Korrekte Aufzeichnungen von Mitarbeiterinformationen sind für den Erfolg der Personalabteilung von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie ein Personalmanager, Vorgesetzter oder Spezialist sind, kann es von Vorteil sein, die verschiedenen Arten von Aufzeichnungen zu verstehen, die für eine konforme Dokumentation erforderlich sind. Die Führung aktueller, rechtskonformer Mitarbeiterakten kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Klagen zu vermeiden, die Konsistenz in Ihrer Personalabteilung zu fördern und wichtige Informationen an neue Mitarbeiter weiterzugeben. In diesem Beitrag sprechen wir die Bedeutung der Führung aller Mitarbeiterunterlagen durch Arbeitgeber an und sehen uns fünf verschiedene Arten von Mitarbeiterunterlagen an, die aufzubewahren sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen, und Updates in Ihrer Personalabteilung.
Was sind Mitarbeiterakten?
Mitarbeiterakten sind eine Sammlung aller für einen Mitarbeiter relevanten Informationen, vom Datum der Einstellung bis zum Datum der Kündigung. Diese Informationen können den Namen des Mitarbeiters, die Sozialversicherungsnummer, die Adresse, das Geburtsdatum, die Position, das Gehalt und die Sozialleistungen umfassen. Mitarbeiterakten werden häufig in Form einer Personalakte geführt.
Diese Aufzeichnungen können grundlegende Informationen enthalten, die während des Interviewprozesses gesammelt wurden, wie zum Beispiel:
- Name und Vorname
- Kontaktinformationen
- Erfahrung am Arbeitsplatz
- Bildungshintergrund
- Zeugnisse und Zertifizierungen
- Interviewnotizen
- Bibliographie
Beschäftigungsunterlagen können auch Informationen enthalten, die während des Einstellungsverfahrens gesammelt wurden, von denen einige Unternehmen durch staatliche und bundesstaatliche Arbeitsgesetze verpflichtet sind, sie zu überprüfen und aufzubewahren, wie zum Beispiel:
- Staatsbürgerschaftsstatus
- Sozialversicherungsnummer
- Befreiung von der Lohnsteuer
- Quellensteuerstatus (W-4)
- Befreiter oder nichtbefreiter Status
- Lichtbildausweis
- Datum des Arbeitsbeginns
- Berufsbezeichnung
- Lohnskala
- Nachweise über Berufsfreigaben und Zertifizierungen
Aufzeichnungen, die im Laufe der Zeit erstellt wurden, können auch in die Personalakte oder Beschäftigungsakte eines Mitarbeiters aufgenommen werden, wie zum Beispiel:
- Stechuhren
- Leistungsbewertungen
- Dokumentation von Disziplinarverfahren
- Gehaltsabrechnungen
- Informationen zu den Vorteilen
- Offizielles Foto
Warum sind Mitarbeiterakten notwendig?
Mitarbeiterakten sind von entscheidender Bedeutung, da sie eine offizielle Dokumentation der Beschäftigungshistorie eines Mitarbeiters bei einem Unternehmen darstellen. Sie enthalten Informationen wie die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters, das Startdatum, den Gehaltssatz und andere beschäftigungsbezogene Informationen. Mitarbeiterakten werden verwendet, um Entscheidungen zu Angelegenheiten wie Beförderungen, Gehaltserhöhungen und Kündigungen zu treffen. Sie werden auch am Ende des Jahres verwendet, um Aufzeichnungen wie W-2s und 1099s zu generieren.
Warum ist es wichtig, alle Arten von Mitarbeiterakten aufzubewahren?
Die Aufbewahrung aller Arten von Mitarbeiterakten trägt wesentlich zum Erfolg und zur Effektivität Ihrer Personalabteilung bei. Die Aufbewahrung vollständiger Mitarbeiterunterlagen bietet mehrere wesentliche Vorteile, darunter:
#1. Gesetzliche Vorgaben beachten
Mehrere Vorschriften zwingen Arbeitgeber dazu, bestimmte Aufzeichnungen zu den Akten zu nehmen. Diese Statuten wurden durch folgende Gesetze ermöglicht:
- Kommission für Chancengleichheit (EEOC): Laut EEOC müssen Sie alle Mitarbeiterunterlagen mindestens ein Jahr lang aufbewahren. Sie müssen die Aufzeichnungen des gekündigten Mitarbeiters für ein Jahr nach dem Datum seiner Kündigung aufbewahren, wenn er unfreiwillig entlassen wurde.
- Gesetz über Altersdiskriminierung im Arbeitsverhältnis (ADEA): Sie müssen die Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Sie müssen auch Aufzeichnungen über Leistungssysteme wie Versicherungen und Rentenprogramme mindestens ein Jahr lang nach der Kündigung eines Mitarbeiters aufbewahren.
- Equal Pay Act (EPA) und Fair Labor Standards Act (FLSA): Laut FLSA und EPA ist es wichtig, Aufzeichnungen über die Begründung von Gehaltsunterschieden zwischen Mitarbeitern unterschiedlichen Geschlechts zu führen. Sie müssen diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.
#2. Prozessvermeidung
Das Aufrechterhalten aktueller und korrekter Aufzeichnungen ist eine Schlüsselstrategie für Unternehmen, um potenzielle Rechtsstreitigkeiten ehemaliger Mitarbeiter zu vermeiden. Wenn beispielsweise ein ehemaliger Mitarbeiter eine Klage gegen eine Organisation einreicht, in der behauptet wird, dass ihre Arbeitgeber ihnen keinen existenzsichernden Lohn gezahlt haben, könnten Gehaltsabrechnungen helfen, diese Anschuldigungen zu widerlegen. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen vermeidet auch rechtliche Bedenken mit staatlichen Stellen, die die Einhaltung des Arbeitsrechts überwachen.
#3. Verbreitung von Informationen
Wenn neue Manager, sei es in der Personalabteilung, in der Buchhaltung oder im allgemeinen Management, in Ihr Unternehmen eintreten, kann es hilfreich sein, Aufzeichnungen über aktuelle und frühere Mitarbeiter zu haben. Dieses Wissen kann nützlich sein, wenn Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, neue Richtlinien entwickeln und sich mit Aufzeichnungsverfahren vertraut machen. Das Verständnis des beruflichen Werdegangs jedes Mitarbeiters kann neuen Managern dabei helfen, sich effektiver an ihre Positionen anzupassen.
Verschiedene Arten von Mitarbeiterakten
Das Verständnis der verschiedenen Arten von Mitarbeiterakten kann Ihnen dabei helfen sicherzustellen, dass Ihre Personalabteilung kritische Unternehmensfunktionen angemessen dokumentiert. Es gibt fünf Arten von Mitarbeiterakten, die unbedingt gepflegt werden müssen:
#1. Aufzeichnungen über die Teilnahme
Anwesenheitslisten enthalten Informationen über die Zeit, die jeder Mitarbeiter bei der Arbeit verbracht hat. Anwesenheitsaufzeichnungen können die folgenden Informationen enthalten:
- Bezahlter Urlaub
- Auszeit ohne Bezahlung
- Ferien Ferien
- Krank verlassen
- Arbeitsstunden pro Woche
- Verspätung/Abwesenheit
Die genaue Aufzeichnung dieser Informationen ist entscheidend, um nachweisen zu können, dass Ihr Unternehmen den Mitarbeitern die richtige Vergütung gezahlt hat, basierend auf der Zeit, die sie bei der Arbeit verbracht haben. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Themen verlangt das Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA), dass Arbeitgeber Aufzeichnungen über alle bezahlten und unbezahlten Urlaube sowie Fälle von Arbeitnehmerentschädigung führen.
#2. Aufzeichnungen über Vorteile
Arbeitgeber sind gemäß dem Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) verpflichtet, Aufzeichnungen über alle Einreichungen der Arbeitnehmerversicherungsagenturen, die Mitarbeiterbeteiligung und die Informationen zu den einzelnen Begünstigten mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.
Versicherungsunternehmen, verfügbare Pläne, Anmeldedaten und eine Liste aller Mitarbeiter, die derzeit für betriebliche Leistungen angemeldet sind, sind häufig in Leistungsunterlagen enthalten. Die Aktualisierung dieser Aufzeichnungen nach jedem Registrierungszeitraum kann eine effiziente Methode sein, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand und ERISA-konform sind.
#3. Trainingsaufzeichnungen
Aus verschiedenen Gründen ist es auch wichtig, zuverlässige Schulungsaufzeichnungen zu führen. Für den Anfang können Schulungsaufzeichnungen als lehrreiche Anleitungen für zukünftige Onboarding-Initiativen dienen. Zweitens können die während der Ausbildungszeit gewonnenen Informationen als Nachweis dafür dienen, dass das Personal für eine Beförderung oder Entwicklung in seiner Karriere bereit ist.
Es gibt auch einige national vorgeschriebene Kriterien für einige Unternehmen in Bezug darauf, wie und wie oft Schulungen stattfinden. Die Verfolgung von Schulungsprogrammen und Teilnehmern kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Bundesvorschriften einzuhalten.
#4. Einbehalte zahlen
Die Nachverfolgung der Lohnabrechnungen der Mitarbeiter ist ein entscheidender Schritt im Steuererklärungsprozess. Es gibt zwei Hauptvorteile für Unternehmen, Gehaltsabrechnungen im Auge zu behalten:
Der IRS verlangt von Unternehmen, Aufzeichnungen über alle Lohnabrechnungen von Mitarbeitern für mindestens drei Jahre nach dem Rückgabedatum oder dem Einreichungsdatum zu führen, je nachdem, welches Datum später liegt.
Genaue Aufzeichnungen können dabei helfen, Vorwürfe zu widerlegen, dass ein ehemaliges Unternehmen einem Mitarbeiter zu viel staatliche oder bundesstaatliche Steuern einbehalten hat.
#5. Arbeitslosenakten
Nach einer Entlassung oder Entlassung kann ein Arbeitnehmer Arbeitslosengeld beantragen und erhalten. Es ist wichtig, jede Phase des Arbeitslosenverfahrens zu dokumentieren und diese Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, wie der Arbeitnehmer Arbeitslosengeld bezieht. Folgende Angaben sollten enthalten sein:
- Mitarbeitername
- Name des Mitarbeiters Adresse des Mitarbeiters Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
- Datum der Einstellung, Trennung oder Wiedereinstellung
- Zahlungstermine für Bar- und Lohnnebenkosten
- Gearbeitete Daten
- Arbeitszeit
Wenn einer Ihrer Mitarbeiter Arbeitslosengeld erhält, ist eine sorgfältige Aufzeichnung dieser Informationen für die Bestätigung seiner wöchentlichen Leistungsakten von entscheidender Bedeutung. Wenn zwischen Ihren Unterlagen und den vom Mitarbeiter bereitgestellten Informationen ein Widerspruch besteht, kann der Mitarbeiter den Zugang zu seinen Leistungen verlieren. Genaue Arbeitslosenunterlagen können dazu beitragen, dass Ihre entlassenen oder gekündigten Mitarbeiter die Leistungen erhalten, auf die sie Anspruch haben.
Was sind die Vorteile der Führung von Mitarbeiterakten?
Mitarbeiterakten haben sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter zahlreiche Vorteile. Mitarbeiteraufzeichnungen können Arbeitgebern dabei helfen, die Leistung der Mitarbeiter im Laufe der Zeit zu verfolgen, Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter sich verbessern müssen, und Disziplinarmaßnahmen dokumentieren. Diese Aufzeichnungen können Unternehmen auch dabei helfen, behördliche Vorschriften einzuhalten. Mitarbeiterakten können Aufzeichnungen über den beruflichen Werdegang und die Erfahrung sowie über die Aus- und Weiterbildung des Mitarbeiters enthalten. Mitarbeiterakten können auch bei der Qualifizierung von Mitarbeitern für Beförderungen oder andere Beschäftigungsmöglichkeiten hilfreich sein.
Best Practices für die Führung von Mitarbeiterakten
Obwohl einige Best Practices für gut geführte Unternehmen universell sind, ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen Beschäftigungsunterlagen erstellt und pflegt, nicht branchenübergreifend standardisiert. Auf der grundlegendsten Ebene ist ein Unternehmen verpflichtet, Personalunterlagen zu führen, die genügend Informationen enthalten, um die Einhaltung der für diese Branche geltenden staatlichen und bundesstaatlichen Beschäftigungsvorschriften sicherzustellen. Einige Bundes- und Landesarbeitsgesetze erhöhen auch die Aufzeichnungspflichten eines Unternehmens proportional zur Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter.
Abgesehen von der grundlegenden Einhaltung gesetzlicher Vorschriften umfassen die empfohlenen Vorgehensweisen für die Gestaltung eines Mitarbeiteraktensystems, das alle Grundlagen abdeckt, häufig:
#1. Festlegen, was einen Datensatz ausmacht.
Nicht jeder Zettel gilt als Arbeitszeugnis. Es sollte von Anfang an festgelegt werden, welche Papiere in einer Akte aufbewahrt werden sollten, um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und die Organisation vor Verantwortung zu schützen.
#2. Erstellen eines Aufbewahrungsplans.
Es ist schwierig, Beschäftigungsaufzeichnungen für jeden früheren und aktuellen Mitarbeiter auf Dauer aufzubewahren. Bundesgesetze legen fest, wie lange ein Unternehmen verpflichtet ist, bestimmte Beschäftigungsunterlagen aufzubewahren, nachdem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Basierend auf diesen gesetzlichen Verpflichtungen sollte ein Unternehmen einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten erstellen, der veraltete Informationen eliminiert und gleichzeitig alle relevanten Inhalte beibehält.
#3. Zugangsbeschränkung.
Beschäftigungsunterlagen sollten nur autorisierten Personen zugänglich sein. Das Einrichten von Zugriffsprotokollen schützt sowohl die Organisation als auch den Mitarbeiter vor Informationsmissbrauch.
#4. Auswählen eines Formats und Speichern.
Beschäftigungsunterlagen können in herkömmlichem Papierformat in einem Aktenschranksystem, in digitalem Format durch Einscannen von Originaldokumenten in ein Computersystem oder in einer Kombination aus beidem gespeichert werden.
Die Festlegung, wo Beschäftigungsunterlagen gespeichert werden und wie auf sie zugegriffen wird, ist ein wichtiger Schritt beim Entwerfen eines funktionierenden Systems. Viele computergestützte Buchhaltungslösungen können zum Beispiel Mitarbeiterinformationen aus Gehaltsabrechnungsgründen akzeptieren, was viele arbeitsrechtliche Standards auf Bundes- und Landesebene erfüllt.
#5. Sicherheit und Privatsphäre bleiben erhalten.
Die Aufrechterhaltung der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten ist ein wesentlicher Bestandteil der Informationserfassung. Unabhängig davon, ob es darum geht, den Raum für Arbeitsunterlagen verschlossen zu halten oder die neueste Verschlüsselung zu verwenden, um Hacker am Zugriff auf das System zu hindern, muss das Unternehmen Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Informationen eines Mitarbeiters haben.
Welche Beschäftigungsunterlagen müssen separat geführt werden?
Bestimmte Aufzeichnungen erfordern besondere Datenschutzvorkehrungen, die durch Bundesgesetze vorgeschrieben sind. Um Arbeitgeber vor Haftung zu schützen, sollten diese Beschäftigungsunterlagen getrennt von der grundlegenden Personalakte eines Arbeitnehmers aufbewahrt werden und ein höheres Schutzniveau mit sehr begrenztem Zugang gewährt werden. Zu diesen Aufzeichnungen gehören:
#1. Krankenakten
Arbeitgeber sind durch den Americans with Disabilities Act verpflichtet, medizinische Unterlagen getrennt von allgemeinen Aufzeichnungen aufzubewahren, um die Vertraulichkeit der medizinischen Informationen eines Mitarbeiters zu wahren. Dazu gehören Ergebnisse von Drogen- und Alkoholtests, Entschädigungsansprüche von Arbeitnehmern, Krankenversicherungsanmeldung, körperliche Probleme oder Behinderungen und Ergebnisse der Diensttauglichkeit.
#2. Kreditinformationen
Arbeitgeber sind durch den Fair Credit Reporting Act verpflichtet, die Vertraulichkeit von verbraucherbezogenen Kreditinformationen, Kreditauskünften und persönlichen Finanzdaten zu wahren. Wenn ein Arbeitgeber eine Kreditauskunft einholt, um die Eignung einer potenziellen Einstellung festzustellen oder um die laufende finanzielle Verantwortung eines Mitarbeiters sicherzustellen, müssen die Aufzeichnungen getrennt von der Hauptakte des Mitarbeiters aufbewahrt und vertraulich behandelt werden.
#3. Klagen und Beschwerden.
Dokumente im Zusammenhang mit einer Mitarbeiterbeschwerde, die im Rahmen der internen Unternehmensrichtlinie, über eine Regierungsbehörde wie die United States Equal Employment Opportunity Commission oder durch eine Klage eingereicht wird, müssen gesammelt und aufbewahrt werden, bis der Anspruch oder die Klage vollständig geklärt ist.
Wie gehen Sie mit Mitarbeiterakten um?
Um Mitarbeiterakten handhaben zu können, muss ein Unternehmen zunächst ein System zur Erfassung von Mitarbeiterinformationen erstellen. Diese Informationen sollten unter anderem den Namen des Mitarbeiters, die Sozialversicherungsnummer, das Geburtsdatum, die Adresse und die Telefonnummer enthalten. Darüber hinaus sollte das System die Berufsbezeichnung, die Abteilung, das Gehalt und die Sozialleistungen des Mitarbeiters erfassen.
Sobald das System eingerichtet ist, muss das Unternehmen eine Richtlinie für den Umgang mit Mitarbeiterakten erstellen. Die Richtlinie sollte angeben, wer für die Verfolgung und Aufbewahrung von Mitarbeiterinformationen verantwortlich ist, wie lange sie aufbewahrt werden sollen und wie sie entsorgt werden sollen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Das Unternehmen muss die Mitarbeiter auch darüber aufklären, wie wichtig es ist, ihre Informationen aktuell und vertraulich zu halten. Mitarbeiter sollten davor gewarnt werden, ihre Sozialversicherungsnummer oder andere sensible Informationen an andere Personen als ihren Arbeitgeber weiterzugeben.
Ein Verfahren zur Benachrichtigung der Mitarbeiter über Änderungen ihrer persönlichen Daten, wie z. B. eine Änderung der Adresse oder Telefonnummer, sollte ebenfalls im Unternehmen vorhanden sein. Dieses System sollte auch ein Verfahren zum Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen in der Datenbank der Organisation enthalten.
Welche Art von Unternehmen benötigt Mitarbeiterakten?
Das Erstellen von Mitarbeiterakten ist für viele verschiedene Arten von Unternehmen erforderlich. Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern müssen in der Regel Mitarbeiterinformationen im Auge behalten, um die Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen zu verwalten.
Wachsende Unternehmen müssen auch die Mitarbeiterinformationen im Auge behalten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter angemessen in die Organisation integriert werden. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die eine große Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig einstellen, möglicherweise Mitarbeiterinformationen nachverfolgen, um die Einhaltung aller geltenden Arbeitsgesetze sicherzustellen.
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