnungen, indem sie sich auf Daten aus Gehaltsabrechnungs-, Zeit- und Arbeits- und zentralen HCM-Systemen stützt. Mitarbeiter können Abwesenheiten im Self-Service oder direkt von ihren Stempelkarten aus planen. Der Endeffekt ist in beiden Fällen derselbe: umfassender Einblick in das Zeit- und Urlaubsmanagement.
Wie sieht die Zukunft des Workforce Managements aus?
Veränderte Märkte, ein strengeres regulatorisches Umfeld und eine diversifiziertere und verteiltere Belegschaft haben das Workforce Management komplexer und wichtiger gemacht. Ohne integrierte Workforce-Management-Systeme würde das Ergebnis der Unternehmen darunter leiden, da ihnen der Zugang zu den strategischen Erkenntnissen fehlt, die erforderlich sind, um festzustellen, wo Änderungen erforderlich sind, und um die Personalbemühungen mit den Geschäftszielen abzustimmen.
Effektives Personalmanagement umfasst Zeit- und Arbeitsmanagement, Abwesenheitsmanagement sowie Gesundheits- und Sicherheitsmanagement, die alle vollständig mit der Gehaltsabrechnung und anderen wichtigen HR-Prozessen und Finanzdaten verbunden sind, um Genauigkeit, Einfachheit und Einblick in eine einst schwierige Aufgabe zu bieten. Das Ergebnis ist eine engagierte, produktive und vernetzte Belegschaft, die bereit ist, zum Unternehmenserfolg beizutragen.
Zusammenfassung
WFM ist von entscheidender Bedeutung, da es hilft, einen Rahmen für eine erfolgreiche Planung, Prognose und Budgetierung zu entwickeln, damit Unternehmen ihre Geschäfte ordnungsgemäß durchführen können. Unternehmen können strategische Ziele planen und erreichen und gleichzeitig die Effizienz steigern, indem sie Automatisierung und andere Tools nutzen. Das Finden und Implementieren des besten WFM-Systems für Ihre Branche wird zu einer zufriedenen, reaktionsschnellen Belegschaft führen, die Höchstleistungen erbringt.
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Bibliographie
