WORKFLOW MANAGEMENT: Bedeutung, Beispiele, Software & Skills

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Workflow-Management verstehen
Was sind die 3 grundlegenden Workflow-Management-Praktiken?
Was sind die vier Hauptarten des Workflow-Managements?
Workflow-Management-Fähigkeiten
Workflow-Management-Software
Was sind die 8 Phasen des Workflows?
Was sind die 5 Schritte zur Verwaltung des Workflows?
Beispiele für Workflow-Management
Projekt-Workflow-Management
Was sind die fünf Kernworkflows?
Was sind 2 Workflow-Methoden?
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Bibliographie

Eines der Dinge, die jedes Unternehmen erreichen möchte, ist maximale Produktivität, Effizienz und Effektivität. Um diese Höhe zu erreichen, müssen Sie den Arbeitsablauf verwalten und nicht nur qualifizierte Talente in Ihren Teams haben. Workflow-Management bezieht sich auf den Prozess des Entwerfens, Analysierens, Implementierens und Überwachens von Workflows zur Verbesserung der Produktivität, Effizienz und Effektivität innerhalb einer Organisation. Ein Workflow ist eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel oder eine bestimmte Zielsetzung zu erreichen. Workflow-Management hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit und Geld zu sparen. Das Workflow-Management stellt den Erfolg von Projekt- und Geschäftszielen sicher, indem Software und relevante Fähigkeiten eingesetzt werden, um die Produktivität zu steigern.

Workflow-Management verstehen

Workflow-Management ist der Prozess der Organisation und Optimierung des Arbeitsflusses innerhalb einer Organisation oder eines Teams. Es umfasst das Entwerfen und Implementieren einer Reihe von Schritten oder Verfahren zum Verwalten der Abfolge von Aufgaben, Aktivitäten und Ressourcen, die zum Abschließen eines bestimmten Prozesses oder Projekts erforderlich sind. Ihr Hauptziel ist es, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Es geht darum, die Inputs und Outputs eines Prozesses zu identifizieren, die Reihenfolge der Aufgaben zu definieren, Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen und klare Richtlinien und Verfahren für die Durchführung der Arbeit festzulegen.

Workflow-Management-Tools und -Software werden häufig verwendet, um den Workflow-Prozess zu automatisieren und zu rationalisieren. Diese Tools können dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen, die Leistung zu überwachen und Echtzeit-Feedback zur Verbesserung des Arbeitsablaufs bereitzustellen.

Effektives Workflow-Management kann zu erhöhter Produktivität, besserer Zusammenarbeit und verbesserter Kundenzufriedenheit führen. Es kann auch helfen, Bereiche mit Ineffizienz und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, was im Laufe der Zeit zu größerer Effizienz und Kosteneinsparungen führt.

Was sind die 3 grundlegenden Workflow-Management-Praktiken?

Die drei grundlegenden Workflow-Management-Praktiken sind Planung, Ausführung und Überprüfung. Sehen wir uns an, wie diese drei Praktiken das Workflow-Management beeinflussen:

#1. Planung

Dies umfasst die Definition der Schritte, die zum Abschließen einer Aufgabe oder eines Projekts erforderlich sind, und die Identifizierung der Ressourcen, die zur Ausführung dieser Schritte erforderlich sind. Es umfasst das Setzen von Zielen, das Erstellen eines Zeitplans, das Zuweisen von Aufgaben und das Definieren der Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder.

#2. Ausführung

Dazu gehört, die Aufgaben planmäßig auszuführen, den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dazu gehört die Kommunikation mit Teammitgliedern, die Verfolgung von Zeit und Ressourcen und die Sicherstellung, dass die Arbeit pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

#3. Rezension

Dabei werden die Ergebnisse des Workflows ausgewertet und Verbesserungspotenziale identifiziert. Es umfasst die Analyse des Prozesses, die Messung der Leistung und die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse. Dieses Feedback wird verwendet, um den Workflow zu verfeinern und in Zukunft effizienter und effektiver zu gestalten.

Was sind die vier Hauptarten des Workflow-Managements?

Die vier Haupttypen des Workflow-Managements sind sequenzieller Workflow, paralleler Workflow, Zustandsmaschinen-Workflow und regelbasierter Workflow. Lassen Sie uns unten herausfinden, was dies jeweils ist:

#1. Sequenzieller Arbeitsablauf

Ein sequenzieller Workflow ist ein linearer Prozess, bei dem eine Aufgabe in einer vorgegebenen Reihenfolge auf die andere folgt. Es wird häufig in Situationen verwendet, in denen Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen und jede Aufgabe von der Erledigung der vorherigen Aufgabe abhängig ist.

#2. Paralleler Arbeitsablauf

Ein paralleler Workflow ist ein Prozess, bei dem mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. Es wird häufig in Situationen verwendet, in denen Aufgaben voneinander unabhängig sind und gleichzeitig erledigt werden können.

#3. Zustandsmaschinen-Workflow

Ein Zustandsautomaten-Workflow ist ein Prozess, bei dem sich der Workflow basierend auf dem aktuellen Status des Prozesses ändert. Es wird häufig in Situationen verwendet, in denen der Workflow anpassungsfähig und flexibel sein muss und in denen sich der Prozess basierend auf bestimmten Bedingungen ändern muss.

#4. Regelbasierter Workflow

Ein regelbasierter Workflow ist ein Prozess, bei dem Regeln und Bedingungen definiert werden, um den Fluss des Workflows zu steuern. Es wird häufig in Situationen verwendet, in denen bestimmte Regeln und Vorschriften befolgt werden müssen und in denen der Workflow automatisiert werden muss, um die Einhaltung zu gewährleisten.

Workflow-Management-Fähigkeiten

Workflow-Management-Fähigkeiten beziehen sich auf die Fähigkeit, Aufgaben effizient und effektiv zu planen, zu organisieren und auszuführen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Diese Fähigkeiten sind für Einzelpersonen und Teams in verschiedenen Branchen, einschließlich Projektmanagement, Betrieb und Fertigung, unerlässlich. Durch die Entwicklung dieser Fähigkeiten können Einzelpersonen und Teams ihre Workflow-Management-Fähigkeiten verbessern und ihre Ziele effizienter und effektiver erreichen. Um im Workflow-Management effektiv zu sein, sind einige Fähigkeiten erforderlich, darunter:

#1. Zeiteinteilung

Diese Fähigkeit beinhaltet die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, Fristen zu verwalten und Ressourcen effektiv zuzuweisen.

#2. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit

Kommunikation ist im Workflow-Management von entscheidender Bedeutung. Es beinhaltet die Fähigkeit, Ziele zu artikulieren, Aufgaben zu delegieren und Teammitgliedern Feedback zu geben.

#3. Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist für den Teamerfolg unerlässlich. Es beinhaltet die Fähigkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten, Beziehungen aufzubauen und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

#4. Probleme lösen

Das Workflow-Management erfordert die Fähigkeit, Probleme zu erkennen und zu lösen, die während der Ausführung von Aufgaben auftreten können.

#4. Planung und Organisation

Im Allgemeinen beinhalten effektive Planungs- und Organisationsfähigkeiten das Aufteilen von Aufgaben in überschaubare Komponenten und das Erstellen von Zeitplänen und Zeitplänen, um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden.

#5. Flexibilität

In der heutigen dynamischen Arbeitsumgebung ist Flexibilität entscheidend. Die Fähigkeit, sich an veränderte Gegebenheiten anzupassen und Arbeitsabläufe entsprechend anzupassen, ist entscheidend für den Erfolg.

#6. Ständige Verbesserung

Workflow-Management-Fähigkeiten erfordern auch eine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung. Dazu gehört die Fähigkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe regelmäßig zu bewerten, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Änderungen umzusetzen, um die Effizienz und Effektivität zu steigern.

#7. Analytische Fähigkeiten

Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe zu analysieren und zu bewerten, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

#8. Fähigkeiten im Projektmanagement

Die Fähigkeit, Projekte zu planen, zu organisieren und zu verwalten, um Fristen und Ergebnisse einzuhalten.

#9. Aufmerksamkeit fürs Detail

Die Fähigkeit, auf Details zu achten und Fehler zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Workflow-Management-Software

Workflow-Management-Software ist ein Tool, mit dem Unternehmen und Einzelpersonen ihre Arbeitsabläufe effizient und effektiv verwalten können. Diese Softwarelösungen helfen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und zu rationalisieren, bieten Echtzeit-Updates zum Aufgabenfortschritt und ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Sie helfen Unternehmen und Einzelpersonen auch dabei, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und ihre Ziele effizienter zu erreichen. Im Folgenden sind einige beliebte Workflow-Management-Softwarelösungen aufgeführt:

#1. Trello

Trello ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, mit dem Benutzer Boards und Karten erstellen können, um Arbeitsabläufe zu verwalten. Es ist ein visuelles Tool, das Benutzern hilft, Aufgaben zu priorisieren, sie Teammitgliedern zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.

#fünfzehn. Asana

Asana ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, mit dem Benutzer Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe verfolgen können. Es bietet eine Reihe von Funktionen, darunter Aufgabenzuweisung, Projektmanagement und Kalenderintegration.

#3. Montag.com

Monday.com ist ein Projektmanagement- und Workflow-Management-Tool, mit dem Teams ihre Arbeit auf einer einzigen Plattform verwalten können. Es bietet eine visuelle Oberfläche, um Aufgaben, Fristen und Fortschritte zu verfolgen.

#4. Jira

Jira ist ein Workflow-Management-Tool, das hauptsächlich in der Softwareentwicklung verwendet wird. Es ermöglicht Teams, Fehler, Probleme und den Projektfortschritt zu verfolgen. Jira bietet auch Berichte und Analysen, um Benutzern zu helfen, Workflow-Engpässe zu identifizieren.

#5.WorkflowMax

WorkflowMax ist eine Cloud-basierte Workflow-Management-Software, die Funktionen für Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstellung bietet. Es ist ideal für kleine bis mittlere Unternehmen.

#6. Schreiben

Wrike ist eine Projektmanagement- und Workflow-Management-Software, mit der Teams Aufgaben, Projekte und Workflows in Echtzeit verwalten können. Es bietet Funktionen für die Zusammenarbeit wie Aufgabenzuweisung, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Messaging.

Was sind die 8 Phasen des Workflows?

Im Folgenden sind die acht Phasen des Workflows aufgeführt:

zufuhr
Erfassung
Routing
Bewertung
Die Genehmigung
In Bearbeitung
Output
Archiv

Was sind die 5 Schritte zur Verwaltung des Workflows?

Im Folgenden sind die 5 Schritte zum Verwalten des Workflows aufgeführt:

Definieren und dokumentieren Sie den Arbeitsablauf
Weisen Sie Aufgaben zu und setzen Sie Fristen
Überwachung der Fortschritte
Optimieren Sie den Arbeitsablauf
Bewerten und verbessern

Beispiele für Workflow-Management

Workflow-Management bezieht sich auf den Prozess des Planens, Organisierens, Ausführens und Steuerns der verschiedenen Aufgaben sowie Prozesse, die an einem geschäftlichen oder organisatorischen Workflow beteiligt sind. Hier sind einige Beispiele für Workflow-Management in verschiedenen Branchen:

#1. Gesundheitswesen

Das Workflow-Management im Gesundheitswesen umfasst die Verwaltung von Patiententerminen, die Verfolgung von Krankenakten und die Koordinierung der Pflege. Beispielsweise können Gesundheitsdienstleister Workflow-Management-Software verwenden, um Patientendaten zu verfolgen, Termine zu verwalten und die Pflege zwischen verschiedenen Abteilungen zu koordinieren.

#2. Herstellung

Das Workflow-Management in der Fertigung umfasst die Verwaltung von Produktionsprozessen, die Bestandsverfolgung und die Koordination der Logistik. Beispielsweise kann ein Fertigungsunternehmen Workflow-Management-Software verwenden, um seine Produktionslinie zu verwalten, Lagerbestände zu verfolgen und die Lieferung von Rohmaterialien und Fertigprodukten zu koordinieren.

#fünfzehn. Marketing

Workflow-Management im Marketing umfasst die Verwaltung von Marketingkampagnen, die Nachverfolgung von Leads und die Koordinierung von Marketingaktivitäten. Beispielsweise kann ein Marketingteam eine Workflow-Management-Software verwenden, um seine Social-Media-Kampagnen zu verwalten, durch seine Marketingbemühungen generierte Leads zu verfolgen und die Verteilung von Marketingmaterialien zu koordinieren.

#4. Finanzen

Workflow-Management im Finanzbereich umfasst die Verwaltung von Finanzprozessen wie Budgetierung, Buchhaltung und Finanzberichterstattung. Beispielsweise kann eine Finanzabteilung Workflow-Management-Software verwenden, um ihren Budgetierungsprozess zu verwalten, Finanztransaktionen zu verfolgen und die Vorbereitung und Verteilung von Finanzberichten zu koordinieren.

#5. Humanressourcen

Das Workflow-Management im Personalwesen umfasst die Verwaltung von Mitarbeiter-Onboarding, Performance-Management und anderen HR-Prozessen. Beispielsweise kann eine Personalabteilung Workflow-Management-Software verwenden, um den Einstellungsprozess zu verwalten, die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen und Schulungs- und Entwicklungsaktivitäten zu koordinieren.

Projekt-Workflow-Management

Projekt-Workflow-Management bezieht sich auf den Prozess der Planung, Organisation, Ausführung und Kontrolle der verschiedenen Aufgaben und Prozesse, die mit dem Abschluss eines Projekts verbunden sind. Im Allgemeinen erfordert das Projekt-Workflow-Management eine effektive Planung, Kommunikation und Koordination, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß dem erforderlichen Standard abgeschlossen wird. Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die zum Projekt-Workflow-Management gehören:

#1. Definieren Sie das Projekt

Der erste Schritt im Projekt-Workflow-Management besteht darin, den Umfang des Projekts zu definieren und die Ziele und Zielsetzungen zu identifizieren. Die Definition des Projekts beinhaltet auch die Skizzierung der Aufgaben sowie der Ressourcen, die zu ihrer Erfüllung erforderlich sind.

#2. Erstellen Sie einen Projektplan

Nachdem Sie das Projekt definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, einen detaillierten Projektplan zu erstellen. Dieser Plan sollte einen Zeitplan, Meilensteine, Ergebnisse und eine Liste der Ressourcen enthalten, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind.

#3. Weisen Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu

Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu und stellen Sie sicher, dass jede Person weiß, wofür sie verantwortlich ist und wann ihre Aufgaben fällig sind.

#4. Überwachung der Fortschritte

Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt des Projekts, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs ist. Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, um Aufgaben, Fristen und Fortschritte zu verfolgen und den Plan nach Bedarf anzupassen.

#5. Kommunizieren Sie mit Stakeholdern

Abgesehen von der Überwachung des Fortschritts müssen Sie die Beteiligten auf dem Laufenden halten. Sie können dies tun, indem Sie regelmäßige Treffen abhalten, um Fortschritte, Probleme sowie Änderungen am Projektplan zu besprechen.

#6. Risiken verwalten

Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie Notfallpläne, um sie zu mindern. Bewerten Sie auch hier regelmäßig Risiken und passen Sie den Projektplan nach Bedarf an, um die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse zu minimieren.

#7. Schließen Sie das Projekt

Bewerten Sie nach Abschluss des Projekts seinen Erfolg und identifizieren Sie alle gewonnenen Erkenntnisse. Verwenden Sie diese Informationen, um zukünftige Projekte zu verbessern.

Was sind die fünf Kernworkflows?

Die fünf Kern-Workflows sind Marketing-Workflow, Vertriebs-Workflow, Betriebs-Workflow, Kundenservice-Workflow und Produktentwicklungs-Workflow. Dabei handelt es sich um eine Reihe wesentlicher Geschäftsprozesse, die in vielen Branchen üblich sind.

#1. Marketing-Workflow

Der erste auf unserer Liste ist der Marketing-Workflow. Dies beinhaltet die Identifizierung von Zielkunden, die Erstellung und Umsetzung von Marketingstrategien sowie die Messung der Wirksamkeit dieser Strategien. Es umfasst Aufgaben wie Marktforschung, Branding, Werbung und Lead-Generierung.

#2. Verkaufsworkflow

Zweitens haben wir den Verkaufsworkflow. Dies umfasst im Allgemeinen die Identifizierung und Qualifizierung von Leads, die Kontaktaufnahme mit ihnen über verschiedene Kommunikationskanäle und den Abschluss von Geschäften. Es umfasst auch Aufgaben wie Lead-Management, Vertriebskontakt und Vertragsverhandlungen.

#3. Kundenservice-Workflow

Drittens haben wir den Kundenservice-Workflow. Im Allgemeinen umfasst dieser Arbeitsablauf die Bereitstellung von Support und Unterstützung für Kunden vor, während und nach einem Verkauf. Es umfasst Aufgaben wie Kundenanfragen, Beschwerdebearbeitung und Problemlösung.

#4. Produktentwicklungs-Workflow

Der nächste auf unserer Liste ist der Produktentwicklungs-Workflow. Dieser Workflow umfasst das Recherchieren, Entwerfen, Testen sowie die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Es umfasst auch Aufgaben wie Marktanalyse, Prototyping, Produkttests und Produkteinführungsplanung.

#5. Betriebsablauf

Schließlich haben wir den Betriebsablauf. Dieser Workflow umfasst die Verwaltung der täglichen Aktivitäten des Unternehmens, einschließlich Produktion, Logistik, Lieferkettenmanagement und Personalwesen. Es umfasst auch Aufgaben wie Bestandsverwaltung, Beschaffung, Versand und Mitarbeiterverwaltung.

Was sind 2 Workflow-Methoden?

Die beiden Workflow-Methoden sind die agile und die schlanke Methode.