Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, hat die pünktliche Bezahlung höchste Priorität. Wenn Sie mit Ihren Kunden nicht die richtigen Zahlungsbedingungen vereinbaren, kann dies zu verspäteten Zahlungen, schlechtem Cashflow und unnötigem Stress in Ihrem Unternehmen führen. Glücklicherweise gibt es einfache Schritte, mit denen Sie Ihre Abrechnungsmethoden verbessern können. In diesem Artikel werden Zahlungsbedingungen, ihre Arten, Beispiele, Bedeutung und ihre Verwendung in Ihrem Unternehmen untersucht.
Was sind Zahlungsbedingungen?
Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden senden, sagen ihm die Zahlungsbedingungen, was Sie in Zukunft von ihm erwarten. Sie teilen Ihren Kunden mit, wie Sie bezahlt werden möchten und wann sie Sie bezahlen müssen. Die Zahlungsbedingungen können auch die Folgen einer versäumten oder verspäteten Zahlung umfassen. Damit Ihre Kunden wissen, was sie erwartet, ist es wichtig, klare Zahlungsbedingungen festzulegen. Je einfacher diese zu verstehen sind, desto einfacher wird es für Ihre Kunden, Sie pünktlich zu bezahlen.
Warum sind Zahlungsbedingungen wichtig?
Zahlungsbedingungen sind wichtig, um zu verstehen, wie viel Geld ein Unternehmen möglicherweise für zukünftige Projekte wie Erweiterungen, Renovierungen, neue Produktlinien oder Werbekampagnen zur Verfügung hat. Diese Konditionen können regelmäßige Ratenzahlungen vorsehen, die helfen können, das benötigte Kapital für tägliche und monatliche Ausgaben auszugleichen. Wenn Geschäftsinhaber ihren monatlichen Cashflow verstehen, fühlen sie sich möglicherweise weniger gestresst in Bezug auf Zahlungen und Einnahmen.
Wer legt die Zahlungsbedingungen fest?
Normalerweise legt der Geschäftsinhaber oder Leiter der Buchhaltung die Zahlungsbedingungen für Kunden fest, bevor ein Geschäft abgeschlossen wird. Dies geschieht, damit Kunden die Zahlungsbedingungen klar verstehen und befolgen können. Bei der Schätzung der Bau- und Ressourcenkosten kann ein Geschäftsinhaber auch Zahlungsbedingungen festlegen, bevor er seine Türen öffnet.
Beispiele für Zahlungsbedingungen
In der Regel werden Zahlungsbedingungen als Abkürzung auf einer Rechnung aufgeführt. Hier sind einige der häufigsten Beispiele für Zahlungsbedingungen, mit denen Sie vertraut sein sollten.
- 1MD: Dies stellt eine Zahlungsgutschrift für die Lieferungen eines ganzen Monats dar.
- PIA: Diese Abkürzung steht für „Zahlung per Vorkasse“, was bedeutet, dass die Zahlung vollständig vor Lieferung der Ware oder Dienstleistung erfolgen muss.
- CIA: Diese Abkürzung steht für „Vorauskasse“, was bedeutet, dass die gesamte Zahlung vor Lieferung der Ware oder Dienstleistung in bar erfolgen muss.
- Nach Erhalt: Sobald der Kunde die Rechnung erhält, wird die Zahlung erwartet.
- Netto 7: bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von sieben Tagen erfolgen muss.
- Netto 21: Die Zahlung muss innerhalb von 21 Tagen nach Erhalt erfolgen.
- Netto 30: Die Zahlung muss innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum erfolgen. Gelegentlich werden auch Net 60, Net 90 und andere Varianten verwendet.
- Monatsende (EOM): Die Zahlung ist am Ende des Monats fällig, in dem die Rechnung eingegangen ist.
- 15 MFI: Fälligkeitsdatum ist der 15. des auf das Rechnungsdatum folgenden Monats.
- 2/10 Netto 30: Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig, aber Kunden erhalten 2 % Rabatt, wenn sie innerhalb von 10 Tagen bezahlen.
- KABELJAU: Dies steht für „Nachnahme“, was bedeutet, dass die Waren oder Dienstleistungen zum Zeitpunkt der Lieferung in bar bezahlt werden müssen.
Lesen Sie auch: Beste Online-Zahlungsmethoden für kleine Unternehmen im Jahr 2023
- CND: Diese Abkürzung steht für „cash next delivery“, was bedeutet, dass die Zahlung vor der nächsten Lieferung erfolgen muss. Bei wiederkehrenden Lieferungen bleibt dieses Zahlungsziel typischerweise vorbehalten.
- CBS: Diese Abkürzung steht für „Cash before Shipment“, was bedeutet, dass der Restbetrag bezahlt werden muss, bevor das Produkt an den Kunden versendet wird.
- CWO: Diese Abkürzung steht für „Cash with Order“, was bedeutet, dass der Kunde die Rechnung vollständig bezahlen muss, bevor die Ware produziert und versendet wird.
- Kumulierungsrabatt: Ein Rabatt auf eine große Bestellung.
Beispiel für die Funktionsweise von Zahlungsbedingungen
Sehen wir uns ein Beispiel an, um zu verstehen, warum Zahlungsbedingungen für die Finanzen Ihres Unternehmens so wichtig sind:
Angenommen, Sie eröffnen ein neues Geschäft. Sie müssen 5,000 $ in Ausrüstung investieren. Sie haben kürzlich einen Großauftrag von einem Kunden erhalten und eine Rechnung über 7,000 $ eingereicht. Außerdem gehen Sie davon aus, dass der Kunde die Rechnung bis Ende des Monats bezahlt.
Der Kunde zahlt jedoch nicht pünktlich. Infolgedessen können Sie die erforderliche neue Ausrüstung nicht kaufen. Sie zahlen jetzt Miete für Ihr Geschäft, obwohl Sie dort kein Geschäft betreiben. Infolge der verspäteten Zahlung beginnen Sie, Geld zu verlieren.
Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig pünktliche Rechnungszahlungen sind. Das Erstellen einer prägnanten, leicht verständlichen Rechnung trägt wesentlich dazu bei, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Dadurch können Sie es sich leisten, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und Ihre Wachstumsziele zu erreichen.
Welche Arten von Zahlungsbedingungen gibt es?
Unternehmen stimmen manchmal zu, von ihren Standardzahlungsbedingungen abzuweichen und Zahlungen aufzuteilen oder zu kombinieren. Die gängigsten Arten von Vereinbarungen sind unten aufgeführt.
#1. Geteilte Zahlungen
Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit teuren Dienstleistungen, Luxusartikeln oder großvolumigen Verkäufen zu tun hat, sollten Sie in Ihren Rechnungsbedingungen geteilte Zahlungsoptionen anbieten. Ihr Cashflow ist das wertvollste Gut in Ihrem Unternehmen. Die Forderung nach vollständiger Zahlung für teure Dienstleistungen oder Artikel kann Kunden abschrecken.
#2. Nachnahme (CBS) & Nachnahme (CBD)
Der Versand von Produkten kann ein riskantes Geschäft sein, insbesondere wenn Sie sie über große Entfernungen liefern. Ihre Produkte können während des Transports beschädigt werden oder verloren gehen. Wenn Sie keine Vorkehrungen treffen und der Kunde nicht zahlt, kann Ihr Unternehmen einen Nettoverlust erleiden.
#3. Akkreditiv (LOC)
Kunden schätzen Unternehmen, die ihnen Kredit gewähren. Dies ist besonders im Business-to-Business-Bereich üblich, wo Sie möglicherweise alle paar Wochen/Monate wiederkehrende Einkäufe von denselben Kunden tätigen. Aber wie können Sie dieses Privileg Kunden anbieten, mit denen Sie noch nie zuvor zusammengearbeitet haben und mit denen Sie keine Berufserfahrung haben?
#4. Laufende Einzahlung (RD)
RD ist eine weitere gängige Zahlungsmethode im B2B-Bereich. Wenn Sie Zweifel an der Zuverlässigkeit eines Kunden haben, können Sie seine Zahlungen überwachen, indem Sie ihn einen Einzahlungsbeleg vorlegen lassen, der als sichere Prepaid-Karte dient, mit der er bei Ihnen einkaufen kann.
#5. 50 % im Voraus
Einige Kunden haben vielleicht Bedenken, eine Vorauszahlung von 50 % zu verlangen, aber langfristige Projekte werden dadurch erheblich geglättet. Die anfallenden Kosten können Sie finanzieren, ohne Geld aus der eigenen Tasche auszugeben, wenn Sie einen Teil des Gesamtpreises im Voraus erhalten.
#6. NETTO 30 und NETTO 60
Sowohl für Kunden als auch für neue Unternehmen kann es verwirrend sein, „Netto 30“ oder „Netto 60“ in einer Rechnungsvorlage zu sehen. In Wirklichkeit bedeutet dies, dass Ihre Kunden bis zu 30 oder 60 Tage nach Erhalt einer Rechnung Zeit haben, um die Zahlung zu leisten. Um Verwirrung und mögliche verspätete Zahlungen zu vermeiden, ersetzen Sie diese Begriffe auf Ihren Rechnungen durch „30 Tage“ und „60 Tage“. Wir empfehlen dennoch, ein bestimmtes Fälligkeitsdatum anzugeben.
# 7. Rabatte
Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden Sie schneller bezahlen, sollten Sie die Implementierung eines Rabattsystems in Betracht ziehen. Beispielsweise könnten Sie Kunden einen Rabatt von 1 % gewähren, wenn sie innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt vollständig bezahlen, oder einen Rabatt von 2 %, wenn sie am nächsten Tag bezahlen. Es spart ihnen ein wenig Geld und Ihnen ein wenig graue Haare.
Verwendung von Zahlungsbedingungen
Sie können steuern, wie und wann Ihre Kunden Sie bezahlen, indem Sie Zahlungsbedingungen verwenden. Diese Bedingungen legen von Anfang an Zahlungserwartungen fest und verhindern spätere Verwirrung.
Im Folgenden finden Sie einige Hinweise, wie Sie die Zahlungsbedingungen nutzen können:
- Vorauszahlung verlangen. Unter bestimmten Umständen möchten Sie möglicherweise eine Vorauszahlung anfordern. Für Dienstleister, die die Zahlung vor Beginn der Arbeit garantieren möchten, kann dies eine gute Option sein.
- Stellen Sie eine Einzahlungsanfrage. Erwägen Sie, eine Anzahlung zu verlangen, wenn eine Vorauszahlung nicht möglich ist. Bei größeren Projekten ist es beispielsweise eine gute Option, eine Anzahlung von 50 % zu verlangen.
- Erstellen Sie monatliche Retainer. Für Kunden, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, können Sie einen monatlichen Vorschuss einrichten. Sie vereinbaren einen festen monatlichen Zahlungsbetrag.
- Legen Sie die Rechnungsbedingungen fest. Sie müssen sich für die Rechnungsbedingungen entscheiden, wenn Sie zeitweise für Kunden arbeiten. Sie können beispielsweise die Rechnungskonditionen auf Fälligkeit bei Erhalt festlegen oder die Zahlungskonditionen 90 netto wählen. Es hängt alles davon ab, was für Sie und Ihren Kunden am besten ist.
So richten Sie effektive Zahlungsbedingungen ein
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Kunden dazu zu bringen, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen, müssen Sie möglicherweise effektivere Zahlungsbedingungen einführen. Hier sind sieben Vorschläge zur Verbesserung der Zahlungsbedingungen Ihrer Kunden.
#1. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware.
Zunächst einmal kann Ihnen die Verwendung einer Buchhaltungssoftware dabei helfen, Ihren Rechnungsprozess und Ihre Finanzen zu vereinfachen. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware versenden Sie Rechnungen schneller und mit weniger Fehlern.
#2. Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar an.
Bevor Sie mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass er Ihre Zahlungsbedingungen versteht und ihnen zustimmt. Erklären Sie Ihrem Kunden die Bedingungen mündlich und fügen Sie dem von Ihnen gesendeten Vertrag eine schriftliche Erklärung bei. Dies wird dazu beitragen, Unklarheiten darüber zu beseitigen, wie viel Kunden Ihnen schulden und wann die Zahlung fällig ist.
#3. Sei höflich.
Möchten Sie einen einfachen Trick, um Ihre Kunden dazu zu bringen, Sie schneller zu bezahlen? Seien Sie höflich, wenn Sie Ihren Kunden Rechnungen stellen, und geben Sie irgendwo auf der Rechnung die Worte „Bitte“ und „Danke“ an.
#4. Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an.
Haben Sie jemals versucht, in einem Geschäft einzukaufen, nur um festzustellen, dass das Geschäft nur Bargeld akzeptiert? Überlegen Sie, wie Sie sich gefühlt haben, als Ihnen das klar wurde – waren Sie verärgert und frustriert über die Unannehmlichkeiten?
#5. Legen Sie kürzere Zahlungsbedingungen fest.
Die Verkürzung des Fälligkeitsdatums ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihre Kunden dazu zu bringen, früher zu zahlen. Es mag offensichtlich erscheinen, aber wenn Sie Ihren Kunden eine lange Zahlungsfrist einräumen, werden sie diese normalerweise akzeptieren.
#6. Anpassungsfähig sein.
Natürlich möchten Sie, dass Ihre Kunden Sie pünktlich bezahlen, aber Sie müssen auch verstehen, dass Sie manchmal mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten und dieses Unternehmen möglicherweise mit eigenen Liquiditätsproblemen zu kämpfen hat. Einige Unternehmen können Zahlungsbedingungen von 14 Netto oder sogar 30 Netto einfach nicht berücksichtigen und werden flexiblere Bedingungen zu schätzen wissen.
#7. Gewähren Sie einen Rabatt für eine sofortige Zahlung.
Erwägen Sie, Ihren Kunden einen Frühzahlungsrabatt anzubieten. Ihre Standardkonditionen könnten beispielsweise 30 netto sein, aber Kunden erhalten 2 % Rabatt, wenn sie die Rechnung innerhalb von sieben Tagen bezahlen.
Wie schreibt man Zahlungsbedingungen?
Schreiben Sie die Zahlungsbedingungen wie folgt:
#1. Schreiben Sie die Einleitung
Heben Sie den Namen Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produkts oben in Ihrem Dokument mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hervor. Dies ist vergleichbar mit dem ersten Schritt beim Erlernen des Schreibens eines Geschäftsvertrags. Oben in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen und über den Vertragsdetails, einschließlich aller verbundenen Unternehmen, Handelsnamen, Tochtergesellschaften und Muttergesellschaften.
#2. Beschreiben Sie die Bedingungen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen in einfacher Sprache schreiben. Die einfachen Geschäftsbedingungen Ihres Angebots und Ihrer Website müssen alle rechtlichen Fragen berücksichtigen und sicherstellen, dass Sie nicht haftbar sind.
#3. Erstellen Sie eine Erklärung, in der Sie Kunden für ihr Geschäft danken.
Nehmen Sie eine Bestätigungserklärung für den Kundendienst in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf, um deren Gültigkeit zu gewährleisten. Beispielsweise stimmt der Unterzeichnete den hierin dargelegten Bedingungen zu.
#4. Listen Sie den rechtmäßigen Eigentümer auf
Fügen Sie Informationen über die Aufgaben und Handlungen hinzu, für die Sie nicht verantwortlich sind, um Ihre Haftung einzuschränken. Erstellen Sie eine Liste der verbotenen Handlungen, damit der Endbenutzer sich ihrer bewusst ist.
#5. Privatpolitik aufstellen
Ein weiterer Bestandteil Ihrer klaren AGB ist Ihre Datenschutzerklärung. Dieser Abschnitt gibt an, wie Sie vertrauliche Kundeninformationen handhaben möchten. Fügen Sie Informationen darüber hinzu, wie Sie den Verkauf oder die Weitergabe Ihrer Informationen ablehnen können.
#6. Fügen Sie die Unterschriften beider Parteien und die Datumsgrenze hinzu
Am Ende der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten eine Datumsgrenze und Platz für die Unterschriften beider Parteien enthalten sein.
Bedeutung der Zahlungsbedingungen
Die Fähigkeit, den Cashflow zu prognostizieren, neue Projekte anzunehmen und in neue Möglichkeiten zu investieren, wird durch klar definierte Zahlungsbedingungen erleichtert.
Laut einer Studie der US-Bank könnte der Cashflow Ihres Unternehmens leiden, wenn Sie die Zahlungsbedingungen zu lax einhalten oder Kunden mit ausstehenden Forderungen nicht nachfassen.
Was sind die Standardzahlungsbedingungen?
Gängige Formen sind netto 10, netto 15, netto 30, netto 60 und netto 90 (auch geschrieben als netto 10 Tage usw.). Beispielsweise könnten Standardzahlungsziele von 30 Tagen als 30 Tage netto oder 30 Tage netto bezeichnet werden, was bedeutet, dass die Zahlung des Rechnungsbetrags 30 Tage nach Lieferung der Waren oder Dienstleistungen fällig ist.
Wie legen Sie die Zahlungsbedingungen für Kunden fest?
Beachten Sie bei der Auswahl Ihrer Zahlungsbedingungen Folgendes:
- Untersuchen Sie die Kredithistorie jedes Kunden (ziehen Sie eine Geschäftskreditauskunft ein, wenn Sie können).
- Passen Sie die Zahlungsbedingungen basierend auf dem Rechnungsbetrag an.
- Fügen Sie allen Verträgen und Rechnungen klare Bedingungen und Gebühren hinzu, um Missverständnisse darüber zu vermeiden, wann Sie mit der Zahlung rechnen sollten.
Was sind die besten Zahlungsbedingungen?
Top Zahlungs- und Rechnungsstellungsbedingungen:
- Zahlung zum Zeitpunkt der Leistung.
- Zahlbar bei Erhalt.
- Kaution benötigt.
- Wiederkehrend.
- Eine Anzahlung von 50 % ist erforderlich.
- Nachnahme (Nachnahme)
- Rechnungs-Factoring.
Welches ist das sicherste Zahlungsziel?
Kreditbriefe
Wenn beide Parteien dazu bereit sind, kann dies eine der sichersten Zahlungsmethoden für beide Parteien sein.
Was sind monatliche Zahlungsbedingungen?
Zahlungsbedingungen geben an, wie, wann und wie Ihre Kunden oder Klienten Ihr Unternehmen bezahlen. In der Regel unterliegen Rechnungszahlungen Zahlungsbedingungen. Sie sind eine Vereinbarung, die Ihre Zahlungserwartungen festlegt, einschließlich wann der Kunde Sie bezahlen muss und die Strafen für verspätete Zahlungen.
Zusammenfassung
Ein wesentlicher Schritt in der betrieblichen Buchhaltung ist die Einrichtung eines Rechnungsprozesses mit konkreten Zahlungsbedingungen. Zahlungsbedingungen legen die Erwartungen Ihrer Kunden fest und priorisieren Ihre Zahlungen, was zu professionelleren und produktiveren Kundenbeziehungen führt.
Ähnliche Artikel
- NETTO 30 ZAHLUNGSBEDINGUNGEN: Bedeutung, Beispiele und Gründe, warum Sie sie verwenden sollten oder nicht
- BUCHHALTUNGSRECHNUNG: Definition, Erfassung und kostenlose Software
- Was ist eine Anzahlung und wie wird sie berechnet?
- WIE MAN EINE RECHNUNG ERSTELLT: Beste Anleitung zum Erstellen einer Standardrechnung
- Rechnungsfinanzierung: Definition, Arten, Vor- und Nachteile
Bibliographie
