Sie haben die Möglichkeit, eine Rechnung manuell oder mit einer Buchhaltungssoftware zu erstellen. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen alles Notwendige enthalten, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten, unabhängig davon, wie Sie sie erstellen. Unternehmen senden und empfangen ständig Rechnungen, aber die pünktliche Zahlung ist ein großes Problem. Doch immer mehr Unternehmen versäumen es, entsprechende Rechnungen zu versenden. Die Einrichtung präziser Buchhaltungsverfahren ist entscheidend für die Verbesserung der finanziellen Stabilität Ihres Unternehmens. Lesen Sie weiter, um mehr über die Funktionen für Rechnungen zu erfahren und wie Sie eine Rechnung in Word erstellen können.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist eine Aufzeichnung, die der Verkäufer dem Kunden zur Zahlungsaufforderung zur Verfügung stellt. Es besteht aus dem Preis der vom Käufer bezogenen Waren oder Dienstleistungen. Wenn also auf einer Rechnung die Namen des Verkäufers und des Kunden, die Beschreibung und die Kosten der Waren oder Dienstleistungen sowie die Zahlungsbedingungen aufgeführt sind. Dann kann es auch als Beweis vor Gericht dienen.
Welche Transaktionen erfordern eine Rechnung?
Die Regeln für die Rechnungsstellung sind in den USA freizügiger als in anderen Ländern. Für Business-to-Consumer (B2C)-Verkäufe ist keine Rechnung erforderlich, daher müssen Sie nur einen Zahlungsbeleg senden. Wenn jedoch ein Kunde (ein Verbraucher) verlangt, dass Sie ihm eine Rechnung zusenden, müssen Sie dem nachkommen. Für einige Business-to-Business-Transaktionen (B2B) sowie wenn Ihr Unternehmen Produkte importiert oder exportiert, können Rechnungen erforderlich sein.
Darüber hinaus sollten Sie sich für Informationen zu Ihren lokalen Rechnungsstellungsvorschriften an Ihre Landesregierung wenden. Auch wenn Sie Ihre Waren online verkaufen oder an Personen, die in einem anderen Land leben, aber bei Ihnen kaufen, sollten Sie ihnen auf jeden Fall eine Rechnung schicken.
Funktionen für Rechnungen
Um Zahlungen anzufordern, müssen Unternehmen Rechnungen liefern. Eine Rechnung ist ein rechtsverbindlicher Nachweis dafür, dass sich beide Parteien über den Preis und die Zahlungsbedingungen einig sind. Die Verwendung von Rechnungen hat jedoch weitere Vorteile. Sie beinhalten:
#1. Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Die Möglichkeit, eine rechtliche Aufzeichnung des Verkaufs zu führen, ist der Hauptvorteil einer Rechnung. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann Waren gekauft und verkauft hat.
#2. Zahlungsüberwachung
Eine Rechnung ist ein wichtiges Buchhaltungsinstrument. Den Überblick über Zahlungen und ausstehende Salden zu behalten, kommt sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer zugute.
#3. Rechtsschutz
Eine ordnungsgemäße Rechnung kann als Nachweis dafür dienen, dass sich Kunde und Verkäufer über den Preis geeinigt haben. Es schützt den Einzelhändler vor falschen Klagen.
#4. Einfache Steuererklärung
Die Nachverfolgung von Verkaufsrechnungen hilft der Organisation, Einnahmen genau zu erfassen und die richtigen Steuern zu zahlen.
#5. Geschäftsanalysen
Unternehmen können durch die Analyse von Rechnungsdaten mehr über die Kaufgewohnheiten ihrer Kunden erfahren und Trends, beliebte Waren, Hauptkaufzeiten und mehr aufdecken. Dies hilft bei der Erstellung von Marketingplänen, die funktionieren.
Was ist in einer Rechnung enthalten?
Sie müssen die folgenden Informationen auf einer Rechnung angeben, damit sie gültig ist, unabhängig davon, ob Sie an ein anderes Unternehmen verkaufen oder ein Kunde danach fragt:
- Das Wort „Rechnung“ stach in großer Weise hervor.
- vollständige Namen und Adressen von Ihnen und Ihren Kunden
- Datum der Rechnung
- Die Zahlungsfrist
- eine eindeutige Bestellnummer
- eine Aufschlüsselung der zum Verkauf angebotenen Waren oder Dienstleistungen
- Die Verfügbarkeit und Kosten jeder Ware oder Dienstleistung
- Datum der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen
- Der gesamte geschuldete Betrag
Wenn Sie Artikel importieren oder exportieren, müssen Sie möglicherweise angeben, woher sie stammen und wo sie in das Land eingeführt wurden. Möglicherweise müssen Sie auch Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Überprüfen Sie die lokalen Kriterien, bevor Sie eine Rechnung ausstellen, da jeder Staat und jedes Land unterschiedliche Steuersätze und Gesetze hat.
Wie erstellt man eine Rechnung?
Um sicherzustellen, dass Ihr Kunde die Rechnung sieht und pünktlich bezahlt, ist es wichtig zu wissen, was darauf stehen sollte und wie man sie richtig zusammenstellt. Glücklicherweise ist es mit einer effektiven Online-Rechnungssoftware einfach, die ideale Rechnung zu erstellen. Im Folgenden finden Sie Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen:
#1. Passen Sie Ihre Rechnung an
Das Anpassen Ihrer Rechnungen kann das Bewusstsein der Verbraucher für Ihre Marke steigern. Die Rechnungen wirken professioneller und spiegeln dank Farben, Schriftarten, Logo und anderen Branding-Elementen die Ideale wider, die Ihr Unternehmen seinen Kunden vermitteln möchte. Um jedoch Konsistenz zu wahren und überall leicht identifiziert zu werden, stellen Sie sicher, dass das Rechnungsdesign mit den Komponenten und Farben Ihrer Website, Social-Media-Konten und anderen Inhaltsseiten übereinstimmt.
#2. Fügen Sie einen qualifizierten Header hinzu
Die Rechnung sollte mit einer ausgefeilten Kopfzeile beginnen, die den Firmennamen, das Logo (falls vorhanden), die Adresse und Kontaktdaten enthält. Fügen Sie danach den Firmennamen des Kunden, den Namen der Kontaktperson und deren genaue Kontaktdaten hinzu.
#3. Fügen Sie Rechnungsinformationen hinzu
Kennzeichnen Sie das Papier zur Bequemlichkeit des Kunden mit dem Wort „Rechnung“. Fügen Sie eine eindeutige Rechnungs-ID-Nummer hinzu, damit Sie Ihre Transaktionen verfolgen können. Die Rechnungs-ID besteht typischerweise aus alphanumerischen Zeichen und enthält spezifische Daten, wie den Projektnamen oder das Ausstellungsdatum der Rechnung. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte daher jede Organisation ein für sie geeignetes Rechnungsnummerierungssystem auswählen und einhalten.
#4. Geben Sie die Daten an
Um einen Zeitplan zu erstellen und Zahlungen nachzuverfolgen, einschließlich des Lieferdatums – dem Tag, an dem die Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden – und dem Datum der Rechnungsstellung.
#5. Beschreibung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen
Auf der Rechnung sind alle vom Unternehmen gegen Zahlung innerhalb des angegebenen Abrechnungszeitraums verkauften Artikel oder erbrachten Dienstleistungen aufzuführen. Geben Sie die Menge, den Preis pro Einheit und die Zwischensumme jedes verkauften Artikels an. Geben Sie auch die Zeit an, die für jede Werbebuchung aufgewendet wurde, und geben Sie bei der Bereitstellung von Dienstleistungen den jeweiligen Service an.
#6. Fügen Sie die Zahlungsbedingungen hinzu
Um eine Rechnung zu erstellen, geben Sie die Steuerinformationen für den Verkauf an, die je nach den Gesetzen des Landes, dem lokalen Steuersatz, der Art des Unternehmens und anderen Elementen variieren.
Darüber hinaus wird die Gesamtsteuerpflicht häufig aus dem endgültigen Rechnungsbetrag berechnet und am Ende einer Rechnung mit vielen Posten angezeigt. Anstatt die Steuer für jeden Artikel zu berechnen, können Sie den Steuerbetrag nach den vielen Steuerkategorien aufteilen, zu denen abrechenbare Artikel gehören.
#7. Erläuterungen und Bedingungen zu den Anmerkungen hinzufügen
Selbst wenn Rechnungen selbsterklärend sind, kann es dennoch zu Verwirrung kommen. Kunden können beispielsweise übersehen, dass Sie einem Ihrer Produkte einen Rabatt hinzugefügt haben. Dies kann vermieden werden, indem eine Fußnote eingefügt wird, in der der Rabatt erläutert wird, damit der Verbraucher weiß, dass auf zukünftigen Rechnungen höhere Preise für identische Waren erscheinen können.
Muss ich für mein kleines Unternehmen eine Rechnung erstellen?
Als Kleinunternehmer haben Sie eine Vielzahl von Aufgaben, darunter die Verwaltung von Mitarbeitern, die Bestandspflege und die Interaktion mit Kunden. Zu diesem Zweck sind es häufig Ihre Hauptprioritäten, das Geschäft am Laufen zu halten und Zahlungen anzunehmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, über andere Zahlungsmethoden nachzudenken. Die Verwendung der Rechnungsstellung in dieser Situation. Eines der bekanntesten und zuverlässigsten Instrumente für Fernzahlungen ist die Rechnungsstellung.
So erstellen Sie eine Rechnung in Word
Sie haben Ihre erste Word-Rechnung fertig eingerichtet? Wenn Sie professionelle Rechnungen ohne Verwendung von Rechnungsvorlagen erstellen möchten, müssen Sie einige wichtige Abläufe, insbesondere in Bezug auf die Rechnungskomponenten, einhalten. Die folgenden Informationen zeigen Ihnen, wie Sie eine Rechnung in Microsoft Word von Grund auf neu erstellen:
#1. Erstellen Sie ein neues leeres Dokument
Um eine Rechnung in Word zu erstellen, öffnen Sie Word, klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie dann „Neues Dokument“ aus dem Menü, um mit der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten Rechnung von Grund auf zu beginnen. Öffnen Sie ein brandneues, leeres Dokument. Denken Sie daran, dass Sie mit dieser Option Ihre eigenen Eingabefelder erstellen müssen, da sie nicht dieselbe vorformatierte Struktur wie eine Microsoft Word-Vorlage haben wird. Dies kann mehr Arbeit erfordern, als nur eine Rechnungsvorlage auszuwählen. Da Sie jedoch mehr Kontrolle über das Design und die Funktionalität Ihrer Rechnung haben, ist dies ein lohnender Kompromiss für Unternehmen mit spezialisierten Rechnungsstellungsverfahren.
#2. Entwerfen Sie einen Kopf für eine Rechnung
Fügen Sie im Dokument eine Kopfzeile hinzu. Das Logo, der Name und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens sollten auf dem Rechnungskopf erscheinen. Außerdem muss eindeutig angegeben sein, dass es sich um eine Rechnung handelt.
#3. Geben Sie das Rechnungsdatum an
Um als Nächstes eine Rechnung in Word zu erstellen, geben Sie das Rechnungsdatum des Dokuments ein. Dies gehört normalerweise zum oberen rechten Teil Ihres Word-Dokuments. Fügen Sie direkt unter Ihrer Rechnungsüberschrift das aktuelle Datum ein. Unter dem Rechnungsdatum können Sie auch das Datum angeben, an dem Ihre Zahlung fällig ist.
#4. Fügen Sie eine spezielle Rechnungsnummer hinzu
Fügen Sie oben im Dokument eine eindeutige Rechnungsnummer hinzu. Beim Überprüfen einer Rechnung mit einem Kunden oder beim Einreichen in die Unterlagen Ihres Unternehmens werden Rechnungsnummern als Bezugspunkt verwendet. Das Nummerierungssystem, das Sie für Ihr Rechnungsverfahren verwenden, sollte im Voraus festgelegt und eingehalten werden. Die einfachste Methode ist die numerische Nummerierung von Rechnungen, beginnend mit Rechnung Nr. 001, dann Rechnung Nr. 002 usw.
Eine ausgezeichnete Idee, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Rechnungen zu organisieren, ist die Verwendung eines Rechnungsgenerators und einer Organisationssoftware. Zusammen mit einigen kostenlosen Rechnungsvorlagen, die wir uns später ansehen werden, bietet FreshBooks eine Vielzahl von Rechnungssoftwareoptionen, die dabei helfen, dieses Verfahren zu automatisieren und Ihre Zahlungen zu organisieren.
#5. Fügen Sie die Kontaktinformationen Ihres Kunden hinzu
Geben Sie Informationen über das Unternehmen Ihres Kunden an, wie z. B. den Namen des Unternehmens, das Logo, den Namen der Kontaktperson, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und möglicherweise die Bestellnummer des Kunden. Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen auf Ihrer Rechnung korrekt sind; Wenn das Unternehmen Ihres Kunden über eine Rechnungs- oder Debitorenabteilung verfügt, müssen Sie möglicherweise diese Person anstelle Ihres regulären Ansprechpartners angeben.
#6. Erstellen Sie eine Liste bestimmter Waren oder Dienstleistungen
Erstellen Sie als Nächstes eine detaillierte Bestandsaufnahme der Waren und Dienstleistungen, die Sie für das Unternehmen oder den Kunden erbracht haben. Eine kurze Erklärung jeder Dienstleistung, die Anzahl der geleisteten Stunden oder gelieferten Artikel und die Gebühr sollten alle aufgeführt werden. Zwischensumme jede Leistung separat. Häufig ist es am einfachsten, eine Tabelle in Ihrer Word-Rechnung zu erstellen, damit Ihre Waren und Dienstleistungen einfach angezeigt werden.
#7. Zeigen Sie den vollen geschuldeten Betrag an
Um eine Rechnung in Word zu erstellen, listen Sie alle anfallenden Steuern auf, nachdem Sie alle Gebühren summiert haben. Die Rechnung sollte dann den gesamten geschuldeten Betrag enthalten und diese Informationen gut sichtbar unten anzeigen. Um es so deutlich wie möglich zu machen, bezeichne es als „Gesamtsumme“ oder „Gesamtsumme“.
#8. Geben Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung an
Um verspätete Zahlungen zu vermeiden, geben Sie auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum an. Geben Sie so viele Informationen wie möglich an, wenn Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung angeben. Geben Sie das genaue Datum an, z. B. „Zahlung fällig am 31. Dezember 2018“ und nicht nur „Zahlung fällig in 30 Tagen“.
#9. Geben Sie an, wie Sie bezahlen möchten
Geben Sie ganz unten im Dokument Ihre Zahlungsbedingungen an. Geben Sie die Zahlungsmethoden an, die Sie verwenden, und geben Sie alle verspäteten Bußgelder an, die Sie für Zahlungen verhängen, die nach dem Fälligkeitsdatum erfolgen, vorausgesetzt, Ihr Kunde hat Ihre Zahlungsbedingungen akzeptiert, als er Sie für den Job eingestellt hat.
Wie erstelle ich eine Rechnung für ein kleines Unternehmen?
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Datum der Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen.
- Eine Erläuterung der Ware oder Dienstleistung.
- Der geschuldete Betrag mit Fristsetzung.
- Zahlungsbedingungen und Richtlinien.
- Summe und Datum der letzten Zahlung.
Was ist ein Rechnungsbeispiel?
Wenn ein Einzelhändler Produkte von einem Hersteller kauft, werden die Produkte zur Warenannahme des Einzelhändlers transportiert und eine Rechnung an die Buchhaltung des Geschäfts übermittelt.
Können Sie Excel verwenden, um Rechnungen zu erstellen?
Mit einer Vorlage, die Sie für Ihr Unternehmen anpassen können, können Sie Rechnungen erstellen, die professionell wirken. Es kann ausgedruckt oder in Word oder Excel ausgefüllt und als PDF elektronisch versendet werden.
Bibliographie
- freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
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