Das Onboarding von Mitarbeitern ist genauso wichtig wie der Rekrutierungsprozess selbst. Sie haben die richtigen Leute für den Job, ja, aber Sie müssen sich bemühen, sie zu halten. Sie sind sich nicht sicher, wie Sie vorgehen sollen? Wir haben diesem Artikel eine Checkliste beigefügt, damit Sie verstehen, was der gesamte Mitarbeiter-Onboarding-Prozess beinhaltet und wie Sie dabei vorgehen. Wir haben auch eine Liste der besten Onboarding-Software für Mitarbeiter beigefügt, um den Prozess reibungslos zu gestalten.
Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
Mitarbeiter-Onboarding wird von Organisation zu Organisation unterschiedlich definiert. Während der Prozess nahezu gleich ist, unterscheiden sich der Zeitrahmen und die damit verbundenen Aufgaben bei jedem Onboarding-Programm.
Während einige HR-Manager den Onboarding-Prozess von Mitarbeitern anscheinend als nichts anderes als Papierkram für Neueinstellungen betrachten, haben versiertere und motiviertere Teammitglieder eine andere Vorstellung davon, was das Onboarding von Mitarbeitern mit sich bringt. Als Teil des Mitarbeiter-Onboardings betrachten sie den gesamten Zeitraum von der Veröffentlichung eines Angebots bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter ein produktiver Mitarbeiter für das Unternehmen wird.
Das Onboarding umfasst alle Prozesse, die von dem Moment an ablaufen, in dem Sie ein Angebot abgeben, und dem Zeitpunkt, an dem die Person beginnt, in einer Rolle wirklich etwas zu leisten, einschließlich des Orientierungsprogramms, des Schulungsplans, der Festlegung von Leistungsbenchmarks und der Einrichtung einer Feedbackschleife.
Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess
Mitarbeiter-Onboarding ist die systematische und gezielte Umwandlung von Interessenten in leistungsstarke Mitarbeiter.
Unternehmen stellen neuen Mitarbeitern die Informationen, Beziehungen und Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um sich wohl und sicher genug zu fühlen, um hervorragende Arbeit zu leisten, indem sie die Einarbeitungsschritte sorgfältig arrangieren.
Der Prozess beginnt während der Rekrutierung, wenn Interessenten sich vorstellen, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Es beschleunigt sich, wenn ein Kandidat ein Angebot annimmt und zum ersten Mal Angestellter wird. Es gipfelt in den entscheidenden ersten Tagen und Wochen des Mitarbeiters im Job, wenn er (hoffentlich) starke Bindungen zu seinen neuen Kollegen aufbaut.
Am wichtigsten ist, dass die Onboarding-Erfahrung eines Mitarbeiters während seiner gesamten Amtszeit in Ihrem Unternehmen nachhallt und möglicherweise den Ton für seine gesamte Karriere angibt.
Schlechter Kundenservice kann zu vorzeitigen Abgängen und hoher Mitarbeiterfluktuation führen. Eine positive Begegnung kann die Voraussetzungen für langfristige Zufriedenheit schaffen.
Was ist der Zweck des Onboardings?
Das Mitarbeiter-Onboarding ist die erste Interaktion eines Mitarbeiters mit dem Unternehmen nach dem langwierigen Bewerbungsprozess.
Bleibt die Begegnung hinter den Erwartungen zurück, kann es sein, dass Ihr Mitarbeiter die Annahme des Stellenangebots bereut.
Ein fehlerhafter Onboarding-Prozess kann ihre Perspektiven verändern, ihnen vorgefasste Meinungen über das Unternehmen vermitteln und sie schließlich dazu zwingen, vorzeitig zu kündigen.
Ein solider Onboarding-Prozess für Mitarbeiter ist erforderlich, um Ihren neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, sich einzuleben, das Unternehmen kennenzulernen, Klarheit über ihre beruflichen Ziele zu erlangen und positive Beziehungen zu anderen Mitarbeitern aufzubauen.
Eine bemerkenswerte Onboarding-Erfahrung gibt den Mitarbeitern nicht nur das Gefühl, willkommen zu sein, sondern hilft ihnen auch, sich schneller in die bestehende Organisationsfamilie zu integrieren.
So überzeugt die Optimierung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses nicht nur neue Mitarbeiter, sondern minimiert auch die Arbeitsbelastung des HR-Teams.
Schritte im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess
#1. Angebot öffentlich machen
Unmittelbar nach der Rekrutierungsphase beginnt der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, sendet ein HR-Manager eine nette Willkommens-E-Mail, die einige wichtige Dokumente wie das Angebotsschreiben, Links zu digitalen Onboarding-Formularen und Richtliniendokumente enthält. Die Wahrung der Transparenz im Ansatz macht den Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut und lässt ihn wissen, was ihn erwartet.
#2. Annahme eines Angebots
Wenn ein Mitarbeiter ein Angebot annimmt, planen die besten Unternehmen einen kurzen Anruf, um die Papiere, Leistungen und Richtlinien durchzugehen und die Erwartungen festzulegen. Das Engagement neuer Mitarbeiter wird ihre Entscheidung bestätigen, das Angebot anzunehmen, und eine starke emotionale Bindung zum Unternehmen aufbauen. Dies ist der Zeitpunkt, um mit der Planung der Personalorientierungsagenda zu beginnen.
#3. Wartezeit
Nur weil ein Mitarbeiter das Angebot angenommen hat, garantiert das nicht, dass er zum Starttermin erscheint. Während der Wartezeit kann der Arbeitnehmer auch für Vorschläge anderer möglicher Arbeitgeber empfänglich sein. Daher ist es wichtig, eine positive Beziehung zum Mitarbeiter aufzubauen. Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, wie sehr Sie ihn schätzen. Ziehen Sie bei der Entwicklung Ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter in Betracht, eine Wartezeit einzubeziehen.
#4. Das Datum der Immatrikulation
Die meisten neuen Mitarbeiter erleben am ersten Tag widersprüchliche Emotionen. Gleichzeitig sind sie besorgt, erfreut, aufgeregt und nervös. Daher ist es die Hauptaufgabe von Personalmanagern, dafür zu sorgen, dass sich neue Mitarbeiter willkommen und wohl fühlen. Das Vermitteln eines Zugehörigkeitsgefühls bei neuen Mitarbeitern erhöht ihr Engagement und ihre Konzentration auf ihre Arbeit.
Eine hilfreiche Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste wird den Stress der Personalabteilung verringern. Hier sind ein paar Dinge, die Sie vor dem großen Tag erledigen sollten:
- Bereiten Sie den Orientierungsplan vor.
- IT-Ressourcen zuweisen (Arbeitsplatz, E-Mail-Zugriff etc.)
- Kauf aller notwendigen Büromaterialien (Möbel, Schlüssel, Zugangskarte usw.)
- Erstellen Sie ein Gehaltskonto.
- Weisen Sie einen Mentor oder eine Bezugsperson zu, um den Mitarbeiter bei der Eingewöhnung zu unterstützen.
#5. Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Es ist wichtig, mit den wichtigsten Stakeholdern (Mitarbeitern und Managern) zusammenzuarbeiten und sie über das Startdatum des neuen Mitarbeiters zu informieren. HR-Mitarbeiter können die Unterstützung von Kollegen in Anspruch nehmen, um die Kabine des neuen Mitarbeiters zu dekorieren, persönliche Begrüßungsgespräche zu organisieren und eine Orientierungssitzung zu planen.
#6. Belehrung und Orientierung
Orientierungsseminare vermitteln neuen Mitarbeitern einen Überblick über die Unternehmenskultur sowie ein Verständnis für die Unternehmensziele. Diese Phase vermittelt neuen Mitarbeitern relevantes Wissen über die Teams der Organisation, den Teambetrieb und die Unternehmensrichtlinien. Das Festlegen von rollenbasierten Zielen und Vorgaben für die nächsten 30/60/90 Tage ist ein guter Zeitpunkt, um neuen Mitarbeitern zu zeigen, worauf sie sich konzentrieren müssen.
Da die große Mehrheit der Mitarbeiter für den Einstieg eine grundlegende Schulung benötigt, organisieren die meisten Unternehmen das Schulungsprogramm, um ihre Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen. Eine Bewertung der Fähigkeiten hilft Unternehmen dabei, die Kenntnisse und Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters zu bestimmen und einen personalisierten, rollenspezifischen Schulungsplan zu entwickeln, der auf seine Fähigkeiten zugeschnitten ist.
#7. Die ersten drei Monate
Das Hauptziel dieses Zeitraums besteht darin, die Erwartungen der Organisation und des Mitarbeiters zu bewerten und sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Diese Phase sollte mit aktiven Diskussionen über den Erfolg des neuen Mitarbeiters und kontinuierlichen Bemühungen, ein fester Bestandteil des Unternehmens zu werden, gefüllt sein.
Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern
Hier ist eine Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste mit To-Do-Aktionen, die HR-Experten und Manager abschließen müssen, um neue Mitarbeiter lange zu halten:
- Untersuchen Sie die Erfahrung des Mitarbeiters, um festzustellen, ob sie seinen Erwartungen entspricht.
- Untersuchen Sie ihre Leistung und äußern Sie Kritik
- Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter Sorgen oder Probleme hat.
- Besprechen Sie den beruflichen Aufstieg und die Strategie.
- Holen Sie Feedback zum Onboarding und Vorschläge ein.
- Stellen Sie fest, ob sie eine zusätzliche Schulung benötigen.
Onboarding-Software für Mitarbeiter
Die effektivste Onboarding-Software für Mitarbeiter umfasst
- Trainual: Zum Erstellen einer Online-Playbook-Bibliothek
- Setzling: Zur Erleichterung des Onboarding-Prozesses
- Enboarder: Zur Rationalisierung Ihres Onboarding-Prozesses für den Support
- Coassemble: Für die Entwicklung eines überzeugenderen Onboarding-Erlebnisses
- Innform: Bekannt für angenehme, hybride Onboarding-Erlebnisse.
Was macht eine gute Onboarding-Software für Mitarbeiter aus?
Es gibt zahlreiche Tools und Apps, die eine Onboarding-Funktion für Mitarbeiter beinhalten. Es ist in den meisten HR-Plattformen Standard, obwohl es ihm häufig an Tiefe und Interesse mangelt. Hier sind einige der Funktionen, die eine gute Onboarding-Software für Mitarbeiter haben sollte:
- Einfach zu benutzen. Unabhängig davon, ob Sie einen oder Hunderte von neuen Mitarbeitern einarbeiten, die Einarbeitungssoftware muss benutzerfreundlich sein. Es sollte helfen, Ihren Prozess zu rationalisieren und zu vereinfachen, anstatt komplizierte Verfahren, unbequeme Navigation oder schwierige Prozesse einzuführen.
- Automatisierte Arbeitsabläufe und Prozesse. Indem Sie einige (oder alle) Ihrer Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse automatisieren, sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass alle die gleiche hochwertige Erfahrung machen. Ich habe nach Onboarding-Systemen gesucht, die Ihnen dabei helfen können, ein System oder eine Routine zu erstellen, die Sie wiederverwenden können.
- Optionen zur Anpassung Prozesse sind wunderbar, aber Sie sollten auch nach Methoden suchen, um das Erlebnis einzigartig erscheinen zu lassen. Diese Apps bieten einige wunderbare Methoden, um durch Anpassung eine Wirkung zu erzielen, vom Hochladen von Fotos bis zur Personalisierung Ihres Dashboards.
- Self-Service-Optionen Ihre neuen Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Dokumente schnell, einfach und unkompliziert zu finden und hochzuladen. Ich habe Apps mit Self-Service-Funktionen priorisiert, damit sie mühelos mehr über Ihr Unternehmen erfahren und den Onboarding-Prozess durchlaufen können.
- Kultur und Partizipation sind Highlights. Das Durchlaufen des digitalen Onboarding-Prozesses kann isolierend sein. Ich suchte nach Apps mit Funktionen, mit denen Sie während meiner Tests einige Ihrer Unternehmenskulturen durch Präsentationen, Quiz und Updates zum Leben erwecken können.
Einige dieser Apps sprechen eines der oben genannten Kriterien mehr an als andere. Es gibt Apps, die lebendig, aufregend und fesselnd sind – und andere, die Ihnen dabei helfen, Ihre Onboarding-Routinen zu perfektionieren, damit sie Ihnen Freude bereiten.
Nachdem wir diese Funktionen gesehen haben, werfen wir einen detaillierten Blick auf die Softwareoptionen, die wir zuvor erwähnt haben:
#1. Trainiert
Trainual enthält ein Schulungshandbuch zur Erstellung Ihres Business Playbooks. Es ist ein guter Ansatz, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was die App kann, und um Sie durch den Prozess der Erstellung Ihrer eigenen Playbooks zu führen. Dieser hilfreiche Ansatz ist in der gesamten Software zu finden, wobei QuickInfos für jeden Teil einen schnellen Überblick über seinen Zweck bieten. Dies ist wirklich hilfreich, wenn Sie neu bei der Einrichtung von Mitarbeiter-Onboarding-Software sind, wie ich es war.
Trainual passt den Ansatz der Online-Lernkurse an die Art der Onboarding-Erfahrung an, die Ihre Benutzer erwarten könnten. Sie erstellen im Grunde Minikurse (oder Playbooks) zu jedem beliebigen Thema, z. B. zur Geschichte, Kultur, zum Team und zum Job Ihres Unternehmens. Sie können dasselbe für Regeln und Prozesse tun, um Ihre eigene interne Ressourcenbibliothek aufzubauen. Diese Playbooks befinden sich in Themenbereichen und können als Favoriten an die Dashboards Ihrer Benutzer angeheftet werden.
#2. Setzling
Es ist einfach, die Einarbeitung eines einzelnen neuen Mitarbeiters ohne eine solide Strategie zu verwalten, aber was ist mit Hunderten? Sapling macht das Onboarding von Teammitgliedern in großem Maßstab einfach, sogar über viele Standorte, Abteilungen und Rollen hinweg.
Der Onboarding-Ansatz von Sapling basiert auf Arbeitsabläufen, Prozessen und Aktivitäten. Erstellen Sie einen Prozess, fügen Sie Aufgaben hinzu und weisen Sie sie jemandem zu – dem neuen Mitarbeiter, seinem Vorgesetzten oder einem Kollegen. Weisen Sie jeder Aufgabe Fälligkeitsdaten, Beschreibungen und Unteraufgaben zu, um Ihren Arbeitsablauf zu strukturieren. Was ich am Workflow-Ansatz von Sapling schätze, ist, dass Sie Termine relativ zu Meilensteinen oder anderen Terminen festlegen können, sodass Sie fünf Tage vor Beginn eine Begrüßungs-E-Mail für Ihren neuen Mitarbeiter vereinbaren können. Dies erleichtert die Wiederholung und Automatisierung von Arbeitsabläufen.
#3. Einsteiger
Onboarding-Apps sind oft so konzipiert, dass sie Inhalte für neue Mitarbeiter bereitstellen, während Enboarder sich darauf konzentriert, Verfahren zu entwickeln, von denen alle während dieser Übergangszeit profitieren.
Enboarder erreicht dies durch die Verwendung eines neuartigen, hochgradig visuellen Workflow-Builders. Anstatt eine Aufgabe in einem Fenster hinzuzufügen, erstellen Sie eine Reise, die mehrere Aufgaben, Aktivitäten und Aufgaben enthält. Sie können Pflichten und Verantwortlichkeiten an neue Mitarbeiter und Manager delegieren, sowie eine eingebaute Buddy-Position, die Sie zuweisen können.
#4. Zusammenbauen
Online-Lernen kann mühsam und schwierig zu absolvieren sein. Coassemble gehört nicht dazu. Diese Mitarbeiterschulungs- und Onboarding-Software haucht der Erstellung und Verteilung von Onboarding-Programmen an Ihre Teammitglieder neues Leben ein.
Die Fähigkeit, Online-Kurse zu erstellen, die als Ihr Onboarding-Programm dienen, ist das Herzstück von Coassemble. Es ähnelt einem Online-Spielbuch, aber mit viel interaktiveren Aspekten. Pop-Quiz, Räder, Flussdiagramme, Karteikarten, Zeitleisten und weitere Funktionen sind verfügbar.
#5. Inform
Während viele Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen, möchten Sie möglicherweise persönliche Treffen oder Schulungen in Ihren Onboarding-Prozess einbeziehen. Dies ist etwas, das Innform meisterhaft berücksichtigt und dem Erlebnis gleichzeitig ein Gefühl von Spaß und Gamification verleiht.
Wie wählen Sie die beste Onboarding-Software für Mitarbeiter aus?
Jede exzellente Mitarbeiter-Onboarding-Software sollte einfach zu bedienen und schnell zu automatisieren sein und Ihnen mehr von Ihrer wertvollsten Ressource bieten: Zeit. Abgesehen davon haben wir alle unterschiedliche Anforderungen. Einige Personalabteilungen möchten der Erfahrung mehr Kultur und Engagement hinzufügen, während andere eine leistungsstarke Onboarding-Plattform benötigen, die sie beim globalen Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützt. Überlegen Sie, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind, und verwenden Sie dann diesen Leitfaden, um die besten Lösungen für Sie zu finden. Probieren Sie ein paar Apps aus, bevor Sie sich für diejenige entscheiden, die für Ihr Team am besten geeignet ist.
Was erwarten neue Mitarbeiter vom Onboarding?
Neue Mitarbeiter möchten wissen, wie sie die Ressourcen erhalten, die sie benötigen, um während des gesamten Onboarding-Prozesses in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein. Unabhängig davon, auf welcher Ebene sie sich befinden, werden neue Mitarbeiter Fragen zu Protokollen und Praktiken haben. Ihre Organisation hat ihre eigene Kultur.
Wer ist für die Durchführung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses verantwortlich?
Der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter wird in der Regel vom direkten Vorgesetzten oder Manager des neuen Mitarbeiters mit Unterstützung der Personalabteilung geleitet.
Welche Arten von Informationen werden normalerweise während des Onboarding-Prozesses abgedeckt?
Während des Onboarding-Prozesses erhalten neue Mitarbeiter in der Regel Informationen über Unternehmensrichtlinien, Verfahren, Leistungen und Erwartungen. Sie können auch Schulungen zu bestimmten beruflichen Aufgaben und Fähigkeiten erhalten.
Gibt es gesetzliche Vorgaben für das Onboarding von Mitarbeitern?
Es gibt keine Bundesgesetze, die die Eingliederung von Mitarbeitern ausdrücklich vorschreiben, aber bestimmte Bundesstaaten und Kommunen können ihre eigenen Gesetze und Vorschriften zur Eingliederung haben, insbesondere im Hinblick darauf, dass neue Mitarbeiter Informationen über Rechte und Pflichten nach staatlichen und lokalen Gesetzen erhalten.
Wie kann Technologie zur Unterstützung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses eingesetzt werden?
Technologie kann zur Unterstützung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses auf vielfältige Weise eingesetzt werden, z. B. durch Online-Schulungsprogramme, digitale Onboarding-Plattformen sowie elektronische Formulare und Dokumente.
Wie kann das Mitarbeiter-Onboarding genutzt werden, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern?
Ein effektives Mitarbeiter-Onboarding kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern, indem es neuen Mitarbeitern das Gefühl gibt, willkommen und geschätzt zu sein, ihnen die Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellt, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein, und ihnen hilft, schnell produktive Mitglieder des Teams zu werden.
Kann ein Mitarbeiter-Onboarding-Prozess auch für das Wiedereinsteigen von Mitarbeitern genutzt werden, die das Unternehmen für eine gewisse Zeit verlassen haben?
Ja, die gleichen Prinzipien eines Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses können auf das Wiedereinsteigen von Mitarbeitern angewendet werden, die nach einer Zeit der Abwesenheit in das Unternehmen zurückkehren. Dies kann dazu beitragen, dass sie schnell über alle Änderungen oder Aktualisierungen informiert werden, die während ihrer Abwesenheit aufgetreten sind, und ihnen helfen, sich wieder in das Team zu integrieren.
Fazit
Das Onboarding von Mitarbeitern ist für jedes Unternehmen sehr wichtig, und mit einem automatisierten Onboarding-System verbringen neue Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Ausfüllen von Papierkram und haben mehr Zeit, sich über die Grundsätze des Unternehmens zu informieren, den Arbeitsplatz zu erkunden und neue Freunde zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die 5 Cs des Onboardings?
Die fünf Cs des Onboardings sind Compliance, Klassifizierung, Vertrauen, Verbindung und Kultur.
Wer ist für das Onboarding zuständig?
Der einstellende Vorgesetzte ist in der Regel für das Onboarding verantwortlich.
Was ist der Unterschied zwischen Orientierung und Onboarding?
Onboarding bezieht sich auf eine Reihe von Veranstaltungen, die neuen Mitarbeitern beibringen, was sie wissen müssen, um die Verantwortlichkeiten ihrer neuen Rollen zu erfüllen. Orientierung hingegen bezieht sich auf die anfängliche Begrüßung eines neuen Mitarbeiters durch ein Unternehmen.
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Bibliographie
