Eine starke Berufsorientierung hilft den Mitarbeitern, sich besser mit einem Unternehmen vertraut zu machen. Dies kann zu einer besseren Produktivität, mehr kollaborativen Teammitgliedern und höheren Bindungsraten führen. Als Manager müssen Sie für neue Mitarbeiter ein klares Verfahren zur Arbeitsorientierung festlegen, damit sie sich wohl fühlen, sicher sind und bereit sind, nützliche Arbeit zu leisten. In diesem Beitrag besprechen wir, was eine Berufsorientierung ist, welche Vorteile sie hat, was darin enthalten sein sollte und wie man sich darauf vorbereitet.
Was ist eine Berufsorientierung?
In den ersten Tagen der Anstellung eines neuen Mitarbeiters findet eine Berufsorientierung statt. Dazu gehört es, sie ihrem Team vorzustellen, ihren Arbeitsplatz vorzuführen und die Dokumentation neuer Mitarbeiter auszufüllen. Mitarbeiter verbringen in der Regel einen Teil ihrer Berufsorientierung damit, sich mit Onboarding-Informationen wie Kleiderordnung, Vergünstigungen und Gehalt zu befassen.
Auch ein neuer Mitarbeiter absolviert sein Berufsorientierungsverfahren in der Abteilung, in der er arbeiten wird. Sie können diese Zeit nutzen, um ihnen ihre täglichen Aufgaben zu erklären, sie mit der Software oder Ausrüstung vertraut zu machen, die sie verwenden werden, und sie den Teammitgliedern vorzustellen, mit denen sie zusammenarbeiten werden. Der Prozess der Berufsorientierung sollte für neue Mitarbeiter einladend und angenehm sein und ihnen das Gefühl geben, willkommen zu sein und sich auf den Beginn ihrer Aufgaben freuen zu können.
Vorteile eines Berufsorientierungsprozesses
Wenn man den Arbeitnehmern ermöglicht, sich im Rahmen des Berufsorientierungsprozesses mit ihren Rollen und der Organisation vertraut zu machen, kann dies ihr Wohlbefinden steigern und sie dazu ermutigen, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Im Folgenden sind einige der häufigsten Vorteile der Durchführung eines Berufsorientierungsprozesses aufgeführt:
#1. Bietet ein klares Verständnis der Unternehmensstandards und Arbeitspflichten:
Mitarbeiter, die im Rahmen des Einarbeitungsprozesses konkrete Informationen zu Richtlinien, Standards und Verantwortlichkeiten erhalten, neigen eher dazu, die Regeln der Organisation zu befolgen oder ihre Aufgaben klarer zu erfüllen.
#2. Steigert Produktivität und Effizienz:
Wenn den Mitarbeitern ein klarer und vollständiger Prozess zur Berufsorientierung geboten wird, kann dies ihr Vertrauen in ihre Fähigkeit stärken, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, die den Zielen der Organisation entspricht. Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter dadurch wohler und sicherer, was zu weniger Fehlern bei der Arbeit und einer höheren Produktivität führt.
#3. Fördert eine kollaborativere Umgebung:
Wenn Sie einen Orientierungsprozess etablieren, der neue Mitarbeiter in ihre Teams einlädt und willkommen heißt, fühlen sie sich stärker mit ihren Kollegen verbunden und sind motivierter, mit Teammitgliedern und Vorgesetzten zusammenzuarbeiten.
Was sollte eine Berufsorientierung beinhalten?
Wenn Mitarbeiter ihre neue Stelle antreten, sollten Sie sicherstellen, dass ihre Einarbeitung alles abdeckt, was sie wissen müssen. Die folgende Liste stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Fakten übersehen und so eine möglichst erfolgreiche Berufsorientierung schaffen.
#1. Überblick über die Organisation
Auch wenn Ihr Vorstellungsgespräch gründlich ist, werden potenzielle Arbeitnehmer Fragen zum Unternehmen, seinen Grundsätzen und seiner Kultur haben. Wenn Sie diese Informationen im Voraus weitergeben, können Sie einige der häufigsten Anfragen neuer Mitarbeiter vorhersehen.
#2. Verfahren und Richtlinien
Dieser Aspekt des Berufsorientierungsprozesses macht vielleicht keinen Spaß, ist aber notwendig. Unternehmensrichtlinien und -verfahren (P&P) beschreiben alle Regeln und Vorschriften, die Mitarbeiter während der Arbeit befolgen müssen. Dazu gehören Sicherheitsregeln, Richtlinien zur Kleiderordnung, Gerechtigkeitsrichtlinien und Informationen darüber, wie mit P&P-Verstößen umgegangen wird.
#3. Vorteile und Zahlungsinformationen
Den Mitarbeitern sollten von Anfang an alle benötigten Informationen zu Vergünstigungen und Zahlungen zur Verfügung gestellt werden. Dies ist einer der verwirrenderen Aspekte beim Beginn eines neuen Jobs. Mitarbeiter können tagelang abgelenkt sein, wenn Fragen zu Gesundheitsleistungen, Versicherungsschutz und Gehaltsabrechnung nicht effektiv bearbeitet werden.
#4. Verantwortlichkeiten und Rollen
Führungskräfte werden verwirrt sein, wenn Pflichten und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, bevor ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird. Die Mitarbeiterorientierung sollte definieren, was in ihrer Stellenbeschreibung steht und was nicht. Dies wird neuen Teammitgliedern helfen, sich weiterhin auf die wichtige Arbeit zu konzentrieren.
#5. Rundgang durch die Einrichtungen
Dies ist ein entscheidender Bestandteil der Berufsorientierung, wenn Ihre neuen Mitarbeiter vor Ort sind oder an hybrider Arbeit teilnehmen. Am wichtigsten ist, dass der neue Mitarbeiter bei einer Betriebsbesichtigung weiß, wo sich sein Schreibtisch befindet oder wo er arbeiten kann. Auf praktischer Ebene sollte der Rundgang nicht nur beinhalten, dass man ihnen zeigt, wo sich der Pausenraum und die Toiletten im Büro befinden, sondern auch, wo man Kaffee, Snacks und Büromaterial bekommt.
#6. Vorstellung des neuen Teams
Abschließend sollten Teamvorstellungen in die Berufsorientierung einbezogen werden. Dazu gehören auch die Leute, mit denen Ihre neuen Mitarbeiter täglich zusammenarbeiten werden. Möglicherweise möchten Sie auch den Kontakt zu potenziellen Kooperationspartnern erleichtern – beispielsweise möchte ein neuer Marketingmanager einen Vertriebsleiter um Ratschläge zu Kampagnen bitten.
Es ist auch eine gute Idee, bestehende Teammitglieder zu einem Treffen mit neuen Mitarbeitern einzuladen, um sie zu begrüßen und ihnen zu erklären, wie sie zusammenarbeiten werden (oder in Zukunft zusammenarbeiten könnten).
#7. Überlegungen zur Remote-Joborientierung
Viele Mitarbeiter führen Berufsorientierungen mittlerweile virtuell durch. Trotz der Einschränkungen kann diese Art der Orientierung genauso interessant und sinnvoll sein wie eine persönliche Orientierung. Hier ein paar Hinweise, um virtuelle Teams genauso wertvoll zu machen wie Mitarbeiter vor Ort:
- Anstatt einen Rundgang durch die Einrichtungen zu machen, sollten Sie diesen Mitarbeitern Anwendungen wie Slack und Zoom sowie Verbindungen zu Remote-Schulungsressourcen vorstellen.
- Stellen Sie sicher, dass virtuelle Mitarbeiter über alle anwendbaren Vorteile informiert sind (z. B. ein Stipendium für den Kauf von Home-Office-Materialien) und überlegen Sie, wie sie das virtuelle Onboarding durchführen können.
- Helfen Sie neuen Mitarbeitern bei der Integration, indem Sie Informationen über virtuelle gesellschaftliche Zusammenkünfte, unternehmensweite Meetings usw. verbreiten.
- Organisieren Sie ein virtuelles Kennenlerntreffen, um dem neuen Team des Mitarbeiters die Möglichkeit zu geben, Hallo zu sagen.
- Mit einer festlichen E-Mail heißen Sie neue Mitarbeiter im Unternehmen oder in der Abteilung willkommen.
- Unterstützen Sie den neuen Mitarbeiter bei der Planung virtueller Kaffeetermine mit wichtigen Stakeholdern.
Orientierung für neue Mitarbeiter: So bereiten Sie sich vor
Jede hervorragende Berufsorientierung beginnt, bevor der neue Mitarbeiter überhaupt die Tür betritt. Wenn Sie sich rechtzeitig vorbereiten, werden sich Ihre Mitarbeiter von Anfang an willkommen, wohl und sicher fühlen.
Hier finden Sie einige Hinweise, die der Personalabteilung, der Personalabteilung und den Managern bei der Vorbereitung auf die Einarbeitung helfen sollen.
#1. Teilen Sie den Plan im Voraus mit.
Teilen Sie neuen Mitarbeitern die Einarbeitungspläne im Voraus mit – wenn möglich mindestens eine Woche –, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dies kann so einfach sein wie eine E-Mail mit dem Zeitplan für den ersten Tag. Wenn Sie abenteuerlustig sind, können Sie ein digitales Willkommenspaket mit häufig gestellten Fragen erstellen. Die Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, egal wie Sie vorgehen, wenn Sie ihnen einen Hinweis darauf geben, was sie erwartet.
#2. Bereiten Sie Ihre Ressourcen und Ausrüstung vor.
Übersehen Sie diesen wichtigen Schritt nicht, wenn Sie Ihren neuen Schreibtisch abwischen oder ihnen einen Laptop schicken. Stellen Sie sicher, dass Sie alles bereit haben, damit Ihre Mitarbeiter eine erfolgreiche erste Arbeitswoche haben, von einer zusätzlichen Computermaus bis zum Mitarbeiterhandbuch.
#3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team bereit ist, „Willkommen“ zu sagen.
Kommunizieren Sie vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters mit dem aktuellen Personal. Der Übergang wird reibungsloser verlaufen, wenn sie bereit sind, bei der Begrüßung eines neuen Teammitglieds behilflich zu sein. Es können auch Zeitpläne koordiniert werden, um sicherzustellen, dass jeder für ein Willkommensmittagessen oder eine Kaffeepause erreichbar ist.
5 Tipps für eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Diese 5 Tipps helfen Ihnen dabei, die größtmögliche Erfahrung bei der Mitarbeiterorientierung zu schaffen, da Sie nun wissen, was Sie einbeziehen und wie Sie sich vorbereiten müssen.
#1. Konzentrieren Sie sich auf die Anforderungen des neuen Mitarbeiters.
Bei manchen Berufsorientierungsseminaren wird viel zu viel Zeit darauf verwendet, die Organisation zu besprechen. Studien deuten jedoch darauf hin, dass die Betonung der Identität eines neuen Mitarbeiters im Hinblick auf die Mitarbeiterbindung weitaus effektiver ist.
Anstatt neuen Mitarbeitern beizubringen, sich in die Unternehmenskultur einzufügen, versuchen Sie, Möglichkeiten zu schaffen, damit sie zu einem „Kulturzuwachs“ werden. Beteiligen Sie sich während der Berufsorientierung an Gesprächen über Ziele und persönliche Werte. Erkundigen Sie sich, wie sich neue Mitarbeiter einbringen wollen. Anstatt Verhaltensanforderungen zu projizieren, können diese Gespräche dazu beitragen, ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen.
#2. Geben Sie ihnen sofort das Gefühl, willkommen zu sein.
Am ersten Tag fühlen sich neue Mitarbeiter wahrscheinlich überfordert. Kleine Gesten, die den Menschen helfen, sich wohl zu fühlen, würden viel bewirken. Sie können beispielsweise ein T-Shirt mit Firmenlogo auf dem Schreibtisch liegen lassen oder sie mit frisch gebrühtem Kaffee und Frühstücksgebäck begrüßen. Es ist der Gedanke, der in dieser Situation zählt.
#3. Machen Sie einen Zeitplan.
Sie können Zeit sparen, indem Sie einen Zeitplan für die Berufsorientierung entwerfen. Sie werden viele Fragen antizipieren und vermeiden, wenn Sie sie mit allen Beteiligten besprechen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: den neuen Mitarbeiter bei einem reibungslosen Übergang zu unterstützen.
#4. Nutzen Sie eine computergestützte Orientierungscheckliste.
Eine digitale Checkliste für Neueinstellungen, ähnlich einem Stundenplan, stellt sicher, dass alle (und alles) auf dem gleichen Stand sind. Es kann mit einer Mitarbeiterengagement-Lösung wie Asana oder mit einer einfachen Tabellenkalkulation erstellt werden. In jedem Fall hilft Ihnen die Checkliste dabei, die Entwicklung des neuen Mitarbeiters im Auge zu behalten und ihn zu organisieren.
#5. Machen Sie einige Teambuilding-Übungen.
Teambuilding hat vielleicht einen schlechten Ruf, aber es funktioniert. Es ist ein wirksames Werkzeug zum Aufbau einer künftigen Zusammenarbeit und zur Vermeidung der Unbeholfenheit, die mit so vielen Einführungen während der Orientierung einhergeht. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, einen neuen Mitarbeiter zu integrieren, sei es eine virtuelle Teambuilding-Aktivität oder eine Teamzielsetzungsübung.
#6. Feedback anfordern
Schließlich entwickeln sich die effektivsten Berufsorientierungen im Laufe der Zeit. Nutzen Sie diese Gelegenheit und erfahren Sie, was neue Mitarbeiter über das Programm denken. Sie können eine E-Mail-Umfrage nutzen oder nach einigen Wochen im Job um informelle Kommentare bitten. Das wichtigste Element beim Erhalt von Feedback ist die Umsetzung.
Was Sie als Mitarbeiter bei einer Berufsorientierung erwartet
Erwarten Sie, viele Menschen kennenzulernen und viele Informationen aufzunehmen, wenn Sie an einer neuen Berufsorientierung teilnehmen.
#1. Geschäftsbetrieb.
Ihr Arbeitgeber wird Sie höchstwahrscheinlich über die alltäglichen Abläufe aufklären, wie zum Beispiel das Ein- und Ausstempeln, wo Sie Ihre Besitztümer aufbewahren und was Sie anziehen sollen, außerdem wird er Ihnen Ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben erläutern und Ihnen die Menschen vorstellen, die Sie sein werden arbeiten mit. Außerdem werden Sie über Ihr Einkommen, Ihre Sozialleistungen und Ihre Arbeitszeit informiert.
#2. Individuelle Orientierungssitzungen im Vergleich zu Gruppenorientierungssitzungen.
Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl neuer Mitarbeiter können Sie Teil einer Orientierungsgruppe sein oder nur Sie selbst. Die Orientierung kann formell sein, mit geplanten Sitzungen an einem oder mehreren Tagen, oder sie kann lockerer sein, ohne feste Tagesordnung.
#3. Fragen und Antworten.
Da Ihnen so viele neue Informationen präsentiert werden, werden Sie zweifellos viele Fragen haben. Obwohl es wichtig ist, ein engagierter Zuhörer zu sein, zögern Sie nicht, Probleme oder Bedenken anzusprechen – aber tun Sie dies auf eine rücksichtsvolle Art und Weise, die den gesamten Orientierungsprozess nicht stört.
#4. Orientierung über Distanz.
Wenn Sie remote oder gemischt arbeiten, kann Ihre Orientierung online stattfinden. Ihnen wird gezeigt, wie Sie sich anmelden und auf die Informationen zugreifen können, die Sie benötigen, um sich mit Ihrem neuen Job vertraut zu machen.
So bereiten Sie sich als Mitarbeiter auf eine neue Berufsorientierung vor
Auch wenn Sie sich bei der Neuorientierung keine allzu großen Sorgen machen sollten – schließlich ist sich Ihr Arbeitgeber darüber im Klaren, dass es Ihr erster Tag ist – gibt es einiges, was Sie tun können, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Hier einige Hinweise für den Einstieg in eine neue Berufsorientierung:
#1. Bestätigung per Telefon oder E-Mail
Es schadet nicht, Ihren Arbeitgeber einige Tage vor der Orientierung anzurufen oder ihm eine E-Mail zu schicken, um zu erfahren, ob Sie etwas Besonderes mitbringen müssen oder ob Sie vorab etwas wissen müssen. Einige Firmen schlagen beispielsweise vor, dass Sie vor der Einarbeitung das Mitarbeiterhandbuch lesen – und wenn Ihnen Unterlagen im Voraus ausgehändigt werden, achten Sie darauf, diese sorgfältig zu lesen. So gibt es am Orientierungstag keine Überraschungen.
#2. Wie man sich kleidet
Sehen Sie professionell und gepflegt aus und kleiden Sie sich im gleichen Maß an Förmlichkeit wie bei Ihrem Vorstellungsgespräch, sofern nicht anders angegeben. Tragen Sie bequeme Schuhe, wenn Sie vorhaben, den ganzen Tag auf den Beinen zu sein.
#3. Kommen Sie früher an
Denken Sie daran, Zeit einzuplanen, um den Ort zu finden, zu parken und sich bei Ihrem Vorgesetzten zu melden. Wenn die Orientierung online stattfindet, stellen Sie sicher, dass Ihre Technologie rechtzeitig betriebsbereit ist, und melden Sie sich einige Minuten früher an. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, am ersten Tag zu spät anzureisen!
#4. Bringen Sie ein Notizbuch und einen Stift mit.
Sie können sich auf keinen Fall an alles erinnern, was Sie am ersten Tag gelernt haben, und auch wenn Sie vielleicht nicht die Möglichkeit haben, sich Notizen zu machen, ist es nützlich, die Werkzeuge zur Hand zu haben, falls Sie sich an etwas Wichtiges erinnern müssen. Anstatt mitten im Prozess zu unterbrechen, kann es hilfreich sein, Fragen aufzuschreiben, die gegen Ende der Orientierung gestellt werden sollen.
#5. Halten Sie Ihre persönlichen Daten griffbereit.
Möglicherweise werden Sie aufgefordert, ein W4-Steuerformular auszufüllen. In diesem Fall benötigen Sie Ihre Sozialversicherungsnummer sowie Ihre relevanten Steuerinformationen. Wenn Sie diese Informationen nicht sofort kennen, bringen Sie eine Kopie mit. Bringen Sie Ihre Bankdaten (Bankkonto und Bankleitzahlen) mit, damit Sie bei Bedarf eine Direkteinzahlung für Ihren Gehaltsscheck einrichten können.
#6. Bitte bringen Sie einen Snack mit.
Möglicherweise liegt ein langer Tag vor Ihnen und es gibt keine Garantie dafür, dass Sie mit Essen und Wasser versorgt werden. Bringen Sie etwas zu essen und zu trinken mit, damit Sie ausreichend Flüssigkeit zu sich nehmen und sich nicht am Mittag müde fühlen. Auf diese Weise entfliehen Sie der Launenhaftigkeit, die mit langen Hungerperioden einhergeht, und Sie kommen schnell durch die Orientierung und sind bereit für Ihren ersten Arbeitstag!
Wie lange dauert eine Berufsorientierung?
Eine normale Berufsorientierung kann zwischen einigen Stunden und einer ganzen Arbeitswoche dauern. Dies hängt in der Regel von der Komplexität der Rolle und der Organisation ab. Auch hier sollte die Berufsorientierung nicht mit dem Onboarding verwechselt werden, bei dem es sich in der Regel um einen langwierigen Prozess handelt.
Ist es für Unternehmen üblich, Mitarbeiter für die Berufsorientierung neuer Mitarbeiter zu entschädigen?
Die Orientierung findet in der Regel während der üblichen Geschäftszeiten statt und es besteht Anwesenheitspflicht. Aus diesen Gründen müssen Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Zeit entschädigen, die sie für die Orientierung aufwenden. Darüber hinaus werden viele Neueinstellungen nur dann erfolgreich sein, wenn sie eine angemessene Einweisung erhalten. Das Gesetz schreibt keine Vergütung für freiwillige und nicht verpflichtende Orientierungsveranstaltungen vor.
Was ist eine Orientierung vor der Einstellung?
Die Orientierung vor der Einstellung findet statt, bevor ein Kandidat offiziell eingestellt wird. Der Kandidat hat möglicherweise ein Stellenangebot erhalten, das jedoch von der Teilnahme an einer Reihe von Orientierungskursen und dem Bestehen verschiedener Prüfungen abhängig ist.
Abschließende Überlegungen
Eine organisierte Berufseinarbeitung ermöglicht Ihren neuen Mitarbeitern einen wunderbaren Start in Ihrem Unternehmen. Das Vernachlässigen dieser Phase kann zu einer vorzeitigen Personalfluktuation führen, die Sie verhindern möchten.
Vor diesem Hintergrund ist es von entscheidender Bedeutung, von Anfang an über eine gut durchdachte Arbeitsorientierung zu verfügen, um Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Produktivität, Leistung und ihr Engagement für Ihr Unternehmen zu steigern.
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Bibliographie
