Protokollieren ist bei jedem Meeting wichtig. Und wenn Sie Sekretärin sind oder Ihnen die Aufgabe übertragen wurde, während einer Besprechung Notizen zu machen, ist es wichtig zu verstehen, was beim Protokollieren zu tun ist und was nicht. Hier haben wir das Konzept des Besprechungsprotokolls mit einem Beispiel von fünf Schritten aufgeschlüsselt, die Sie beim Schreiben von Protokollen berücksichtigen sollten.
Was sind Besprechungsprotokolle?
Sitzungsprotokolle sind eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen und Entscheidungen, die bei einer Sitzung getroffen wurden. Diese gelten für jede Art von Organisation innerhalb eines Unternehmens, wie z. B. Vorstände, Führungsteams und Investoren.
Sitzungsprotokolle sollten für jede Sitzung geschrieben werden, die eine offizielle Aufzeichnung erfordert. Diese schriftliche Aufzeichnung kann dann verwendet werden, um Teammitglieder zu informieren, die an dem Vorfall nicht teilnehmen konnten, oder um Entscheidungen und Aktionspunkte zu verfolgen, die erneut besucht werden können. Dadurch können Protokolle früherer Besprechungen für zukünftige organisatorische Entscheidungen verwendet werden.
Gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden, Schulen, öffentliche Unternehmen und Gewerkschaften gehören zu den Gruppen, die normalerweise verpflichtet sind, Sitzungsprotokolle zu führen.
Warum heißen sie Besprechungsprotokolle?
Der Begriff „Protokoll“ hat nichts mit Zeit zu tun, was in Bezug auf Besprechungsprotokolle interessant ist. Es leitet sich eigentlich vom lateinischen Ausdruck „minutia“ ab (was Kleinigkeiten oder Details bedeutet). Einige Quellen behaupten, dass der Ausdruck „Sitzungsprotokoll“ ursprünglich im 18. Jahrhundert direkt vom lateinischen „minuta scriptura“ stammt, was „kleine Notizen“ bedeutet.
Besprechungsprotokolle sind mit anderen Worten die Einzelheiten (oder eine kurze Zusammenfassung) dessen, was während einer Besprechung passiert ist.
Wofür werden Besprechungsprotokolle verwendet?
Die Sitzungsprotokolle dienen als historische Aufzeichnung der Gespräche, Entscheidungen und der langfristigen Strategie des Unternehmens. Die Teilnehmer können das Meeting-Protokoll als Aufzeichnung für zukünftige Referenzzwecke verwenden, um festzustellen, welche Arten von Fortschritten erzielt wurden.
Personen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, aber über die Entscheidungen und nächsten Schritte informiert werden müssen, können sich dagegen auf das Protokoll beziehen.
Was sind die Arten von Protokollen für ein Meeting?
Besprechungsprotokolle werden in drei Arten eingeteilt. Sie lauten wie folgt: Aktion, Diskussion und wörtlich.
#1. Aktionsminuten
Aktionsprotokolle sind die häufigste Form von Besprechungsprotokollen. Diese Form des Protokolls, auch als reines Entscheidungsprotokoll bekannt, enthält nur die erzielten Schlussfolgerungen und die zu ergreifenden Maßnahmen, nicht die Diskussion, die während des gesamten Entscheidungsprozesses stattgefunden hat. Das Aktionsprotokoll bietet eine Zusammenfassung der in einer Sitzung getroffenen Entscheidungen. Sitzungen wie Vorstands-, Rats- oder Anhörungssitzungen erfordern häufig Aktionsprotokolle.
Da es nur intern übermittelt wird, hat es einen informellen Stil und kann in Stichpunkten geschrieben werden. Der Protokollführer nimmt häufig an Sitzungsdiskussionen teil. Diese Minuten sind einfach, können schnell aufgezeichnet werden und sind genau.
#2. Wörtliche Protokolle
Dies ist ein wörtliches Protokoll aller Gespräche und Entscheidungen. Das wörtliche Protokoll einer Sitzung ist eine Aufzeichnung jedes einzelnen gesprochenen Wortes. Sie sind häufig langwierig und schwer nach einer bestimmten Information zu durchsuchen. Eine wörtliche Niederschrift einer Sitzung ist selten erforderlich, mit Ausnahme von Gerichtsverhandlungen und des Kongresses.
Wörtlich genommene Protokolle sind häufig ziemlich lang. Es ist für den Protokollführer schwierig, wörtliche Protokolle zu erfassen, und die Aufzeichnung des Dialogs mit einem Mikrofon könnte für das Korrekturlesen von Protokollen sehr nützlich sein. Wörtliche Protokolle konzentrieren sich im Gegensatz zu Aktions- und Diskussionsprotokollen eher auf einzelne Aussagen als auf allgemeine Zustimmung.
#3. Diskussionsprotokolle
Diskussionsprotokolle, auch Anekdotenprotokolle genannt, sind Aufzeichnungen von Vereinbarungen aus den Gesprächen, die zu den notwendigen Schlussfolgerungen und Maßnahmen geführt haben. In den meisten Fällen wird ein Diskussionsprotokoll empfohlen. Der Protokollführer sollte wichtige Ideen hervorheben, die von der Gruppe vorgebracht wurden, und dabei vermeiden, persönliche Bemerkungen aufzuzeichnen. Diskussionsprotokolle ähneln Aktionsprotokollen, da sie die Diskussionen enthalten, die während des Entscheidungsprozesses stattfinden.
Das Diskussionsprotokoll ist die ideale Option für die Durchführung von Ausschusssitzungen, Mitarbeiterversammlungen und dergleichen. Als Ergebnis wird das Protokoll in Form von Absätzen, sauber in Abschnitte unterteilt und nach der Reihenfolge der Diskussionen organisiert.
Personen werden in dieser Art von Protokoll selten namentlich angesprochen, da Maßnahmen und Diskussionen von einem Vorstand durchgeführt werden und daher im Protokoll als Vorstand oder Ausschuss bezeichnet werden. Die Sekretärin führt das Protokoll, da sie höchstwahrscheinlich nicht an dem Gespräch teilnehmen wird und somit frei ist, das Protokoll angemessen zu führen.
Unabhängig von der Art des Protokolls sollten alle Protokolle prägnant und genau sein, und dazu müssen die Notizen korrekt in der richtigen Reihenfolge und im richtigen Stil geschrieben werden. Machen Sie, wie bereits erwähnt, das Schreiben von Notizen so einfach wie möglich, indem Sie vor dem Meeting einige vorbereitende Vorbereitungen treffen.
Das Protokoll sollte auch jedem helfen, der nicht an der Besprechung teilnehmen konnte, um zu verstehen, was passiert ist, und die Notwendigkeit einer weiteren Besprechung zur Klärung derselben Diskussionen eliminieren.
Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?
Besprechungsprotokolle belegen, warum und wie ein Unternehmen bestimmte Entscheidungen getroffen hat. Dies kann bei der Beantwortung von Anfragen zu getroffenen Entscheidungen oder Diskussionen hilfreich sein.
Die Bedeutung von Sitzungsprotokollen lässt sich wie folgt aufschlüsseln:
- Sie sind eine Aufzeichnung der Entscheidungen und Handlungen einer Gruppe.
- Sie dienen als Erinnerung daran, wem Aufgaben zugewiesen wurden.
- Protokolle dienen als Fristnachweis.
- Sie sind nützlich für Personen, die nicht anwesend sind, wenn Entscheidungen getroffen werden.
Besprechungsprotokolle können Ihrem Unternehmen neben der offiziellen Aufzeichnung von Gesprächen und Schlussfolgerungen auch Rechtsschutz bieten. Die Due Diligence wird häufig in Betriebsprotokollen dokumentiert. Dies kann dann amtiert und dokumentiert werden, um die ethischen und fairen Praktiken der Organisation zu beweisen.
Was sind die fünf Schritte, die Sie beim Schreiben von Besprechungsprotokollen einschließen sollten?
Das Schreiben von Besprechungsprotokollen umfasst fünf Schritte:
#1. Vorplanung
Ein gut geplantes Meeting trägt zu effektiven Meeting-Protokollen bei. Es ist viel einfacher, Protokolle zu führen, wenn der Vorsitzende und der Sekretär oder Protokollführer zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Tagesordnung und die Sitzung gut durchdacht sind. Abhängig von der Sitzungsstruktur und den verwendeten Tools könnte der Protokollführer beispielsweise mit dem Vorsitzenden zusammenarbeiten, um ein Dokumentformat zu erstellen, das sowohl als Tagesordnung als auch als Protokollentwurf dient.
Zu den Schritten der Vorplanung gehören:
Angabe der Tagesordnung der Sitzung
Besorgen Sie sich zumindest eine Kopie der Meeting-Agenda und verwenden Sie sie als Referenz oder Rahmen, um Notizen zu machen, das Format Ihres Meeting-Protokolls zu organisieren und das Protokoll zu erstellen – wobei die Reihenfolge und Nummerierung der Dinge im Meeting-Protokoll mit denen im Meeting übereinstimmen Agenda.
Darüber hinaus enthalten die Tagesordnungs- und/oder Sitzungshinweise Informationen, die in das Protokoll aufgenommen werden müssen, wie z oder Papierkopie) der Handouts sollten zusammen mit dem Sitzungsprotokoll aufbewahrt werden, damit sie später nachschlagen und mit denen geteilt werden können, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten (und anderen, die von der Sitzung festgelegt wurden).
Erwartungen definieren
Wenn Sie eine neue Rolle als Protokollführer oder Sekretär übernehmen, fragen Sie den Vorsitzenden des Ausschusses oder Vorstands, was er oder sie von Ihrer Rolle während der Sitzung erwartet und wie detailliert er oder sie sie erwartet die Minuten. Wenn sich Ihr Vorstand oder Ausschuss beispielsweise mit Anträgen befasst oder über Punkte/Themen abstimmt, stellen Sie fest, ob Sie Namen von Personen angeben müssen, die Anträge stellen, Anträge unterstützen usw. Wenn Sie mit solchen Verfahren zu tun haben, sollten Sie (und Ihr Vorsitzender) Roberts Geschäftsordnung konsultieren.
#2. Notizen während der Sitzungen machen
Bevor Sie beginnen, Notizen zu machen, ist es wichtig, die Art der Informationen zu verstehen, die Sie während des Meetings dokumentieren müssen. Wie bereits erwähnt, hat Ihre Organisation möglicherweise vorgeschriebenes Material und ein bestimmtes Mutterformat, das Sie befolgen müssen. Die Besprechungsprotokolle enthalten jedoch normalerweise Folgendes:
- Datum und Uhrzeit der Besprechung
- Namen der Konferenzteilnehmer und derjenigen, die nicht teilnehmen konnten
- Annahme vorheriger Sitzungsprotokolle oder Korrekturen/Änderungen
- Beschlüsse zu jedem Punkt der Tagesordnung
- Neue Geschäftsgegenstände müssen vorgehalten werden
- Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens
Wie macht man gute Notizen?
Hier sind einige Hinweise, die Ihnen helfen, bessere Notizen zu machen:
- Erstellen Sie eine Gliederung – Wie bereits erwähnt, können Sie mit einer auf der Tagesordnung basierenden Gliederung (oder Vorlage) einfach Kommentare, Entscheidungen usw. unter jedem Punkt notieren, während Sie fortfahren. Erwägen Sie, unter jedem Punkt Ihrer Gliederung Platz für handschriftliche Notizen zu machen, drucken Sie diese dann aus und verwenden Sie sie, um Protokolle zu sammeln, wenn Sie Notizen von Hand machen.
- Haken Sie die Teilnehmer beim Betreten des Raums ab – wenn Sie die Meeting-Teilnehmer kennen, können Sie sie beim Kommen abhaken; Wenn nicht, lassen Sie sich zu Beginn des Meetings vorstellen oder verteilen Sie eine Anwesenheitsliste, die Sie selbst abhaken können.
- Notieren Sie Beurteilungen oder Anmerkungen zu Aktionspunkten in Ihrer Gliederung, sobald sie auftreten, um Genauigkeit zu gewährleisten.
- Gegebenenfalls Klärung herbeiführen. Wenn die Gruppe beispielsweise weitergeht, ohne eine Lösung oder eine offensichtliche Schlussfolgerung zu erreichen, suchen Sie nach einer Klärung der Entscheidung und/oder der damit verbundenen zukünftigen Schritte. Sie werden nicht in der Lage sein, Schritt zu halten, wenn Sie versuchen, den Dialog wortwörtlich aufzuschreiben, also schreiben (oder tippen) Sie einfach (und deutlich) nur die Auswahlmöglichkeiten, Aufgaben, Aktionsschritte und so weiter.
- Zeichnen Sie es auf – buchstäblich, wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie mit dem Notieren nicht Schritt halten können, ziehen Sie in Betracht, das Meeting aufzuzeichnen (z. B. auf Ihrem Smartphone, iPad, Aufnahmegerät usw.), aber stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer sich dessen bewusst sind werden aufgezeichnet. Sie sollten das Band zwar nicht verwenden, um eine Wort-für-Wort-Mitschrift des Meetings zu erstellen, es kann jedoch nützlich sein, wenn Sie Klärungsbedarf haben.
#3. Protokolle schreiben oder transkribieren
Wenn das Meeting beendet ist, stellen Sie Ihre Notizen zusammen und verfassen Sie das Protokoll. Hier sind einige Hinweise, die nützlich sein könnten:
- Versuchen Sie nach dem Meeting möglichst schnell das Protokoll zu schreiben, solange Sie noch alles frisch im Kopf haben.
- Untersuchen Sie Ihre Gliederung und nehmen Sie notwendige Änderungen oder Klarstellungen vor. Stellen Sie sicher, dass alle Entscheidungen, Maßnahmen und Anträge vollständig dokumentiert sind.
- Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen angeben.
- Wir schlagen vor, im Protokoll des Verwaltungsrats eine kurze Beschreibung jeder durchgeführten Maßnahme sowie die Begründung der Entscheidung abzugeben.
- Wenn es vor der Verabschiedung eines Antrags viele Debatten gab, tragen Sie die Hauptargumente dafür und dagegen ein.
- Kürzen und klarstellen, damit das Protokoll gut lesbar ist.
Hier sind ein paar Dinge, die Sie beim Format des Besprechungsprotokolls beachten sollten:
- Objektivität wahren.
- Verwenden Sie durchgehend die gleiche Zeitform.
- Vermeiden Sie es, außer Bewegungen und Sekunden aufzuzeichnen, Namen zu nennen.
- Persönliche Beobachtungen sollten vermieden werden; das Protokoll soll nur Tatsachen enthalten.
- Versuchen Sie nicht, andere Dokumente zusammenzufassen, wenn Sie darauf verweisen müssen. Geben Sie stattdessen einfach deren Standort an oder hängen Sie sie als Anhang an.
#4. Teilen oder Verteilen von Besprechungsprotokollen
Stellen Sie vor der Verteilung Ihres Sitzungsprotokolls sicher, dass der Vorsitzende das Protokoll zur Verteilung überprüft, aktualisiert und/oder genehmigt hat. Solange dies nicht geschieht, sind sie kein offizielles Protokoll eines Treffens. Abhängig von Ihrem Vorstand kann das Protokoll auch vor Beginn der nächsten Sitzung formell genehmigt werden.
Die Methode des Teilens oder Verteilens wird durch die von Ihnen und Ihrem Unternehmen verwendeten Technologien bestimmt. Da Protokolle und andere Unterlagen viel Papier erzeugen können, ist es ideal, einen papierlosen Freigabeansatz zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise ein Textverarbeitungsprogramm (wie Microsoft Word) verwenden, das die Online-Freigabe nicht unterstützt, möchten Sie möglicherweise eine PDF-Datei des Dokuments erstellen und es zusammen mit Anhängen oder Besprechungsdokumenten per E-Mail versenden. Wenn Sie alle Google Docs für Meeting-Einladungen, Tagesordnungen und andere Dokumente verwenden, können Sie das Dokument einfach mit dieser Gruppe „teilen“, nachdem es fertig ist. Ausschuss- oder Vorstandsmitglieder können die Dokumente einfach online einsehen und dabei einige Bäume sparen!
Cloud-Sharing
Wenn Ihre Organisation ein Cloud-basiertes Mitgliederverwaltungssystem verwendet, können Sie das Protokoll als Webseite veröffentlichen und den Zugriff auf die Ausschuss- oder Vorstandsmitglieder je nach Bedarf beschränken. Sie können ein sicheres Online-Intranet für Ihren Vorstand und Ihre Ausschüsse aufbauen, indem Sie Webseiten nur für Mitglieder verwenden.
#5. Ablage/Aufbewahrung von Sitzungsprotokollen
Die meisten Ausschüsse und Gremien prüfen und genehmigen oder ändern das Protokoll zu Beginn der nächsten Sitzung. Sobald Sie alle wesentlichen Änderungen vorgenommen haben, muss das Protokoll zur späteren Bezugnahme archiviert werden. Einige Firmen halten diese möglicherweise online (z. B. in Google-Dokumenten oder SkyDrive) und sichern diese auch auf einer externen Festplatte. Möglicherweise müssen Sie auch Papierkopien ausdrucken und aufbewahren oder diese einem Mitarbeiter oder Vorsitzenden zur Ablage vorlegen.
Beispiel für Besprechungsprotokolle
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Meeting-Protokoll aussieht:
Gibt es eine Vorlage für Sitzungsprotokolle?
Klar, es gibt Vorlagen für Besprechungsprotokolle. Hier ist eine:
Was sollte nicht im Sitzungsprotokoll enthalten sein?
Besprechungsprotokolle sollten keine persönlichen Meinungen oder wertende Bemerkungen enthalten. Jede Aussage sollte so objektiv wie möglich sein. Vermeide es, dir Notizen zu jedem einzelnen Gesagten zu machen. Das Protokoll sollte kurz sein und die Hauptthemen der Sitzung umreißen.
Abschließend,
Besprechungsprotokolle sind entscheidend – schließlich erfassen sie die wesentlichen Informationen einer Besprechung. Aber das Führen und Vorbereiten von Protokollen muss keine lästige Pflicht sein. Mit dem, was wir in diesem Artikel gesagt haben, sollte das Schreiben von Besprechungsprotokollen für Sie kein großer Aufwand mehr sein.
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Bibliographie
