Die Einführung einer effektiven Art der Unternehmenskommunikation ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um Einkommen und Moral zu steigern. Leider ist es nicht so einfach, wie es scheint.
Aufgrund der heutigen Technologie verändert sich die Geschäftskommunikation. Es ist zwar nicht mehr so formell wie früher, aber die Aufrechterhaltung eines professioneller Ton ist immer noch entscheidend für das richtige Image Ihres Unternehmens. Es geht auch darum, eine offene und produktive Kommunikation innerhalb der Organisation zu fördern.
Die richtige Form der Kommunikation kann die Produktivität der Mitarbeiter steigern, Prozesse rationalisieren und die allgemeine Moral in einer Organisation verbessern. Dieser Artikel bietet einen Crashkurs zur Entwicklung einer guten verbalen und nonverbalen Kommunikation in Ihrem Unternehmen, um mit Kunden in Kontakt zu treten und produktivere interne Diskussionen zu fördern. Wir werden uns auch mit den verschiedenen Arten und Methoden der Geschäftskommunikation für eine effektive Kommunikation befassen.
Was ist Unternehmenskommunikation?
Geschäftskommunikation bezieht sich auf den Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern innerhalb und außerhalb einer Organisation.
Effektive Geschäftskommunikation bezieht sich darauf, wie Mitarbeiter und Management miteinander in Kontakt treten, um etwas zu erreichen organisatorische Ziele und sich stärker an den grundlegenden Unternehmenswerten ausrichten. Das Hauptziel besteht also darin, organisatorische Praktiken zu verbessern, Silos zu beseitigen, Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und Fehler zu reduzieren.
Der Erfolg und das Wachstum jeder Organisation hängen von einer effektiven Geschäftskommunikation ab. Geschäftskommunikation ist im Gegensatz zur täglichen Kommunikation meist zielorientiert.
Trotzdem zeigen Untersuchungen, dass 60 % der internen Kommunikationsexperten die interne Kommunikation nicht nachverfolgen.
Damit ein Unternehmen erfolgreich ist, müssen alle Unternehmensregeln, zentrale Unternehmenswerte, Vorschriften und Richtlinien müssen den Mitarbeitern innerhalb und außerhalb der Organisation vermittelt werden.
Arten der Geschäftskommunikation
Geschäftskommunikation wird in vier Typen eingeteilt.
#1. Interne Aufwärtskommunikation
Interne nach oben gerichtete Geschäftskommunikation findet statt, wenn ein Untergebener mit dem Management oder einer Person kommuniziert, die in der Organisationsstruktur höher steht. Um die Funktionsweise des Unternehmens wirklich zu verstehen, sollte jede Führungskraft zulassen, dass Informationen nach oben fließen.
Daher sind Umfragen, Feedback, Formulare und Berichte gängige Arten der internen Aufwärtskommunikation, die Mitarbeiter ihren Managern oder Teamleitern zur Verfügung stellen.
Ein Marketingbericht kann beispielsweise Informationen wie den gesamten Website-Verkehr, die Interaktion mit sozialen Medien oder die Gesamtzahl der erstellten Leads enthalten.
#2. Interne Abwärtskommunikation
Interne Abwärtskommunikation tritt auf, wenn ein Vorgesetzter mit einem oder mehreren Untergebenen kommuniziert. Diese Art der geschäftlichen Kommunikation kann die Form eines Briefes, eines Memos oder einer mündlichen Anweisung annehmen.
Im Gespräch mit Mitarbeitern sollten Führungskräfte einen professionellen und direkten Ton bewahren. Ein Beispiel für diese Form der Kommunikation ist ein Memo über einen neuen Firmenbetriebsprozess, wie z. B. Sicherheitsanforderungen und neue Vorschriften.
#3. Interne laterale Kommunikation
Die interne laterale Geschäftskommunikation findet am Arbeitsplatz unter den Mitarbeitern statt. So können sich Mitarbeiter heutzutage auf vielfältige Weise verbinden, darunter Chats, SMS, E-Mail und Softwarelösungen für die Mitarbeiterkommunikation.
Diese Art der Kommunikation kann innerhalb oder zwischen Abteilungen stattfinden und ist häufiger als andere Arten der Geschäftskommunikation. Darüber hinaus ist eine häufige Kommunikation zwischen den Mitarbeitern für das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter unerlässlich.
#4. Externe Kommunikation
Externe Geschäftskommunikation bezieht sich auf jede Interaktion mit Drittparteien wie Kunden, Interessenten, Anbietern oder Partnern.
Diese Art der Geschäftskommunikation findet seltener statt als alle anderen Arten der internen Unternehmenskommunikation.
Methoden der Geschäftskommunikation
Wenn es um Unternehmenskommunikation geht, ist diese entweder mündlich oder schriftlich. Darüber hinaus erfolgt die Kommunikation persönlich/face-to-face oder aus der Ferne. Keiner von beiden ist für sich genommen besser oder schlechter für Ihr Unternehmen; es hängt alles von den Umständen ab.
Schriftliche Kommunikation eignet sich hervorragend, um Entscheidungen und getroffene Aktivitäten auf Papier festzuhalten und Strategien und Pläne zu entwickeln. Verbale Begegnungen ermöglichen die sofortige Produktion von Ideen und einen offeneren Gedankenfluss.
Einige Unternehmen haben einen einzigen Standort. Einige haben Büros in anderen Zeitzonen. Andere wiederum sind völlig abgelegen und haben auch keinen physischen Ort (Buffer und Zapier sind großartige Beispiele für standortunabhängige Unternehmen). Dies sind die Ansätze der Unternehmenskommunikation, die für einige oder alle der oben aufgeführten Szenarien gelten:
#1. Internetbasierte Kommunikation
Dazu gehören gängige Geschäftskommunikationskanäle wie E-Mails und Instant-Messaging-Apps (wie Slack, Hangouts oder sogar Nextiva Chat).
Zu den Vorteilen von E-Mails und Nachrichten gehört die Fähigkeit, private Gespräche in einer hektischen Arbeitsumgebung zu führen und eine Nachricht gleichzeitig mit einer großen Gruppe von Menschen – von wenigen bis zu Hunderten – zu teilen.
#2. Telefonkonferenzen
Telefone reduzierten die geografische Barriere für effektive, schnelle Meetings. Es ermöglicht einen effektiveren Ideenaustausch aufgrund der nonverbalen Kommunikation (Tonfall) im Gegensatz zur textuellen Kommunikation. Cloud-Telefonsysteme haben das Potenzial, das Onboarding und die Teamzusammenarbeit insgesamt zu verbessern.
#3. Video-Telefonkonferenz
Hervorragende Videokonferenzlösungen ermöglichen es Menschen in weit entfernten Gebieten, Meetings abzuhalten, die so nah wie möglich an persönlichen Treffen sind. Sie bringen auch Telefonkonferenzen auf die nächste Ebene.
#4. Persönliche Treffen
Persönliche Gespräche können einem Unternehmen dabei helfen, Ideen schnell voranzubringen. Untersuchungen zufolge bringen persönliche Treffen mehr Ideen hervor als virtuelle.
Eine gut geplante Meeting-Agenda hingegen ist entscheidend für produktive Meetings. 46 Prozent der Mitarbeiter verlassen selten oder nie ein Meeting mit dem Wissen, was als nächstes zu tun ist.
#5. Offizielle Dokumente und Berichte
Die Dokumentation von Aktivitäten, die Einfluss auf andere Personen und Abteilungen haben, ist ein wesentlicher Bestandteil einer gut funktionierenden Unternehmenskommunikation.
Die Möglichkeit, sich jederzeit auf ein schriftliches Dokument zu beziehen, verringert also die Möglichkeit von Verwirrung oder Streitigkeiten und trägt zur Klarheit der Kommunikation bei.
#6. Veröffentlichungen
Meetings mit größeren Gruppen werden häufig durch Präsentationen durchgeführt, die durch Berichte und PowerPoint-Foliendecks ergänzt werden.
Diese eignen sich also hervorragend, um neue Ideen so zu präsentieren, dass sie hinterfragt und erklärt werden können.
#7. Diskussionsforen und FAQs
Ein interner Ort, an dem sich Mitarbeiter auf häufig gestellte Fragen zu verschiedenen Abteilungsthemen beziehen und neue Fragen stellen können, die ihnen helfen, produktiver zu sein und auch bei einem Thema auf dem Laufenden zu bleiben.
#8. Fragebögen
Sowohl interne Umfragen als auch Kundenumfragen sind hervorragende Möglichkeiten, um Input und Bewertungen zu wichtigen Themen zu erhalten. Umfragen sorgen für einen gesunden Kreislauf von Feedback-gestützten Veränderungen und öffnen außerdem einen Kontaktkanal über alle Ebenen eines Unternehmens hinweg.
#9. Kundendienstaktivitäten
Dies kann jede Art von Kundendienstaktion umfassen. Beispiele sind Live-Chat-Unterstützung, Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, der Kunden-Onboarding-Prozess, Kunden-Feedback und andere Dienstleistungen.
Ihre nächste logische Frage lautet also wahrscheinlich:
Welche effektiven Methoden der Geschäftskommunikation benötigt mein Unternehmen?
Die Antwort wird meist von der Größe und auch den Wünschen Ihres Unternehmens bestimmt. Es gibt keine pauschale Antwort. Eines ist sicher: Sie werden erfolgreich sein, wenn Sie nur effektive Strategien für die Unternehmenskommunikation anwenden, die Sie benötigen und anwenden möchten.
Als Beispiel:
Sie möchten ein Forum-Board, also verbringen Sie und Ihr Team Wochen damit, es zu recherchieren und einzurichten.
Nach einer Weile stellen Sie fest, dass es niemand verwendet, weil sein Team oder seine Dokumente ihm schneller Antworten liefern. Unnötige Lösungen haben Sie Zeit und Geld gekostet.
Oder Sie investieren in hochwertige Videokonferenzgeräte, wenn Sie eigentlich nur ein zuverlässiges Firmentelefonsystem für Ihre Remote-Meetings benötigen.
Die webbasierte Kommunikation wird von allen Unternehmen genutzt. Alle anderen Wege werden andererseits durch die einzigartigen Bedingungen jeder Organisation bestimmt. Nehmen Sie sich die Zeit, die Bedeutung jedes einzelnen für Ihr eigenes Szenario zu analysieren.
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Warum ist effektive Geschäftskommunikation wichtig?
Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Unternehmenskommunikation entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens ist:
#1. Es erhöht das Engagement der Mitarbeiter.
Laut Ragans Forschung zum Mitarbeiterengagement ist dies die wichtigste Komponente der internen Kommunikation, die statistisch mit dem Engagement der Mitarbeiter in der Führungskommunikation korreliert. Interne Kommunikationsteams spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Führungskräfte zu unterstützen, zu coachen und an die Notwendigkeit der Kommunikation zu erinnern.
#2. Reduziert die E-Mail-Überlastung
E-Mail wird in Unternehmen für eine Vielzahl von Zwecken verwendet, darunter Informationsanfragen, Mitarbeiterkommunikation und Feedback, Statusberichte, Aufgabenzuweisungen, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Besprechungseinladungen, Dokumentenverteilung, Personalmitteilungen zu verschiedenen Teamaktivitäten, Vergünstigungen und Geburtstagen wünscht sich.
Laut Radicati verbringt der durchschnittliche Geschäftsangestellte 25 % seines Arbeitstages mit E-Mail-bezogenen Aufgaben.
Allerdings erfordert nur ein kleiner Prozentsatz der E-Mails, die in unserem Posteingang ankommen, unsere sofortige Aufmerksamkeit. Wir trennen die wichtigen E-Mails nach Absender oder Betreff. Darüber hinaus sind viele der E-Mails, die wir erhalten, für uns völlig irrelevant
#3. Steigert die Produktivität der Mitarbeiter
Vier von fünf Mitarbeitern glauben, dass eine effiziente interne Unternehmenskommunikation ihre Arbeitsleistung verbessert.
Aufgrund der Informationsüberflutung verschwenden Mitarbeiter häufig Zeit mit der Suche nach Inhalten, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.
Darüber hinaus verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter jeden Tag 2.5 Stunden mit der Suche nach Informationen. Somit geht jeden Monat eine ganze Woche Zeit verloren, um etwas zu entdecken, das den Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollte.
#4. Verbessert die abteilungsinterne Kommunikation
Ohne eine geeignete Kommunikationsstrategie ist es äußerst schwierig, eine effektive abteilungsübergreifende Kommunikation innerhalb von Unternehmen aufrechtzuerhalten.
Mitarbeiter müssen in der Lage sein, einfach zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um produktiver zu sein.
Beispielsweise muss Ihre Forschungsabteilung mit Ihrem Marketingteam kommunizieren, und Ihre Geschäftsstelle muss mit der IT-Abteilung kommunizieren.
#5. Verbessert die Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern
Remote-Teams sind die Zukunft. Laut dem Global Mobile Workforce Forecast Update werden bis 40 mehr als 2023 % der arbeitenden Weltbevölkerung mobil sein. Darüber hinaus könnten die Zahlen in wohlhabenden Ländern wie den Vereinigten Staaten schließlich 75 % übersteigen.
Dies erfordert eine neue Herangehensweise an Kommunikation, Führung und Management. Remote-Teams stellen sich Kommunikationsproblemen wie der Koordination über Zeitzonen hinweg, Informationssilos und der Überwindung sprachlicher und kultureller Hindernisse. Darüber hinaus erschwert es die Distanz den Teammitgliedern, sich als Teil eines Teams zu fühlen.
#6. Senkt die Mitarbeiterfluktuation
Die Mitarbeiterfluktuation ist in Unternehmen, in denen die Mitarbeiter engagierter und zufriedener sind, wesentlich geringer. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter darüber informiert werden, was für ihre Arbeit wichtig ist, um Millennials und jüngere Generationen am Arbeitsplatz zu gewinnen und zu halten.
Andererseits führen zu viele irrelevante Informationen häufig zu Stress, Demotivation und Unzufriedenheit, was zu einer geringeren Mitarbeiterbindung führt.
Einer der Hauptzwecke von Unternehmen, die sich mit interner Kommunikation beschäftigen, ist die Förderung von Best Practices für den Informationsaustausch.
Daher müssen Arbeitgeber in einer Welt, in der die Mitarbeiter ständig wachsen und neue Dinge lernen, einen einfachen Informationsaustausch innerhalb ihrer Unternehmen ermöglichen.
Wissensaustausch u Organisationswissen leiden unter dem Fehlen eines gut definierten internen Geschäftskommunikationsplans.
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#8. Fördert die Interessenvertretung der Mitarbeiter
Arbeitgeber, die es verstehen, erfolgreich mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, sind viel erfolgreicher darin, ihre Mitarbeiter zu Markenbotschaftern zu machen.
Markenbotschafter sind nicht so schwer zu bekommen, wie sich viele Unternehmen vorstellen. Tatsächlich würden zufriedene Mitarbeiter gerne an Markenbotschafterprogrammen teilnehmen.
#9. Erhöht die Kundenbindung und -zufriedenheit
Eine bessere Unternehmenskommunikation führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Wenn die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zusammenbricht, passieren Dinge in Bezug auf Kundenservice und -zufriedenheit.
Erstens werden Mitarbeitern in kundenorientierten Rollen die notwendigen Informationen fehlen. Zweitens werden die Kunden die niedrige Arbeitsmoral der Mitarbeiter bemerken und dadurch negative Erfahrungen machen.
Laut einer Studie hat die Mitarbeitereinstellung einen erheblichen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit, was zu steigenden Einnahmen führt.
Was ist interkulturelle Geschäftskommunikation?
Interkulturelle Geschäftskommunikation bezieht sich auf den Austausch von Informationen, Ideen, Meinungen und Botschaften zwischen Einzelpersonen oder Gruppen mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund.
Was ist interkulturelle Geschäftskommunikation?
Interkulturelle Geschäftskommunikation bezieht sich auf den Austausch von Informationen, Ideen, Meinungen und Botschaften zwischen Einzelpersonen oder Gruppen aus verschiedenen Kulturen.
Was sind die Herausforderungen der interkulturellen Geschäftskommunikation?
Zu den Herausforderungen der interkulturellen Geschäftskommunikation gehören Sprachbarrieren, kulturelle Unterschiede, Missverständnisse und mangelndes Verständnis.
Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Unternehmenskommunikation?
Die interne Geschäftskommunikation bezieht sich auf die Kommunikation innerhalb einer Organisation, während sich die externe Geschäftskommunikation auf die Kommunikation zwischen einer Organisation und externen Stakeholdern bezieht.
Welche Bedeutung hat aktives Zuhören in der Geschäftskommunikation?
Aktives Zuhören ist in der Geschäftskommunikation wichtig, da es das Verständnis fördert, Missverständnisse reduziert und beim Aufbau von Beziehungen hilft.
Häufig gestellte Fragen zur Geschäftskommunikation
Wie kann ein Unternehmen besser kommunizieren?
Effektive Geschäftskommunikation: 8 Schritte zu einer besseren…
- Beseitigen Sie Annahmen. …
- Finden Sie einen guten Ort und eine gute Zeit für alle Beteiligten, um miteinander zu sprechen. …
- Um gehört zu werden, hören Sie zuerst zu. …
- Fragen stellen. …
- Emotionen auszudrücken ist wichtig, aber sei immer respektvoll.
Was sind die 4 Arten der Kommunikation?
Jeder Mensch hat einen einzigartigen Kommunikationsstil, eine Art, wie er mit anderen interagiert und auch Informationen austauscht. Es gibt vier grundlegende Kommunikationsstile: passiv, aggressiv, passiv-aggressiv und durchsetzungsfähig. Es ist wichtig, jeden Kommunikationsstil zu verstehen und zu verstehen, warum Einzelpersonen ihn verwenden.
Wirtschaftskommunikation hat immer spezialisierte Inhalte, ein bestimmtes Publikum, einen bestimmten Zweck, eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort. Das nächste wichtige Merkmal der Geschäftskommunikation ist Klarheit. Der chinesische Philosoph Konfuzius bemerkte zu Recht: „In der Sprache ist Klarheit alles
Wie kann ein Unternehmen besser kommunizieren?
Effektive Geschäftskommunikation: 8 Schritte zu einer besseren…
- Beseitigen Sie Annahmen. …
- Finden Sie einen guten Ort und eine gute Zeit für alle Beteiligten, um miteinander zu sprechen. …
- Um gehört zu werden, hören Sie zuerst zu. …
- Fragen stellen. …
- Emotionen auszudrücken ist wichtig, aber sei immer respektvoll. …
- Achten Sie auf nonverbale Botschaften.
- VERBRAUCHERMARKT: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung (alles, was Sie wissen sollten)
- CHANGE AGENTS: Wie man Change Agents in jeder Organisation identifiziert
- INTERNE MARKETINGSTRATEGIEN: So erstellen Sie eine effektive Marketingmarke
- Marketingkommunikation: Alles, was Sie wissen müssen (ausführlicher Leitfaden)
- ARTEN DES HÖRENS: In Bezug auf die Geschäftskommunikation
- Jobs für virtuelle Assistenten: Ein vollständiger Leitfaden für 2021 (+Top-Auswahl)
- ABWÄRTSKOMMUNIKATION: Bedeutung, Beispiele & Vorteile
