Eine Matrix-Management-Organisation ermöglicht es Mitarbeitern, an mehrere Manager zu berichten. Einige Unternehmen verwenden Matrixmanagement, um ihre Abläufe zu rationalisieren. Auch wenn diese Art von Organisation nicht jedermanns Sache ist, ist es wichtig, ihre Vorteile und Anwendung zu verstehen, um zu beurteilen, ob sie für Sie und das Unternehmen, für das Sie arbeiten, am besten geeignet ist. In diesem Beitrag werden wir die Struktur des Matrixmanagements, ihre Vor- und Nachteile sowie die optimale Implementierung an Ihrem Arbeitsplatz untersuchen.
Was ist Matrixmanagement?
Matrix-Management ist die Organisationsstruktur, die von Unternehmen verwendet wird, um die Aufgaben der Mitarbeiter zu verteilen und sie an zahlreiche Vorgesetzte berichten zu lassen. Der Projektmanager und der Funktionsmanager sind die beiden grundlegenden Befehlsketten im Matrixmanagement.
Aufgrund der zahlreichen Matrix-Managementstile ist es entscheidend zu verstehen, was sie zu erreichen versuchen, um zu beurteilen, ob diese Art von Management für Sie und Ihr Unternehmen geeignet ist.
Arten des Matrixmanagements
Matrix-Managementstile können in drei Kategorien unterteilt werden:
#1. Schwache Matrix
Der Projektleiter hat in diesen Matrixsystemen wenig Autorität. Dies könnte bedeuten, dass sie nicht gemeldet werden. In einer schwachen Matrix verlagert sich die Macht auf den funktionalen Manager, während Projektmanager eher eine Rolle als Projektkoordinator einnehmen.
#2. Ausgewogene Matrix
Projektmanager und Funktionsmanager haben in einer ausgewogenen Matrix die gleiche Autorität und Macht. Projektmanager identifizieren die für ein Projekt erforderlichen Fähigkeiten, und Funktionsmanager weisen Personal zu, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Mitglieder des Teams halten beide Manager über ihre Fortschritte und Prioritäten auf dem Laufenden.
#3. Starke Matrix
Projektmanager haben die größte Autorität in einer starken Matrix, und Teammitglieder berichten an sie. Dies bedeutet, dass Projektmanager auch Ressourcen aufteilen und jedem Teammitglied Verantwortlichkeiten zuweisen müssen. Eine leistungsstarke Matrix hat oft einen Fachmann mit dem größten Einfluss auf ein Projekt, sodass die Teammitglieder ihre Kommunikation an dieses einzelne Management richten können.
Verantwortlichkeiten und Rollen in einer Matrix-Managementstruktur
Obwohl eine Matrixverwaltungsstruktur verschiedene Funktionen hat, sind die folgenden die wichtigsten.
#1. Matrix-Mitarbeiter
Einzelne Mitwirkende in einer matrixbasierten Organisation werden als Matrixmitarbeiter bezeichnet. Wie bereits erwähnt, werden Matrix-Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten von mehreren Abteilungen zur Durchführung verschiedener Projekte eingesetzt. Infolgedessen müssen sie sowohl ihrem Funktionsleiter als auch ihren direkten Vorgesetzten Bericht erstatten. Es ist auch erforderlich, dass sie ihre Fähigkeiten regelmäßig verbessern und für ihre aktuelle Funktion relevant bleiben, um problemlos in anderen Initiativen eingesetzt werden zu können.
#2. Funktionale Manager
Funktionsmanager (ein anderes Wort für Projektmanager) sind für eine bestimmte Funktion oder ein bestimmtes Projekt verantwortlich. Sie benötigen verschiedene Arten von Ressourcen, um ihre Lieferverpflichtungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zu erfüllen. Infolgedessen kontaktieren sie regelmäßig die entsprechenden Ressourcenmanager, um Praktiker an Bord zu nehmen oder zu entlassen. Sobald Ressourcen einer funktionalen Einheit zugewiesen sind, ist es die Rolle des funktionalen Managers, deren Tagesgeschäft zu überwachen. Während sie in diesem Projekt eingesetzt werden, haben die Ressourcen eine gepunktete Berichtslinie zum funktionalen Manager.
#3. Linienmanager
Innerhalb der Matrixorganisation berichtet jede Ressource direkt an einen Linien- oder Abteilungsleiter. Diese Manager sind für Aufgaben wie Leistungsbeurteilungen, Vergütungsanpassungen, Schulungs- und Entwicklungspläne usw. zuständig. Sie sind nicht für die täglichen Handlungen ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter (DRs) verantwortlich, aber sie nutzen das Leistungsfeedback der relevanten Funktionsmanager, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Sie werden auch als Personalmanager bezeichnet, und die Berichtslinie zwischen einem Manager und einem DR wird nicht häufig geändert. In einer Matrixorganisation kann ein Mitarbeiter ebenfalls sowohl Funktionsleiter als auch Linienvorgesetzter sein.
So implementieren Sie eine Matrix-Management-Struktur
Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um eine Matrix-Verwaltungsstruktur an Ihrem Arbeitsplatz korrekt bereitzustellen:
#1. Legen Sie fest, wem die Mitarbeiter Bericht erstatten.
Die Erfassung aller Mitarbeiter und laufenden Projekte ist der erste Schritt zur Implementierung eines Matrixmanagementsystems im Unternehmen. Sobald Sie festgestellt haben, welche Talente für ein bestimmtes Projekt erforderlich sind, weisen Sie diesen Projekten einzelne Mitarbeiter oder Teams zu und legen Sie fest, wem sie unterstellt sind.
Dies kann den Mitarbeitern helfen, ihre Vorgesetzten zu identifizieren und eine effizientere Kommunikation zu fördern. So bleiben Sie und Ihr Personal organisiert und der Betrieb läuft reibungslos.
#2. Achte auf eine klare Kommunikation
Für Manager ist es wichtig, sich bei ihren Mitarbeitern zu melden. Sehen Sie, ob Sie etwas für sie tun können oder ob Sie Fragen beantworten können.
Wenn Sie eine gute Kommunikation aufrechterhalten und ein aktives Zuhörer sind, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich um sie kümmern und zuverlässig sind. Wenden Sie sich regelmäßig an sie, insbesondere wenn Probleme auftreten.
Pflegen Sie einen offenen Kontakt zu Ihren verschiedenen Vorgesetzten, wenn Sie ein Angestellter sind. Es ist wichtig, sie über alle Probleme sowie den Status Ihres Projekts auf dem Laufenden zu halten. Es ist auch wichtig, die Gedanken Ihrer Teammitglieder zu schätzen.
Auch wenn Sie anderer Meinung sind, seien Sie ein aufmerksamer Zuhörer und empfänglich für das, was sie zu sagen haben. Gute Beziehungen zu Ihrem Management sowie zu Ihren Teammitgliedern können zu einem schnelleren Projektfortschritt beitragen.
#3. Beachten Sie, was funktioniert und was nicht.
Achten Sie genau auf den Erfolg und die Probleme jedes Projekts. Dies kann beinhalten, ob alle erfolgreich kommunizieren, ob Teammitglieder eine bestimmte Fähigkeit auf neue Weise nutzen können oder ob das Projekt von weniger Management profitieren würde.
Notieren Sie sich, was nicht funktioniert, damit Sie ähnliche Situationen in Zukunft vermeiden können. Denken Sie auch daran, was das Team erfolgreich macht, und wenden Sie diese Informationen auf das nächste Projekt an.
Vorteile einer Matrix-Managementstruktur
Obwohl die Matrixverwaltungsstruktur komplexer ist als die hierarchische Struktur, hat sie zahlreiche Vorteile. Das Matrixdesign hat mehrere Vorteile, darunter klare Projektziele, effektive Ressourcennutzung, frei fließende Informationen und Schulungen für Projektmanager.
#1. Projektziele angeben
Das Matrix-Organisationsdesign kann helfen, die Projektziele zu verdeutlichen. Wenn Ihr Team seinen Fortschritt sowohl dem Projektmanager als auch dem Abteilungsleiter meldet, ist es wichtig, Projektziele festzulegen. Die Projektorganisation wird zur Priorität, wenn sich der Projektleiter von anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung unterstützt fühlt.
Angenommen, Ihr Team arbeitet an einem App-Entwicklungsprojekt. Da Sie eine Matrixstruktur haben, berichten Ihnen die IT-Entwickler als Projektleiter und Leiter der IT-Abteilung. Das Projektziel ist die Entwicklung einer mobilen Keyword-Suchsoftware für Marketer. Die App wird schneller produziert, wenn IT-Abteilungsleiter und Projektleiter den IT-Entwicklern ein klares Projektziel kommunizieren.
#2. Effiziente Ressourcennutzung
Da Teams aus Fachleuten aus vielen Abteilungen bestehen, sorgt die Matrixstruktur für die effizienteste Nutzung von Ressourcen. Dies verringert die Gemeinkosten sowie die Zeit, die zum Ausführen einer Aufgabe erforderlich ist. In einer hierarchischen Struktur, in der jedes Team nur einem Manager unterstellt ist, gibt es weniger Manager pro Team. Da ihnen Personal mit unterschiedlichen Fachgebieten fehlt, kann es länger dauern, bis diese Teams ein einzelnes Projektergebnis fertigstellen.
Szenario: Das Team, das die Keyword-Recherche-App entwickelt, kann Spezialisten aus den Abteilungen IT, Finanzen und Marketing umfassen. Wenn diese Teammitglieder ihren Abteilungsleitern und Projektmanagern erfolgreich Bericht erstatten, steigern sie die Teamproduktivität, sparen Zeit und schließen das Projekt schneller ab.
Das Matrixteam spart Geld, da Unternehmen jedes Mal, wenn ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung ohne eine kombinierte Gruppe von Spezialisten entwickelt wird, Teams neu zusammenstellen und möglicherweise neue Teammitglieder einstellen müssten.
#3. Freier Informationsfluss
Das Arbeiten in einer Matrixstruktur ermöglicht einen freien Informationsfluss zwischen den Teams, da jedes Team vielen Führungskräften unterstellt ist. In einer hierarchischen Struktur müssen Teammitglieder daran denken, Informationen weiterzugeben, aber die Matrix erfordert einen Informationsfluss. Die Weitergabe von Informationen an mehrere Führungskräfte mag zeitaufwändig erscheinen, aber mit dem richtigen Projektmanagementsystem müssen die Teammitglieder wenig oder gar keine Arbeit mehr leisten.
Szenario: Würde sich das Entwicklerteam der Keyword-Recherche-App einfach beim Projektleiter melden, könnten Informationen über einen Bug-Patch verloren gehen. Wenn es jedoch Teil des Matrixprozesses ist, ist die Übermittlung von Informationen an den Leiter der IT-Abteilung einfach.
#4. Ausbildung zum Projektmanagement
Die ausgeprägte Struktur der Matrixorganisation lässt Projektleitern viel Entscheidungsspielraum. Projektmanager sind dafür verantwortlich, ihre Teams durch den Projektlebenszyklus zu führen. Diese Struktur testet Projektmanager und bereitet sie darauf vor, funktionsübergreifende Manager in anderen Bereichen zu werden.
Szenario: Ihr Team trifft während der Arbeit an diesem Projekt auf mehrere Fehlerbehebungen und eine Verzögerung im Projektzeitplan. Es ist Ihre Pflicht als Projektleiter, mit dem Leiter der IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um alle Bedenken erfolgreich zu lösen. Als Ergebnis entdecken Sie eine persönliche Leidenschaft für die IT – sowie eine potenzielle zukünftige berufliche Chance.
#5. Teambindung
Durch die gemeinsame Positionierung der Spezialisten bleibt das Produktteam in der Matrixorganisation stark. Diese Teammitglieder werden Projektmanagern zugeordnet, nachdem sie unter funktionalen Abteilungsleitern gearbeitet haben. Die Zusammenarbeit mit Spezialisten macht in der Regel Spaß und kann die Projektleistung steigern.
Szenario: Während des Keyword-Recherche-App-Projekts besteht das Projektteam aus zahlreichen IT-, Marketing- und Finanzspezialisten, die die Feinheiten der Entwicklung einer App für Telefonbenutzer verstehen. Diese Gruppe von Spezialisten wird voraussichtlich auch in Zukunft in zahlreichen Projekten zusammenarbeiten.
Nachteile der Matrix-Organisationsstruktur
Die Matrixorganisation hat ebenso wie die hierarchische Berichtsstruktur Nachteile. Die meisten Nachteile ergeben sich aus der Komplexität dieser Struktur. Während komplizierte Designs nützlich sein können, wenn sie funktionieren, können sie auch zu Meinungsverschiedenheiten führen und die Dinge komplizierter machen.
#1. Komplexer Stil der Berichterstattung
Die Komplexität der Matrixorganisation kann negativ sein, da Teams möglicherweise Schwierigkeiten haben, zu bestimmen, wem sie wann Bericht erstatten sollen. Während das Ziel der Matrix darin besteht, Teams zu unterstützen, hat sie das Potenzial, Projekte zu komplizieren und den gesamten Prozess zu verwirren.
Lösung: Die beste Methode, um einen Meldefehler zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Mitglied der Matrix versteht, an wen und wie es berichten muss. Die Matrixstruktur kann durch den Einsatz einer intuitiven Projektmanagement-Software vereinfacht werden, die die teamübergreifende Zusammenarbeit unterstützt.
#2. Langsame Reaktionszeit
Die Komplexität der Matrix kann zu verzögerten Reaktionszeiten führen, was zu Projektverzögerungen führen kann. Die Notwendigkeit, Informationen an mehrere Personen weiterzugeben, führt zu langsamen Reaktionszeiten. Es ist positiv, dass mehr Personen teilnehmen, aber es braucht Zeit, um Informationen an weitere Personen weiterzugeben.
Lösung: Durch den Einsatz eines Projektmanagementsystems wird das Problem der schlechten Antwortzeiten der Matrixstruktur behoben. Als Single Source of Truth kann Asana Doppelarbeit reduzieren und die Sichtbarkeit bei Teams und Führungskräften erhöhen.
#3. Widersprüchliche Ideen
Wenn der Projektmanager und der Abteilungsleiter nicht auf derselben Seite sind, kommt es zu widersprüchlichen Anleitungen. Während die Matrixstruktur die Teamarbeit fördern soll, kann sie je nach beteiligten Persönlichkeiten den gegenteiligen Effekt haben.
Um widersprüchliche Leitlinien zu vermeiden, implementieren Sie einen Mechanismus, der es Managern ermöglicht, direkt miteinander in Kontakt zu treten. Manager, die sich an Projektzielen orientieren und auf derselben Seite bleiben, können Teammitglieder davon abhalten, sich in der Mitte gefangen zu fühlen.
#4. Möglicher Konflikt
Der Hauptunterschied zwischen einer Matrix- und einer hierarchischen Struktur besteht darin, dass Teammitglieder in einer Matrixstruktur zwei Managern unterstellt sind. Dies verkompliziert die Matrixorganisation und legt den Teammitgliedern größere Verantwortung auf. Zwei Manager zu haben, könnte den Teammitgliedern mehr Feedback und Unterstützung geben, aber es kann auch zu Konflikten führen.
Lösung: Es ist wichtig, dass der Abteilungsleiter und der Projektmanager miteinander kommunizieren, um potenzielle Konflikte zu vermeiden. Wenn es einen Konflikt zwischen Managern gibt, sollte es nicht die Verantwortung des Teams sein, zwischen ihnen zu wählen. Manager können Konflikte vermeiden, indem sie von Anfang an klare Projektziele festlegen und zusammenarbeiten, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, sei es persönlich oder über virtuelle Plattformen.
#5. Prioritäten verwalten
Wenn Vorgesetzte nicht zusammenarbeiten, kann es für Teammitglieder schwierig sein, Prioritäten in einer Matrixstruktur zu jonglieren. Wenn der Abteilungsleiter glaubt, dass seine Aufgaben am wichtigsten sind und der Projektmanager zustimmt, kann es für das Team schwierig sein, zu entscheiden, welchem Rat des Managers Priorität eingeräumt werden soll.
Wenn Teammitglieder aufgrund von Missverständnissen zwischen den Vorgesetzten Schwierigkeiten haben, Aufgaben zu priorisieren, liegt es an den Managern, die Aufgaben des Teams zu besprechen und zu entscheiden, was zuerst erledigt werden soll. Die meisten Herausforderungen, die sich aus der Matrixstruktur ergeben können, können mit guter Teambeteiligung, Kommunikation und Klarheit gelöst werden.
Erforderliche Fähigkeiten, um ein effektiver MatrixLeader zu werden
Ein Projektleiter oder Linienmanager führt das Team zum Erfolg. Folglich müssen sie Soft Skills entwickeln, um den reibungslosen Betrieb des Teams zu gewährleisten.
Die folgenden sind einige der bemerkenswertesten:
#1. Streitbeilegung
Wenn Mitarbeiter verschiedener Abteilungen an einem Projekt zusammenarbeiten, bringen sie mehrere Perspektiven ein, was häufig zu Meinungsverschiedenheiten und Diskrepanzen führt. Um diese Unterschiede zu lösen und die Teamharmonie aufrechtzuerhalten, muss jeder Manager praktische Fähigkeiten zur Konfliktlösung beherrschen.
#2. Kommunikation und Zusammenarbeit
Ein Projekt- oder Funktionsmanager ist dafür verantwortlich, Rollen und Aufgaben an alle Teammitglieder zu kommunizieren und gleichzeitig Transparenz zu wahren. Daher müssen sie über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Darüber hinaus erfordert eine Matrixstruktur den nahtlosen Austausch von Wissen, Dateien usw. zwischen Abteilungen, was die Zusammenarbeit zu einer wesentlichen Fähigkeit für Manager macht.
#3. Analytische Fähigkeiten, die verfeinert wurden
Ein Projektmanager und ein Ressourcenmanager in einer Matrixorganisation können auf eine Vielzahl von Schwierigkeiten stoßen, die sich auf ein Projekt auswirken können. Ungleichmäßige Verteilung der Arbeitslast, Rückzug, verminderte Produktivität, anrechenbare Verluste, Termin-/Budgetüberschreitungen und so weiter sind einige davon. Manager müssen ihre analytischen Fähigkeiten verbessern, um fundierte Urteile zu fällen, den am besten geeigneten Projekt- und Ressourcenplan zu erstellen und mit solchen Problemen umzugehen.
#4. Einflussreicher Status
Gute Überzeugungskraft ist erforderlich, um alle auf die gleiche Seite zu bringen, das große Ganze zu sehen und alle zu drängen, ein gemeinsames Ziel anzustreben.
Um andere dazu zu bewegen, es ihm gleichzutun, muss ein effektiver Manager mit gutem Beispiel vorangehen und eine gute Ethik demonstrieren.
#5. Die Fähigkeit Probleme zu lösen
Eine problemlösende Denkweise ist unerlässlich, um Herausforderungen im Griff zu behalten und sie schneller und effizienter zu lösen. Daher muss jeder Funktions- und Linienmanager eine positive Einstellung sowie eine Problemlösungsstrategie haben.
Zusammenfassung
Eine Matrixorganisation ist ein hierarchisches Organisationsmodell, das sich in Bezug auf Produktivität und Organisation am Arbeitsplatz bewährt hat. Die Organisation pro Projekt zu organisieren, ist jedoch nicht das Erfolgsgeheimnis. Ebenso bedeutsam ist die entsprechende Managementstrategie. Um die wahren Vorteile dieser Art von Organisationsstrukturen langfristig zu nutzen, ist es entscheidend sicherzustellen, dass Manager verstehen, wie sie kommunizieren, mit ihren Emotionen umgehen und zukünftige Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens treffen. Agiles Projektmanagement, aber auch andere Initiativen wie Diversity Management und Frugal Innovation sind daher dringend anzuraten.
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Bibliographie
