Facility Management ist aufgrund seiner großen Reichweite schwer zu definieren. Die Funktionen des Facility Managements gehen weit über das „Management von Einrichtungen“ hinaus, während ein Sales Manager ausschließlich für die Überwachung der Leistung von Vertriebsmitarbeitern in Unternehmen verantwortlich ist. Daher ist es für Unternehmen oft schwierig, die Vorteile eines qualifizierten Facility Managers zu nutzen.
Welche Bedeutung hat also das Facility Management? Um richtig zu verstehen, was Facility Manager tun, wofür sie verantwortlich sind und welche Auswirkungen sie auf ein Unternehmen haben, ist es am besten, ihren Arbeitsbereich aufzuschlüsseln.
Was ist Facility Management?
Kurz gesagt, Facility Management sind die täglichen Aktivitäten, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die physische Umgebung einer Organisation ihre Anforderungen und kritischen Funktionen unterstützt.
Zahlreiche Faktoren tragen zu den Grundfunktionen einer Organisation bei, insbesondere wenn man die breite Palette von Unternehmen berücksichtigt, die Facility Management erfordern. Es könnte ein Schulbezirk mit vielen Gebäuden sein, ein Produktionsunternehmen mit einer einzigen großen Produktionsstätte oder eine gewerbliche Bürofläche, die eine einzelne Etage eines Wolkenkratzers in der Stadt vermietet. Unabhängig davon, in welchem Unternehmen Sie tätig sind, stellt das Facility Management (ein Facility Manager) sicher, dass Ihre physischen Räumlichkeiten und Vermögenswerte den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Warum ist Facility Management wichtig?
Alle Organisationen existieren, um eine grundlegende Rolle zu erfüllen, die vom Geldverdienen bis zur Erfüllung der Bedürfnisse einer Gemeinschaft reichen kann. Das Rückgrat jeder erfolgreichen Organisation ist das Facility Management. Sie helfen auf vielfältige Weise:
#1. Produktivität
Die erste und wichtigste Pflicht ist es, dafür zu sorgen, dass das Personal, die Mitarbeiter und die Mieter ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können. Dazu gehört sicherzustellen, dass der Ort sauber, organisiert und einsatzbereit ist. Es bedeutet auch, dass Fahrzeuge, Ausrüstung und Technologie bei Bedarf einsatzbereit sind.
#2. Sicherheit und Komfort
Sicherzustellen, dass alle Gebäudenutzer sicher und komfortabel sind, steht in engem Zusammenhang mit der Produktivität. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Gebäude und Ausrüstung überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie die Sicherheitsanforderungen erfüllen, um Haftung und Risiken zu reduzieren. Facility Manager halten Ausschau nach Methoden zur Verbesserung des Mieterkomforts.
#3. Rentabilität
Produktivität, Sicherheit und Komfort müssen effizient geschaffen werden. Da das Facility Management aufgrund seiner weitreichenden Auswirkungen auf das Unternehmen häufig die teuerste Ausgabe ist, sind alle Bemühungen zur Reduzierung überflüssiger Betriebskosten für das Geschäftsergebnis von entscheidender Bedeutung.
#4. Skalierbarkeit
Wenn Unternehmen wachsen, Kapitalanlagen erweitern, Standorte wechseln oder sich an veränderte Arbeitsumgebungen anpassen (z. B. die Einführung einer virtuellen Arbeitsumgebung), steht das Facility Management an vorderster Front, um den Erfolg dieser Transformationen zu gewährleisten. Um neue Interessenten bestmöglich beraten zu können, muss das Team mit den Einrichtungen sowie den darin untergebrachten Personen und Vermögenswerten vertraut sein.
#5. Nachhaltigkeit
Über die Einhaltung von EHS (Umwelt, Gesundheit und Sicherheit) hinaus haben Facility Manager eine soziale Verpflichtung, umweltfreundlichere Praktiken innerhalb des Unternehmens zu fördern. Dies kann die Reduzierung von Abfall, die Verbesserung der Energieeffizienz oder die Implementierung neuer Best Practices umfassen. Nachhaltiges Gebäudemanagement verbessert das Markenimage der Organisation und senkt die Gesamtausgaben für den Energieverbrauch.
Was ein Facility Manager tut und was nicht
Um richtig zu verstehen, was Facility Management ist, schauen wir uns die zwei Arten von Dienstleistungen an, die sie täglich erbringen: Hard Services und Soft Services.
#1. Harte Dienste
Physische Strukturen (die Komponenten, die nicht einfach entfernt werden können) beziehen sich auf harte Dienste. Betriebliches Facility Management ist teilweise gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern oder Gebäudenutzern zu gewährleisten:
- Instandhaltung des Gebäudes
- Wartung der HLK-Anlage
- Wasser- und Energiewirtschaft
- Aufzüge und Rolltreppen beleuchten den Brandschutz
- Entwässerung und Sanitär
Die Rolle des Facility Managements besteht in dieser Situation darin, die Möglichkeit von Unfällen und Katastrophen zu begrenzen, die zu hohen Versicherungskosten führen könnten. Unternehmen, die den Überblick über Reparaturen behalten müssen, können den Einsatz von Facility-Management-Software in Betracht ziehen.
#2. Soft-Dienste
Bei Soft Services geht es darum, den Arbeitsplatz komfortabler und sicherer zu machen.
Einige dieser Arbeitsbeschreibungen für das Facility Management sind optional und können nach Qualitäts- und Budgetprüfungen hinzugefügt oder zurückgezogen werden:
- Reinigungs- und Hausmeisterdienste
- Sicherheitsvorkehrungen
- Instandhaltung von Parkplätzen
- Schädlingsbekämpfung
- Recycling-Müllentsorgung
- Wiederauffüllung von Möbeln und Geräten
- Informationstechnologie
- Dokumentenverwaltung
- Grundstückspflege, Landschaftsgestaltung und Postmanagement
Mitarbeiter bevorzugen häufig die Funktionen des Facility Managements, um sich das Leben zu erleichtern. Unternehmen können sich mit unseren integrierten Workplace-Management-Systemlösungen einen Überblick über ihre Kosten verschaffen und diese Soft Services entsprechend priorisieren.
Facility Manager vs. Property Manager
Ein Property Manager ist eine Rolle, die häufig mit einem Facility Manager verwechselt wird, und es ist leicht zu verstehen, warum. Dies zeigt sich am deutlichsten bei Gewerbeimmobilien, wenn Eigentümer und Unternehmen getrennte Einheiten sind. Dies gilt nicht für eigengenutzte Einrichtungen (dh die Organisationsleiter sind auch die Gebäudeeigentümer).
Nichtsdestotrotz werden in bestimmten gewerblichen Immobilienumgebungen ein Property Manager und ein Facility Manager anwesend sein. Der Hausverwalter wird vom Grundstückseigentümer (Vermieter) beauftragt, während der Hausverwalter von der Wohnungsorganisation (Mieter) angestellt wird. Infolgedessen sind Property Manager für alles verantwortlich, was mit den Geschäftsgebäuden selbst zu tun hat (Gebäude- und Geländeinstandhaltung, Versorgungsunternehmen, Kapitalverbesserungen usw.), während Facility Manager für alles verantwortlich sind, was mit den Bewohnern, Mitarbeitern und Vermögenswerten zu tun hat inside (Workspace Management, Asset Maintenance, Catering etc.).
Wie ist die Organisationsstruktur einer Facility Management Abteilung?
Die Abteilungsstruktur variiert, wie die meisten Aspekte des Facility Managements, erheblich je nach Größe und Branche des Facility Managements.
Bei kleineren Unternehmen kann die Facility Management-Abteilung aus einer einzigen Person bestehen, die für alles zuständig ist. Wenn dies der Fall ist, ist der Facility Manager (oder der Facility Manager, wenn es sich um eine einzelne Einrichtung handelt) stark in das Tagesgeschäft eingebunden.
Bestimmte Dienstleistungen werden spezialisierten Fachleuten oder Teams für Einrichtungen zugewiesen, wenn die Unternehmen wachsen. Beispielsweise kann ein Wartungsleiter, Transportleiter oder Produktionsleiter an Bord geholt werden, um diese spezialisierten Dienste zu beaufsichtigen.
Einige Organisationen können ihre Verwaltung in Zonen, Standorte, Gebäude oder Regionen unterteilen, wobei ein Gebäudemanager oder Regionalmanager verantwortlich ist. In beiden Fällen steht es dem Facility Manager (oder wahrscheinlicher dem Facility Director oder Vice President of Operations) frei, strategischere Aufgaben in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zu übernehmen.
Outsourcing des Gebäudemanagements
Viele Unternehmen werden verschiedene Ebenen des Gebäudemanagements auslagern wollen (von der Auslagerung der gesamten Abteilung bis hin zu nur wenigen ausgewählten Dienstleistungen).
Durch den Wegfall interner Schulungs- und Gehaltsausgaben kann Outsourcing eine kostengünstige Lösung sein. Jede Organisation muss Kosten und Nutzen des Outsourcings für sich selbst analysieren. Spezialisiertere, weniger häufige Dienstleistungen werden häufig ausgelagert, während Standard-Routinedienste im eigenen Haus verbleiben.
| In-house | Outsourced |
| Kern der Organisationsfunktion | Peripherie der organisatorischen Funktion |
| Häufig | Selten |
| gemeinsam | Spezialisiert |
| Niedrige Schulungskosten | Hohe Schulungskosten |
Was sind die Anforderungen an einen Facility Manager?
Die Position eines Facility Managers ist nichts für schwache Nerven und erfordert häufig jahrelange Erfahrung oder Ausbildung. Ein Facility Manager beginnt in der Regel als Wartungstechniker, Gebäudemanager, Maschinenbauingenieur oder mit einer anderen vergleichbaren Berufsbezeichnung. Wenn sie Fachwissen erwerben, steigen sie in höhere Positionen als Direktoren auf, wodurch sie mehr strategische Funktionen der Abteilung beaufsichtigen können.
Abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Wettbewerbsniveau können die Bildungsanforderungen von einem Highschool-Diplom bis zu einem 2-jährigen Associate Degree oder einem 4-jährigen Bachelor-Abschluss in Facility Management oder Engineering reichen. Viele Kandidatinnen und Kandidaten werden ihr Studium zusätzlich um eine Facility-Management-Zertifizierung erweitern.
Die drei häufigsten sind:
- Facility Management Professional (FMP)
- Zertifizierter Facility Manager (CFM)
- Experte für Nachhaltigkeitseinrichtungen (SFP)
Ein Facility Manager benötigt aufgrund der breiten Palette von Verantwortlichkeiten, die er erfüllen soll, vielfältige Fähigkeiten:
- Strategische Planung von Einrichtungen
- Führung und Kommunikation
- Projektmanagement
- Betriebswirtschaftliches und finanzielles Wissen
- Technisches Können (Wartung und Technik)
Facility-Management-Technologie
Facility-Management-Teams tragen mehr denn je Verantwortung für die Aufbewahrung genauer und zugänglicher Daten, die Auswahl nachhaltiger Gebäudestrategien und die Priorisierung von Gebäude- und Umweltgesundheit.
Es stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, um Teams beim Erreichen dieser Ziele zu unterstützen.
#1. Utility-Tracking-Software
Die meisten Unternehmen sind bestrebt, ihre Energiekosten zu senken, ihre Anlagen so energieeffizient wie möglich zu halten und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Aufgrund der langwierigen Datenerfassung lehnen die meisten Menschen diese Projekte jedoch ab. Utility-Tracking-Software automatisiert diesen zeitaufwändigen Vorgang, indem sie Stromrechnungsdaten aus dem Facility-Management-Softwaresystem einer Organisation importiert. Dies ermöglicht den Mitarbeitern:
- Entdecken Sie Trends zur Unterstützung von Investitionsinitiativen und Ausrüstungsverbesserungen.
- Erhalten Sie eine Aufschlüsselung der Kosten nach Gebäude, um Verschwendung oder Ineffizienzen zu identifizieren.
- Verwalten Sie den Energieverbrauch für jedes Gebäude und prognostizieren Sie zukünftige Ausgaben
- Um ineffiziente Aktivitäten zu identifizieren, bewerten und vergleichen Sie die Kosten gebäudeübergreifend.
#2. Sensorik
Führende Facility-Management-Teams setzen Sensoren ein, um betriebliche Entscheidungen zu treffen und Gebäude effizienter zu machen. Wenn Luftqualitäts-, Anwesenheits- und Gerätesensoren während der Datenerfassung Anomalien erkennen, können sie Sie benachrichtigen. Diese Informationen haben das Potenzial, den Komfort und die Gesundheit der Bewohner, die Geräteleistung und die Gebäudeeffizienz zu verbessern. Erwägen Sie, diese Sensoren mit Ihrem Facility-Management-System zu verbinden, um Techniker einzusetzen, Arbeit zu priorisieren und datengesteuerte betriebliche Entscheidungen zu treffen, um schnell Maßnahmen zu ergreifen.
#3. Facility-Management-Software
Facility Management Software ist eine digitale Anwendung, die das Facility Management bei seinen täglichen Aufgaben unterstützt. Die Software unterstützt Organisationen auf folgende Weise:
- Regelmäßige Wartungs- und Hausmeisterdienste für alle Bereiche Ihrer Einrichtungen halten Ihre Gebäude sauber und sicher für die Bewohner.
- Ein geplanter Wartungsplan und Eingabeprozess verhindert, dass Details übersehen werden.
- Kombinieren Sie Ihre Kommunikation an einem Ort mit Echtzeit-Updates für alle an einer Aufgabe Beteiligten.
- Treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen basierend auf der Leistung Ihrer Mitarbeiter und Geräte.
Obwohl es verschiedene Arten von Facility-Management-Software (CMMS, CAFM, IWMS oder EAM) gibt, sind die Unterschiede ziemlich verschwommen. Jeder Softwareanbieter hat seinen eigenen Funktionsumfang (unabhängig davon, in welche Kategorie er fällt).
Bei der Auswahl von Software für Ihre Einrichtungen ist es wichtig, zunächst die erforderlichen Funktionen für Ihr Unternehmen festzulegen und dann die geeignete Lösung auszuwählen.
Wie sieht die Zukunft der Facility Management-Branche aus?
Intelligente Technologie hat, wie praktisch jede andere Branche auf dem Planeten, den Bereich des Gebäudemanagements vorangetrieben.
Um auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, muss das Facility Management, ob im Inland oder ausgelagert, ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) mit einer mobilen Anwendung integrieren.
Cloudbasierte automatisierte Lösungen verringern die Zeitverschwendung für manuelle Vorgänge und verhindern Verzögerungen durch menschliche Fehler.
Ein CMMS kann Arbeitsauftragsverfahren, vorbeugende und vorausschauende Wartungspflichten, Anlagen-, Lieferanten- und Bestandsverwaltung ändern.
Facility-Management-Dienstleister werden diese Funktionen bereits nutzen, und Unternehmen, die reibungslos arbeiten möchten, können Management-Software über MRI erkunden.
Managementunternehmen für Gebäudetechnik
Auch heute entscheiden sich viele kleinere Unternehmen möglicherweise dafür, das Facility Management intern zu übernehmen.
Dennoch gibt es Tausende von Möglichkeiten für Facility-Management-Dienstleistungen, und Organisationen jeder Größe haben die Instandhaltungsbranche von Einrichtungen entwickelt, indem sie einfach ein oder zwei Aufgaben ausgelagert haben.
Das Angebot eines integrierten Gebäude- und Anlagenmanagements ist ein wachsender Trend in der Branche. Dieses breite Leistungsspektrum schafft Mehrwert und fördert eine höhere Qualität. Die folgenden Dienstleistungen werden von den zehn führenden Unternehmen für integriertes Gebäudemanagement erbracht:
- Leadership
- Dienstleistungen für Besprechungsräume
- Risikobewertungen für Unternehmen
- Dienstleistungen von Catering
- Planung für Business Continuity
- Flottenmanagement
- Vertragsbeschaffung
- Dienstleistungen für die Rezeption
- Utility-Management
- Reaktion auf einen Notfall
Unternehmen, die Facility-Management-Dienstleistungen erwerben, profitieren auf verschiedene messbare Weise, zusätzlich dazu, dass sie ihre eigenen Mitarbeiter entlasten, damit sie sich auf Ziele konzentrieren können, die direkter mit ihrem Kerngeschäft verbunden sind.
- Erhöhte Produktivität: Ein einziger Ansprechpartner beseitigt redundante Funktionen, rationalisiert die Kommunikation und verbessert Arbeitsabläufe.
- Erhöhte Produktivität: Die Beschreibungen des Gebäudemanagements umfassen Wartungsmethoden zur Vermeidung von Ausfällen, die häufig die Leistung unterbrechen.
- Erweitertes Fachwissen: Die Rolle der Facility-Management-Mitarbeiter besteht darin, bereits über das technische Know-how zu verfügen, wodurch Unternehmen Zeit und Geld für interne Schulungen sparen.
- Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen nicht nur Zeit bei der Schulung, sondern auch Geld für Personal, Leistungen an Arbeitnehmer, Gehaltsabrechnung, Inventar und andere Ausgaben.
- Verbesserte Qualitätskontrolle: Facility Management Services schaffen Konsistenz und Verlässlichkeit, weil bewährte Methoden bereits vorhanden sind.
Zusammenfassung
Facility Management liefert sowohl täglich als auch langfristig Wert, von der Gerätewartung bis zum Aufbau einer Atmosphäre, die die Unternehmenskultur unterstützt.
Leistungsstarke Unternehmen erkennen, wie wichtig es ist, sich mit Gebäudemanagement zu befassen. Von Facility-Management-Unternehmen wird erwartet, dass sie Lösungen anbieten, die auf modernsten technischen Entwicklungen in diesem Element ihrer Betriebsabläufe basieren.
Wenn Sie noch keine automatisierte Lösung zur Verwaltung Ihrer Einrichtungen, Arbeitsaufträge, Wartung, Anlagen und mehr verwenden, ist dies ein guter Ausgangspunkt.
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Bibliographie
