Die Fluktuation von Mitarbeitern ist unvermeidlich; Nichtsdestotrotz ist die effektive Verwaltung von Mitarbeiterübergängen eine wichtige und vorteilhafte Investition für Unternehmen, auch wenn es nie einfach ist. Sie sollten Ihr Bestes geben, um sich einvernehmlich von ehemaligen Kollegen zu trennen, die zu neuen Möglichkeiten wechseln. Der Wechsel kann jedoch schwierig sein, und die Mitarbeiter gehen oft verärgert, misshandelt oder unterfordert. Ein solides Offboarding-Programm kann der Personalabteilung helfen, häufige Probleme zu vermeiden und den Übergang sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung zu erleichtern. In diesem Artikel besprechen wir Offboarding-Checkliste, Software, Cybersicherheit und warum Offboarding wichtig ist.
Was ist Offboarding?
Offboarding ist das Verfahren, das zu einer formellen Trennung zwischen einem Arbeitnehmer und dem Unternehmen durch Pensionierung, Kündigung oder Rücktritt führt. Es umfasst alle Entscheidungen und Maßnahmen, die während des Ausscheidens eines Mitarbeiters getroffen werden.
Im Gegensatz dazu überwacht das Offboarding das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen. Der Prozess des Offboardings eines Mitarbeiters nach seiner Kündigung oder Kündigung umfasst alles, was getan werden muss, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Wenn das Offboarding-Verfahren klar ist, sollte der Transfer für das Unternehmen und die Person reibungslos verlaufen.
Solche Beispiele könnten sein:
- Übertragung der Pflichten des Arbeitnehmers auf jemand anderen
- Eliminieren von Passwörtern und Einschränken des Zugriffs
- Geräterückgabe
- Nehmen Sie sich Zeit für Bewerbungsgespräche
Das Ziel des Offboardings besteht darin, sicherzustellen, dass es keine verbleibenden Fragen oder Probleme gibt, nachdem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, z. B. ob er seinen Ausweis noch hat oder nicht. Sie können auch einen Einblick gewinnen, wie Sie Ihre derzeitigen und zukünftigen Mitarbeiter durch diesen Prozess besser bedienen können.
Was sind die Schritte im Offboarding-Prozess?
Das Offboarding-Verfahren sollte aus den folgenden Schritten bestehen:
#1. Kommunizieren Sie den Austritt des Mitarbeiters an die anderen Gruppen
Personalwesen (HR), Finanzen und Informationstechnologie (IT) sollten alle so schnell wie möglich benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Diese Gruppen sind für die Beendigung von IT-Berechtigungen, die Schließung von Konten und die Abwicklung von Abschlusszahlungen verantwortlich.
Die Aufrechterhaltung solider Beziehungen zu gegnerischen Mannschaften ist aus Sicht des Netzwerks von entscheidender Bedeutung. Wie können Sie beispielsweise die Lücke füllen, die ein scheidender Mitarbeiter hinterlassen hat, der für den Erfolg eines abteilungsübergreifenden Projekts entscheidend war?
Sich gegenseitig absichtliche Versprechungen zu machen ist etwas, über das wir oft sprechen, besonders wenn wir abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Starke Beziehungen zu Kollegen können durch offene und rechtzeitige Kommunikation von Änderungen aufrechterhalten werden.
Wenn sich das Ausscheiden eines Mitarbeiters auf einen Termin, eine Leistung oder ein Projekt auswirkt, teilen Sie dies allen Beteiligten so schnell wie möglich mit. Dies kann dazu beitragen, Stress abzubauen, Kommunikationslücken zu schließen und die Auswirkungen unerwarteter Änderungen zu verringern.
Indem Sie sie auf dem Laufenden halten, können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Offboarding-Schritte verpasst werden und die Prozesse schneller ablaufen.
#2. Übertragen Sie die Pflichten des Arbeitnehmers an jemand anderen
Es kann einige Zeit dauern, bis ein geeigneter Ersatz für einen ausscheidenden Mitarbeiter gefunden wird. Beginnen Sie so schnell wie möglich mit der Suche nach einem Ersatz, um einen Produktionsausfall zu vermeiden. Dies könnte beinhalten, einen neuen Mitarbeiter zu finden oder die Aufgabe an einen bestehenden Mitarbeiter zu delegieren.
Der nächste Schritt besteht darin, den neuen Mitarbeiter für die Übernahme der Position zu schulen. Lassen Sie den ausscheidenden Mitarbeiter nach Möglichkeit seinen Nachfolger schulen. Der Prozess, durch den Informationen zwischen Einzelpersonen ausgetauscht werden, wird als Wissenstransfer bezeichnet.
Bitten Sie den Mitarbeiter um Dinge wie diese, um dieses Ziel zu erreichen:
- Wenn Sie an Ihren Job denken, was tun Sie am häufigsten?
- Haben Sie eine Methode, um Ihren Arbeitstag zu organisieren?
- Wissen Sie, ob Ihr Nachfolger Schulungen zu Programmen oder Software benötigt?
- Auf welche Dokumente soll Ihr Nachfolger Zugriff haben?
Um dort weiterzumachen, wo der bisherige Mitarbeiter aufgehört hat, sind die Antworten auf diese Fragen entscheidend.
#3. Benutzerkonten kündigen
Nach dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters sollten ihm alle Zugriffsrechte entzogen werden. Nehmen Sie die Nutzung aller Programme und Apps weg, einschließlich:
- Geschäftskorrespondenz
- Softwareberechtigungen
- Übertragungsmedien
- Software zur Verwaltung von Projekten
Sie sollten auch alle Türzugangs-Sicherheitsausweise oder Zugangscodes deaktivieren, die Sie möglicherweise haben.
Löschen Sie alle Ihre persönlichen Daten von allen vom Unternehmen ausgegebenen Laptops, bevor Sie sie an einen neuen Mitarbeiter weitergeben. Ansonsten ist der austretende Mitarbeiter dafür verantwortlich, alle auf allen persönlichen Geräten gespeicherten unternehmensbezogenen Daten an den IT-Administrator zu übergeben.
Dadurch wird verhindert, dass vertrauliche Unternehmens- oder Kundeninformationen in die Hände ehemaliger Mitarbeiter gelangen. Datenschutzverletzungen können auftreten, wenn unbefugte Personen an sensible Informationen gelangen, wie z. B. ein ehemaliger Mitarbeiter, der über die Entlassung verbittert ist.
Eine Datenschutzverletzung ist sowohl ein ernstes Risiko als auch eine erhebliche finanzielle Belastung. Datenschutzverletzungen kosten Unternehmen im Jahr 4.24 in der Regel 2021 Millionen US-Dollar. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Vorkehrungen treffen, um Ihre Informationen (und Ihr Geld) zu schützen.
#4. Schließen Sie die Dokumentation ab und leisten Sie alle erforderlichen Zahlungen
Abhängig von den Richtlinien des Unternehmens und den im Mitarbeiterhandbuch dargelegten Bedingungen kann es sein, dass ein ausscheidender Mitarbeiter bestimmte Unterlagen ausfüllen muss. Sicherheitsoffenlegungen und Geheimhaltungsvereinbarungen sind zwei Beispiele für solche Unterlagen.
Sobald Sie die Personalabteilung über den Austritt eines Mitarbeiters informiert haben, kann diese mit der Ausarbeitung der Austrittsdokumentation beginnen. Die Gehaltsabrechnung würde von der Finanzabteilung so geplant, dass der Mitarbeiter vor seiner Abreise vollständig bezahlt würde.
Der Mitarbeiter erhält seinen letzten Gehaltsscheck, bevor er von der Buchhaltung von der Gehaltsabrechnung abgezogen wird.
#5. Leiten Sie ein Exit-Interview ein
Ein Austrittsgespräch bietet eine letzte Möglichkeit, mit einem ausscheidenden Mitarbeiter einvernehmlich und beruflich zu gehen. Es liefert auch wertvolle Informationen zur Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.
Fragen Sie den austretenden Mitarbeiter in einem Austrittsgespräch nach seinen Eindrücken vom Führungsansatz des Unternehmens. Erkundigen Sie sich nach den Arbeitsabläufen und der allgemeinen Stimmung der Mitarbeiter. Hier sind ein paar Fragen, die Sie am Ende eines Vorstellungsgesprächs stellen sollten:
- Hatten Sie während Ihrer Arbeit das Gefühl, dass Sie über die Werkzeuge und die Unterstützung verfügen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen?
- Wie gut stimmten Ihre anfänglichen Erwartungen an den Job mit der Realität überein?
- Wo stehen Sie mit Ihren Kollegen?
- Haben Sie das Gefühl, dass wir etwas hätten anders machen können, um Ihre Abreise zu verhindern?
- Was ist Ihrer Meinung nach das Wichtigste, das repariert werden muss?
- Würden Sie dieses Unternehmen jemandem empfehlen, der einen Job sucht? Wenn ja, begründen Sie warum. Und wenn die Antwort nein ist, erklären Sie bitte warum.
- Denken Sie darüber nach, wieder für diese Firma zu arbeiten?
Bestehen Sie darauf, dass der Mitarbeiter diese Fragen offen beantwortet. Sie sollten auch bereit sein, sowohl positives als auch negatives Feedback entgegenzunehmen. Achten Sie genau auf Ihre Mitarbeiter, unabhängig von der Art ihrer Kommentare. Die Arbeitnehmer sind sich bewusst, dass ihre Meinung ignoriert wird. Das Austrittsgespräch ist ein entscheidender Teil des Feedback-Prozesses, da es den Arbeitnehmern zeigt, dass ihre Meinung wichtig ist.
Teilen Sie die Ergebnisse des Interviews den Vorgesetzten mit. Wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde hat, sollten Sie außerdem so schnell wie möglich auf seine Bedenken eingehen.
Offboarding-Software
Offboarding-Software rationalisiert den erforderlichen Papierkram bei Austritt oder Kündigung eines Mitarbeiters durch Zentralisierung des Prozesses. Wenn ein Mitarbeiter seine Position verlässt, rationalisiert die Offboarding-Software den Prozess, indem sie Verwaltungsaufgaben rationalisiert und den Bedarf an Papierkram reduziert. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Bereitstellung persönlicher Urlaubsunterlagen, der Dokumentenerstellung und der Zeugniserstellung reduziert die Offboarding-Software den manuellen Arbeitsaufwand. Darüber hinaus hält eine Offboarding-Software den Namen und Ruf eines Unternehmens auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters in gutem Zustand. Software für das Offboarding von Mitarbeitern ist normalerweise Teil eines umfassenderen Personalmanagementsystems, das auch das Onboarding von Mitarbeitern, Austrittsgespräche und andere Aufgaben übernimmt.
Ein Produkt muss die folgenden Kriterien erfüllen, um für das Offboarding in Frage zu kommen:
- Behalten Sie die laufende Dokumentation der HR-Kündigung im Auge
- Sammeln Sie Informationen, die dazu beitragen, dass Ihre besten Mitarbeiter nicht zur Konkurrenz abwandern
- Ermöglichen Sie offene Kontaktwege zwischen Ihrem Unternehmen und ausscheidenden Mitarbeitern
- Kontrollieren Sie die Rückgabe von Werkzeugen und den Entzug des Zugangs für ausscheidende Mitarbeiter.
Beste Offboarding-Software
Hier sind einige der besten Offboarding-Software, die Sie wahrscheinlich als Personalleiter in Ihrem Unternehmen verwenden möchten.
#1. Atlan
Die hochmoderne Informationsdrehscheibe. Erleichtern Sie die schnelle Erkennung all Ihrer Datenbestände, von Datentabellen bis hin zu BI-Berichten. Dank unserer ausgefeilten Suchalgorithmen und der benutzerfreundlichen Oberfläche ist es ein Kinderspiel, genau das Objekt zu finden, nach dem Sie suchen. Da Atlan Datenqualitätsprofile automatisch entwickelt, ist das Erkennen ungenauer Informationen ein Kinderspiel. Wir können fehlende Werte finden und Anomalien identifizieren, Variablentypen automatisch identifizieren und Häufigkeitsverteilungen berechnen.
Mit Atlan ist die Überwachung und Verwaltung Ihrer Datenumgebung ein Kinderspiel. Sie können dynamische Zugriffsbeschränkungen und erstklassige Governance aufbauen, indem Sie die Bots von Atlan Ihren SQL-Abfrageverlauf durchgehen lassen, um automatisch Datenherkunft zu generieren und PII-Daten zu entdecken. Unser Excel-ähnlicher Abfragegenerator ermöglicht es selbst technisch nicht versierten Benutzern, zahlreiche Data Lakes, Warehouses und DBs direkt abzufragen. Die Datenzusammenarbeit wird durch die integrierte Unterstützung für beliebte Programme wie Tableau und Jupyter zum Leben erweckt.
#2. Klicken Sie auf Boarding
Mitarbeiterengagement ist die Grundlage eines erfolgreichen Unternehmens in der modernen Welt. Gestiegene Mitarbeitererwartungen und die negativen Auswirkungen der Fluktuation unterstreichen die Bedeutung eines soliden Onboarding-Prozesses. Dies ist der erste Schritt zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung während ihrer gesamten Karriere bei einem Unternehmen. Die Click-Experience-Plattform ermöglicht unendlich viele „menschliche Momente“, die die Mitarbeiter glücklich, engagiert und letztendlich an Bord halten. Die vollständig konforme und stets ansprechende Employee-Journey-Plattform von Click kann Ihnen dabei helfen, den Übergang von Kandidaten zu Champions zu schaffen.
Im Wesentlichen ist das Onboarding nur der erste Schritt. Bieten Sie einen umfassenden, praktischen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter. Ermöglichen Sie Mitarbeitern jederzeit reibungslose, gut koordinierte Übergänge, um die Mitarbeiterbindung zu maximieren. Self-Service-Optionen und Zugang zu erstklassiger Software und IT-Experten sollten den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
#3. BetterCloud
BetterCloud erleichtert Unternehmen die Eliminierung manueller Offboarding-Aufgaben und der damit verbundenen Fehler. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann der Administrator seinen Zugriff auf alle Unternehmensanwendungen mithilfe von BetterCloud schnell und einfach entfernen. Dies trägt dazu bei, Datenschutzverletzungen und die Veröffentlichung sensibler Informationen durch ausscheidende Mitarbeiter zu verhindern.
IT-Abteilungen können die Bibliothek von BetterCloud mit über 900 Vorgängen nutzen, um das Löschen von Benutzerkonten, Anwendungs- und Gruppenmitgliedschaften sowie die Übertragung aller relevanten Dateien zu automatisieren. Durch die Rationalisierung des Offboarding-Prozesses hilft BetterCloud IT-Abteilungen, Zeit zu sparen und zu verhindern, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.
Merkmale:
- Schützt sensible Informationen vor dem Ausscheiden ehemaliger Arbeitnehmer
- Bietet eine Vielzahl vorgefertigter Workflows zur Automatisierung von Offboarding-Prozessen
- Hilft bei der Erfüllung von Vorschriften und Sicherheitsvorschriften
#4. Plätschern
Mit Rippling ist es einfach, Ihrem gesamten Personal mit nur wenigen Mausklicks Zugriff auf beliebte Business-Apps wie Slack und Trello zu gewähren oder zu entziehen. Durch die Automatisierung verschiedener Prozesse trägt die IT dazu bei, den Offboarding-Prozess zu beschleunigen und den manuellen Arbeitsaufwand zu verringern. Rippling bietet automatisierte Protokolle zum Entfernen des Zugriffs eines Mitarbeiters auf kritische Apps bei seinem Ausscheiden und entlastet IT-Administratoren von dieser Last.
Merkmale:
- verhindert, dass ehemalige Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Daten erhalten
- Sobald ein Mitarbeiter kündigt, wird der Offboarding-Prozess automatisiert.
#5. Glückselig (Verkäufer)
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, stellen die Offboarding-Workflows von Blissfully sicher, dass er so schnell wie möglich und auf sichere Weise aus dem System entfernt wird. Die Software erstellt im Voraus To-Do-Listen mit Offboarding-Aufgaben, damit Sie und Ihr Team nichts Wichtiges vergessen.
Merkmale:
- Reduziert das Risiko von Sicherheitsverletzungen, indem der Zugriff ehemaliger Mitarbeiter auf Unternehmensdaten und -systeme gesperrt wird.
- Erstellen Sie während des Offboardings eine Liste der zu erledigenden Aufgaben für jeden Benutzer, die für seine Abteilung und Position spezifisch ist.
- Halten Sie die Augen offen, erstellen Sie eine Kopie und löschen Sie alle Google Workspace-Konten, bevor Sie gehen.
#6. Zluri
Zluri ist ein SaaS-Verwaltungstool, das Unternehmen die volle Kontrolle über ihre SaaS-Programme gewährt. Es ermöglicht Unternehmen, eine Vielzahl von Prozessen zu automatisieren, darunter das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern sowie die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.
Zluri hat viele nützliche Funktionen, darunter:
- Automatisierung des Einstellungs- und Offboarding-Prozesses: Die robuste Automatisierungs-Engine von Zluri ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitern schnell und einfach Zugriff zu gewähren oder zu entziehen. Es verfügt auch über ein kontextbezogenes Vorschlagssystem, das Ihnen sagen kann, auf welche Programme ein neuer Mitarbeiter basierend auf seiner Position und seinem Niveau innerhalb des Unternehmens zugreifen sollte. Außerdem wird vorgeschlagen, welchen Kanälen/Gruppen ein Mitarbeiter beitreten sollte.
- Effektives Lieferantenmanagement: Das optimierte Anbieterverwaltungssystem bietet alles, was Sie brauchen, um den Überblick über Ihre SaaS-Installationen zu behalten. Es lässt sich in Ihr primäres Geschäftssystem integrieren, um ein SaaS-Aufzeichnungssystem zu führen, und bereitet sich dann darauf vor, Ihren Lieferantenlebenszyklus mithilfe der von Ihnen entworfenen Prozesse zu verwalten.
- Nachverfolgung von Verlängerungen: Es schließt die Möglichkeit plötzlicher Verlängerungsgebühren aus. Sie senden Ihnen eine Erinnerung, bevor Ihr Abonnement abläuft, damit Sie beurteilen können, ob Sie immer noch einen Wert darin finden oder nicht. Die Einblicke von Zluri in die Einführung und Nutzung von SaaS werden Ihnen dabei helfen, diese Entscheidung zu treffen.
Offboarding-Checkliste
Die Besonderheiten Ihres Offboarding-Verfahrens sollten auf das Unternehmen, die Branche und die Position des Mitarbeiters zugeschnitten sein. Jede Offboarding-Checkliste muss jedoch die folgenden Schlüsselbereiche ansprechen.
Wenn es um Mitarbeiter geht, ist das Offboarding nicht so wichtig wie das Onboarding. Obwohl es aufregend ist, neue Mitarbeiter einzustellen, ist es auch wichtig, ausscheidende Mitarbeiter mit Respekt zu behandeln. Ein gutes Einvernehmen hält den Arbeitsplatz angenehm und verbessert die Erfolgschancen für alle Beteiligten in der Zukunft. Ein Offboarding-Mitarbeiter ist ein großartiger Ansatz, um Benutzereingaben für zukünftige Aufbewahrungsbemühungen zu erhalten und Sicherheits- und Rechtsprobleme zu reduzieren.
Gute Mitarbeiter kehren eher zur Arbeit zurück, wenn Sie eine etablierte Offboarding-Checkliste haben. Auf einem umkämpften Arbeitsmarkt sind „Boomerang-Mitarbeiter“ (ehemalige Arbeitnehmer, die gegangen sind, aber später zurückgekehrt sind) sehr gefragt. Lesen Sie auch MITARBEITERAUSTRITT: Was zu sagen ist und wie man es am besten sagt.
Wie kann man einen Mitarbeiter offboarden?
Eine effektive Offboarding-Checkliste kann sowohl dem ausscheidenden Mitarbeiter als auch dem Unternehmen helfen, elegant durch die emotionalen und potenziell angespannten Gewässer dieses Übergangs zu navigieren. Zu den Methoden zum Entwerfen einer sensiblen und produktiven Offboarding-Checkliste gehören die folgenden:
#1. Seien Sie fair und freundlich zu Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen
Unabhängig von den Umständen ihres Ausscheidens sollten Sie ausscheidende Mitarbeiter mit Respekt und Anstand behandeln. Bedanken Sie sich bei dem ausscheidenden Mitarbeiter für all seine harte Arbeit und die Zeit und Mühe, die er in seine Arbeit und das Unternehmen gesteckt hat.
Vergeltungsmaßnahmen, rechtliche Drohungen und Datenschutzverletzungen können alle mit einer zivilrechtlichen Trennung des Arbeitsverhältnisses vermieden werden, und das Unternehmen profitiert auch davon, eine starke, langfristige Beziehung zum ausscheidenden Mitarbeiter in Form eines zukünftigen Kunden, Markenbotschafters, oder Branchenbezug.
#2. Besprechen Sie Ihre Abreise
Die Benachrichtigung von Kollegen über die Abreise eines Mitarbeiters kann umständlich sein, aber es ist im besten Interesse aller, dies so schnell wie möglich zu tun. Wenn Sie zögern, ist es möglich, dass einige Ihrer Kollegen versuchen, die Lücken selbst zu füllen. Dadurch kann es unangenehm werden oder ein freiwilliges Ausscheiden als Kündigung missverstanden werden.
Mitarbeiterabgänge zu teilen und im Falle einer Pensionierung den Mitarbeiter öffentlich für seine Zeit und seinen Einsatz zu loben und zu danken, kann dazu beitragen, Gerüchten und Missverständnissen vorzubeugen. Unabhängig davon, ob ein Abgang freiwillig oder unfreiwillig erfolgt, ist es immer am besten, mit dem Rest des Teams offen über die Situation zu sprechen. Erkennen Sie, wenn Fehler gemacht wurden, und zeigen Sie, wie sie behoben werden.
#3. Beschlagnahme und Widerruf des Zugangs zu Eigentum
Das Sichern von Unternehmenswerten, das Sperren des Systemzugriffs von Mitarbeitern und das Sicherstellen der Einhaltung aller anderen Unternehmensvorschriften sind einige der einfacheren Bestandteile der Offboarding-Checkliste, und sie bleiben gleich, unabhängig davon, ob Mitarbeiter, die freiwillig oder unfreiwillig ausscheiden, entlassen werden.
Bestehen Sie darauf, dass der ausscheidende Mitarbeiter das gesamte Geschäftseigentum zurückgibt, einschließlich Schlüssel, Abzeichen, Kreditkarten, Uniformen, Mobilgeräte, Fahrzeuge und Papierkram. Trotz seiner scheinbaren Einfachheit stellt dies sicher, dass keine Insiderinformationen durchsickern, weder versehentlich noch absichtlich.
Vergessen Sie außerdem nicht, die Schlösser auszutauschen, die Alarme zu deaktivieren und die Schlüssel von ehemaligen Mitarbeitern zu entfernen, bevor sie gehen. E-Mail, Firmen-Intranets, Customer-Relationship-Management-Systeme, Social-Media-Profile und Vertriebsdatenbanken fallen alle in diese Kategorie. Im Falle einer einvernehmlichen Kündigung ist es höflich, dem ausscheidenden Mitarbeiter eine Vorankündigung oder eine Nachfrist anzubieten, in der er alle gewünschten personenbezogenen Daten abrufen und alle Kontakte benachrichtigen kann, die möglicherweise die neue E-Mail-Adresse des Mitarbeiters benötigen.
#4. Verhindern Sie Produktivitätsverluste in Ihrem Unternehmen
Das Ausscheiden eines Mitarbeiters, sei es geplant oder unerwartet, kann erhebliche Auswirkungen auf die Organisation haben. Manchmal müssen andere Arbeiter auf die Platte treten, um den Durchhang zu überbrücken, was für alle Beteiligten anstrengend und frustrierend sein kann.
Kommunizieren Sie offen und verständnisvoll mit Ihren Mitarbeitern darüber, wie sich der Austritt auf verschiedene Abteilungen auswirken wird, und stellen Sie sicher, dass alle auf notwendige Anpassungen ihrer regulären Routinen vorbereitet sind. Das Erkennen des Mangels an Nachhaltigkeit in einer kurzfristigen Situation ist entscheidend für den anhaltenden Erfolg eines Unternehmens. Daher ist es entscheidend, die verbleibenden Mitarbeiter mehr dafür zu bezahlen, dass sie mehr Verantwortung übernehmen, und eine Strategie zu entwickeln, um mit notwendiger zusätzlicher Arbeit umzugehen. Arbeiten Sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter zusammen, um einen reibungslosen Wissenstransfer zu gewährleisten, und schließen Sie alle losen Enden ab, um die Auswirkungen des Ausscheidens auf die Produktion zu verringern.
#5. Kommunikation pflegen
Wenn der Mitarbeiter in gutem Einvernehmen geht, ist die Kontaktpflege nach seinem Ausscheiden eine großartige Gelegenheit, ihm Liebe und Wertschätzung entgegenzubringen, selbst wenn er die Firma verlässt. Abhängig von der Art Ihres Engagements mit dem Mitarbeiter kann dies bedeuten, ihn anzurufen oder ihm eine E-Mail zu senden, ein Kaffee-Date zu vereinbaren oder ihn zu geschäftlichen Aktivitäten einzuladen. Ein herzlicher Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern ist im Interesse aller, da diese möglicherweise später für Auftragnehmer oder Kunden Ihres Unternehmens arbeiten.
Dies kann Ihrem Unternehmen auf zweierlei Weise helfen: Es kann verhindern, dass ein unzufriedener Mitarbeiter rechtliche Schritte oder Vergeltungsmaßnahmen einleitet, und es kann den ehemaligen Mitarbeiter ermutigen, gut über Sie und Ihr Unternehmen zu sprechen. Eine gute Arbeitsbeziehung zum Vorgänger des Mitarbeiters ist wichtig, da der neue Mitarbeiter möglicherweise Unterstützung bei einer bestimmten Aufgabe benötigt.
Offboarding von Cybersicherheit
Während sich Personalmanager natürlich auf die unzähligen personalbezogenen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Onboarding konzentrieren, würden sie nachlässig sein, die Bedeutung der Cybersicherheit im Offboarding-Prozess zu übersehen. Personalmanager sollten sich mit anderen Abteilungen abstimmen, um sicherzustellen, dass jeder, der am Offboarding-Prozess teilnimmt, die Standard-Cybersicherheitsverfahren einhält.
Die Personalabteilung sollte während des Onboardings mit anderen Abteilungen wie der IT und der Rechtsabteilung zusammenarbeiten, um eine Grundlage für ordnungsgemäße Cybersicherheitsprozesse während des Offboardings zu schaffen.
Hier sind einige Dinge, die Personalmanager tun können, um sicherzustellen, dass sie keine Sicherheitslücken hinterlassen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
#1. Verwenden Sie den Onboarding-Prozess, um mit der Verwendung von Best Practices für Cybersicherheit zu beginnen
Der erste Schritt in einer erfolgreichen Offboarding-Checkliste ist das Onboarding. Für die Personalabteilung reicht es nicht aus, einfach einen zuverlässigen Arbeiter oder Auftragnehmer einzustellen; Sie müssen auch mit dem neuen Mitarbeiter die Sicherheitsregeln und -verfahren des Unternehmens kommunizieren und sich darauf einigen. Wenn Mitarbeiter gezwungen sind, Sicherheitsrichtlinien zuzustimmen, werden sie eher eingehalten.
Human Resources-Experten können auch innovative Wege finden, um das Thema Offboarding von Cyber-Sicherheitserwartungen regelmäßig mit den Mitarbeitern zu besprechen. Es ist besser, etwas zu tun, auch wenn es nur eine Mitarbeiterversammlung oder ein lustiges Video ist, als nur Kopien des Mitarbeiterhandbuchs zu versenden und nichts anderes zu tun.
Die Personalabteilung hat auch die Verantwortung, den Arbeitnehmern klar zu machen, was passieren würde, wenn sie gegen die Sicherheitsvorschriften des Unternehmens verstoßen. Die Arbeitnehmer werden dem Beispiel des Managements folgen, wenn es Sicherheitsvorschriften und -protokolle als nachträglich betrachtet.
#2. Firmenbesitz erwerben
Mitarbeiter-Gadgets und andere Hardware müssen gesammelt werden, um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen oder Zugriffe in die falschen Hände geraten. Personalwesen und Informationstechnologie sollten gemeinsam einchecken, um sicherzustellen, dass das gesamte Geschäftseigentum an den ausscheidenden Mitarbeiter zurückgegeben wurde.
Neben den sichtbareren Laptops, Tablets und Smartphones umfasst diese Eigenschaft auch Dinge wie Türschilder, Wertmarken, Dongles und USB-Laufwerke. Handschriftliche Notizen und andere relevante Materialien können geistiges Eigentum oder Kundeninformationen enthalten, daher sollten HR und IT in Betracht ziehen, diese ebenfalls wiederherzustellen.
Es kann erforderlich sein, persönliche Geräte zu inspizieren, die von Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern verwendet werden. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters ist eine weitere Informationsquelle für die Personalabteilung bezüglich des Zugriffs des Mitarbeiters auf die Unternehmensausstattung.
#3. Besprechen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit der Rechtsabteilung
Personalmanager sollten einen Anwalt konsultieren, um die beste Vorgehensweise zur Durchsetzung von Vertraulichkeitsvereinbarungen und anderen Bedingungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu ermitteln.
Außerdem muss die Personalabteilung sicherstellen, dass dem ausscheidenden Arbeitnehmer bewusst ist, dass alle Geschäftsbedingungen auch nach seinem Ausscheiden weiterhin gelten. Die Personalabteilung sollte einen Rechtsberater hinzuziehen, um zu erfahren, wie Vertragsverletzungen gehandhabt werden.
#4. Deaktivieren Sie den Zugriff auf Unternehmenssysteme
Wenn die Personalabteilung sich nicht mit der IT abstimmt, um den Zugriff ehemaliger Mitarbeiter auf Unternehmenscomputer, -netzwerke und -anwendungen zu deaktivieren, ist es für sie leicht, Probleme zu verursachen, nachdem sie das Unternehmen verlassen haben. Wenn das Löschen eines Kontos im besten Interesse des Dienstes oder des Gesetzes liegt, kann dies erfolgen. Ein Backup-Plan, der darin besteht, dass die Personalabteilung überprüft, ob die IT diese Verantwortlichkeiten erfüllt hat, ist eine solide Option.
Dieser Job muss beginnen, bevor ein Mitarbeiter entlassen wird. Personalwesen und Informationstechnologie sollten eine Liste aller Mitarbeiter mit Zugriff auf Unternehmenssysteme erstellen, um das Entfernen unbefugter Zugriffe zu erleichtern.
Warum ist Offboarding wichtig?
Die Grundprinzipien und das Leitbild eines Unternehmens dienen als Nordstern der Organisation.
Das Ausscheiden eines jeden Mitarbeiters aus der Organisation sollte seine Grundüberzeugungen und Mission widerspiegeln. Wenn ein Mitarbeiter geht, hat die Organisation eine letzte Chance, Mitgefühl und Wertschätzung zu zeigen.
Sie können während des Offboardings einen positiven Eindruck auf aktuelle Mitarbeiter hinterlassen und dieses Image auch bei ehemaligen Kollegen der Mitarbeiter verstärken. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, warum das Offboarding von Mitarbeitern so wichtig ist.
#1. Hilft bei der Rückkehr ehemaliger Mitarbeiter
Es ist nicht unbedingt das Ende des Weges für ehemalige Mitarbeiter eines Unternehmens. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ehemalige Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit an einem anderen Ort zu ihrem vorherigen Arbeitgeber zurückkehren.
Diese Arbeitnehmer werden als Bumerang-Mitarbeiter bezeichnet, unabhängig davon, ob sie in ihre vorherige Position zurückkehren oder eine neue übernehmen.
Im Jahr 2020 durchgeführte Untersuchungen ergaben, dass Bumerang-Arbeiter ihren Arbeitgebern mehr verpflichtet waren als andere Arbeitnehmer. Sie gingen über den Ruf der Pflicht hinaus, indem sie zusätzliche Aufgaben für das Unternehmen übernahmen.
Mitarbeiter, die gehen und wiederkommen, sind ein Segen, weil sie Fachwissen und Erfahrung mitbringen. Wiedereingestellte haben einen Vorteil gegenüber Neueinstellungen, da sie direkt in ihre Arbeit einsteigen können, ohne so viel Schulung zu benötigen.
Darüber hinaus ziehen Mitarbeiter, die einen reibungslosen Offboarding-Prozess durchlaufen haben, mit größerer Wahrscheinlichkeit in Betracht, in Zukunft wieder für das Unternehmen zu arbeiten.
#2. Verbessert die Datensicherheit
Datenschutzverletzungen durch ausscheidende Mitarbeiter treten in etwa 20 % der Unternehmen auf. Dies ist sinnvoll, wenn man bedenkt, dass 25 % der Arbeitnehmer immer noch die Anmeldeinformationen ihres vorherigen Arbeitgebers verwenden.
Wenn ein Mitarbeiter ohne triftigen Grund entlassen wird, kann er leider versuchen, sich an der Organisation zu rächen. Der Mitarbeiter könnte vertrauliche Kundeninformationen durchsickern lassen, indem er beispielsweise Dateien löscht oder sie auf einen öffentlichen Server hochlädt.
Einige ehemalige Mitarbeiter versuchen möglicherweise, die Kunden des Unternehmens zu betrügen, wenn sie noch Zugriff auf Unternehmenskonten haben.
Die Vertraulichkeit und Cybersicherheit von unternehmenseigenen Informationen wird durch ein reibungsloses Offboarding-Verfahren gewahrt. Im Rahmen dieses Verfahrens würden die Konten der Mitarbeiter geschlossen und die vom Unternehmen ausgegebenen Geräte zurückgegeben. Ausscheidende Mitarbeiterkonten können gelöscht oder ihre Berechtigungen von der IT geändert werden. Auf diese Weise können ehemalige Mitarbeiter nicht auf vertrauliche Informationen zugreifen, selbst wenn sie es versuchen.
#3. Minderung von Compliance-Risiken
Abhängig von dem Bereich, in dem Sie tätig sind, können bestimmte Regeln und Gesetze für die Kündigung von Mitarbeitern gelten.
Austrittsgespräche sind ein nützliches Instrument für Unternehmen, da sie Probleme aufdecken können, auf die Mitarbeiter während ihrer Arbeit stoßen. Ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen können sie über Begegnungen mit Rassismus, Frauenfeindlichkeit und Druck am Arbeitsplatz sprechen. Bei diesem Ansatz kann sich der Arbeitgeber um das Problem kümmern, bevor der Arbeitnehmer damit an die Öffentlichkeit geht oder es nutzt.
Wenn ein Mitarbeiter ein in der EU ansässiges Unternehmen verlässt, müssen personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von allen Geräten gelöscht werden.
Ein solides Offboarding-Verfahren macht es weniger mühsam, die Regeln zu befolgen. Mehr Menschen werden Vertrauen in Ihr Unternehmen haben, wenn es einen makellosen Ruf hat und die Vertraulichkeit der Daten seiner Kunden gewährleistet.
#4. Fördert die Markentreue
Der Offboarding-Prozess eines ausscheidenden Mitarbeiters sollte mehr beinhalten als ein kurzer Handschlag und ein Abschiedswinken.
Eine solche Kälte kann verheerende Auswirkungen auf die Arbeitsmoral haben. Das könnte dazu führen, dass Kunden online negatives Feedback zu Ihrem Unternehmen posten. All diese Dinge schaden dem Ruf Ihres Unternehmens als Arbeitgeber.
Alle Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, sollten durch einen gut konzipierten Offboarding-Prozess als Markenbotschafter verbleiben. Es ist eine großartige Möglichkeit, Wertschätzung für die harte Arbeit einer Person zu zeigen und aus ihrer Perspektive von ihrer Zeit in Ihrem Unternehmen zu erfahren. Auf diese Weise werden sie, wenn sie gehen, mit größerer Wahrscheinlichkeit vor anderen mit dir prahlen.
Die Art und Weise, wie Sie mit ausscheidenden Mitarbeitern umgehen, sendet eine Botschaft an Ihre jetzige Belegschaft. Kunden werden sich wohler fühlen, wenn sie bei Ihnen einkaufen, wenn sie wissen, dass Sie sich um sie kümmern. Der Wunsch der Menschen, für Sie zu arbeiten, wird von all diesen Faktoren beeinflusst.
Zusammenfassung
Das Offboarding ist ein entscheidender Teil des HR-Prozesses, der zugunsten des Onboardings oft übersehen wird. Die Aufrechterhaltung der Produktivität und die Minimierung von Unterbrechungen während des Mitarbeiterwechsels ist durch eine sorgfältige Planung des Offboarding-Prozesses möglich. Ihr Unternehmen wird vor Produktivitätsverlusten, rechtlichen Schritten und Vergeltungsmaßnahmen geschützt, und Sie erhalten einen Einblick, wo Ihr Geschäftsmodell optimiert werden könnte.
Offboarding-FAQs
Was ist das Ziel des Mitarbeiter-Offboardings?
Wenn eine Person ein Unternehmen verlässt, gibt es Risiken und potenzielle Verluste, die durch einen Offboarding-Prozess bewältigt werden müssen. Ein üblicher Teil des Offboardings ist das Sammeln der Gedanken des ausscheidenden Mitarbeiters über die Unternehmenskultur und wie sie verbessert werden könnte.
Was ist der Unterschied zwischen Offboarding und Onboarding?
Der Onboarding-Prozess beginnt, wenn ein Bewerber ein Stellenangebot annimmt. Es umfasst alles, was geschehen muss, damit ein neuer Mitarbeiter effektiv eingesetzt werden und sofort mit der Arbeit beginnen kann. Offboarding ist der Prozess der Trennung eines Mitarbeiters von einem Unternehmen, die Umkehrung des Onboardings. Der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern ist ein möglicher Mechanismus dafür.
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