Wie gut kennen Sie sich mit Angebot und Nachfrage aus? Auch wenn Sie nicht Wirtschaftswissenschaften studiert haben, haben Sie diese Argumente wahrscheinlich schon einmal gehört. Obwohl Angebot und Nachfrage beim Kapazitätsmanagement wichtig sind, sind sie nur ein Aspekt des Puzzles. Das richtige Verständnis des Kapazitätsmanagements und warum es für den Erfolg von Projekten und Unternehmen entscheidend ist, erfordert viel mehr Wissen. In diesem Leitfaden beleuchten wir Kapazitätsmanagementvorgänge in Itil und seinen Tools.
Was ist Kapazitätsmanagement?
Kapazitätsmanagement ist die Maximierung der potenziellen Aktivitäten und der Produktionsleistung eines Unternehmens – jederzeit und unter allen Umständen. Die Kapazität eines Unternehmens ist ein Maß dafür, wie viel es in einem bestimmten Zeitraum leisten, produzieren oder verkaufen kann.
Kapazitätsmanagement verstehen
Unternehmen müssen agil genug bleiben, um die Erwartungen dauerhaft kostengünstig zu erfüllen, da sich die Kapazität aufgrund sich ändernder Bedingungen oder externer Einflüsse wie saisonaler Nachfrage, Branchenveränderungen und unvorhergesehener makroökonomischer Ereignisse ändern kann. Je nach Nachfrage und dem Bestandsvolumen, das das Unternehmen derzeit vorrätig hat, könnten beispielsweise Rohstoffressourcen geändert werden müssen.
Überstunden machen, Unternehmensgeschäfte auslagern, in mehr Ausrüstung investieren und Immobilien leasen oder verkaufen sind Beispiele für Strategien zum Kapazitätsmanagement.
Unternehmen mit schlechtem Kapazitätsmanagement können einen Umsatzrückgang aufgrund nicht erfüllter Aufträge, Kundenabwanderung und verlorener Marktanteile verzeichnen. Infolgedessen muss ein Unternehmen, das ein neuartiges neues Produkt mit aktiven Marketinganstrengungen einführt, mit einem unerwarteten Anstieg der Nachfrage rechnen. Es ist schlecht fürs Geschäft, wenn Sie den Lagerbestand eines Handelspartners nicht schnell wieder auffüllen können.
Kapazitätsmanagement-Strategien
Industriemanager haben einige Taktiken entwickelt, um die Ergebnisse zu verbessern und die Produktionskapazität des Unternehmens zu steigern. Einige der am häufigsten verwendeten Kapazitätsmanagementstrategien sind unten aufgeführt:
#1. Lag-Strategie
Ein Manager bestimmt die Kapazität mit dieser konservativen Methode und wartet dann auf ein echtes, stetiges Wachstum der Nachfrage. Der Manager erhöht dann die Produktionskapazität, um die Nachfrage des Marktes zu befriedigen.
#2. Lead-Strategie
Diese Methode ist wesentlich aggressiver und riskanter als die Lag-Strategie. Das Unternehmen beschließt, die Kapazität zu erhöhen, bevor ein Bedarf besteht, da es der Ansicht ist, dass dies bei steigender Nachfrage ausreichen wird. Es wird eingesetzt, wenn ein Unternehmen wächst oder wenn die Nachfrage nach einem Produkt oder einer Dienstleistung schnell steigt. Daher meiden kleine Unternehmen in der Regel diese Art von Strategie.
#3. Dynamische Strategie
Dieser prognosegesteuerte Ansatz konzentriert sich darauf, Markttrends als Mittel zur Kapazitätssteigerung zu nutzen. Der Manager wertet die tatsächlichen Bedarfs- und Verkaufsprognosedaten aus, bevor er die Produktion im Voraus anpasst.
Dies ist eine der sichersten Strategien, da Manager über genaue Prognoseinformationen verfügen, um ihre Kapazitätsziele zu unterstützen. Darüber hinaus verringert es die Möglichkeit von Bestandsengpässen oder -verschwendung.
#4. Match-Strategie
Diese Strategie kombiniert Lead- und Lag-Strategien. Es nutzt kleine, aber bedeutende Erweiterungen der Kapazität des Unternehmens, indem es auf die Marktnachfrage achtet. Wenn es offensichtlich ist, dass die Nachfrage steigen wird, erhöht das Unternehmen schrittweise die Produktion.
Kapazitätsmanagement-Tools
Woher wissen Sie, welches der vielen verfügbaren Kapazitätsmanagement-Tools für Sie ideal ist? Diese Tools können verwendet werden, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder Lösungen für das Kapazitätsmanagement auf verschiedene Weise anzubieten. Dies sind die derzeit besten Kapazitätsmanagement-Tools auf dem Markt, was sie so großartig macht und wie Projektmanager sie sofort einsetzen können.
#1. Plan umschalten
Toggl Plan ist ein weiteres beliebtes Kapazitätsmanagement-Tool, mit dem Benutzer die Leistung mehrerer Teams in Echtzeit bewerten können. Die Toggl-Suite, die auch ein Zeiterfassungsprogramm enthält, enthält Toggl Plan.
#2. Sich zusammen tun
Teamup verschafft Kapazitätsplanern einen Vorteil beim Ressourcenmanagement. Es ist ein unkompliziertes Tool, das sich jedoch gut für kleine Teams eignet. Im Wesentlichen ist Teamup ein freigegebener Kalender, auf den alle Teammitglieder zugreifen können. Sie können Teammeetings, Briefings und Projektmeilensteine wie wichtige Termine auf dem Weg in den Kalender eintragen.
#3. Schweben
Float ist ein großartiges Kapazitätsmanagement- und Planungstool, gibt aber auch Teams und Einzelpersonen, die an Projekten arbeiten, Transparenz und Einblick.
Um Projekte für alle Abteilungen sichtbar zu machen, können Titel und Aufgaben an Teams und Teammitglieder vergeben werden. Darüber hinaus können Sie die Verfügbarkeit für Einzelpersonen anpassen und Standardarbeitszeiten festlegen, was das Verständnis aller Projektbeteiligten verbessert.
#4. Ressourcen-Guru
Verschiedene Stufen von kostenpflichtigen Plänen werden von Resource Guru angeboten, um bei der Verwaltung von Personal und anderen Buchungen zu helfen. Es hilft Ihnen, einen Überblick über nachgefragte Personen oder nicht ausgelastete Teammitglieder zu erhalten.
#5. Mavenlink
Die Kapazitätsplanung wird durch die Verbindung, Effizienz und Analyse von Mavenlink einfach und unkompliziert. Es präsentiert sich als innovative Software, die zeitgemäß ist und auf die Bedürfnisse von Projektmanagern von heute eingeht.
#6. Retter
Ähnlich wie viele andere Kapazitätsmanagement-Tools stellt Saviom die Ressourcennutzung in Echtzeit und in die Zukunft dar, um eine bessere Planung zu ermöglichen. Benutzer können den Bedarf an bestimmten Ressourcen anzeigen, Ressourcen nach Bedarf reservieren und Notfallpläne für Situationen entwickeln, in denen Ressourcen nicht verfügbar sind.
Kapazitätsmanagement in Itil
Kapazitätsmanagement ist eine Praxis des IT-Service-Managements innerhalb des ITIL-Frameworks. Die Servicedesigns, -strategien und -verfahren, die sicherstellen, dass Ihre IT-Organisation zur richtigen Zeit und zu angemessenen Kosten über die angemessene Anzahl an Ressourcen verfügt, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, sind im ITIL-Kapazitätsmanagement enthalten.
IT-Spezialisten tragen einen großen Teil der Verantwortung dafür, dass Unternehmen in einer Zeit, in der sich die Technologie schneller denn je weiterentwickelt, flexibel und anpassungsfähig an neue Technologien und Prozesse bleiben. Die IT ist verantwortlich für die Durchführung der erforderlichen Forschung, Planung, Gestaltung, Beschaffung, Überwachung und Verwaltung des Einsatzes neuer Technologien, die Sicherstellung von Hardware- und Softwarestandards und die Einführung neuer Verfahren und Vorschriften.
Durch die effektive Nutzung von Ressourcen können sich IT-Experten mit Hilfe des ITIL-Kapazitätsmanagements auf Änderungen vorbereiten und mit ihnen Schritt halten.
Zweck des ITIL-Kapazitätsmanagements
Wirtschaftlichkeit und hohe Servicequalität stehen im Kapazitätsmanagement im Vordergrund. Zu den Aufgaben eines Kapazitätsmanagers gehört es, herauszufinden, wie viel Kapazität erforderlich ist, um aktuelle und zukünftige Dienste schnell, effektiv und innerhalb eines vorgegebenen Budgets bereitzustellen. Danach behalten sie die eingerichteten Verfahren im Auge, um ihre Effizienz, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit zu bewerten und herauszufinden, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.
Vorteile des ITIL-Kapazitätsmanagements
Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Der Vorteil des Kapazitätsmanagements besteht darin, dass es Sie beim Versuch, die Standardisierung von Hardware und Software in Ihrer gesamten Organisation aufrechtzuerhalten, immer einen Schritt voraus sein kann.
Es sollte nicht zu schwierig sein, mit den Veränderungen in kleineren Unternehmen Schritt zu halten. Um Rekruten während des Onboardings standardisierte Ausrüstung und Software zur Verfügung zu stellen, verfügt Ihr Unternehmen wahrscheinlich über ein Budget und Verfahren.
Damit größere Unternehmen das gesamte Personal mit standardisierter Ausrüstung auf dem neuesten Stand halten können, sind mehr Planung und klar definierte Prozesse erforderlich. Sie können sich mit Hilfe eines Kapazitätsmanagement-Service-Designs auf erforderliche Hardware- und Software-Updates vorbereiten, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören.
Anstatt alle auf einmal zu verteilen, könnten Sie beispielsweise eine Strategie entwickeln, um das Betriebssystem für die gesamte Organisation abteilungsweise zu aktualisieren. Auf diese Weise können die Kapazitätsmanager jede Bereitstellung im Auge behalten, bewerten und daraus lernen, damit spätere Bereitstellungen schnell und reibungslos mit möglichst geringen Ausfallzeiten ablaufen.
Das Kapazitätsmanagement hat mehrere entscheidende Vorteile in Ihrer IT-Organisation, darunter:
- Erweiterte Funktionalität
- Eliminierung unnötiger Aufgaben
- Kosteneinsparungen durch geplante Anschaffungen von Hardware und Software statt übereilter
- Erhöhte Zufriedenheit und Vertrauen zwischen IT und Fachabteilungen
- Verschwendung wird eliminiert, wenn die Kapazität an die Geschäftsanforderungen angepasst wird.
- Regelmäßige Berichterstattung, um die Gesamtkosten von Hardware- und Software-Upgrades zu verstehen
- Treffen Sie fundierte Entscheidungen zu Kapazitätsanforderungen und zukünftigem Wachstum
Kapazitätsverwaltungsoperationen
Das Planen, Koordinieren und Regulieren der Ressourcen, die zur Erzeugung von Gütern und Dienstleistungen erforderlich sind, ist der Prozess des Kapazitätsbetriebsmanagements. Um festzustellen, wie viel Kapazität benötigt wird, um den erwarteten Bedarf zu decken, ist die Kapazitätsplanung eine entscheidende Komponente des Betriebsmanagements.
Die Gewährleistung, dass Raum für zukünftiges Wachstum vorhanden ist, verbessert die Geschäftstätigkeit der Organisation noch mehr. Es ermöglicht dem Unternehmen auch, Überkapazitäten und die damit verbundenen Kosten wie ungenutzte Ressourcen und nicht ausgelastete Kapazitäten zu vermeiden. Es gibt verschiedene Techniken für das Kapazitätsbetriebsmanagement, aber alle versuchen, eine Antwort auf dasselbe Problem zu geben.
Arten von Capacity Operations Management
Die Produktionskapazität, die ein Unternehmen benötigt, um die wechselnde Verbrauchernachfrage nach seinen Waren oder Dienstleistungen zu befriedigen, wird durch Kapazitätsplanung bestimmt. Sicherzustellen, dass die geeigneten Ressourcen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, ist das Ziel der Kapazitätsplanung.
Es gibt vier Arten von Kapazitätsbetriebsmanagement:
- Ressourcenkapazitätsplanung
- Projektkapazitätsplanung
- Team-Kapazitätsplanung
- HR-Kapazitätsplanung
Wie hilft die Kapazitätsplanung beim Betriebsmanagement?
Einer der wichtigsten Aspekte des Betriebsmanagements ist die Kapazitätsplanung. Es garantiert, dass ein Unternehmen über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um die Nachfrage zu befriedigen. Kapazitätsplanung kann helfen, Probleme wie Überproduktion oder Unterauslastung von Ressourcen zu vermeiden, indem die Kapazität der Organisation und ihrer Ressourcen bewertet wird.
Strategische und taktische Kapazitätsplanung sind die beiden Grundformen. Langfristig und auf die Gesamtausrichtung und die Ziele einer Organisation ausgerichtet, strategische Kapazitätsplanung. Die Planung taktischer Kapazitäten ist kurzfristiger und berücksichtigt die effizienteste Nutzung der Ressourcen einer Organisation.
Best Practices für die Implementierung von ITIL Capacity Management
Sie werden wahrscheinlich Ihre eigenen Best Practices erstellen und aktuelle Verfahren verbessern, wenn Ihr Unternehmen wächst und seine Abläufe rationalisiert werden. Die Untersuchung der Prozesse und Praktiken anderer Unternehmen, die gut funktionieren, ist ein guter Ausgangspunkt.
Die unten aufgeführten empfohlenen Vorgehensweisen können Sie bei der erfolgreichen Implementierung des Kapazitätsmanagements unterstützen.
#1. Wählen Sie die geeigneten Teammitglieder für das Projekt aus:
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen zu den richtigen Zeiten und an den richtigen Orten platziert werden. Dazu gehört auch die Einstellung der qualifiziertesten Mitarbeiter mit Erfahrung in Ihrer Branche und mit dem Projekt, das Sie aufbauen. Ideal ist es, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, die bereits mit der Unternehmenskultur Ihres Unternehmens und Ihren Produkten oder Dienstleistungen vertraut sind.
#2. Machen Sie eine „Was wäre wenn“-Analyse:
Erstellen Sie vor der Implementierung mehrere „Was-wäre-wenn“-Szenarien, damit Ihr Team auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet ist. Mithilfe von Notfallplänen finden Sie schnell die besten Möglichkeiten zur Behebung von Störungen und Engpässen. Dadurch wird der Produktionsprozess effizient aufrechterhalten.
#3. Frühere Fehler erkennen:
Sie laufen Gefahr, dieselben Fehler zu begehen, die andere gemacht haben, wenn Sie nicht aus ihren Fehlern lernen. Das Lesen von Berichten, die Leistungen beschreiben, die Ihren Zielen ähnlich sind, kann dazu beitragen, dass Ihre Implementierung eine unmittelbare Wirkung zum Besseren hat.
#4. Priorisieren Sie Ihre Arbeit:
Die Priorisierung hilft dem Team, bei der Sache zu bleiben und garantiert, dass die wichtigste Arbeit zuerst erledigt wird, was den Prozess beschleunigt und Ausfallzeiten reduziert.
#5. Kontrollieren Sie das Verhältnis von Angebot und Nachfrage:
Sie können über die erforderliche Kapazität verfügen, um den Bedarf zu decken, unabhängig davon, wie viele Personen in Ihrem Team sind. Vergewissern Sie sich vor der Planung von Arbeiten, dass die Ressourcenverfügbarkeit überprüft wird.
Mithilfe von ITIL Capacity Management können Sie vorhandene Daten und durchdachte Pläne nutzen, um Ihre Entscheidungen zu beeinflussen. Damit Ihr Unternehmen auf höchstem Leistungsniveau bleibt, werden Prozesse und Verfahren optimiert und das Element des Ratens aus IT-Entscheidungen entfernt.
Warum ist Kapazitätsmanagement wichtig?
Unternehmen müssen in der Lage sein, die Kundennachfrage zu befriedigen. Fehlende Kapazitäten zur Erfüllung der Nachfrage können zu verpassten Verkaufs- und Geschäftsmöglichkeiten führen.
Welche Arten von Kapazitätsmanagement gibt es?
- Potenzielle Kapazität
- Sofortige Kapazität
- Effektive Kapazität.
Was ist ein Kapazitätsmanagement-Tool?
Mit einem Kapazitätsplanungstool können Sie Ihren zukünftigen Ressourcenbedarf vorhersagen und Ressourcen dann zuweisen, wenn sie am dringendsten benötigt werden.
Was sind die Hauptelemente des Kapazitätsmanagements?
- Aufstellung der Pläne des Unternehmens.
- Analysieren von Interessenten und Kundenanforderungen.
- Untersuchung der Ergebnisse der jetzt verfügbaren Infrastruktur und Ressourcen.
- Umsetzung der Kapazitätsplanung.
- Monitoring und Analyse des Output-Potentials.
Welche Aufgaben hat ein Kapazitätsmanager?
Der Kapazitätsmanager ist letztendlich dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass genügend IT-Kapazität vorhanden ist, um die entsprechenden Servicelevel bereitzustellen, sicherzustellen, dass das leitende IT-Management richtig beraten wird, wie Kapazität und Nachfrage aufeinander abgestimmt werden können, und sicherzustellen, dass vorhandene Kapazitäten so effizient genutzt werden wie möglich.
Zusammenfassung
Die ideale Strategie für Unternehmen zur Maximierung ihrer Produktivität ist Kapazitätsmanagement. Wenn Unternehmen ihre Kapazitäten effektiv verwalten, haben sie außerdem eine klarere Vorstellung davon, wie viel sie in einem bestimmten Zeitrahmen tun, produzieren oder verkaufen können.
Die Tatsache, dass das Kapazitätsmanagement für weniger Probleme und Ereignisse im Zusammenhang mit Kapazität und Leistung sorgt, ist einer der wichtigsten Vorteile. Dieses Verfahren ist vorteilhaft, da es lukrative Kapazitäten und Leistungen garantiert. Obwohl die Kapazitätsverwaltung für Unternehmen einige Schwierigkeiten bereiten kann, gibt es hervorragende Lösungen.
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Bibliographie
