Es ist wichtig, dass Sie Ihre E-Mails oder Post genauso professionell formatieren wie einen Geschäftsbrief, unabhängig davon, ob Sie eine Stellenanfrage senden, sich auf eine Stelle bewerben oder andere berufliche Korrespondenz verfassen. Schließlich bekommt jeder viele E-Mails, auch Personalvermittler und Personalmanager. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt Ihrer E-Mails hervorsticht und nicht Ihre Nachlässigkeit in Bezug auf Grammatik, Layout oder Sprache. Das Versenden einer geschäftlichen E-Mail ist eine gängige Möglichkeit, mit Kunden, Arbeitgebern und anderen Branchenkennern in Kontakt zu treten. Für verschiedene Szenarien gibt es unterschiedliche offizielle E-Mail-Formate. Beispiele für richtig formatierte E-Mails können Ihnen bei der Entscheidung für den besten Stil für verschiedene berufliche Kontexte helfen. Im Folgenden behandeln wir das richtige Brief-, Adress- und Postformat, das Ihnen dabei hilft, eine hervorragende Post zu verfassen.
Was ist E-Mail-Schreiben?
Beim Schreiben einer E-Mail geht es darum, die Nachricht zu erstellen, zuzustellen, zu archivieren und später zu lesen. Unter E-Mail versteht man jede Form der elektronischen Kommunikation. Das Schreiben einer E-Mail wird anderen Kommunikationsmethoden vorgezogen, da es sowohl zeit- als auch kosteneffizient ist.
Außerdem ist E-Mail, kurz für „Electronic Mail“, eine Möglichkeit, digital über das Internet zu kommunizieren und Nachrichten und Dateien auszutauschen. E-Mails werden häufig für geschäftliche Korrespondenz verwendet. Aufgrund der geringen Kosten und der kurzen Bearbeitungszeit hat es sich schnell zum bevorzugten Kommunikationsmittel entwickelt.
Das Schreiben von Briefen hat aufgrund des technologischen Fortschritts der E-Mail als zeitgemäßeres Kommunikationsmittel Platz gemacht. Das Hin- und Herschicken einer E-Mail ist jedoch ein entscheidender Aspekt der modernen Konversation. Dies ist ein gängiges Mittel zur Kommunikation mit Mitarbeitern in Betrieben, Firmen usw. Es ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Lehrpläne der Schulen.
Arten des E-Mail-Schreibens
Hier sind die 3 Kategorien des E-Mail-Schreibens.
#1. Halbformelle E-Mail
Dies ist die Art der Kommunikation, die eine E-Mail umfasst, die im Kontext eines Projekts für einen Kollegen oder Teamkollegen geschrieben wird. Die gewählte Sprache ist leicht verständlich, herzlich und informell. Außerdem ist es wichtig, sich jederzeit mit Anstand und Takt zu verhalten.
#2. Formelle E-Mail
Nehmen wir an, wir sind dabei, eine E-Mail für eine kommerzielle Kommunikation zu erstellen oder zu verfassen. Vom Ton und Inhalt her handelt es sich um eine formelle E-Mail. Eine formelle E-Mail ist eine E-Mail, die an Beamte einer Organisation, beispielsweise eines Unternehmens, einer Regierungsbehörde, einer Schule oder einer anderen Art von Beamten, geschrieben wird.
#3. Informelle E-Mail
Eine informelle E-Mail ist eine E-Mail, die an Freunde, Familienmitglieder oder Verwandte geschrieben wird. Bei der informellen Kommunikation per E-Mail gibt es keine Richtlinien, die befolgt werden müssen. Es steht einer Person frei, in jeder Sprache ihrer Wahl zu kommunizieren.
Funktionen von E-Mail
Eine E-Mail bietet eine Menge nützlicher Funktionen. Das Folgende ist ein Beispiel für einige davon:
- Eingebauter Nachrichten-Antwort-Bot
- Fügen Sie die Adresse Ihrem Adressbuch hinzu.
- Eine zukünftige Nutzung der Adresse ist an diesem Standort möglich.
- Ein System zum mechanischen Ablegen und Abrufen von Nachrichten
- Bestätigung, dass eine Nachricht zugestellt wurde
- Die Fähigkeit der Massenkommunikationsverteilung
- Um Unterschriften beizufügen,
- Datengesteuert durch die aktuelle Uhrzeit und das aktuelle Datum
- Dateien, Bilder und Audio können alle als Anhänge übermittelt werden.
- E-Mail, die auf einem mobilen Gerät gelesen werden kann
Nachrichtenformat
Es ist wichtig, die Grundlagen des E-Mail-Schreibens zu erlernen, bevor Sie sich mit vorgefertigten Vorlagen befassen. Jede E-Mail hat unabhängig vom Betreff dasselbe allgemeine Format und dieselben Funktionen. Das Erlernen dieser Aspekte kann Ihnen dabei helfen, professionellere und überzeugendere E-Mails zu schreiben.
Was ist das richtige E-Mail-Format?
Das richtige Format der E-Mail besteht aus einer Betreffzeile, einer Begrüßung, einem Text, einer Schlusszeile und einer Signatur. Beim Verfassen einer E-Mail ist es wichtig, einige Dinge zu beachten: eine kurze Betreffzeile, eine individuelle Begrüßung, eine einfache Sprache sowie eine passende Schlusszeile und Signatur.
Verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage, um Ihre Nachricht so zu gestalten, dass sie direkt auf die Bedürfnisse und Interessen des Empfängers eingeht. Obwohl die Struktur von E-Mails unterschiedlich sein kann, ist das Ziel bei jeder E-Mail dasselbe: die Nachricht zu übermitteln, die gesendet werden soll.
Lassen Sie uns daher besprechen, was ein gutes E-Mail-Format ausmacht und wie Sie es in Ihrer eigenen Korrespondenz implementieren.
#1. Betreff
Der Empfänger der E-Mail sieht die Betreffzeile vor allem anderen. Folglich ist der erste entscheidende Aspekt beim formellen E-Mail-Schreiben die Betreffzeile.
Einige Überlegungen lauten wie folgt:
- Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile klar und prägnant ist.
- Eine prägnante Betreffzeile ist vorzuziehen. Die perfekte Länge einer Betreffzeile beträgt sechs Wörter.
- Verwenden Sie außerdem die ersten paar Zeichen der Betreffzeile, um die relevantesten Informationen zu übermitteln.
- Um Ihre Suche noch weiter zu verfeinern, fügen Sie ein Präfix wie „Weiterleiten“, „Antworten“, „Dringend“ oder „Hinweis“ hinzu. Dadurch wird dem Empfänger mitgeteilt, welche Art von E-Mail er erhalten hat.
Untersuchungen zufolge ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail mit einer personalisierten Betreffzeile geöffnet wird, um 26 % höher. Unabhängig davon, ob Sie eine Verkaufs-E-Mail, eine persönliche E-Mail, einen Newsletter oder etwas anderes versenden, sollte die Betreffzeile den Zweck der E-Mail widerspiegeln. Ich würde vorschlagen, dass Sie sich hinsetzen und ernsthaft über Ihre Optionen nachdenken, bevor Sie sich für eine entscheiden.
#2. Anrede
Die Anrede ist der nächste wichtige Teil eines offiziellen Mailformats. Jede E-Mail hat einen bestimmten Empfänger vor Augen. Der erste Schritt beim Schreiben einer formellen E-Mail besteht darin, den Empfänger angemessen anzusprechen.
Verwenden Sie „Wen es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn Sie an jemanden schreiben, dessen Namen Sie nicht kennen.
Leitende Beamte sollten mit „An den Manager“, „Sehr geehrter Dr. Ghosh“ oder „Sehr geehrte Frau Kim“ angesprochen werden, anstatt ihren Vornamen zu verwenden.
Bei der Ansprache kann es ausreichen, vor dem Namen eines Kollegen lediglich „Hallo“ zu sagen. Seien Sie stets höflich und denken Sie an eine angemessene Begrüßung. In einer geschäftlichen E-Mail sollten Sie immer einen vollständigen Namen verwenden und nicht nur einen Vor- oder Nachnamen.
#3. Text der E-Mail
Der Hauptteil jeder geschäftlichen E-Mail ist der Textkörper. Durch die Einhaltung einiger einfacher Richtlinien kann ein Standardformat für professionelle Post erreicht werden.
- Der erste Absatz Ihrer E-Mail sollte Sie und den Zweck Ihrer Nachricht vorstellen. Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, beginnen Sie mit einer Einleitung und einer Notiz, in der Sie erklären, warum Sie schreiben.
- Geben Sie so viele Details wie möglich zu Ihrem Problem, Ihrer Frage oder Antwort an. Verwenden Sie eine einfache Sprache, die jeder verstehen kann, aber lenken Sie nicht vom Hauptthema ab, indem Sie irrelevante Details hinzufügen. Fassen Sie sich kurz und prägnant.
- Der letzte Satz der E-Mail sollte den ernsten Ton und die richtige Struktur der gesamten Nachricht widerspiegeln. Wenn Sie eine Frage stellen, können Sie beispielsweise etwas sagen wie: „Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören“ oder „Ich hoffe, bald eine Antwort von Ihnen zu erhalten“, und während Sie eine Frage beantworten, können Sie beispielsweise Folgendes sagen: „Ich hoffe.“ Ich habe Ihre Frage/Ihre Zweifel ausreichend beantwortet.“
#4. Unterschrift
Ihre E-Mail-Signatur (manchmal auch Fußzeile genannt) dient als Abschied. Die Art und Weise, wie Sie dies tun, wird Einfluss auf den Eindruck haben, den Sie bisher hinterlassen haben. Dies ist Ihre Chance, Ihre Leser zu beeindrucken und ihr Lob zu verdienen, indem Sie das Erlebnis zu einem Erlebnis machen, das sie so schnell nicht vergessen werden. Wenn Sie hier jedoch einen Fehler machen, könnte Ihre gesamte Nachricht oder Ihr gesamtes Angebot in Frage gestellt werden. Sie sollten darauf achten, dass Ihre E-Mail-Signatur ordentlich und gut organisiert ist.
Wenn Sie außerdem einen guten ersten und bleibenden Eindruck hinterlassen möchten, sollten Sie über die Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur nachdenken. Ihnen steht die standardmäßige Nur-Text-E-Mail-Signatur aus den Anfängen der E-Mail zur Verfügung. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie alle relevanten Arbeits- und Kontaktdaten angeben. Es ist auch eine gute Idee, anklickbare Links zu Ihrer Hauptwebsite, Ihren aktivsten Social-Media-Profilen und einer Zielseite einzufügen.
5 Mail-Format mit Beispielen
Hier gehen wir auf die fünf gängigsten E-Mail-Arten und das jeweils ideale Format ein:
#1. Professionelles Mailformat
Geschäftliche E-Mails werden immer in einem formellen Ton verfasst. Der erste Kontakt eines Freiberuflers mit neuen Kunden sollte beispielsweise über eine geschäftliche E-Mail erfolgen. Im heutigen Umfeld ist es wichtig, dass diese E-Mails auf den einzelnen Empfänger zugeschnitten sind.
Hier ist das richtige Format für eine Geschäftsmail:
- Erstellen Sie eine ansprechende Betreffzeile und passen Sie sie an jeden einzelnen Leser an.
- Bestimmen Sie die passende Begrüßung basierend auf Ihrer Vertrautheit mit dem Empfänger.
- Beginnen Sie die E-Mail, indem Sie erklären, wer Sie sind und warum Sie sich entschieden haben, diese Person zu kontaktieren. Bauen Sie eine Beziehung auf, bevor Sie ein Verkaufsgespräch führen.
- Beenden Sie die E-Mail mit einem prägnanten Call-to-Action und einer sachlichen Unterschrift.
Hier ist ein hervorragendes Beispiel für eine geschäftliche E-Mail mit einem fröhlichen, einladenden Ton und einer sofortigen Begrüßung des Empfängers mit Namen.
Hallo Paul,
Ich bin Kyrian und verantwortlich für den Vertrieb hier bei ABC Company. Ich würde gerne mit Ihnen über Ihr Konto sprechen.
Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass mehrere laufende Verkäufe in der kommenden Woche enden werden. Lassen Sie mich wissen, ob es einen guten Zeitpunkt für ein Gespräch gibt.
Beste Grüße, Kyrian
#2. Danke-Mail-Format
Eine Dankes-E-Mail wird normalerweise gesendet, nachdem eine Art Interaktion stattgefunden hat. Der Empfänger hat Ihnen möglicherweise bei einem Projekt geholfen, auf eine von Ihnen gesendete persönliche Anfrage geantwortet, wurde von Ihnen interviewt oder hat einfach nur einem Treffen mit Ihnen zugestimmt.
Verschwenden Sie nicht die Zeit des Empfängers mit einer langwierigen „Dankeschön“-E-Mail; Gehen Sie stattdessen direkt zur Sache. Darüber hinaus sind „Dankeschön“-E-Mails nicht immer notwendig und können manchmal einfach den Posteingang von jemandem verstopfen, der sehr beschäftigt sein könnte. Überlegen Sie also sorgfältig, ob das Versenden einer E-Mail für Sie von Vorteil ist oder nicht.
Hier ist das richtige Format für Dankesmails.
Hallo [Name]
Vielen Dank für [was sie getan haben]. Es war eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und ich freue mich schon auf die nächste Gelegenheit dazu.
Wenn ich Ihnen sonst noch weiterhelfen kann, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Mein Bestes,
Name: (Offizieller Titel)
#3. Erinnerungs-Mail-Format
Unabhängig davon, ob Sie zum ersten, zweiten oder dritten Mal per E-Mail mit dieser Person korrespondieren, sollte sich das Format Ihrer Nachricht entsprechend ändern. In Ihrer ersten Kontakt-E-Mail müssen Sie einige notwendige Informationen angeben.
In einer Folge- oder Erinnerungsmail müssen Sie nicht viele Hintergrundinformationen angeben. Erinnern Sie die andere Partei stattdessen sanft und kurz an das, was zuvor vereinbart wurde (in der Annahme, dass es möglicherweise vergessen wurde oder ganz unten auf ihrer To-Do-Liste steht).
Dieses zusätzliche Produkt kann Ihnen dabei helfen, Dinge schneller und in der Reihenfolge zu erledigen, die für Sie am wichtigsten ist. Darüber hinaus schätzt die überwiegende Mehrheit der Menschen Ihre Konsequenz und respektiert Sie mehr für die Erinnerung.
Hier ist das richtige Beispiel für das Format einer Erinnerungsmail
Hallo [Name],
Diese E-Mail dient nur als freundliche Erinnerung, dass Sie ein Vorstellungsgespräch mit [Name] geplant haben, der sich für [Name der Rolle] bewirbt.
Die Besprechungszeit und der Treffpunkt für das Interview sind [Uhrzeit] [Tag] [Ort].
Wenn ich irgendetwas tun kann, um Ihnen bei der Vorbereitung auf das Interview mit dieser Person zu helfen, lassen Sie es mich bitte wissen.
Beste,
[Dein Name]
#4. Entschuldigungs-Mail-Format
Es liegt in der Natur des Menschen, gelegentlich Fehler zu machen und Unrecht zu haben. Es ist unvermeidlich, dass wir Fehler machen, die andere Menschen verletzen, belästigen oder frustrieren. Außerdem ist es normalerweise die beste Vorgehensweise, sich einfach zu entschuldigen und weiterzumachen.
Wenn Sie sich aufrichtig entschuldigen, wird die andere Person überhaupt nicht beleidigt sein. Aufrichtige Entschuldigungen sind immer die beste Politik.
Wenn Sie sich jedoch entschuldigen, ist es wichtig, Worte zu verwenden, die Mitgefühl für die Person zum Ausdruck bringen, die Ihnen ebenfalls leid tut, und nicht Worte, die Ihre wahren Gefühle offenbaren. Geben Sie ihnen keine Vorwürfe und bieten Sie keine Rechtfertigungen an.
Hier ist das richtige Beispiel für das Format einer Entschuldigungsmail
Wen es angeht:
Im Namen von [Firmen- oder Firmenname] entschuldige ich mich aufrichtig für den Service, den wir Ihnen bei Ihrem letzten Besuch in unserem Restaurant geboten haben.
Ich freue mich, dass Sie mich auf diese Probleme aufmerksam gemacht haben, und seien Sie versichert, dass wir alles in unserer Macht Stehende tun, um diese Bedenken auszuräumen und solche Vorkommnisse in Zukunft zu verhindern.
Bitte nutzen Sie diesen Geschenkgutschein im Wert von 100 $, um ihn in Zukunft in unserem Restaurant zu verwenden. Wir entschuldigen uns aufrichtig.
Ich freue mich darauf, Sie bald wieder bei [Firmen- oder Organisationsnamen einfügen] begrüßen zu dürfen.
Mit freundlichen Grüßen,
(Geben Sie hier Ihren Namen und Titel ein)
#5. E-Mail-Format anfordern
Anfrage-Mails sind in der Regel kurz und prägnant, wobei sich der Absender mit einer Anfrage direkt an den Empfänger wendet. Dabei kann es sich um alles handeln, von der Suche nach einem Treffen über die Verbindung zu einem Unternehmensnetzwerk bis hin zur Bitte um eine professionelle Vorstellung. Bei der Beantwortung einer per E-Mail gestellten Anfrage hat der Empfänger die Möglichkeit, „Ja“ oder „Nein“ zu sagen. Geben Sie in einer solchen E-Mail jedoch immer genau an, was Sie benötigen.
Format für Krankmeldungen
Hallo [Name des Vorgesetzten],
Ich schreibe Ihnen, um Sie wegen Krankheit zwischen dem [Datum] freizustellen. Um mich von der Operation zu erholen, hat mir mein Arzt geraten, mir zwei Wochen frei zu nehmen. Am [Datum] werde ich voraussichtlich ins Büro zurückkehren.
Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie mich gerne kontaktieren.
Grüße,
Name hier
So verbessern Sie Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten
Hier sind einige Vorschläge, die Ihnen helfen sollen, ein besserer E-Mail-Schreiber zu werden:
#1. Installieren Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung
Es gibt Add-ons, die Sie auf Ihrem Computer installieren können und die Ihre E-Mails auf Probleme wie Rechtschreibung, Grammatik und ineffiziente Formulierungen überprüfen. Diese Add-ons können dabei hilfreich sein, Fehler in Ihrer Arbeit zu finden, die Ihnen beim Korrekturlesen möglicherweise entgangen sind, und schnelle Korrekturen vorzunehmen. Erweiterungen können nützlich sein, aber Sie sollten bei den darin enthaltenen Ratschlägen vorsichtig sein. Anstatt sich ausschließlich auf ein Rechtschreibprüfprogramm oder ein Browser-Plugin zu verlassen, lesen Sie Ihren Text unbedingt selbst durch.
#2. Lesen Sie Ihre Arbeit noch einmal durch, um Fehler zu erkennen
Wenn Sie Ihre E-Mail Korrektur lesen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, können Sie möglicherweise grammatikalische oder stilistische Fehler erkennen. Wenn Sie einen Teil Ihrer E-Mail umschreiben, sollten Sie bei der Überprüfung Ihrer Arbeit besonders auf die Sätze achten, die Sie gerade umgeschrieben haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Leute beim Schreiben Phrasen weglassen oder Wörter wiederholen. Es ist eine gute Idee, jede E-Mail, die Sie an einen hochkarätigen Geschäftspartner oder Kontakt senden möchten, mit einem zweiten Augenpaar zu prüfen.
#3. Korrigieren Sie typische Fehler in Grammatik und Rechtschreibung
Wenn ein Add-on immer wieder das Gleiche vorschlägt oder Sie wissen, dass Sie häufig dumme Grammatikfehler machen, frischen Sie die Regeln für gutes Schreiben auf, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern. Der Missbrauch Ihrer, ihrer usw. ist ein häufiger Fehler. Wenn Sie außerdem wissen, worauf Sie achten müssen, ist es viel einfacher, Fehler in Ihrer eigenen Arbeit zu erkennen.
#4. Schreiben Sie langsam
Selbst wenn Sie es eilig haben, eine E-Mail zu beantworten, können Sie auf lange Sicht Zeit sparen, wenn Sie sich Zeit nehmen. Beantworten Sie eine E-Mail nicht überstürzt, da Ihnen sonst wichtige Details entgehen könnten. Möglicherweise wird mehr Zeit damit verbracht, E-Mails zu schreiben, um Verwirrung zu beseitigen oder Missverständnisse auszuräumen. Wenn Sie langsamer vorgehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar rüberkommt.
Briefformat
Auch wenn SMS und E-Mail beliebter sind als je zuvor, ist es dennoch wichtig zu wissen, wie man einen Brief richtig adressiert. Formelle Briefe werden auch heute noch verwendet, vor allem in der Geschäftskorrespondenz und bei Bewerbungen. Anschreiben stellen oft den ersten Kontakt zwischen einem potenziellen Arbeitgeber und einem Bewerber dar, daher ist es wichtig, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Daher muss das Briefformat die korrekten Absender- und Datumsangaben, Anreden und eine Adresse des vorgesehenen Empfängers enthalten. Die Beherrschung der Kunst der richtigen Briefetikette gibt den Ton für die gesamte Kommunikation vor und hinterlässt einen bleibenden Eindruck beim Empfänger. Lesen Sie auch OFFIZIELLES BRIEFFORMAT: Was sind die besten Formate für jedes Unternehmen??
Dinge, die Sie bei der Adressierung eines formellen Briefformats beachten sollten
Beim Verfassen eines Geschäfts- oder Berufsbriefs ist es wichtig, einige Richtlinien zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht im bestmöglichen Licht ankommt. Das richtige Format für das Schreiben von E-Mail-Briefen ist wie folgt:
#1. Die Kontaktdaten finden Sie oben
Der Empfänger Ihres Briefes sollte wissen, wer Sie sind, welchen Titel Sie haben, wo Sie arbeiten und wo Sie wohnen und wohin er eine Antwort senden kann. Die Angaben des Absenders sollten wie folgt aussehen:
- Erste Zeile: Vollständiger Name
- Zweite Zeile: Firmenname
- Dritte Zeile: Straße
- Die vierte Zeile: Stadt oder Gemeinde, gefolgt vom Namen des Bundesstaates und der Postleitzahl. Der Staatsname kann mit der offiziellen, aus zwei Buchstaben bestehenden Abkürzung abgekürzt werden.
- Die Adresse sollte unter dem Namen des Absenders erscheinen und linksbündig ausgerichtet sein.
- Wenn Sie an jemanden in einem anderen Land schreiben, geben Sie in der vierten Zeile den Namen des Landes ein.
- Geben Sie zur einfacheren Kommunikation eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer an.
#2. Datum
Geben Sie als Nächstes entweder am linken oder rechten Rand das Datum ein, an dem der Brief gesendet wurde. Verwenden Sie Buchstaben, um den Monat zu buchstabieren, und Ziffern, um den Tag und das Jahr anzugeben. Das Datum kann in verschiedenen Formaten geschrieben werden, beispielsweise 15. Oktober 2020.
#3. Name und Adresse des Empfängers
Diese Daten befinden sich auf der linken Seite der Seite, unterhalb der Absenderadresse. Der Name und die Postanschrift des Empfängers sind enthalten. Dies zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, den Empfänger kennenzulernen, und wird Ihnen helfen, eine stärkere Bindung zu ihm aufzubauen. Geben Sie außerdem die Position oder die akademischen Leistungen des Empfängers an.
Als Englischprofessor sollten Sie den Brief an „Paul Jones, Ph.D.“ adressieren. Der Firmenname sollte in der zweiten Zeile unter dem Namen stehen. Geben Sie in der dritten Zeile die Straße und den Ort des Empfängers an; Geben Sie im vierten Feld das Bundesland und die Postleitzahl an. Schreiben Sie in die vierte Zeile den Namen des Landes, wenn der Empfänger außerhalb der Vereinigten Staaten lebt.
#4. Grüße
Überspringen Sie eine Zeile nach dem Namen des Adressaten und schreiben Sie stattdessen die Begrüßung. Ob Sie eine formelle oder informelle Anrede verwenden, hängt davon ab, wie gut Sie den Adressaten des Briefes kennen. Wenn Sie den Empfänger noch nie zuvor getroffen haben, beginnen Sie am besten mit „Sehr geehrte Damen und Herren“, der häufigsten Begrüßung. Nach der Begrüßung folgt der Name des Adressaten, gefolgt von einem Doppelpunkt oder Komma.
Verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt von einem Doppelpunkt, wenn Sie sich über das Geschlecht des Empfängers nicht sicher sind. Wenn die Adressatin eine Frau ist und Sie nicht wissen, ob sie verheiratet ist oder nicht, verwenden Sie „Frau“. als Anrede. „Doktor“, „Professor“ und „Ehrenwert“ sind genauso formell wie alle anderen Titel. Dies sind einige Beispiele für Grüße:
- Sehr geehrter Herr Paul
- Sehr geehrte Frau Williams
- Sehr geehrter Herr Dr. Adams
- Sehr geehrter Professor Mark
Wie schreibt man E-Mails?
E-Mail ist trotz der zunehmenden Verbreitung anderer Kanäle die vertrauenswürdigste und formalste Kommunikationsmethode. Im Gegensatz zu sozialen Netzwerken oder Messaging-Apps wird E-Mail überall verwendet. Aus diesem Grund ist E-Mail zu einer der beliebtesten Methoden der Geschäftskommunikation geworden. Da immer mehr Unternehmen ein Hybridmodell nutzen, bei dem einige Mitarbeiter in zentralen Remote-Büros und andere von zu Hause aus arbeiten, ist der Anteil der Geschäftskommunikation per E-Mail sprunghaft angestiegen. Geschäftliche E-Mails gelten immer noch als professionell und anspruchsvoll, im Gegensatz zu Chats und Kommentaren in Team-Collaboration-Software, die direkt und sogar ein wenig informell sein können. Als asynchroner Kanal zählt er zu den bedeutendsten. Darüber hinaus kann die E-Mail von den vorgesehenen Empfängern empfangen, gelesen, verstanden und beantwortet werden. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine anständige E-Mail schreiben.
- Pflegen Sie eine professionelle Online-Identität.
- Verwenden Sie einen leicht verständlichen Betreff.
- Beginnen Sie mit einem fröhlichen Hallo.
- Geben Sie etwas Kontext an
- Fassen Sie den Punkt kurz zusammen.
- Rufen Sie den CTA auf.
- Fügen Sie zusammenfassende Bemerkungen ein
- Unterschreiben Sie nur mit einer gültigen Unterschrift.
- Überprüfen Sie auf Tippfehler, Grammatikfehler und Vernunft.
- Beachten Sie Ihre CC/Bcc-Einstellungen
- Verwenden Sie immer das gleiche E-Mail-Format.
Briefumschlag im Postformat
Post und Paketzustellung sind gängige Kommunikations- und Versandmittel über große Entfernungen. Zu lernen, wie man einen Umschlag richtig adressiert, ist eine notwendige Fähigkeit und Formatierung für das Senden und Empfangen von Post. Allerdings ist die Wahrscheinlichkeit, dass Briefe und Pakete ihr Ziel erreichen und eine Antwort erhalten, höher, wenn die korrekte Adresse und andere Angaben angegeben werden.
Darüber hinaus sind die Adresse des Empfängers und Ihre eigene Adresse die beiden wichtigsten Informationen, die Sie bei der Adressierung eines Briefumschlags angeben müssen. Für die Adresse eines persönlichen Briefes stehen normalerweise drei Zeilen zur Verfügung: der Name des Empfängers, die Straße sowie Stadt, Bundesland und Postleitzahl. Beim Versenden eines Briefes an ein Unternehmen ist es üblich, den Firmennamen, den Namen der Abteilung oder des Empfängers, die Straße sowie Stadt, Bundesland und Postleitzahl in separaten Zeilen anzugeben. Hier ist ein Briefumschlag im Postformat.
(Obere linke Ecke)
[Ihr vollständiger Name]
[Ihre Hausnummer und Ihr Name]
[Ihre Stadt, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl]
(Mitte in der Mitte eines Umschlags)
[Name des Empfängers]
[Firmenname (falls zutreffend)]
[Straßennummer und Name des Empfängers]
[Stadt, Bundesland und Postleitzahl des Empfängers]
Zusammenfassung
Eine E-Mail oder ein Postformat ähnelt dem eines Briefes darin, dass es mit einer Danksagung des Lesers beginnt, dann die vorliegenden Ideen vorstellt und dann mit einem Aufruf zum Handeln endet. Indem Sie Best Practices für das E-Mail-Layout befolgen, können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Leser erregen, sie zum Handeln motivieren und ihnen klare Kommunikationskanäle mit Ihnen bieten.
Allerdings müssen Sie sich nicht unbedingt an die besten E-Mail-Formate halten.
Häufig gestellte Fragen zum E-Mail-Format
Was ist der formellste Weg, einen Brief zu beginnen?
Die Standardbegrüßung für formelle Briefe lautet „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt vom Namen des Adressaten. Es sind entweder Vorname und Nachname oder Vorname und Nachname zulässig. Wenn Sie sich jedoch über den Namen des Empfängers nicht sicher sind, ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ die richtige Anrede.
Wie beginnt und beendet man eine E-Mail?
So beginnen und beenden Sie eine E-Mail.
- Lieb. Wenn Sie mit dieser Person noch nicht vertraut sind, halten Sie sich am besten an diese sichere, offizielle und höfliche Anrede.
- Hallo. Die Begrüßung „Hallo“ vereint Höflichkeit, Formalität und Freundlichkeit.
- Das informelle „Hallo“ ist akzeptabel.
- Mit freundlichen Grüßen.
- Grüße und beste Wünsche.
- Wärmste Grüße.
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Referenz
