HR-Manager stoßen täglich auf verschiedene Probleme, aber keines ist intensiver als die Rekrutierung und das Onboarding von Mitarbeitern. Die Nachfrage ist unstillbar, doch der Talentpool schrumpft allmählich. Trotz des Talentmangels ist es wichtiger denn je, den richtigen Kandidaten zu finden. Ist jedoch die passende Person gefunden, ergibt sich eine noch größere Aufgabe. Daher werden wir in diesem Artikel mehr über das Onboarding von Mitarbeitern, seine Checkliste, seinen Prozess und seine Schulung sprechen.
Nachdem Sie unzählige Stunden damit verbracht haben, die perfekten Leute zu suchen, zu finden, zu interviewen und zu rekrutieren, werden alle Ihre Bemühungen umsonst sein, wenn der neue Mitarbeiter auf eine grünere Weide geht, und Sie werden wieder am Anfang stehen.
Was ist Onboarding?
Onboarding ist ein Begriff aus der Personalbranche, der sich auf den Prozess der Einführung einer neu eingestellten Person in ein Unternehmen bezieht. Onboarding, auch als organisatorische Sozialisation bekannt, ist ein entscheidender Aspekt, um Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre neuen Rollen und beruflichen Anforderungen zu verstehen. Es ist der Prozess, der es ihnen ermöglicht, sich in den Rest des Unternehmens zu integrieren. In den Onboarding-Prozess fließen verschiedene Maßnahmen ein, vom Stellenangebot bis zum Teamtraining.
Wie lange dauert das Onboarding?
Das Onboarding kann einige Wochen bis zu einem Jahr dauern, obwohl das effektivste Onboarding normalerweise mindestens einige Monate dauert. Wenn der Onboarding-Prozess abgeschlossen ist, sollten sich die Mitarbeiter sicher und kompetent fühlen.
Obwohl es keine feste Regel gibt, wie lange der Onboarding-Prozess für einen neuen Mitarbeiter dauern sollte, ist es wichtig, gründlich vorzugehen. Viele Unternehmen haben einen Onboarding-Prozess, der etwa einen Monat oder einige Wochen dauert, wodurch neue Mitarbeiter Gefahr laufen, sich mit ihren neuen Aufgaben überfordert zu fühlen und sich nicht mit dem Rest des Unternehmens zu verbinden.
Viele HR-Experten empfehlen, dass ein Onboarding-Prozess 90 Tage dauert, obwohl einige Spezialisten vorschlagen, dass der Prozess bis zu einem Jahr dauert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Ressourcen erhalten, die sie benötigen, um sich mit der Organisation vertraut zu machen, ihre Ausbildung zu integrieren und sich sicher zu fühlen, ihre Aufgaben wie erwartet zu erfüllen.
Onboarding von Mitarbeitern
Mitarbeiter-Onboarding wird von Organisation zu Organisation unterschiedlich definiert. Während der Prozess nahezu identisch ist, machen die Zeitspanne und die damit verbundenen Aufgaben jedes Onboarding-Programm einzigartig.
Einige Personalmanager scheinen zu glauben, dass der Onboarding-Prozess nur das Ausfüllen von Papierkram für neue Mitarbeiter ist. Klügere und motiviertere Teammitglieder haben jedoch eine andere Sichtweise darauf, worum es beim Onboarding geht. Sie betrachten den gesamten Zeitraum von der Veröffentlichung eines Angebots bis zu dem Punkt, an dem ein Mitarbeiter einen wertvollen Beitrag zum Unternehmen leistet, als Teil des Mitarbeiter-Onboardings.
Von dem Moment an, in dem Sie ein Angebot abgeben, bis die Person beginnt, tatsächlich in einer Rolle zu produzieren, findet das Onboarding statt. Die dafür erforderliche Zeit kann jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Einige Unternehmen betrachten das Onboarding als eintägiges Ereignis, während andere es als einen 18-monatigen Prozess betrachten. Dennoch beginnen fast alle Unternehmen mit dem Einarbeitungsprozess für Mitarbeiter unmittelbar nach der Zustellung eines Angebotsschreibens an einen potenziellen Mitarbeiter.
Onboarding ist alles, was in dieser Zeit passiert, wie das Orientierungsprogramm, der Trainingsplan, das Aufstellen von Leistungsindikatoren und das Erstellen einer Feedbackschleife.
Was ist der Onboarding-Workflow für Mitarbeiter?
Ein Mitarbeiter-Onboarding-Workflow besteht aus einer Reihe vordefinierter Phasen, die einen neuen Mitarbeiter mit der Umgebung und Kultur des Unternehmens vertraut machen. Ein fehlerfreier Onboarding-Prozess ist für Unternehmen unerlässlich, um frühzeitig mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten und ihnen ein positives Onboarding-Erlebnis zu bieten. Der Onboarding-Prozess besteht aus einer Vielzahl von Aktivitäten wie der Orientierung neuer Mitarbeiter, Schulungen, Sozialisierung und so weiter.
Warum ist ein effizientes Mitarbeiter-Onboarding wichtig?
Das Mitarbeiter-Onboarding ist die erste Interaktion eines Mitarbeiters mit dem Unternehmen nach dem langwierigen Bewerbungsprozess.
- Wenn die Erfahrung hinter den Erwartungen zurückbleibt, kann es sein, dass Ihr Mitarbeiter die Annahme des Stellenangebots bereut.
- Ein schlechter Onboarding-Prozess kann ihre Perspektiven verändern. Es gibt ihnen vorgefasste Meinungen über das Unternehmen und zwingt die Mitarbeiter schließlich dazu, vorzeitig zu kündigen.
- Ein robuster Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist notwendig, um Ihren neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, sich in ihrer Beschäftigung zurechtzufinden, das Unternehmen kennenzulernen, Klarheit über ihre beruflichen Ziele zu erhalten und eine positive Beziehung zu anderen Mitarbeitern aufzubauen.
- Eine bemerkenswerte Onboarding-Erfahrung gibt den Mitarbeitern nicht nur das Gefühl, willkommen zu sein, sondern hilft ihnen auch, sich schneller in die aktuelle Unternehmensfamilie einzugliedern.
- Personalverantwortliche sind bereits überlastet. Allein die Aussicht, die riesige Menge an Papierkram zu bewältigen, die im Onboarding-Prozess benötigt wird, reicht aus, um Albträume auszulösen.
Die Verkürzung des Onboarding-Prozesses beeindruckt also nicht nur neue Mitarbeiter, sondern verringert auch die Arbeitsbelastung des HR-Teams.
Onboarding-Prozess
Wenn ein potenzieller Mitarbeiter ein Angebotsschreiben annimmt, wird er offizielles Mitglied der Organisation. Der Onboarding-Prozess besteht aus den folgenden Schritten.
#1. Informieren Sie die Mitarbeiter über Unternehmensrichtlinien und Leistungen.
Geben Sie am ersten Tag des Mitarbeiters in der Organisation detaillierte Informationen zu Richtlinien und Leistungen an Arbeitnehmer. Alles, von Compliance über Versicherungen und Steuerpflichten bis hin zu Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Urlaub und Diversität und Inklusion, sollte in der Schulungssitzung oder den Materialien behandelt werden. Lassen Sie den Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt alle Compliance-Unterlagen unterzeichnen, die seine Mitgliedschaft in der Organisation formell bestätigen.
Wenn digitale SignaturenOpens a new window für staatliche/bundesstaatliche Compliance-Dokumente in Ihrem Land zulässig sind, können Sie die Employee-On-Boarding-Software verwenden, um die entsprechenden Dokumente neuen Mitarbeitern vor ihrem ersten Tag im Unternehmen mitzuteilen. Das bedeutet, dass sie alle Compliance-Verpflichtungen im Voraus erfüllen und sofort vom ersten Tag an beitragende Mitglieder des Teams werden können.
#2. Rollenklärung geben
Was genau muss ein Mitarbeiter im Rahmen seiner Arbeit tun? Eine Aufschlüsselung all ihrer alltäglichen Aufgaben ist notwendig, um den Menschen zu helfen, ihre Funktion zu verstehen. Wer gibt diese Informationen weiter? Der Manager ist am besten in der Lage, ein klares Bild davon zu vermitteln, was die Rolle eines Mitarbeiters zu diesem Zeitpunkt im Onboarding-Prozess beinhalten wird.
Diese Informationen sollten während der ersten 30 Tage im Job bereitgestellt werden, da der neue Mitarbeiter lernt und langsam Verantwortung für seine Funktion übernimmt. In diesem Prozess ist es auch notwendig, dem Mitarbeiter mitzuteilen, mit wem er zusammenarbeiten muss, um seine Arbeit zu erledigen, Mitglieder seines eigenen Teams sowie Mitglieder anderer Teams, zusammen mit der Berichtsmatrix für solche Partnerschaften.
#3. Ausbildung erleichtern
Der direkte Vorgesetzte ist die beste Person, um die Schulung im Rahmen des langfristigen Onboarding-Prozesses zu erleichtern. Selbst der erfahrenste Mitarbeiter muss eine Schulung erhalten, um zu verstehen, wie die Prozesse in seinem neuen Unternehmen oder seinem neuen Team ablaufen.
Unternehmen können mit dieser Schulung bereits vor dem ersten Tag der Mitarbeiter in der Organisation beginnen. Grundlegende Schulungsmaterialien können per E-Mail verschickt werden, und Mitarbeitern kann eine Zusammenfassung der Aufgaben gegeben werden, die von ihnen über die Employee-On-Boarding-Software erwartet werden.
#4. In die Organisationskultur integrieren
Die Assimilation in die Organisationskultur ist ein kontinuierlicher Prozess. Wenn jedoch ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, müssen Personalleiter und Teammanager ihm ein umfassendes Bild der Kultur vermitteln. Wie können sie das tun? Eine Methode besteht darin, sicherzustellen, dass die Vision und das Leitbild des Unternehmens seine Kultur widerspiegeln.
#5. Helfen Sie mit, soziale Bindungen zu Kollegen aufzubauen
Dies liegt zwar nicht allein in der Verantwortung der Führungskraft/Personalabteilung, aber es ist ihre Aufgabe, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen, auch wenn einige Mitarbeiter der Integration nicht sehr offen gegenüberstehen. Dies beinhaltet die Förderung eines Umfelds, in dem Kollegenfreundschaften gepflegt werden.
Mehrere Firmen verwenden das New-Hire-Buddy-System, bei dem ein Mitarbeiter zugewiesen wird, um dem neuen Mitarbeiter bei der Navigation am Arbeitsplatz zu helfen, von arbeitsbezogenen Aktivitäten bis hin zu administrativen Fragen und allem dazwischen.
Onboarding-Checkliste
Eine Onboarding-Checkliste ist eine Technik für die Einstellung von Managern, um die Schritte zu organisieren, die erforderlich sind, um neue Mitarbeiter durch ihre ersten Tage und Monate in einem Unternehmen zu unterstützen. Die Checkliste garantiert, dass jede wichtige Phase des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter abgeschlossen ist. Es dient als Ausgangspunkt für berufsspezifische Abläufe.
Sie sollten jedoch wissen, dass das Ausfüllen einer Onboarding-Checkliste nicht unbedingt zu einem erfolgreichen Onboarding führt. Der beste Onboarding-Prozess schafft ein Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter, wie z. B. der Unterstützung bei der Verkörperung der Unternehmenskultur, und unerwarteten praktischen Ereignissen.
Was sollte in einer Onboarding-Checkliste enthalten sein?
Dies sind einige Dinge, die jede Onboarding-Checkliste enthalten sollte:
- Einstellungsverfahren
- Rolle des Mitarbeiters
- Zielsetzung
- Arbeitstraining
- Einführung in die Unternehmenskultur
- Termine für den Check-in
- Treffen mit anderen Mitarbeitern oder Vorgesetzten
- Dokumentation
- Erlernen des Produkts
Onboarding-Schulung
Ein erfolgreiches Schulungs- und Einarbeitungsprogramm kann dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen, sich an Ihre Unternehmenskultur anpassen und schneller produktiv werden. Schulungen für neue Mitarbeiter und Möglichkeiten zur Weiterbildung können Ihnen auch dabei helfen, qualifizierte Teammitglieder zu halten.
Hier sind sechs hervorragende Praktiken, die Ihnen dabei helfen, neue Mitarbeiter während der Schulung und Einarbeitung erheblich zu beeinflussen.
#1. Frühzeitig Kernkompetenzen aufbauen.
Bereiten Sie Ihre neuen Mitarbeiter auf ihre Aufgaben vor, indem Sie ihnen helfen, in den ersten 30 Tagen bestimmte Kernkompetenzen aufzubauen. Dies kann alles umfassen, was sie lernen sollten, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein, wie z. B. Produktwissen und Messaging, Tools, Soft Skills und funktionsübergreifende Teaminteraktionen.
#2. Heben Sie die Stärken Ihrer Teammitglieder hervor.
In den meisten Fällen konzentriert sich die Schulung darauf, die Wachstumsbereiche eines Mitarbeiters zu identifizieren und seine schwächeren Fähigkeiten zu verbessern. Dennoch ist es entscheidend, auch die Stärken Ihrer Teammitglieder zu fördern. Stärkenbasiertes Lernen kann das Mitarbeiterengagement um bis zu 23 % steigern und die Fluktuation um 73 % reduzieren.
#3. Erhöhen Sie die Onboarding-Dauer von 90 auf 365 Tage.
Im Durchschnitt erreichen neue Mitarbeiter im ersten Monat eine Produktivitätsrate von 25 %, im zweiten Monat eine Produktivitätsrate von 50 % und im dritten Monat eine Produktivitätsrate von 75 %. Es kann jedoch bis zu einem Jahr dauern, bis ein neuer Mitarbeiter sein Höchstleistungspotenzial erreicht.
#4. In kleinen Gruppen an Bord
Die Eingliederung neuer Mitarbeiter in Gruppen kann kooperatives Lernen anregen und gleichzeitig ein unmittelbares Gefühl der Kameradschaft schaffen und eine starke Kultur fördern. Laut einer Studie verbessert sich die Leistung von Mitarbeitern um bis zu 22 Prozent, wenn sie sich mit dem Unternehmen und seiner Kultur verbunden fühlen.
#5. Erkennen Sie die frühen Leistungen Ihrer Teammitglieder an
Die Anerkennung der Teammitglieder für ihre Leistungen während der Einarbeitung zeigt, wie sehr Ihr Unternehmen die Schulung, das Lernen und die Entwicklung neuer Mitarbeiter schätzt. Es ermutigt die Teammitglieder auch, an zukünftigen Lernaktivitäten teilzunehmen, da Anerkennung 85 Prozent der Mitarbeiter dazu inspiriert, mehr zu leisten.
#6. Entwickeln Sie langfristige Mitarbeiterentwicklungsstrategien.
Besprechen Sie während des Onboarding-Prozesses langfristige Karriereziele mit Ihren neuen Teammitgliedern und erstellen Sie passende Wachstumspläne, damit sie am kontinuierlichen Lernen teilnehmen können. Dies gibt neuen Mitarbeitern einen Eindruck von ihrer Zukunft in Ihrem Unternehmen, was zu einer frühen Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit führt.
Was sind die 4 Phasen des Onboardings?
4 Phasen des Mitarbeiter-Onboardings:
- Vor dem Einsteigen.
- Einarbeitung und Begrüßung neuer Mitarbeiter.
- Ausbildung.
- Übergang in die neue Rolle.
Was ist der Zweck des Onboardings?
Das Onboarding unterstützt neue Mitarbeiter dabei, sich an die sozialen und leistungsbezogenen Aspekte ihrer Arbeit anzupassen, sodass sie schnell zu effektiven und beitragenden Mitgliedern der Organisation werden können. Dieser Bericht, Onboarding New Employees: Optimizing Success, stellt die Ressourcen bereit, die Sie benötigen, um einen effizienten Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen zu entwickeln.
Was ist der Unterschied zwischen Beitritt und Onboarding?
Orientierung ist der Prozess, der kurz nach Beginn eines Mitarbeiters stattfindet, um ihm die Unternehmenskultur und die zu erledigende Arbeit bewusst zu machen. Es kann eine Woche oder einen Monat andauern. Das Onboarding hingegen ist ein langwieriger Prozess, der bis zu drei Monate oder ein Jahr dauern kann.
Was ist ein Beispiel für Onboarding?
Führen Sie den neuen Mitarbeiter durch das Büro und stellen Sie ihn anderen Mitarbeitern vor. Den neuen Mitarbeiter am ersten Tag zum Mittagessen einladen. Melden Sie sich regelmäßig beim neuen Mitarbeiter.
Was sind die 5 Cs des Onboardings?
Die 5c's stehen für Compliance, Klärung, Kultur, Verbindungen und Rückmeldung.
Bedeutet Onboarding eingestellt?
Ja. Der Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in die Organisation wird als „Onboarding“ bezeichnet.
Wer profitiert vom Onboarding?
Das Onboarding ist wichtig, da es die Mitarbeiter an ihre Rollen, die Werte des Unternehmens und die Angebote des Unternehmens gewöhnt. Es engagiert auch Mitarbeiter, bringt Mitarbeiter hervor, die sich dem Erfolg des Unternehmens verschrieben haben, und trägt dazu bei, neue Mitarbeiter zu halten, indem sie sich als Teil des Teams fühlen.
Welche Fähigkeiten benötigen Sie für das Onboarding?
Werfen wir einen Blick auf die Fähigkeiten, die in einer typischen Stellenbeschreibung eines Onboarding-Experten aufgeführt sind:
- Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit zu effektiver Teamarbeit.
- Erfahrung mit Microsoft Office und HRIS-Systemen.
- Kenntnisse im Arbeitsrecht.
- Gute Zeitmanagementfähigkeiten.
Zusammenfassung
Ein starkes Onboarding-Tool soll neue Mitarbeiter dazu motivieren, das neue Unternehmensterrain bedenkenlos zu erkunden. Mit einem automatisierten Onboarding-Prozess verbringen neue Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Ausfüllen von Unterlagen und haben mehr Zeit, sich über die Grundsätze des Unternehmens zu informieren, den Arbeitsplatz zu erkunden und neue Freunde zu finden.
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Bibliographie
