Es ist keine leichte Aufgabe, Mitarbeiterunterlagen sicher und genau zu führen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Mitarbeiter-IDs zuweisen, wird die Arbeit weniger mühsam.
In diesem kurzen Artikel gehen wir darauf ein, was eine Mitarbeiter-ID und eine ID-Nummer sind, warum sie nützlich sind und so weiter.
Fangen wir an.
Was ist eine Mitarbeiter-ID?
Eine Mitarbeiter-ID ist ein Code, der zur Identifizierung von Mitarbeitern verwendet wird, die für das Unternehmen arbeiten. Die Implementierung eines Mitarbeiter-ID-Codesystems in Ihrem Unternehmen kann zu gesünderen Mitarbeiterdatenbanken und -aufzeichnungen, erhöhter Identitätssicherheit und insgesamt höherer Effizienz führen. Erfahren Sie mehr über Mitarbeiter-ID-Nummern und wie diese Ihnen dabei helfen können, die Mitarbeiterverwaltung in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Wie sollte eine Mitarbeiter-ID formatiert werden?
Für Mitarbeiterausweise gibt es kein allgemein akzeptiertes Format. Arbeitgeber können Mitarbeiterausweise entwickeln.
Hier sind einige Beispiele für gängige Mitarbeiter-ID-Formate:
- Zahlen in der Reihenfolge, wann ein Mitarbeiter eingestellt wurde. Beispielsweise steht 00009 für eine frühe Einstellung, 00743 hingegen für eine deutlich spätere Einstellung.
- Eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben, wobei der Buchstabe die Abteilung des Mitarbeiters darstellt. ACC1234 könnte beispielsweise eine Mitarbeiter-ID in der Buchhaltung sein.
- Zeitarbeitskräfte wie Praktikanten oder Auftragnehmer haben ihre eigenen Codes. Beispiel: TEMP007.
Es ist wichtig, sich an das von Ihnen gewählte Mitarbeiter-ID-Format zu halten, da eine häufige Änderung die Mitarbeiter verwirren und den Zweck der IDs zunichte machen kann.
Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter-IDs Ihres Unternehmens konsistent sind, sollten sie alle aus derselben Abteilung stammen. Sie können diese Mitarbeiter-IDs beispielsweise an Ihre Personalabteilung delegieren, um sicherzustellen, dass es keine Duplikate gibt und alles in Ordnung ist.
Was ist eine Mitarbeiter-ID-Nummer?
Arbeitgeber weisen jedem Mitarbeiter einen eindeutigen Mitarbeiter-ID-Nummerncode zu. Dieser Identifikationscode wird manchmal als Mitarbeiternummer, Mitarbeitercode, Mitarbeiter-ID oder ein anderer ähnlich klingender Name bezeichnet.
Da Mitarbeiter-IDs eine eindeutige Person darstellen, spiegeln sie auch deren persönliche Daten und andere wichtige Unternehmensinformationen wider. Dazu können Adresse, Sozialversicherungsnummer, Gehaltsabrechnungsinformationen und andere Informationen gehören.
Die Ausstellung von Mitarbeiterausweisen ist zwar nicht erforderlich, die Vorteile werden jedoch immer deutlicher, wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter beschäftigt. Mitarbeiterausweise sind für Steuerzwecke nicht erforderlich, können einem Unternehmen jedoch dabei helfen, seine Aufzeichnungen besser zu verwalten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Mitarbeiter-ID-Nummer und einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsnummer?
Eine Mitarbeiter-ID unterscheidet sich in einem wichtigen Punkt von einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsnummer.
Eine Mitarbeiter-ID wird häufig von einem Arbeitgeber zugewiesen, um die Identifizierung von Fakten über einen bestimmten Mitarbeiter zu erleichtern.
Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsnummer hingegen dient als Identifikation für die Position und nicht für den Mitarbeiter, der diese Position innehat.
Nehmen wir an, Jane arbeitet als Content-Autorin für ABC. Janes Mitarbeiter-ID bleibt unabhängig von ihrer Position in der Organisation gleich, da diese Nummer mit ihr als Einzelperson verknüpft ist.
Wenn sie von einer Content-Autorin zur Content-Marketing-Managerin befördert würde, würde sich ihre Gehaltsabrechnungs-ID ändern. Ihre neue Lohn- und Gehaltsabrechnungs-ID würde ihrer jetzigen Position entsprechen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungs-IDs werden hauptsächlich für Lohn- und Steuerzwecke verwendet, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das erhalten, was ihnen zusteht.
HMRC verfolgt auch die Gehaltsabrechnungs-IDs von Mitarbeitern, die für Unternehmen arbeiten, die das Gehaltsabrechnungssystem Pay As You Earn (PAYE) verwenden.
Mitarbeiter-ID vs. Sozialversicherungsnummer
Mitarbeiteridentifikationsnummern (IDs) sind nicht dasselbe wie Sozialversicherungsnummern (SSNs). SSNs sind zwar eine praktikable Methode zur Identifizierung von Personen, enthalten jedoch vertrauliche persönliche Informationen, die bei Verwendung als Mitarbeiterausweis dazu führen können, dass Personen einem Identitätsdiebstahl ausgesetzt sind. Identitätsdiebe können SSNs nutzen, um gefälschte Dokumente zu erstellen und der Identität der Person sowie der Sicherheit des Unternehmens erheblichen Schaden zuzufügen. Daher sollten Mitarbeiter-IDs zur alltäglichen und internen Identifizierung verwendet werden, während SSNs nur dann verwendet werden sollten, wenn dies unbedingt erforderlich ist.
Es ist auch wichtig, zwischen Mitarbeiter-ID und Gehaltsabrechnungs-ID zu unterscheiden. Während eine Mitarbeiter-ID eindeutig für diese Person gilt, ist eine Gehaltsabrechnungs-ID in der Regel einer bestimmten Rolle oder Position und nicht einer Einzelperson zugeordnet. Das heißt, wenn ein anderer Mitarbeiter die Position übernimmt, erbt er die Lohn- und Gehaltsabrechnungs-ID und die zugehörigen Informationen, behält aber seine eigene Mitarbeiter-ID.
Identifizierung von Arbeitnehmern und Arbeitgebern
Die Mitarbeiter-ID wird häufig mit der Arbeitgeber-ID (EIN) verwechselt. Der IRS hat Ihnen eine neunstellige Nummer als EIN zugewiesen. Die EIN eines Unternehmens ist wie seine SSN die eindeutige Bundesidentifikationsnummer und wird für Steuer-, Berichts- und Regulierungszwecke verwendet.
Wer ist für die Vergabe und Verwaltung der Mitarbeiterausweise zuständig?
Die Verantwortung für die Zuweisung und Verwaltung von Mitarbeiter-IDs liegt je nach Größe des Unternehmens oft in der Zuständigkeit der Personalabteilung (HR), der Buchhalter oder der Lohn- und Gehaltsabrechnungssachbearbeiter. Nach der Einstellung stellen sie den Mitarbeitern im Rahmen des Onboarding-Prozesses in der Regel ihre eindeutigen IDs zur Verfügung.
Gibt es Richtlinien für Mitarbeiter-Identifikationsnummern?
Da Mitarbeiter-ID-Nummern häufig für die Öffentlichkeit sichtbar sind, sollten Sie es vermeiden, vertrauliche Informationen zu deren Generierung zu verwenden, beispielsweise die letzten vier Ziffern der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters. Darüber hinaus gibt es keine festen Einschränkungen, solange die Zahlen innerhalb Ihrer Organisation sinnvoll sind. Um weitere Informationen zur ID-Nummer zu erhalten, können Sie eine Kombination aus Buchstaben und Ziffern verwenden.
Hier sind ein paar Tipps zur Optimierung Ihres Mitarbeiter-ID-Nummerierungsschemas:
- Um die Abteilung oder Abteilung des Mitarbeiters anzugeben, beginnen Sie die ID-Nummer mit einem aus zwei Buchstaben bestehenden Code.
- Verwenden Sie nie wieder die Mitarbeiter-ID-Nummer eines entlassenen Mitarbeiters. Geben Sie für neue Mitarbeiter immer eine eindeutige, noch nie verwendete Nummer an.
- Fügen Sie am Ende der Mitarbeiter-ID-Nummer ein „-[n]“ hinzu, wobei [n] die Anzahl der zusätzlichen ID-Ausweise ist, die für diesen Mitarbeiter gedruckt werden sollen. (Eine Mitarbeiter-ID „7659-0“ bedeutet beispielsweise, dass der Mitarbeiter mit der ID-Nummer „7659“ nur eine Mitarbeiter-ID erhalten hat.) Dies ist sehr vorteilhaft, wenn Ausweise für die Zugangskontrolle verwendet werden.
- Einige Firmen stellen neuen Mitarbeitern eine befristete Mitarbeiter-ID-Nummer zur Verfügung, die mit einem „T“ vor oder nach der Nummer gekennzeichnet ist und die sie verwenden können, bis ihnen eine dauerhafte Nummer zugewiesen wird.
- Fügen Sie am Ende der ID-Nummer eine Prüfziffer ein, um Spoofing zu verhindern.
- Wir empfehlen, dass Mitarbeiter-ID-Nummern zwischen 4 und 8 Ziffern lang sind, damit sie weder zu kurz noch zu lang sind.
- Weisen Sie Besucherausweisen vorab eine Reihe von Nummern zu. Sie können weiterhin verfolgen, wohin Besucher gehen, ohne jedes Mal, wenn jemand hereinkommt, einen neuen Besucherausweis ausdrucken zu müssen.
So verwenden Sie Mitarbeiteridentifikationsnummern mit Ausweisen
Mitarbeiternummernausweise verleihen Ihren Ausweisen nicht nur ein professionelleres Aussehen, sondern können auch Ihr Ausweisprogramm unterstützen. Beispielsweise kann es erforderlich sein, die Teilnahme an einer beruflichen Schulung zu registrieren, was durch eine eindeutige Mitarbeiter-ID-Nummer erleichtert wird. Wenn der Mitarbeiter andere Websites oder Orte besucht, muss diese Nummer möglicherweise in einem Besucherprotokoll protokolliert werden. Darüber hinaus kann die aufgedruckte Nummer auf dem Ausweis mit der im Magnetstreifen, Barcode oder QR-Code der Karte kodierten Nummer übereinstimmen, was eine weitere Art der automatischen Identifizierung darstellt.
Wie finde ich meine Mitarbeiter-Identifikationsnummer?
Sie müssen sich nicht mit dieser (allzu häufigen) Anfrage befassen, wenn die ID-Nummer jedes Mitarbeiters auf seinem Ausweis aufgedruckt ist. In unserem geschäftigen Alltag müssen wir uns bereits zu viele Zahlen merken; Dies vereinfacht die Arbeit für Ihre Teammitglieder noch mehr.
Zugangskontrolle mit Mitarbeiterausweisen
Die Nutzung von Mitarbeiterausweisen zur Regelung des Zutritts ist ein geniales Konzept. Sie können Ihr System bei jeder Nutzung die entsprechende Mitarbeiter-ID protokollieren lassen, sodass keine Verwirrung darüber entsteht, wer einen bestimmten Raum oder Bereich betritt. Tatsächlich verlangen die meisten Zutrittskontrollsysteme die Angabe der Mitarbeiter-ID-Nummer des Mitarbeiters, an den der RFID-Ausweis ausgestellt wird. Dadurch wird in der Zutrittskontrolldatenbank eine Verknüpfung zwischen dem RFID-Code, dem Mitarbeiterausweis und dem Namen des Karteninhabers hergestellt.
Anwesenheit und Zeiterfassung mit Mitarbeiterausweis
Mitarbeiterausweise mit integrierten Mitarbeiter-ID-Nummern können problemlos für die Verwendung mit Stechuhren konfiguriert werden. TapTrack kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass es die Nummer per NFC (Near-Field-Communication) empfängt. Die Mitarbeiter-ID wird in den meisten Zeiterfassungssystemen, wie z. B. Kronos, zur eindeutigen Identifizierung verwendet. Sie können Ihre Ausweise verwenden, um die Arbeitszeiten an weit entfernten Standorten mithilfe geeigneter Stechuhren oder sogar NFC-Telefonen zu verfolgen.
Zahlenformat für Mitarbeiter-IDs
Für Mitarbeiter-ID-Nummern gibt es keine festgelegte Vorlage oder Format. Organisationen können jedes Format für einzelne Codes verwenden, die meisten verwenden jedoch eine gemeinsame Vorlage, um neue IDs zu generieren und zuzuweisen. Dabei kann es sich um eine zufällige Kombination aus Zahlen und Buchstaben handeln oder um eine Vorlage, die Informationen über den Mitarbeiter enthält, beispielsweise seine Berufsbezeichnung oder sein Eintrittsdatum. Betrachten Sie die folgenden Beispiele zur Mitarbeiteridentifizierung:
- M028
- S067
Die ersten Buchstaben in diesen Beispielen stehen für Abteilungen und die Zahlen geben die Reihenfolge an, in der sie vom Unternehmen eingestellt wurden. Beispiel A bezieht sich auf einen für die Marketingabteilung eingestellten Mitarbeiter, während sich Beispiel B auf einen später für die Vertriebsabteilung eingestellten Mitarbeiter bezieht.
Unabhängig von der Formatierung sollten Mitarbeiter-ID-Nummern keine persönlichen oder sensiblen Informationen enthalten. Geben Sie keinen Teil der SSN der Person oder andere vertrauliche Informationen in ihren Mitarbeiterausweis ein.
Vorteile von Mitarbeiter-ID-Nummern
#1. Für vielfältige Zwecke einsetzbar
Mitarbeiterausweise haben je nach Unternehmen unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten. In einem Einzelhandelsunternehmen kann beispielsweise für den Zugriff auf die Kassen- oder Inventarsysteme ein Mitarbeiterausweis erforderlich sein. Möglicherweise sind sie auch gezwungen, sie für Mitarbeiterprivilegien zu nutzen, beispielsweise für den Kauf von Produkten mit ihrem Mitarbeiterrabatt. Mitarbeiter in einer Büroumgebung verfügen möglicherweise über unterschiedliche Berechtigungsstufen, die es ihnen ermöglichen, sich mit ihren IDs bei bestimmten Datenbanken anzumelden. Dies kann auch einen digitalen Verlauf der Mitarbeiter-IDs liefern, falls Sie, Ihre Personalabteilung oder Ihre Buchhaltungsteams Daten prüfen müssen.
#2. Kontrollieren Sie den Zugriff auf und die Sicherheit von Informationen
Die Verwaltung des Zugriffs auf bestimmte Informationen, Anwendungen und sogar Räume kann für Ihr Unternehmen von Vorteil sein. Mithilfe von Mitarbeiter-IDs können Sie individuelle Zugriffs- oder Sicherheitsgrade festlegen. Beispielsweise kann ein Verkäufer Zugriff auf die CRM-Datenbank haben, ihm jedoch der Zugriff auf Programme oder Informationen verweigert werden, die nichts mit seiner Rolle zu tun haben. Sie können Besuchern, die Zugang zu bestimmten Bereichen des Gebäudes benötigen, z. B. Auftragnehmern oder Kunden, auch vorübergehend IDs zuweisen.
#3. Organisieren Sie große Unternehmensdatensätze
Ein Mitarbeiter-ID-System kann bei der Organisation und Pflege von Dokumenten und Datenbanken helfen. Mit einer einzigen ID, die mit allen Informationen des Mitarbeiters verknüpft ist, ist es einfach, Informationen nachzuschlagen, anzuzeigen und zu organisieren.
#4. Behalten Sie die Präzision der Identität bei
Wenn Ihr Unternehmen klein ist, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Sorgen machen, dass Namen in den Mitarbeiterunterlagen zu Verwirrung führen. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst, können einige Mitarbeiter denselben Namen tragen, was zu Problemen bei der Führung von Aufzeichnungen führt. Dies könnte die Vertraulichkeit gefährden oder Probleme mit der Gehaltsabrechnung verursachen. Sie können diese Probleme vermeiden, indem Sie ein Mitarbeiter-ID-System einführen, das sicherstellt, dass jeder Mitarbeiter in den Unterlagen Ihres Unternehmens eindeutig ist.
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#5. Verbessern Sie die Sicherheit von ID-Entitäten
Durch die Verwendung eindeutiger Mitarbeiter-IDs können Sie die Verwendung ansonsten persönlicher Daten vermeiden. Ein Mitarbeiter-ID-Code ist ein einzigartiger interner Code, der zur Verschlüsselung der Identifikation des Mitarbeiters dient. Mitarbeiter-IDs müssen eindeutig sein und dürfen keine persönlichen Informationen wie SSNs enthalten, die die Identität des Mitarbeiters gefährden könnten.
Durch die Verwendung eindeutiger Mitarbeiter-IDs können Sie die Verwendung ansonsten persönlicher Daten vermeiden. Ein Mitarbeiter-ID-Code ist ein einzigartiger interner Code, der zur Verschlüsselung der Identifikation des Mitarbeiters dient. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter-IDs eindeutig sind und keine Kollegen enthalten.
Zusammenfassung
Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, ist es nie zu früh, mit der Vergabe von Mitarbeiter-ID-Nummern zu beginnen. Wenn Sie nur drei Mitarbeiter haben, mag es dumm erscheinen, aber wenn Sie 100 oder mehr haben, werden Sie froh sein, über ein System zu verfügen. Um Wachstum und Entwicklung zu ermöglichen, schlagen wir immer vor, dass kleine Unternehmen die Systeme großer Unternehmen integrieren, wo immer dies möglich ist.
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Bibliographie
