Der tägliche Betrieb fast aller Unternehmen ist stark auf ein Informationsmanagementsystem angewiesen. Diese Systeme verarbeiten die zahlreichen Datenquellen, die Unternehmen zur Entscheidungsunterstützung nutzen, was zu ihrer langfristigen Stabilität führen kann. Infolgedessen werden Unternehmen erhebliche Ressourcen für Informationsmanagementsysteme aufwenden. Ein Verständnis dieser Systeme kann Ihnen helfen zu verstehen, wie sie zur Verbesserung verschiedener Aktivitäten am Arbeitsplatz eingesetzt werden können. In diesem Artikel definieren wir Informationsmanagementsysteme und Managementinformationssysteme, skizzieren ihre Eigenschaften und Typen und heben ihre Vorteile hervor.
Was ist ein Informationsmanagementsystem (IMS)?
Ein Informationsmanagementsystem (IMS) ist jede Softwarearchitektur, die das Sammeln, Speichern, Organisieren und Verteilen von Informationen ermöglicht. Unter Informationsmanagement versteht man eine Reihe organisatorischer Aufgaben, die sich mit der Sammlung, Speicherung und Weitergabe von Informationen an Stakeholder befassen. Unter Information versteht man in diesem Zusammenhang jedes Detail, das es einem Unternehmen ermöglicht, eine Entscheidung zu treffen. Beispielsweise die Anzahl der Verkäufe, die ein Unternehmen in einer bestimmten Woche getätigt hat. Die betreffenden Daten können in verschiedenen Formaten vorliegen, darunter Bilder, Audio und Video. Ein hervorragendes Managementsystem ermöglicht den schnellen und genauen Zugriff auf Informationen. Dadurch können wichtige Stakeholder fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.
Merkmale eines Informationsmanagementsystems
Im Allgemeinen kann ein IMS eine Vielzahl von Aufgaben ausführen. Die Hauptmerkmale dieser Systeme sind folgende:
#1. Informationssammlung
Diese wesentliche Komponente ist die Erfassung und Analyse von Daten zur Geschäftstätigkeit. Unternehmen sammeln Daten häufig in vier Kategorien:
- Personenbezogene Daten: Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die es einem Unternehmen ermöglichen, einen Verbraucher zu identifizieren. Beispiele für diese Art von Daten sind Name, Adresse und in einigen Fällen die Sozialversicherungsnummer (SIN).
- Daten zur Teilnahme: Engagement-Daten beschreiben die Interaktionen zwischen einem Kunden und einem Unternehmen an zahlreichen Berührungspunkten. Zum Beispiel die Anzahl der Besucher auf der Website eines Unternehmens, E-Mail-Eröffnungen und Veranstaltungsanmeldungen.
- Verhaltensdaten: Im Allgemeinen handelt es sich bei Verhaltensdaten um alle Details, die eine Transaktion zwischen einem Kunden und einem Unternehmen enthalten. Kaufhistorie und Produktnutzungsdaten sind zwei Beispiele.
- Einstellungsdaten: Kennzahlen wie Produktbegehrlichkeit, Produktrelevanz und Kundenzufriedenheit sind Beispiele für Einstellungsdaten.
Ein Standard-Informationsmanagementsystem kann diese Art von Daten einfach sammeln, messen und an die Beteiligten weitergeben.
#2. Datenspeicher
Datenspeicherung ist eine Funktion, die es dem IMS ermöglicht, Daten zu speichern und Benutzern zur Verfügung zu stellen. Das System speichert diese Daten auf einem Speichergerät, das eine Festplatte oder ein Server mit einer Datenbank sein kann. Das System kann Daten auch in der Cloud speichern, auf die über das Internet zugegriffen werden kann. Wenn Sie sich für die Aufbewahrung von Informationen in der Cloud anstelle traditionellerer Speichermethoden wie Papier oder CDs entscheiden, können Sie die Sicherheit der Informationen besser gewährleisten, sie bei Bedarf schnell wiederherstellen und sie international zugänglich machen.
#3. Informationsverarbeitung
Unter Informationsverarbeitung versteht man jede Reihe von Vorgängen, die zu Ergebnissen führen. Typischerweise bedeutet dies, dass Daten geändert werden, um wertvolle Informationen bereitzustellen. Die Informationen müssen von einem Format oder Medium in ein anderes umgewandelt werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die gesamten Transaktionen für zwei Tage aufzeichnet, kann es die Transaktionen des ersten Tages mit denen des zweiten Tages vergleichen, um festzustellen, ob der Nettoumsatz gestiegen ist. Anstatt diese Daten manuell zu berechnen und zu interpretieren, automatisiert ein IMS den Prozess und zeigt lediglich die Ergebnisse an. Die Erfassung, Organisation, Anzeige und Verbreitung von Informationen sind Beispiele für die Informationsverarbeitung.
#4. Informationsverteilung
Unter Informationsverteilung versteht man alle Prozesse, die eine Organisation nutzt, um Informationen an ihre Stakeholder zu verteilen. Verschiedene Stakeholder interagieren auf unterschiedliche Weise mit diesen Informationen. Einige stellen die Qualität, Zugänglichkeit und Nützlichkeit sicher, andere, beispielsweise Führungskräfte, nutzen es zur Entscheidungsfindung.
Unter Informationszugänglichkeit versteht man die Fähigkeit eines IMS, Daten so darzustellen, dass Stakeholder auf die Inhalte zugreifen können. In einem Unternehmen sind Inhalte in der Regel gleichberechtigt verfügbar, dies kann jedoch je nach Stakeholder-Typ geändert werden. Beispielsweise kann sich der Zugang zu Informationen einer Top-Führungskraft von dem eines Vermarkters unterscheiden, alle Vermarkter einer Abteilung haben jedoch Zugriff auf dieselben Informationen.
Die Vorteile eines Informationsmanagementsystems
Zu den Vorteilen eines effektiven Informationsmanagementsystems zählen:
- Hilft bei der Entscheidungsfindung: Ein IMS stellt mehreren Beteiligten detaillierte Geschäftsinformationen zur Verfügung, die sie für abteilungsbezogene Entscheidungen nutzen können.
- Verbessert die Servicebereitstellung und -effizienz: Es ist einfacher, Bereiche für Verbesserungen in Geschäftsprozessen zu finden, wenn fundierte Entscheidungen getroffen werden. Verschiedene Teams können ihre Anstrengungen dann auf diese Verbesserungsbereiche konzentrieren und so möglicherweise ihre Produktivität steigern und die Dienstleistungen verbessern, die sie ihren Kunden anbieten.
- Hilft beim Erreichen von Geschäftszielen: Eine ordnungsgemäße Informationsverarbeitung kann Stakeholdern dabei helfen, Geschäftsziele besser zu verstehen und Bereiche oder Möglichkeiten für Verbesserungen zu identifizieren.
Management-Informationssystem (MIS)
Ein Managementinformationssystem (MIS) ist ein datengesteuerter Bereich, der sich auf die Organisation, Analyse und Anwendung von Unternehmensdaten zur Beeinflussung von Entscheidungen konzentriert. Ein MIS generiert regelmäßig Berichte für jede Führungsebene innerhalb einer Organisation, daher variiert deren Komplexität je nach Unternehmensgröße. Dieses System kann Daten koordinieren, steuern, analysieren und visualisieren, um die Effizienz der Berichterstellung zu steigern und sie an einem geeigneten Ort zu speichern. In einem organisatorischen Umfeld umfassen MIS-Studien häufig Menschen, Prozesse und Technologie.
MIS-Entwicklung
Management-Informationssysteme haben mehrere Phasen durchlaufen, darunter:
- Großrechner: Hierbei handelte es sich um riesige Computer, die es Unternehmen ermöglichten, Aktivitäten durchzuführen, die große Mengen an Datenverarbeitung erforderten. Sie nahmen ganze Räume ein, verwendeten Lochkarten und verfügten über Bediener, die verarbeitete Datenberichte manuell an diejenigen übermittelten, die sie anforderten.
- Minicomputer: Durch die Entwicklung von Minicomputern wurden Lochkartenoperationen durch die Dateneingabe über eine Computerschnittstelle ersetzt. Dies ermöglichte auch größeren Unternehmen den Betrieb von Rechenzentren vor Ort.
- Personalcomputer: Mit der Weiterentwicklung von Personalcomputern konnten Unternehmen MIS-Spezialisten einstellen. Dies war zwar eine kostengünstige und effektive Methode, erforderte jedoch, dass die für die Berichterstellung erforderlichen Informationen auf jedem einzelnen Computer vorhanden waren, da diese nicht miteinander kommunizieren konnten.
- Vernetzung von Clients und Servern: Mit steigender technologischer Komplexität wollten Mitarbeiter Wissen schnell und effizient vermitteln. Client/Server-Netzwerke lösten dieses Problem, indem sie es zahlreichen Computern ermöglichten, sich als Server mit einem gemeinsamen Netzwerk zu verbinden und Daten auszutauschen.
- Enterprise Computing: Hochgeschwindigkeitsnetzwerke und die Konvergenz von Informationen aus mehreren Abteilungen in Softwareplattformen waren Schlüsselelemente dieser Zeit. Diese Softwareplattformen, oft auch als Unternehmenssoftware bekannt, machten es Computern einfach, auf alle Server eines Unternehmens zuzugreifen, wodurch der Prozess der Informationsgenerierung noch weiter verbessert wurde.
- Unter Cloud Computing versteht man die Verfügbarkeit vieler Dienste über das Internet. Es ermöglicht Benutzern, die nicht physisch auf dem Gelände einer Organisation anwesend sind oder direkt mit ihrem privaten Netzwerk verbunden sind, auf deren Server zuzugreifen.
Arten von Managementinformationssystemen
Managementinformationssysteme werden in mehrere Kategorien eingeteilt, die häufigsten davon sind:
#1. Entscheidungsunterstützungssysteme
Entscheidungsunterstützungssysteme (DSS) unterstützen die Entscheidungsprozesse einer Organisation in erster Linie durch die Analyse riesiger Datenmengen. Beispiele für Datenkategorien sind Verkaufszahlen, prognostizierte Einnahmen und andere betriebsbezogene Informationen wie Arbeitsstatistiken. Menschen können ein DSS manuell bedienen oder es vollständig automatisieren lassen. Führungskräfte und das höhere Management sind oft die Nutzer des DSS eines Unternehmens, da die Entscheidungsfindung in ihrer Verantwortung liegt.
# 2. Buchhaltungsinformationssysteme
Accounting Information Systems (AIS) sind Systeme, die Finanz- und Buchhaltungsdaten für Entscheidungsträger sammeln, speichern und verarbeiten. Ein AIS nutzt Theorien und Praktiken aus den Bereichen Informatik, Wirtschaftsprüfung, Buchhaltung und Marketing. Es trägt dazu bei, die Richtigkeit von Finanztransaktionen sicherzustellen und gleichzeitig interessierte Stakeholder zu informieren. Das AIS-Verfahren besteht typischerweise aus drei Schritten:
- Das AIS sammelt und speichert Informationen über die Finanzgeschäfte einer Organisation.
- Diese Informationen werden den Entscheidungsträgern zur Verfügung gestellt und Abschlüsse und Managementberichte erstellt.
- Es schützt die Daten und erleichtert die Verarbeitung und Aufzeichnung.
#3. Marketing-Informationssysteme
Ein Marketinginformationssystem sammelt, verarbeitet und verbreitet Informationen über die Marketingbemühungen eines Unternehmens. Diese Informationen können aus dem Unternehmen oder von externen Wettbewerbern stammen und werden als Grundlage für Marketingentscheidungen von Stakeholdern verwendet. Marketinginformationssysteme können auch den Marketingerfolg verfolgen und Marketingleitern und Unternehmensleitern dabei helfen, die Rentabilität von Marketingaktivitäten zu ermitteln. Dieses System kann auch in Verbindung mit anderen Managementinformationssystemen verwendet werden, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Betriebsumstände und ihr Umfeld besser zu verstehen.
#4. Personalmanagementsysteme
Unter Personalmanagement versteht man die Strategie einer Organisation zur produktiven Führung ihrer Mitarbeiter. Ein HRMS ist eine Software-Suite, die das Personalmanagement und damit verbundene Prozesse während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters verfolgt. Personalleiter und Personal sind die Hauptnutzer dieser Systeme, die häufig zur Einhaltung arbeits- und steuerrechtlicher Vorschriften eingesetzt werden. Durch regelmäßige Leistungsberichte ermöglicht ein HRMS einem Unternehmen, seine Personal- und Belegschaftsprozesse vollständig zu verstehen.
Was ist ein Kundeninformationssystem (CIS)?
Ein Kundeninformationssystem speichert und stellt alle kundenbezogenen Daten bereit. Typischerweise verbindet es Materialien und Dokumente mit einem strukturierten Datenbanksystem, das den einzelnen Kunden spezifiziert, beispielsweise einem CRM. Unternehmen können Vertriebsteams dabei helfen, schneller und effizienter zu verkaufen, indem sie wichtige Kundeninformationen über ein intuitives System leicht zugänglich machen.
Für den schnellen Zugriff auf wichtige Kundeninformationen verknüpfen effektive Content-Management-Plattformen die Tools, die Vertriebsmitarbeiter täglich nutzen. Diese Form der Verknüpfung ermöglicht es Kunden, den Lead-to-Order-Prozess schneller, effizienter und reibungsloser zu durchlaufen.
Wie helfen Informationssysteme bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen?
Das Kundenbeziehungsmanagement sollte durch Informationssysteme erleichtert werden, indem ein 360-Grad-Kundendatensatz bereitgestellt wird, der nicht nur Echtzeitdaten aus einem CRM, sondern auch zugehörige Inhalte aus anderen Informationssystemen wie einem Content-Management-Repository oder einem Dateispeicher enthält.
Durch den Einsatz einer Content-Management- oder Kundeninformationsplattform, die alle diese Informationen zusammenfasst, können Vertriebsteams Zeit und Aufwand bei der Suche nach den Informationen sparen, die sie zur Erleichterung der Kundeninteraktionen benötigen. Eine einheitliche und umfassende Sicht auf den Kunden im gesamten Unternehmen verbessert Vertriebsprozesse und ermöglicht tiefere Einblicke, die dabei helfen, mehr Möglichkeiten zu entdecken, die Kundenbindung zu erhöhen und stärkere Beziehungen zu fördern.
Wie verbessern Sie das Verbraucher-Tracking?
Um eine vollständige Kundenüberwachung und -transparenz zu ermöglichen, sollten Unternehmen die gesamte ein- und ausgehende Kundenkommunikation bewerten und Systeme implementieren, um sicherzustellen, dass wichtige Stakeholder einfachen Zugriff auf diese Inhalte haben.
Verbraucherinformationsplattformen, die Vertriebsteams eine vollständige und zuverlässige Sicht auf den Verbraucher bieten, einschließlich früherer Gespräche, Kaufhistorie und sogar früherer Beschwerden, sorgen für einen reibungslosen Betrieb und tragen häufig zu angenehmeren Kundenerlebnissen bei.
Unternehmen können auch KI-gestützte intelligente Erfassungslösungen nutzen, um eingehende Nachrichten zu automatisieren, um eine effektive Kundenverfolgung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Verbraucheranfragen schnell und konsistent bearbeitet werden.
Wie verbessern Vertriebsabläufe das Content Management?
Vertriebsabläufe sind entscheidend für die Bereitstellung verknüpfter und effektiver Lösungen für Benutzer. Kundeninhalte sind häufig über Systeme und Organisationen verteilt. Der Vertrieb sollte die Initiative ergreifen, diese Daten in Kundendatensätze im CRM zu integrieren.
Unternehmen sollten eine integrierte Infrastruktur bereitstellen, die die Produktivität durch besser vernetzte Personen, Inhalte und Systeme steigert und gleichzeitig den Vertriebsteams eine vollständige 360-Grad-Kundensicht bietet. Vertriebsteams können ihren CRM-Systemen durch ein verbessertes Content-Management einen erheblichen Mehrwert verleihen, um Prozesse besser voranzutreiben und die Kundeninteraktionen zu verbessern, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und gleichzeitig die Informationsverwaltung stärken, um Risiken zu vermeiden.
Welche Vorteile bietet die Integration des Kundeninformationsmanagements?
Vertriebsmitarbeiter nutzen CRM-Systeme, um Kundeninteraktionen zu erfassen, zu verwalten und zu messen, aber auch andere Inhalte wie Verträge, Angebotsschreiben, Angebote und Rechnungen liefern einen wichtigen Kontext für die Kundenbindung. Vertriebsteams entgehen aufgrund von Datensilos und getrennten Systemen möglicherweise Kontoeinblicke, die ein besseres Kundenerlebnis bieten und neue Umsatzchancen eröffnen.
Mit einer Content-Management-Plattform, die mit CRM-Systemen verbunden ist und wichtige Kundeninformationen dort zusammenfasst, wo und wann Vertriebsmitarbeiter sie benötigen, können Unternehmen:
- Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit, indem Sie Vertriebsteams dabei unterstützen, so schnell wie möglich auf Kundenanforderungen zu reagieren.
- Durch den Echtzeitzugriff auf kontobezogene Inhalte über alle Touchpoints hinweg direkt aus CRM-Apps können Sie Verkaufszyklen verkürzen und Geschäfte schneller abschließen.
- Ermöglichen Sie Vertriebsteams, mehr Zeit mit der Akquise von Interessenten zu verbringen und weniger Zeit damit zu verbringen, Systeme nach kontorelevanten Informationen zu durchsuchen.
- Entdecken Sie neue Vertriebschancen, indem Sie die Sichtbarkeit und Einblicke in Cross-Selling- und Up-Selling-Möglichkeiten erhöhen.
- Marketing-Informationssystem: Best Practices und alles, was Sie brauchen
- UNTERNEHMER: Was es bedeutet, einer zu sein und wie man anfängt
- INFORMATIONSSYSTEME: Definition, Fakten, Verwendungen und Beispiele
- MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS): Definition und alles, was Sie wissen müssen (Öffnet in einem neuen Browser-Tab)
Bibliographie
